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Administrator Guide
Dernière mise à jour : 2024-12-13
Modifier des processus de gestion

Modifier des processus de gestion

Sécurité : domaines suivants dans le domaine fonctionnel System :
  • Administration des processus de gestion
  • Manage: Business Process Definitions
Les processus de gestion par défaut de Workday sont des définitions prédéfinies qui peuvent être personnalisées selon vos besoins. Les définitions de processus de gestion par défaut contiennent les étapes recommandées et la configuration de base. Lorsque le processus de gestion n'a pas de définition par défaut, vous pouvez utiliser la tâche
Créer une définition de processus de gestion (définition par défaut)
 pour créer et configurer la définition par défaut.
Vous pouvez modifier la définition de processus de gestion lorsque vous avez besoin d'un workflow différent de la définition par défaut du processus de gestion. Vous pouvez définir des processus de gestion personnalisés fondés sur une règle de condition configurable ou pour une organisation spécifique.
Pour personnaliser les définitions de processus de gestion, vous pouvez :
  • Modifier la définition par défaut.
  • Copiez et modifiez la définition par défaut.
Lorsque vous modifiez une définition de processus de gestion par défaut et que vous l'utilisez pour toutes les organisations, vous devrez peut-être ajouter de nombreuses personnalisations, ce qui risque de rendre le processus de gestion complexe et difficile à mettre à jour. Workday vous recommande de copier les définitions des processus de gestion par défaut et de les modifier pour chacune de vos organisations. Cela vous permet de mieux organiser différentes définitions de processus de gestion dans votre environnement client qui répondent aux besoins de votre entreprise.
Lorsque vous modifiez une définition de processus de gestion avec une date d'effet future et que vous ajoutez une nouvelle étape, le
rapport de piste d'audit
 peut afficher une entrée de piste d'audit avec le nom de l'étape et certaines informations sur le rapport en tant
qu'étape
.
Exemple : nous sommes le 15/07/2020. Vous ajoutez une nouvelle étape
d'approbation
 à une définition de processus de gestion dont la date d'effet future est le 30/07/2020. Lorsque vous affichez le
Rapport de piste d'audit
, une entrée de piste d'audit s'affiche pour la nouvelle étape
Approbation
 . Il se peut que vous voyiez des données détaillées comme
des étapes
 dans le rapport.
Pour des performances optimales du processus de gestion, Workday vous recommande de limiter le nombre d'étapes dans une définition de processus de gestion.
Nous prenons en charge un maximum de 72 étapes consécutives et non manuelles dans un processus de gestion. Une étape non manuelle est une étape qui est automatiquement traitée par le système sans interaction de l'utilisateur. Exemple : des étapes non obligatoires, une étape
d'intégration
 ou une étape
de rapport
 . Si vous avez des processus de gestion comportant 72 étapes consécutives non manuelles, Workday vous recommande d'évaluer la définition du processus de gestion pour réduire le nombre de ces étapes consécutives ou de configurer une définition du processus de gestion fondée sur des règles avec des étapes conditionnelles.
  1. Dans le menu des actions associées du processus de gestion, sélectionnez
    Processus
    de gestionModifier la définition
     .
  2. Sélectionnez une
    Date d'effet
     à laquelle les modifications de la définition du processus de gestion prennent effet.
  3. Sélectionnez une
    Date d'échéance
     pour refléter le temps écoulé entre le lancement et la finalisation du processus de gestion.
  4. (Facultatif) Dans l'invite
    Supprimer les canaux de notification
     , sélectionnez le canal de notification à supprimer de l'envoi des notifications de processus de gestion personnalisés et système.
    Lorsque vous sélectionnez l'option d'invite
    Notification push mobile
     , Workday n'envoie pas de notification push pour les notifications push personnalisées et système associées à des événements de la définition du processus de gestion.
    L'invite
    Supprimer les canaux de notification
     s'affiche dans les définitions de processus de gestion, que vous ayez configuré ou non les notifications push dans la tâche
    Modifier la définition de l'environnement client - notifications
     .
