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Ultimo aggiornamento: 2023-06-23
Procedura: Creare e riconciliare gruppi di riconciliazione per pagamenti elettronici

Procedura: Creare e riconciliare gruppi di riconciliazione per pagamenti elettronici

Configurare il processo aziendale
Evento di conto bancario
 e i criteri di sicurezza nell'area funzionale Banking and Settlement.
È possibile consolidare i pagamenti elettronici in uscita in gruppi di riconciliazione pagamenti elettronici (EPRG) per una riconciliazione più agevole. Quando si regolano i pagamenti tramite trasferimento elettronico di fondi e deposito diretto, il sistema genera EPRG con i pagamenti per ogni conto bancario.
Gli EPRG consentono di:
  • Raggruppare i pagamenti della gestione paghe per evitare di visualizzare informazioni confidenziali per i singoli pagamenti.
  • Riconciliare manualmente un gran numero di pagamenti elettronici come un unico gruppo.
  • Abbinare un gruppo di pagamenti elettronici a una singola riga dell'estratto conto bancario nelle riconciliazioni automatiche.
  • Ridurre le commissioni bancarie raggruppando tutti i pagamenti elettronici in un'unica riga dell'estratto conto, in base al contratto di servizio bancario.
  1. Accedere alle attività
    Creazione conto bancario
     o
    Modifica conto bancario
    .
    Selezionare la casella di controllo
    Raggruppa pagamenti elettronici per riconciliazione
    .
    Criteri di sicurezza: dominio
    Set Up: Bank Entity
     nell'area funzionale Banking and Settlement.
  2. (Facoltativo) Configurare il sistema per ricevere e caricare i file di conferma del pagamento.
    I file confermano se la banca ha ricevuto, elaborato o rifiutato i pagamenti.
  3. Eseguire il regolamento dei pagamenti elettronici.
    È possibile scegliere una delle seguenti modalità:
    Il sistema raggruppa i pagamenti che hanno tutti gli stessi attributi di pagamento in un EPRG:
    • Categoria del pagamento. Esempio: pagamento ad hoc o pagamento varie
    • Data del pagamento
    • Tipo di pagamento. Esempio: trasferimento elettronico di fondi o deposito diretto
    • Valuta della transazione
    Nel file di pagamento consegnato alla banca vengono inclusi sia l'ID di riferimento del gruppo sia i singoli ID dei pagamenti. Quando la banca accetta e completa almeno un pagamento nel gruppo, il sistema abilita l'EPRG per la riconciliazione bancaria. Vengono considerati completati sia i pagamenti ricevuti sia i pagamenti respinti.
    Quando un pagamento nel gruppo è ancora in attesa di conferma, il sistema impedisce la riconciliazione dell'EPRG.
  4. Identificare l'ID di riferimento EPRG nel file dei pagamenti.
    Per individuare l'ID di riferimento di gruppo utilizzato dalla banca nel file dei pagamenti, selezionare il messaggio di pagamento del processo aziendale nella scheda
    Gruppi pagamento
     quando si visualizza il ciclo di regolamento. Esempio: in un documento XML ISO20022, l'elemento
    ID informazioni pagamento
     contiene l'ID del gruppo e
    ID pagamento
     l'ID del singolo pagamento.
  5. Comunicare alla propria banca di generare una singola riga dell'estratto conto bancario per EPRG.
    È possibile indicare alla banca di includere l'ID di riferimento del gruppo dal file dei pagamenti nella riga dell'estratto conto bancario risultante per semplificare la riconciliazione bancaria.
    Esempio: si elaborano più pagamenti di gestione paghe ACH per i dipendenti tramite il sistema. Per abilitare un metodo di corrispondenza 1 a 1 per la riconciliazione, richiedere alla banca di restituire una singola riga dell'estratto conto che rappresenta la somma di tutti i singoli pagamenti ACH nel gruppo.
  6. Registrare le informazioni dell'estratto conto bancario nel sistema.
    È possibile scegliere una delle seguenti modalità:
  7. Riconciliare le righe dell'estratto conto bancario con gli EPRG.
    È possibile scegliere una delle seguenti modalità:
    Per riconciliare, eseguire una delle seguenti operazioni:
    • Creare una regola di corrispondenza 1 a 1 utilizzando una regola condizionale basata sul campo
      Riferimento transazione
       per la riconciliazione automatica.
    • Abbinare l'ID di riferimento del gruppo sulla riga dell'estratto conto all'EPRG durante la riconciliazione manuale.
    Per visualizzare il numero di riferimento di un EPRG e gli stati dei pagamenti che lo compongono, è possibile accedere al report
    Visualizzazione gruppo riconciliazioni pagamenti elettronici
     da questa attività o report:
    • Riconciliazione bancaria manuale
      . Nella griglia
      Voci riconciliabili
      , fare clic sull'icona della lente d'ingrandimento per l'EPRG.
    • Visualizzazione ciclo di regolamento
      . Selezionare il gruppo di pagamenti, quindi il messaggio di pagamento EPRG.
La riconciliazione bancaria consente di verificare che i pagamenti raggruppati siano riflessi accuratamente nelle righe dell'estratto conto. È possibile utilizzare il
Report riepilogo confronto tra dati contabili e dati bancari
 e altri report di riconciliazione bancaria per confermare i dettagli.
Si abilita la funzionalità EPRG per la riconciliazione bancaria e si configura il sistema per la ricezione delle conferme di pagamento. Il sistema raggruppa i 4 pagamenti EFT in un EPRG con un valore totale di $ 1.000,00.
Questa tabella illustra il modo in cui il sistema determina l'importo totale di EPRG e la possibilità di riconciliazione in base ai diversi stati di pagamento e conferma all'interno del gruppo. Un EPRG che include un pagamento nello stato:
  • In attesa di conferma di pagamento
     non è ancora riconciliabile, anche se il pagamento viene conteggiato ai fini dell'importo EPRG originale.
  • Annullato
     o
    Rifiutato
     è riconciliabile, ma il sistema sottrae il pagamento dall'importo originale dell'EPRG. Se tutti i pagamenti sottostanti del gruppo vengono annullati o rifiutati, l'EPRG non è riconciliabile.
Pagamenti in EPRG
Scenario 1:
Scenario 2:
Scenario 3:
Scenario 4:
Scenario 5:
Scenario 6:
Scenario 7:
Pagamento 1
$ 100,00
In attesa di conferma
In attesa di conferma
Completato
Rifiutato
Rifiutato
Rifiutato
Rifiutato
Pagamento 2
$ 200,00
In attesa di conferma
Completato
Completato
Completato
Rifiutato
In attesa di conferma
In attesa di conferma
Pagamento 3
$ 300,00
In attesa di conferma
Completato
Completato
Completato
Rifiutato
Completato
Annullato
Pagamento 4
$ 400,00
In attesa di conferma
Completato
Completato
Completato
Rifiutato
Completato
Completato
Importo totale EPRG
$ 1.000,00
$ 1.000,00
$ 1.000,00
$ 1.000,00
$ 900,00
$ 0,00
$ 900,00
$ 600,00
L'EPRG è riconciliabile?
No
No
Sì
Sì
No
No
No