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Ultimo aggiornamento: 2023-06-23
Dettagliare le spese alberghiere

Dettagliare le spese alberghiere

  • Creare le voci di spesa che si prevede di utilizzare per la mappatura dettagliata degli hotel.
  • Criteri di sicurezza: dominio
    Set Up: Expense Item
     nell'area funzionale Expenses.
(Per Mastercard e Visa) Se si desidera utilizzare i dati delle transazioni con carta di credito di livello 3:
(Facoltativo ma consigliato) Impostare i valori predefiniti delle voci di spesa. Consultare Procedura: Configurare i suggerimenti e le impostazioni predefinite per le voci di spesa nelle transazioni con carta di credito.
È possibile eseguire configurazioni specifiche per le voci di spesa in modo che il sistema dettaglii automaticamente le spese alberghiere nelle righe della nota spese. Esempi: tariffe Internet, tariffe delle camere e imposte sulle camere.
  1. Accedere all'attività
    Creazione voce di spesa
     o
    Modifica voce di spesa
    .
  2. Nella griglia
    Attributi voce di spesa
    , aggiungere gli attributi
    Data arrivo
     e
    Data partenza
    . Quando i dati delle transazioni con carta di credito di livello 3 non sono disponibili, il sistema utilizza questi attributi per calcolare il numero di notti per i soggiorni in hotel.
  3. Selezionare le seguenti caselle di controllo:
    • Nota spese: visibile per l'utente
    • Nota spese: obbligatorio
  4. Mappare le voci di spesa utilizzando la scheda
    Mappatura voci dettagliate
     :
    Opzione Descrizione
    Spese alberghiere
    Selezionare questa opzione per designare la voce di spesa come voce di spesa dell'hotel. La selezione di questa casella di controllo consente inoltre al sistema di dettagliare automaticamente i dati delle transazioni con carta di credito nelle righe della nota spese.
    Se non si seleziona questa casella di controllo, il sistema non elenca automaticamente le righe della nota spese con i dati delle transazioni con carta di credito per i soggiorni in hotel. Inoltre, non sarà possibile selezionare le seguenti caselle di controllo:
    • Popola automaticamente l'elenco dettagli per i dati delle transazioni con carta di credito di livello 3
    • Tariffa camera
    Popola automaticamente l'elenco dettagli per i dati delle transazioni con carta di credito di livello 3
    Selezionare questa opzione per popolare automaticamente i dati delle transazioni con carta di credito di livello 3 nelle righe dettagliate per le spese alberghiere.
    Se non si seleziona questa casella di controllo, non sarà possibile mappare i codici prodotto alle voci di spesa.
    Affinché la gestione automatica degli articoli funzioni, è necessario disporre di almeno una riga di mappatura degli articoli.
    Voce di spesa
    Selezionare le voci di spesa che si desidera mappare per l'elenco dettagliato degli hotel.
    Specificare le spese di
    Ripartizione spese
    : selezionare questa opzione per inserire l'importo esatto delle spese nella riga di dettaglio. Esempio: si desidera che i destinatari del pagamento delle spese forniscano una scomposizione delle spese per le spese non ricorrenti, come lavanderia e pasti.
    Addebito giornaliero ricorrente
    : selezionare questa opzione per inserire l'importo medio delle spese nella riga di dettaglio. Esempio: un destinatario del pagamento delle note spese soggiorna in hotel per 2 notti. L'addebito per la prima notte è di 200 USD. L'addebito per la seconda notte è di 100 USD. Il sistema visualizza una media giornaliera di 150 USD in ciascuna delle due righe di dettaglio.
    Tariffa camera
    Selezionare questa opzione per consentire al sistema di generare informazioni dettagliate che includono la tariffa giornaliera dai dati delle transazioni con carta di credito di livello 2. Il sistema calcola l'importo della tariffa della camera moltiplicando il numero totale di giorni, in base alla
    Data arrivo
     e
    alla Data partenza
    , per la
    Tariffa giornaliera
    .
    Se si abilita l'utilizzo dei dati delle transazioni con carta di credito di livello 3 avanzato, il sistema utilizza questi dati, se esistono. Quando il sistema genera automaticamente i dettagli e un utente modifica la
    data di arrivo
    ,
    la data di partenza
    o
    la tariffa giornaliera
     , il sistema ricalcola la tariffa della camera.
    Genera sempre riga articoli
    Questa casella di controllo viene selezionata automaticamente se:
    • Selezionare la casella di controllo
      Popola automaticamente voci dettagliate per dati transazioni carta di credito di livello 3
       e
    • Impostare la voce di spesa come richiesto.
    Se l'opzione è selezionata, il sistema genera una riga di dettaglio, indipendentemente dal fatto che siano presenti dati provenienti da una transazione con carta di credito.
    Se non si seleziona questa casella di controllo e non sono presenti dati di transazione con carta di credito di livello 3 corrispondenti, il sistema non genera una riga di dettaglio.
    Codice prodotto
    Selezionare i codici prodotto che si desidera mappare alla voce di spesa, consentendo al sistema di popolare automaticamente le voci di spesa nelle righe di dettaglio.
    Se non si mappano i codici prodotto ed esistono transazioni con carta di credito, il sistema genera righe di dettaglio ma non le popola automaticamente con voci di spesa.
Se l'organizzazione abilita l'utilizzo dei dati delle transazioni con carta di credito di livello 3, il sistema visualizza un'icona con un segno di spunta verde nella riga di riepilogo dettagli e popola automaticamente le righe di dettaglio con i dati dei soggiorni in hotel. Se non si abilita l'utilizzo dei dati delle transazioni con carta di credito di livello 3, il sistema genera automaticamente le righe di dettaglio, ma non le popola con dati.
Il sistema non riepiloga automaticamente una transazione hotel quando un utente modifica manualmente i dettagli della voce di spesa di una spesa hotel dettagliata automaticamente. Per riavviare l'elenco completo degli hotel automatico, eliminare la riga della nota spese esistente e aggiungere nuovamente la transazione con carta di credito alla nota spese.
Il sistema non elenca automaticamente le spese alberghiere quando si aggiunge manualmente una voce di spesa. È consigliabile impostare i valori predefiniti delle voci di spesa o la mappatura dei codici categoria esercente.
Quando i destinatari dei pagamenti selezionano le voci di spesa dell'hotel nelle note spese, il sistema visualizza una sezione
Dettagli
 che include una sottosezione
Spese giornaliere
 per le spese giornaliere ricorrenti. I dettagli delle spese vengono visualizzati anche in una sottosezione separata sotto la sezione
Dettagli
 .