Créer des bons de commande
- Créez des catégories de dépense pour les bons de commande. Voir Créer des catégories de dépense .
- Indiquez l'Option d'émissiondu bon de commande dans la tâcheCréer un fournisseurpour chaque fournisseur.
- Configurez le processus de gestionÉvénement lié à un bon de commandeet la règle de sécurité associée dans le domaine fonctionnel Procurement.
- Sécurité :domaine Process: Purchase Order - Create/Editdans le domaine fonctionnel Procurement.
Vous pouvez créer les bons de commande à émettre aux fournisseurs.
Pour effectuer le suivi des bons de commande par type de bon de commande, créez des types de bon de commande dans la tâche
Mettre à jour les types de bon de commande
.- Accédez à la tâcheCréer un bon de commande.
- Pour la sectionSynthèse, tenez compte des éléments suivants :
Option Description Connexion fournisseur pour les commandesSélectionnez un site fournisseur spécifique sur lequel vous souhaitez émettre des bons de commande. Workday renseigne automatiquement les options de la tâcheModifier des connexions fournisseurs de commandeet les champs suivants, en fonction des connexions de commande, plutôt que du fournisseur :- E-mail d'émission de bon de commande par défaut
- Option d'émission du bon de commande
- Mode d'expédition
- Conditions d'expédition
Montant du portAutres fraisVous pouvez renseigner automatiquement ces coûts au niveau des lignes depuis l'en-tête du document. Ajoutez une Catégorie de dépense compatible avec la répartition des frais de port et des autres frais sur une ligne au moins, telle que définie dans la tâcheMettre à jour les catégories de dépense.Exemple : vous achetez du matériel et vous avez une ligne pour le matériel lui-même et une autre ligne pour son installation.Accusé de réception prévuLorsque vous configurez le fournisseur pour demander des accusés de réception de bon de commande automatiques, vous pouvez désactiver cette case pour chaque bon de commande. - Pour la sectionConditions et taxes, tenez compte des éléments suivants :
Option Description Conditions de paiementType de paiement par défautProvient automatiquement des sections Valeurs par défaut du bon de commande et Valeurs de paiement par défaut de la tâcheCréer un échéancier de bons de commande pour un contrat fournisseur.Date d'échéanceSélectionnez la date d'échéance pour l'exécution de la commande.Conditions d'expéditionModes d'expéditionInstructions d'expéditionWorkday affiche les informations d'expédition en fonction de la façon dont vous avez défini ces données dans la tâcheMettre à jour les informations sur l'expédition. Workday sélectionne la source des informations d'expédition dans l'ordre de priorité suivant :- Connexion fournisseur pour les commandes
- Fournisseur
- Unité légale
- Environnement client
Vous pouvez indiquer un mode d'expédition lors de l'émission des bons de commande avec EDI 850 pour faciliter les commandes express. Utilisez le champCode EDIpour indiquer un mode d'expédition à votre fournisseur via les transactions EDI 850.Contrat fournisseurSélectionnez un contrat fournisseur auquel appliquer ce bon de commande.Lorsqu'une demande indique un contrat fournisseur et qu'elle sera utilisée pour sourcer ce bon de commande, les informations du contrat fournisseur sont automatiquement reprises dans le bon de commande.Le champ Contrat fournisseur par défauts'affiche si vous cochez la caseActiver la consolidation des demandes d'achat pour tous les contrats fournisseurslors de la définition de l'environnement client.Option de taxe par défautWorkday renseigne automatiquement cette valeur à partir du fournisseur. Si aucune option de taxe n'est définie pour le profil fournisseur ou que vous souhaitez remplacer cette option, sélectionnez une option de taxe.Workday alimente automatiquement l'option de taxe sur la ligne à partir de l'en-tête mais vous pouvez la remplacer au niveau de la ligne.Code de taxe par défautProvient automatiquement du fournisseur. Si vous ne définissez aucun code de taxe par défaut ou que vous voulez remplacer le code existant, sélectionnez un code de taxe.Le code de taxe de l'en-tête alimente automatiquement les lignes des documents d'achat, mais vous pouvez le remplacer. - Pour la sectionCoordonnées, tenez compte des éléments suivants :
Option Description Option d'émissionSi vous n'avez pas indiqué d'option d'émission, Workday affiche l'option d'émissionImpressionqui nécessite une présentation pour l'impression. - Pour l'ongletLignes de biens, tenez compte des éléments suivants :
Option Description Assujettissement aux taxesDécoule automatiquement de la règle de taxe propre à l'article fondée sur l'adresse d'expédition, d'abord par article d'achat puis par catégorie de dépense.Code de taxeSi l'article est taxable, ce champ affiche automatiquement le code du champCode de taxe par défautde l'en-tête. Vous pouvez le remplacer.Si vous l'avez configuré dans la tâcheCréer une règle de taxe sur les transactions pour un pays, Workday l'indique automatiquement ici.Récupération de taxesWorkday renseigne automatiquement le pourcentage récupérable dans la ligne de transaction en fonction de l'assujettissement aux taxes et du code de taxe définis. Vous pouvez remplacer les options sélectionnées. Lorsque vous définissez la récupération de taxes, Workday applique le pourcentage récupérable et la méthode de répartition aux montants dont les taux de taxe sont associés à un code de taxe.Utilisez la tâcheMettre à jour les récupérations de taxespour définir la récupération de taxes de plusieurs taux de taxe pour chaque code de taxe.Option de taxeSélectionnezCalculer la taxe autoliquidéesi les fournisseurs ou bénéficiaires ne facturent pas la taxe. Sinon, sélectionnezCalculer les taxes à payer au fournisseurlorsqu'un fournisseur ou un bénéficiaire facturera des taxes. L'option de taxe que vous sélectionnez s'applique à certains documents générés par Workday à partir du bon de commande.Demandé comme non facturéNous affichons un champDemandé comme non facturésur :- Lignes de bon de commande créées à partir de lignes de demande' achat marquées comme étant non facturées.
