Concetto: Attributi delle voci di spesa

È possibile aggiungere attributi alle voci di spesa in modo che i destinatari dei pagamenti forniscano informazioni aggiuntive nelle note spese e nelle autorizzazioni di spesa.

È possibile utilizzare attributi configurabili per raccogliere informazioni specifiche dell'azienda. È anche possibile utilizzare gli attributi predefiniti di Workday, per alcuni dei quali vengono creati valori specifici. Esempio: viene creato un elenco di compagnie aeree per l'attributo Compagnia aerea
. Consultare Riferimenti: Valori degli attributi delle voci di spesa.

È anche possibile aggiungere attributi nelle tabelle dei limiti di rimborso spese e rendere questi attributi disponibili per i destinatari dei pagamenti. Il sistema utilizza le informazioni sugli attributi fornite dai destinatari dei pagamenti per calcolare il rimborso. Esempio: viene aggiunto l'attributo Luogo destinazione
alla voce di spesa Hotel
. Quando i destinatari dei pagamenti selezionano una destinazione, il rimborso viene calcolato utilizzando i limiti di rimborso spese basati sul luogo nella tabella dei limiti di rimborso spese associata.

Attributi configurabili

È possibile utilizzare l'attività

Abilitazione attributi voci di spesa configurabili

per personalizzare fino a cinque tipi di attributi di voci di spesa determinati, ad esempio:

Tipo di attributo	Esempio
Booleano	Rinominare Valore booleano configurabile 1 in Ricevuta mancante , in modo che i destinatari dei pagamenti possano specificare quando le note spese non includono le ricevute. Non impostare gli attributi booleani configurabili come obbligatori nelle transazioni di spesa.
Data	Rinominare Data configurabile 1 in Data pagamento , in modo che i destinatari dei pagamenti possano specificare la data in cui pagano in anticipo gli eventi di gruppo. Gli attributi configurabili di tipo data non attivano la funzionalità del diario di viaggio per le voci di spesa di tipo diaria. Per generare diari di viaggio, utilizzare gli attributi Data arrivo e Data partenza predefiniti di Workday.
Numerico	Rinominare Valore numerico configurabile 1 in Numero di ospiti , in modo che i destinatari dei pagamenti possano specificare il numero di non collaboratori che partecipano a un evento di gruppo.
Testo	Rinominare Testo configurabile 1 in Identificativo fiscale , in modo che i destinatari dei pagamenti possano fornire informazioni fiscali aggiuntive.

Mappare attributi

Per inserire automaticamente i dati sulle transazioni di spesa, è possibile mappare alcuni attributi ai nomi dei codici esercente e alle città della trasferta originati da:

Transazioni con carta di credito

Record di prenotazione delle trasferte

Raggruppare attributi

È possibile utilizzare l'attività

Gestione gruppi attributi voci di spesa

per raggruppare i valori per alcuni attributi delle voci di spesa. Il sistema mostra quindi i valori raggruppati negli elenchi di valori degli attributi delle transazioni di spesa.

Esempi:

Viene creato un gruppo di attributi Trasferte in Francia
per gli attributi che i destinatari dei pagamenti dovranno selezionare quando si recano in Francia.

L'azienda negozia le tariffe delle camere con più catene di hotel. Viene creato un gruppo di attributi Hotel preferiti dall'azienda
che i destinatari dei pagamenti possono selezionare nelle note spese.

Eliminare attributi

È possibile utilizzare l'attività

Modifica voce di spesa

per eliminare gli attributi dalle voci di spesa esistenti. Nell'attività, deselezionare le caselle di controllo

Nota spese: visibile per utente

Autorizzazione di spesa: visibile per l'utente

per rimuovere gli attributi dalle transazioni di spesa future. Quando si eliminano gli attributi, il sistema non rimuove i valori degli attributi dalle transazioni di spesa esistenti.