Créer des catégories de dépense

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Sécurité : domaine Set Up: Spend Categories
dans le domaine fonctionnel Common Financial Management.

Vous pouvez créer des catégories de dépense pour classer les éléments suivants :

Immobilisations.

Éléments de frais.

Articles stockés.

Articles d'achat.

Articles sur catalogue fournisseur.

Les catégories de dépense déterminent la comptabilisation qui fait le lien entre l'immobilisation, l'article ou le service avec le compte approprié. Vous pouvez définir vos propres catégories ou utiliser les codes suivants :

UNSPSC (United Nations Standard Products and Services)

NIGP (National Institute of Governmental Purchasings)

Vous pouvez également combiner vos propres catégories de dépense et les mapper aux codes marchandises et codes de service standard.

Accédez à la tâche

Mettre à jour les catégories de dépense

(Facultatif) Sélectionnez l'option

Importer une catégorie de dépense existante

pour ajouter des catégories de dépense existantes à des hiérarchies de catégories de dépense.

Pour la section

Détail de la catégorie de dépense

, tenez compte des éléments suivants :

Option	Description
Détail de la marchandise	Saisissez un autre nom de référence que les utilisateurs pourront utiliser pour rechercher la catégorie de dépense. Si vous associez déjà des catégories de dépense aux codes marchandise dans les tâches Créer un code marchandise et Modifier un code marchandise , laissez ce champ vide.
Affichage de la catégorie de dépense	Sélectionnez une option pour déterminer comment vos hiérarchies de catégories de dépense et vos codes marchandises doivent s'afficher dans Workday. L'option que vous sélectionnez s'imprimera sur les bons de commande et les contrats fournisseurs.
Utilisation de la catégorie de dépense	Sélectionnez l'un des types d'utilisation suivants : Paiement ad hoc : incluez d'autres types d'utilisation pour utiliser cette catégorie de dépense pour les frais, les achats et les factures fournisseurs. Frais : les employés utilisent ces catégories de dépense dans les lignes des autorisations de dépense et les lignes de note de frais. Achats , pour les utilisations suivantes : Demandes d'achat Bons de commande Réceptions Retours Contrats fournisseurs Articles d'achat Immobilisations en location Workday inclut automatiquement l'utilisation de catégorie de dépense Facture fournisseur si vous avez enregistré la catégorie de dépense avec l'utilisation Achats . Facture fournisseur , pour les utilisations suivantes : Factures fournisseurs Ajustements de facture fournisseur Factures fournisseurs récurrentes Factures liées aux immobilisations en location
Inactif	Sélectionnez cette option pour empêcher la catégorie de dépense de s'afficher dans les documents commerciaux et dans les invites de catégorie de dépense. Vous pouvez utiliser une catégorie de dépense inactive dans les documents commerciaux en saisissant son nom dans les invites. La désactivation d'une catégorie de dépense ne modifie pas l'historique des données et n'impacte pas les transactions précédentes.
Source d'exécution de la demande d'achat	Activez ce champ en sélectionnant Achats dans l'invite Utilisation de la catégorie de dépense . Sélectionnez une option pour renseigner Bon de commande ou Stocks comme source d'exécution de la demande d'achat lors de la création de demandes d'achat pour cette catégorie de dépense. La valeur Stocks s'affiche uniquement si vous sélectionnez l'option Articles du stock dans la section Suivi du stock .
Classification	Sélectionnez Biens ou Services pour classer les catégories de dépense comme biens ou services. Utilisez cette option pour la déclaration fiscale et les règles par défaut de la taxe.
Worktags	Définissez les worktags associés pour cet objet à l'aide des types de worktag associé que vous configurez dans la tâche Mettre à jour l'utilisation des worktags associés . Workday renseigne automatiquement les transactions avec les valeurs de la colonne Worktag par défaut lorsque vous sélectionnez l'objet dans la transaction.

Pour la section

Taxes et frais additionnels

, tenez compte des éléments suivants :

Option	Description
Assujettissement aux taxes par défaut	Indiquez la façon dont les taxes doivent s'appliquer aux transactions pour les biens et services de cette catégorie de dépense. Vous pouvez également définir des règles de taxe sur les articles pour définir un comportement par défaut d'assujettissement aux taxes plus détaillé. Vous pouvez modifier la valeur par défaut dans la transaction.
Répartir les frais de port Répartir les autres frais	Sélectionnez cette option pour affecter les frais de port et autres frais aux lignes à partir des en-têtes de document lorsque vous définissez la catégorie de dépense pour la répartition. Ces coûts rendus font alors partie du coût d'achat de la ligne. La répartition s'applique aux éléments suivants : Bons de commande Factures fournisseurs Ajustements de facture fournisseur Paiements ad hoc.

Option

Description

Assujettissement aux taxes par défaut

Indiquez la façon dont les taxes doivent s'appliquer aux transactions pour les biens et services de cette catégorie de dépense. Vous pouvez également définir des règles de taxe sur les articles pour définir un comportement par défaut d'assujettissement aux taxes plus détaillé. Vous pouvez modifier la valeur par défaut dans la transaction.

Répartir les frais de port

Répartir les autres frais

Sélectionnez cette option pour affecter les frais de port et autres frais aux lignes à partir des en-têtes de document lorsque vous définissez la catégorie de dépense pour la répartition.

Ces coûts rendus font alors partie du coût d'achat de la ligne. La répartition s'applique aux éléments suivants :

Bons de commande

Factures fournisseurs

Ajustements de facture fournisseur

Paiements ad hoc.