- Les changements de commande pour les bons de commande associés à une ligne de biens non facturée.
Non facturén'est pas valide pour les bons de commande autonomes, car vous pouvez uniquement sélectionner le champ dans la demande.LivraisonLe Type de livraisons'affiche par défaut lorsque la catégorie de dépense est liée aux articles du stock.Sélectionnez le type de livraison :- Réapprovisionnement du stockpour ranger les biens dans un site de gestion des stocks.
- Réapprovisionnement du stock de consommableslors du réapprovisionnement d'un emplacement de stock de consommables.
Ne saisissez pas deType de livraisonsi les biens sont envoyés directement à un utilisateur.Le Type de livraisona une incidence sur la comptabilisation du bon de commande et sur la possibilité de suivre l'article dans la gestion des stocks.Lors du sourcing de demandes d'achat, leType de livraisonest automatiquement renseigné en fonction du type de demande que vous avez configuré dans la tâcheMettre à jour les types de demande d'achat.Lors de la création de nouveaux bons de commande, leType de livraisonafficheRéapprovisionnement du stock.Pour les articles JAT, la date d'échéance du bon de commande provient du délai juste à temps recommandation dans le catalogue fournisseur.Payé d'avanceCochez la case Payéd'avancepour identifier cette ligne comme payée d'avance.Workday coche automatiquement la case Contientdes lignes de charges constatées d'avancedans l'onglet Détaildes charges constatées d'avanceet renseigne les factures fournisseurs associées avec le détail des charges constatées d'avance du bon de commande.Les catégories de dépense des lignes de charges constatées d'avance doivent être :- Sans suivi.
- Avec suivi selon le traitement comptableDépense.
Lorsque les taxes ne sont pas réparties sur une ligne de charges constatées d'avance, elles ne sont pas incluses dans la comptabilisation des charges constatées d'avance des factures associées. Au lieu de cela, le système utilise la règle d'imputation comptableTaxe sur les transactions.Contact destinataireSi la ligne du bon de commande provient d'une demande' achat , Workday renseigne le contact destinataire indiqué sur la ligne de demande correspondante.Les contacts destinataires indiqués dans les en-têtes de bon de commande sont renseignés à partir des lignes de la demande lorsque vous créez un bon de commande à partir d'une demande' achat car vous ne pouvez pas indiquer de contact destinataire au niveau de l'en-tête de la demande .Site de livraisonLe site de livraison est :- Un emplacement de stock de consommables pour les demandes de réapprovisionnement du stock de consommables.
- Un site de gestion des stocks ou un emplacement de stockage pour les demandes de réapprovisionnement du stock.
- Tout emplacement ou site pour les demandes d'achats autres que le réapprovisionnement.
Lorsque vous activez le système multi-entités, si leType de livraisonestRéapprovisionnement du stock, la valeurLivrer àdoit correspondre à l' unité légale de la gestion des stocks et à l' unité légale légale de la ligne de commande appropriée .Contrat fournisseurS'affiche si vous avez activé la consolidation des demandes d'achat dans les contrats fournisseurs lors de la définition de l'environnement client.Identifiants d'articleAutres identifiants d'article pour l'article sur catalogue, l'article punchout ou l'article d'achat.Lorsque vous configurez des bons de commande avec des identifiants d'article principaux dans la tâcheMettre à jour les options d'affichage du type d'identifiant d'article, Workday affiche jusqu'à trois identifiants d'article. Vous pouvez sélectionner les articles restants qui ne sont pas marqués comme identifiants d'article principaux dans la colonneIdentifiants d'article supplémentaires.SiteSi vous enregistrez et suivez les articles en tant qu'immobilisations, sélectionnez le site de stockage et d'utilisation des articles.WorktagsUtilisez les worktags comme mots clés pour rechercher et classer des transactions plus facilement. Configurez les types de worktag autorisés dans la tâcheMettre à jour l'utilisation des worktags. Lorsque vous sélectionnez un type de worktag qui contient des worktags associés, Workday renseigne automatiquement les transactions avec les valeurs de ces derniers.Lorsque vous activez la mise en équilibre par worktag facultatif dans la tâcheMettre à jour la configuration de la mise en équilibre par worktag, Workday équilibre entièrement les lignes d'écriture avec les worktags de mise en équilibre facultatifs. Les lignes d'écriture :- Héritent automatiquement des worktags de mise en équilibre facultatifs en fonction des types de worktag sélectionnés.
