Impostare le tabelle dei limiti di rimborso spese
- Definire le regole della tabella dei limiti di rimborso spese che si desidera utilizzare per valutare le voci di spesa.
- Criteri di sicurezza: dominioSet Up: Expense Itemnell'area funzionale Expenses.
È possibile utilizzare le tabelle dei limiti di rimborso spese per stabilire gli importi di idoneità e rimborso per le voci delle note spese.
Esempi:
- Calcolare gli importi massimi consentiti per le voci di spesa sulla base di criteri specifici per sede.
- Definire i requisiti per gli importi di rimborso delle distanze chilometriche coperte e del carburante utilizzato.
- Impostare l'idoneità alla diaria e specificare le trattenute.
- Accedere all'attivitàCreazione tabella limiti di rimborso spese.
- Selezionare una delle seguenti opzioni nell'elenco di valoriTipo tabella limiti di rimborso spese:
Opzione Descrizione ImportoUtilizzare con voci di spesa che possono avere importi di rimborso variabili. Esempio: per il rimborso deiPasti, specificare un importo diverso per ogni paese incluso nelle regole o nei criteri della tabella dei limiti di rimborso spese.Importo progressivoUtilizzare per i limiti di rimborso basati su intervalli che applicano importi diversi.Esempio: per il rimborso progressivo annuale del chilometraggio, specificare un importo per il chilometraggio accumulato nei seguenti intervalli:- Tra 1 e 50.000 chilometri, i destinatari del pagamento ricevono 0,43 centesimi per ogni chilometro percorso.
- Da 50.001 a 75.000 chilometri, i destinatari del pagamento ricevono 25 centesimi per ogni chilometro percorso.
Percentuale progressivaUtilizzare per i limiti di rimborso basati su percentuali diverse di un importo idoneo relative agli intervalli definiti.Esempio: per i rimborsi delle diarie in base alle ore, specificare:- Il 25% dell'importo totale della diaria per 1 - 4 ore
- Il 50% per 5 - 6 ore
- Il 100% dell'importo della diaria per 7 - 24 ore
MassimoUtilizzare per specificare l'importo massimo che i collaboratori possono spendere in base ai criteri definiti nelle regole o nei criteri della tabella dei limiti di rimborso spese.Esempio: per i rimborsi degli alloggi in base alla sede, specificare un importo massimo consentito diverso per ogni sede di alloggio definita. - Specificare unaDecorrenzaa partire dalla quale è possibile applicare la tabella dei limiti di rimborso spese a una nota spese o a un'autorizzazione di spesa.Il sistema visualizza un valore diDecorrenzavuoto se le date seguenti non rientrano nell'intervallo di date di decorrenza utilizzato da una tabella dei limiti di rimborso spese:
- Data della transazione nella riga di spesa.
- Data di inizio nell'autorizzazione di spesa.
- Selezionare un valore dall'elenco di valoriAttributo da valutare.Il valore di una nota spese viene moltiplicato per calcolare e verificare l'importo massimo.Esempio: specificare l'importo massimo di 125 $ per la voce di spesaHotele selezionareN. giornicome attributo da valutare.
- La grigliaTabella limiti di rimborso spesecontiene i seguenti elementi:
Opzione Descrizione Regola condizionale o criteriSelezionare unaRegola condizionale o criteriper valutare la voce di spesa.La regola condizionale o i criteri specificati determinano il valore restituito.Intervalli(SoloImporto progressivoePercentuale progressiva) Per laRiga tabella limiti di rimborso spese, definire gli intervalli validi per l'attributo della voce di spesa.Importo massimoSpecificare un importo massimo per la valutazione di una voce di spesa.utilizzare una tabella dei limiti di rimborso spese se sono presenti regole condizionali o criteri per l'importo massimo. Se non sono presenti altri attributi da valutare, aggiungere l'importo massimo nell'attivitàCreazione voce di spesa.
Quando si configura una tabella dei limiti di rimborso spese, questa è disponibile per la creazione o l'aggiornamento delle voci di spesa. È possibile utilizzare la tabella base ed eventuali tabelle di rettifica per:
- Calcolare le tariffe di rimborso.
- Verificare gli importi massimi consentiti per le spese.
L'azienda necessita di più tariffe di rimborso delle diarie per i pasti in diversi paesi e valute. Impostare una voce di spesa e una tabella dei limiti di rimborso spese per
Pasti - Diaria internazionale
utilizzando il tipo di tabella Importo
:Regola condizionale/Criteri | Paese | Importo | Valuta |
|---|---|---|---|
Criteri | Regno Unito | 50 | GBP |
Criteri | Germania | 60 | EUR |
Criteri | Repubblica Ceca | 1.360 | CZK |
Criteri | Stati Uniti | 75 | USD |
Condizione | Altri paesi | 70 | USD |
- Per rettificare una tabella dei limiti di rimborso spese base, utilizzare l'attivitàCreazioneoModifica voce di spesa.
- Per creare una nuova tabella dei limiti di rimborso spese per una voce di spesa diversa che richiede regole simili, selezionareCopiadal menu delle azioni correlate di una tabella dei limiti di rimborso spese.Esempio: si dispone di una tabella dei limiti di rimborso spese complessa per gli alloggi in base alla sede e l'azienda apre un nuovo ufficio internazionale. Copiare la tabella dei limiti di rimborso speseAlloggi, specificare un nome come, ad esempioAlloggi per sedi internazionalie selezionareEURcomeValuta predefinita. È quindi possibile modificare le condizioni della regola per calcolare tale voce di spesa.
- È possibile utilizzare ciascuna tabella dei limiti di rimborso spese per una sola voce di spesa. Questa regola si applica sia alle tabelle di rettifica sia alle tabelle base.