Creare voci di spesa di tipo diaria per i diari di viaggio
- Esaminare le considerazioni sulla configurazione delle voci di spesa.
- Revisione Concetto: Voci di spesa padre e figlio.
- Impostare le tabelle dei limiti di rimborso spese base e di rettifica per la voce di spesa figlio.
- Criteri di sicurezza: dominioSet Up: Expense Itemnell'area funzionale Expenses.
È possibile effettuare configurazioni specifiche sulle voci di spesa per designarle come voci di spesa per diaria e soddisfare i requisiti locali per le diarie.
Per utilizzare le voci di diaria nelle note spese, creare due voci di spesa e collegarle tra loro. Una voce di spesa funge da voce padre, da selezionare a livello di riga di spesa. L'altra voce di spesa funge da voce figlio e i suoi attributi vengono visualizzati in una sezione del diario di viaggio nella riga di spesa.
I destinatari dei pagamenti possono utilizzare diari di viaggio per inserire il dettaglio dei costi delle spese di trasferta giornaliere. Il sistema utilizza quindi i dati di spesa immessi dai destinatari dei pagamenti ed eventuali tabelle dei limiti di rimborso spese associate per calcolare automaticamente i rimborsi per la diaria.
- Accedere all'attivitàCreazione voce di spesa.
- Nell'elenco di valoriNome voce/articolo, immettere un nome che disincentivi i destinatari dei pagamenti dal selezionare la voce di spesa figlio a livello di riga di spesa. Esempio:z - non selezionare - Voce diario di viaggio - Francia.
- Nella sezioneElaborazione, selezionare le seguenti opzioni:
- Importo fisso
- Usa tabella limiti di rimborso spese
- Non selezionare le seguenti caselle di controllo:
- Diaria
- Abilita diario di viaggio
- Nella grigliaAttributi voce di spesa, aggiungere gli attributi che si desidera visualizzare nella sezioneDiario di viaggiodelle note spese.Le voci di spesa figlio devono includere gli attributi impostati nelle tabelle dei limiti di rimborso spese associate. Assicurarsi inoltre di impostare tali attributi come obbligatori.Per fare in modo che il sistema possa calcolare automaticamente gli importi delle diarie, aggiungere i seguenti attributi alle voci di spesa padre come richiesto, ma non alle voci figlio:
- Data arrivo
- Ora arrivo
- Data partenza
- Ora partenza
- Nella schedaTabelle limiti di rimborso spese, selezionare la tabella dei limiti di rimborso spese di base che si desidera associare alla voce di spesa figlio. È anche possibile associare tabelle di rettifica dei limiti di rimborso spese alla tabella di base.
- Accedere nuovamente all'attivitàCreazione voce di spesa.
- Durante la configurazione della voce di spesa padre, selezionare:
- La casella di controlloAbilita diario di viaggio.
- La voce di spesa figlio dall'elenco di valoriVoce diario di viaggio.
- Un tipo di diario di viaggio dall'elenco di valoriDiario di viaggio configurato come.
- Un'opzione di arrotondamento dall'elenco di valoriOpzione di arrotondamento per le ore.
- Nella sezioneElaborazione, selezionare la casella di controlloQuantità e Importo unitario non modificabiliper disattivare questi campi nelle note spese. Queste opzioni non si applicano alle voci di spesa padre.
- Nella grigliaAttributi voce di spesa, aggiungere gli attributiData arrivoeData partenza.
Viene generata una sezione
Diario di viaggio
nella riga della nota spese quando i destinatari dei pagamenti:- Selezionano la voce di spesa padre.
- Immettono le date di partenza e di arrivo.
Nel diario di viaggio vengono visualizzati gli attributi configurati nella voce di spesa figlio, ma non la voce figlio stessa. Quando i destinatari dei pagamenti popolano gli attributi, il sistema calcola automaticamente gli importi dei rimborsi.
Configurare segmenti di sicurezza in modo che solo specifici destinatari dei pagamenti possano accedere alle voci di spesa per diaria.