- Génèrent automatiquement des écritures de dette et de créance pour équilibrer les transactions.
- Pour indiquer un bon de commande comme payé d'avance, accédez à l'onglet Détaildes charges constatées d'avance.Lorsque vous sélectionnez un type d'amortissement des charges constatées d'avance, tenez compte des éléments suivants :
Option Description ManuelSélectionnez cette option pour appliquer manuellement l'amortissement des charges constatées d'avance à une date ultérieure.(Facultatif) Saisissez laDate prévue de l'amortissementà des fins de suivi et de reporting.Vous pouvez utiliser laDate prévue de l'amortissementpour générer des rapports et créer des alertes personnalisées, sachant que Workday n'utilise pas cette date pour la validation.Vous devez solder et payer manuellement les paiements de type d'amortissement des charges constatées d'avance pour amortir les dépenses.JustificatifSélectionnez cette option pour amortir les charges constatées d'avance une fois le processus de gestionRéceptionterminé pour les éléments suivants :- Bons de commande.
- Factures fournisseurs générées à partir de bons de commande ou de contrats fournisseurs.
CalendrierDéfinissez un plan d'amortissement des charges constatées d'avance après l'approbation du bon de commande. - (Facultatif) Renseignez l'ongletPièces jointespour ajouter des fichiers au bon de commande.Sélectionnez des catégories de pièce jointe pour indiquer le type de document. Vous pouvez définir une étape du processus de gestion pour acheminer les bons de commande avec une catégorie de pièce jointe spécifique vers un autre approbateur.Cochez la caseExternepour inclure la pièce jointe dans le document commercial au format .PDF que vous envoyez à votre fournisseur. Si vous ne sélectionnez pas cette option, la pièce jointe est disponible uniquement pour les employés de votre organisation.
Workday lance les processus de gestion suivants lorsque vous soumettez les bons de commande :
- Événement lié à un bon de commande
- Événement d'émission de bons de commande
- Si vous utilisez l'option d'émissionXML auto, le processus de gestionÉvénement d'émission de bons de commande XMLémet automatiquement des bons de commande XML. Vous n'émettez pas de bons de commande dans Workday.
- Si vous avez défini le détail des charges constatées d'avance du bon de commande, ce détail renseigne automatiquement les factures fournisseurs des charges constatées d'avance que vous pouvez modifier si nécessaire.
- Lorsque vous affichez la transaction :
- L'ongletDétail de la ligneaffiche la répartition comptable de tous les montants de coûts rendus affectés depuis l'en-tête aux lignes et leMontant brut(montant net total plus taxes, frais de port et autres frais). Workday utilise le montant brut pour les éléments suivants :
- Écriture au débit de la comptabilisation des dépenses.
- Provisions FNP.
- Contrôle budgétaire des transactions liées aux dépenses.
- Coût d'acquisition par défaut pendant l'enregistrement d'une immobilisation.
- L'ongletTaxeaffiche le pourcentage récupérable et la répartition des montants de la taxe récupérable et non récupérable en fonction des éléments suivants :
- Assujettissement aux taxes.
- Code de taxe.
- Montant taxable.
- La date d'expédition prévue la plus récente de la ligne de l'accusé de réception de bon de commande sur les lignes du bon de commande et du changement de commande associés.
- Dans le rapportAfficher un bon de commande, Workday affiche :
- Les quantités commandées, reçues et facturées dans l'ongletLignes de biens.
- Les montants commandés, reçus et facturés dans l'ongletLignes de services.
- Ladate d'expédition prévuesur toutes les lignes du bon de commande dont la réception a été accusée.
- Pour les quantités et les montants déjà facturés, Workday inclut les valeurs d'ajustement de facture.
- Lorsque les lignes de vérification des transactions par carte d'achat ou de contrat fournisseur se rapportent à des lignes de bon de commande, elles s'affichent dans la colonneLignes du document commercial.
- Si la demande inclut des pièces jointes externes, celles-ci sont accessibles aux fournisseurs :
- Lorsque vous émettez des bons de commande au format PDF en utilisant l'option d'émission par e-mail.
- Depuis la vue du portail fournisseurs du bon de commande.
- SélectionnezVersion imprimabledans le menu des actions associées du bon de commande pour afficher une version imprimable avec le statutApprouvéouÉmis. L'option d'émission utilisée n'a pas d'importance.
- Vous pouvez créer des plans d'amortissement des charges constatées d'avance pour un bon de commande s'il comporte des lignes payées d'avance et un amortissement de typePlan.
- Si le bon de commande comprend des pièces jointes externes, les pièces jointes sont accessibles aux fournisseurs :
- Lorsque vous émettez des bons de commande au format PDF en utilisant l'option d'émission par e-mail.
- Depuis la vue du portail fournisseurs du bon de commande.