Procedura: Impostare le imposte per le note spese
- Esaminare le considerazioni sulla configurazione relative alle regole fiscali delle transazioni.
- Configurare le imposte per le transazioni. Se si utilizza una configurazione IVA, definire le categorie d'imposta, le aliquote d'imposta, gli assoggettamenti fiscali e le percentuali di detraibilità delle imposte.
È possibile impostare il codice imposta e l'assoggettamento fiscale affinché vengano inseriti nelle voci all'interno delle note spese. È anche possibile impostare una detraibilità delle imposte predefinita per le aliquote d'imposta all'interno di un codice imposta. Tali valori vengono utilizzati per calcolare l'importo delle imposte per le righe di spesa. I contabili possono quindi rivedere le note spese inoltrate per garantire la corretta acquisizione e registrazione contabile delle imposte, soprattutto quando queste sono soggette a vari livelli di detraibilità. È anche possibile abilitare l'indicazione delle imposte nelle note spese.
- Accedere all'attivitàModifica configurazione tenant - Dati finanziari.Selezionare la casella di controlloNascondi casella di controllo Imposte nella nota speseper nascondere l'opzione di specificare l'imposta; deselezionarla per consentire la funzionalità.Criteri di sicurezza: dominioSet Up: Tenant Setup - Financialsnell'area funzionale System.
- Per ogni categoria di spesa specificare un assoggettamento fiscale predefinito e determinare se ripartire le spese nelle righe.
- Impostare le voci di spesa per le imposte.Nell'attivitàCreazione voce di spesa:
Opzione Descrizione Assoggettamento fiscale predefinitoQuesto valore predefinito viene utilizzato quando non viene trovata nessuna regola fiscale corrispondente per la voce di spesa.Attributi voce di spesaPer le voci con imposta detraibile o parzialmente detraibile, includerePaese trasfertaquando si creano righe di nota spese con questa voce. Selezionare le caselle di controlloNota spese: visibile per l'utenteeNota spese: obbligatorioquando si definiscono gli attributi delle voci di spesa. Per determinare i valori predefiniti di codice imposta e assoggettamento fiscale, il sistema fa riferimento al paese di trasferta e alle regole fiscali.Perché il codice imposta venga inserito in una nota spese, è necessario che per la voce di spesa sia specificato l'attributoPaese trasferta.Criteri di sicurezza: dominioSetup: Expense Itemnell'area funzionale Expenses. - Specificare un paese di trasferta nel profilo trasferta dei collaboratori quando hanno note spese con voci soggette a detraibilità.Nell'attivitàCreazione profilo trasferta:
Opzione Descrizione Paese trasfertaSelezionare il paese più comune in cui il collaboratore sostiene le spese per fare in modo che tale paese venga sempre inserito nelle righe delle note spese. Questa impostazione è per le voci di spesa configurate per includere l'attributoPaese trasferta.Selezionare più paesi per assegnare al collaboratore un elenco limitato pur consentendo di selezionare qualsiasi paese.Criteri di sicurezza: dominioProcess: Expense Report - Othernell'area funzionale Expenses. - Aggiungere lo step di azioneRevisione imposteal processo aziendaleEvento nota spese.Questo step di azione consente ai revisori di verificare che le informazioni fiscali in tutte le righe e in tutte le voci dettagliate della nota spese siano corrette. Facendo un confronto con la ricevuta, i revisori possono aggiornare:
- Codice imposta
- Importo dell'imposta
- Assoggettamento fiscale
- Detraibilità delle imposte
- Creare regole sulla modalità di inserimento di detraibilità e assoggettamento nei codici imposta per le voci di spesa.Queste regole si applicano nei seguenti casi:
- Si seleziona la casella di controlloAbilita regole fiscali predefinite per spese internazionalinell'attivitàModifica configurazione tenant - Dati finanziari.
- Si imposta una regola fiscale delle transazioni per un paese.
Il codice imposta e l'assoggettamento fiscale indicati automaticamente nella riga della nota spese dipendono dal paese di trasferta selezionato dal collaboratore.Il sistema popola automaticamente la percentuale detraibile nella riga della transazione in base all'assoggettamento fiscale e al codice imposta specificati. A questa selezione è possibile applicare valori sostitutivi. Quando si specifica la detraibilità delle imposte, il sistema applica la percentuale detraibile e il metodo di ripartizione all'importo delle imposte per le aliquote all'interno di ciascun codice imposta.I revisori delle note spese possono aggiornare l'assoggettamento fiscale, i codici imposta e la detraibilità delle imposte solo nello step del processo aziendaleRevisione nota spese - Creare regole sulla modalità di inserimento di detraibilità e assoggettamento nei codici imposta utilizzando i worktag nelle righe di spesa e negli elenchi di voci dettagliate.
- I collaboratori possono creare note spese con imposta e selezionare una voce di spesa configurata per chiedere di indicare il paese di trasferta. Il sistema mostra il paese di trasferta con un valore nella riga di spesa o nell'elenco di voci dettagliate, se applicabile.In base alla voce e al paese di trasferta selezionato, il sistema utilizza le regole fiscali per determinare il codice imposta predefinito e l'assoggettamento fiscale e per calcolare l'importo dell'imposta. I collaboratori possono modificare il codice imposta per far corrispondere l'importo dell'imposta alla ricevuta. Se l'importo dell'imposta comunque non corrisponde, i collaboratori non possono modificarlo e solo i revisori possono aggiornarlo durante la revisione della nota spese.
- Dopo l'inoltro delle note spese da parte dei collaboratori, il processo aziendaleEvento nota speseavvia lo stepRevisione imposte. I revisori possono quindi verificare l'accuratezza delle informazioni fiscali prima dell'approvazione.
- Al completamento dell'evento, è possibile visualizzare le imposte detraibili e indetraibili delle transazioni di spesa nel reportPassività fiscale transazione.