Pour la section

Suivi de l'immobilisation

, tenez compte des éléments suivants :

Option	Description
Suivi des articles	Sélectionnez cette option pour activer le suivi de l'activité liée à la détention d'immobilisations affectées à cette catégorie de dépense. Effectuez le suivi des immobilisations pour affecter à des employés des immobilisations associées à cette catégorie de dépense. Si une catégorie de dépense avec suivi dispose également d'une utilisation dans les notes de frais, vous devez enregistrer manuellement les immobilisations à inclure dans les notes de frais. Vous ne pouvez pas configurer le processus de gestion des notes de frais pour qu'il lance automatiquement un événement d'enregistrement d'immobilisation.
Immobilisation incorporelle	Cette option est disponible si vous cochez la case Suivi des articles . Sélectionnez cette option pour définir la catégorie de dépense avec la catégorie de dépense Immobilisation incorporelle par défaut, comme les logiciels sur abonnement et les droits d'utilisation. Les catégories de dépense avec l'attribut Immobilisation incorporelle doivent effectuer le suivi des articles. Vous pouvez uniquement créer des immobilisations définies avec la catégorie de dépense immobilisation incorporelle héritée par défaut des lignes de réception de contrat et non directement des bons de commande ou des factures fournisseurs. Vous ne pouvez pas sélectionner l'option Location/Bail si vous sélectionnez l'option Immobilisation incorporelle .
Location/Bail	Cette option est disponible si vous cochez la case Suivi des articles . Sélectionnez cette option pour désigner la catégorie de dépense à utiliser avec les immobilisations en location simple ou location financière. Workday crée les immobilisations définies avec la catégorie de dépense Location/Bail à partir des lignes de contrat fournisseur. Vous ne pouvez pas sélectionner Immobilisation incorporelle si vous sélectionnez l'option Location/Bail .
Classe de l'immobilisation par défaut	Sélectionnez cette option pour affecter une classe d'immobilisation à cette catégorie de dépense. Configurez les classes d'immobilisation dans la tâche Mettre à jour les classes d'immobilisations .
Type d'immobilisation par défaut	Sélectionnez cette option pour définir un type de propriété d'immobilisation pour cette catégorie de dépense. Configurez les types d'immobilisation dans la tâche Mettre à jour les types d'immobilisation .

(Stocks uniquement) Pour la section

Suivi du stock

, tenez compte des éléments suivants :

Option	Description
Articles du stock	Sélectionnez cette option pour activer cette catégorie de dépense pour les articles du stock. Workday traite les articles associés à cette catégorie de dépense comme des articles du stock ou des articles pouvant être stockés. Un article hors stock désigne un article d'achat ou un article fournisseur associé à une catégorie de dépense pour laquelle l'option Articles du stock n'est pas activée. Exemples : une catégorie de dépenses Fournitures de bureau avec des articles tels que Lampe de bureau ou Toner pour imprimante. Les fournitures de bureau ne sont pas marquées comme des articles du stock.
Traitement comptable du stock	Sélectionnez Dépense ou Stocks comme traitement comptable. Les articles dont le traitement comptable est Stocks sont considérés comme des immobilisations lorsqu'ils sont rangés en stock, puis passés en charge lorsqu'ils sont affectés, transférés ou qu'ils font l'objet d'un ajustement à la baisse. Les articles dont le traitement comptable est Dépense sont passés en charge lorsqu'ils sont rangés en stock, et qu'ils font ensuite l'objet d'un suivi quantitatif.

Option

Description

Articles du stock

Sélectionnez cette option pour activer cette catégorie de dépense pour les articles du stock.

Workday traite les articles associés à cette catégorie de dépense comme des articles du stock ou des articles pouvant être stockés.

Un article hors stock désigne un article d'achat ou un article fournisseur associé à une catégorie de dépense pour laquelle l'option Articles du stock n'est pas activée.

Exemples : une catégorie de dépenses Fournitures de bureau avec des articles tels que Lampe de bureau ou Toner pour imprimante. Les fournitures de bureau ne sont pas marquées comme des articles du stock.

Traitement comptable du stock

Sélectionnez Dépense
ou Stocks
comme traitement comptable.

Les articles dont le traitement comptable est Stocks
sont considérés comme des immobilisations lorsqu'ils sont rangés en stock, puis passés en charge lorsqu'ils sont affectés, transférés ou qu'ils font l'objet d'un ajustement à la baisse.

Les articles dont le traitement comptable est Dépense
sont passés en charge lorsqu'ils sont rangés en stock, et qu'ils font ensuite l'objet d'un suivi quantitatif.

Si vous vous connectez aux sites web des fournisseurs via le punchout, identifiez toutes les fourchettes de codes marchandise standard correspondant à votre catégorie de dépense dans la grille

Mappage des liens fournisseurs et codes marchandise

Si vous vous connectez au site web d'un fournisseur dans le cadre d'une demande d'achat via le punchout, le site du fournisseur renvoie un code marchandise. Workday identifie la catégorie de dépense en fonction de la fourchette dans laquelle le code se situe. Workday stocke également ce code dans le bon de commande qu'il génère à partir de la demande d'achat lorsque le bon de commande est retransmis au fournisseur via XML.

Pour les bons de commande qui ne proviennent pas d'une demande d'achat, vous pouvez identifier un code marchandise spécifique au moment où vous envoyez les bons de commande à vos fournisseurs via XML. Indiquez le même code dans les champs

Début de la fourchette

Fin de la fourchette

et cochez

Utiliser sur les bons de commande

Activez des types d'autre identifiant d'article pour les catégories de dépense afin de saisir des identifiants pour les articles d'achat, tels que le numéro de pièce du fournisseur ou le numéro de pièce du fabricant.

(Facultatif) Créez des hiérarchies de catégories de dépense et des segments de sécurité pour les catégories de dépense.

Désactivez les catégories de dépense qui ne sont plus utilisées.