  5. Pour la tâche, tenez compte des éléments suivants :
    Option Description
    Fuseau horaire
    Vous pouvez saisir un fuseau horaire lorsque vous cochez la case
    Fuseau horaire pour la configuration du processus de gestion
     dans la tâche
    Modifier la définition de l'environnement client - système
     . Lorsque vous sélectionnez :
    • La date du jour, les modifications prennent effet immédiatement. Les utilisateurs dans d'autres fuseaux horaires voient immédiatement les modifications.
    • Une date future, les modifications prendront effet à minuit à la date indiquée. Les utilisateurs d'autres fuseaux horaires voient les changements à la date et à l'heure correspondantes dans leurs fuseaux horaires.
    • Une date passée, les modifications prennent effet à 23:59:59 à la date indiquée. Les utilisateurs d'autres fuseaux horaires voient les changements à la date et à l'heure correspondantes dans leurs fuseaux horaires.
    Ordre
    Saisissez une ou plusieurs lettres pour définir le workflow du processus de gestion. L'étape
    de lancement
     correspond
    à un
    , et vous ne pouvez pas avoir une autre étape avec la lettre
    un
    .
    Lorsque vous enregistrez la définition du processus de gestion, Workday classe les étapes par ordre alphabétique.
    Workday utilise l'anglais pour l'affichage et le traitement des étapes de workflow.
    Ordre des étapes parallèles dans Mes tâches
    À chaque étape du même ordre, saisissez une ou plusieurs lettres pour contrôler l'ordre dans lequel les étapes parallèles d'un processus de gestion s'affichent dans Mes tâches par rapport à d'autres étapes parallèles. Par exemple, dans la définition du processus de gestion, l'administrateur du processus de gestion définit les étapes parallèles dans l'ordre suivant :
    • ca
    • cb
    • cc
    Workday affiche les tâches de Mes tâches dans l'ordre inverse de celui indiqué dans la définition du processus de gestion si vous triez vos tâches de Mes tâches par
    Plus récent en tête de liste
    . L'ancienne tâche (ou la tâche suivante) se trouve en bas de Mes tâches et les tâches plus récentes s'affichent en haut.
    Pour faire correspondre l'ordre des étapes parallèles à l'ordre d'affichage des tâches dans Mes tâches, triez vos tâches par
    Plus ancien en tête de liste
    .
    Type
    Certains types d'étape nécessitent également une saisie dans la colonne
    Spécifier
     . De plus, les types d'étape
    Lot/tâche
     et
    Intégration
     nécessitent d'indiquer un code utilisateur dans la colonne
    Exécuter en tant qu'utilisateur
     .
    Lorsque vous sélectionnez
    Approbation groupée
    , vous devez configurer l'approbation. Vous pouvez finaliser la configuration de l'approbation une fois la modification du processus de gestion terminée. Dans le menu des actions associées de l'étape, sélectionnez
    Processus de gestion
    Configurer les approbations groupées
    .
    Lorsque vous sélectionnez
    Chaîne d'approbation
     ou
    Chaîne d'approbation groupée
    , vous pouvez configurer l'étape pour un routage par hiérarchie d'organisations plutôt que par hiérarchie managériale (routage fondé sur le poste).
    Vous ne pouvez pas changer le type des étapes existantes lorsque vous modifiez la définition d'un processus de gestion. Si vous souhaitez modifier le type d'étape, vous pouvez la supprimer et ajouter une nouvelle étape avec un nouveau type d'étape.
    Spécifier
    Sélectionnez l'action appropriée pour le type d'étape.
    Facultatif
    Les destinataires n'ont pas à effectuer d'étapes facultatives. Le message de notification contient un lien sur lequel le destinataire peut cliquer pour ignorer l'étape. Le destinataire doit ignorer ou finaliser une étape facultative pour faire passer le processus à l'étape suivante.
    Lorsqu'un destinataire enregistre une étape facultative pour plus tard, il peut ignorer cette étape.
    Lorsque vous définissez une notification sur une étape facultative, Workday envoie une notification à la personne qui est configurée dans la notification personnalisée si le destinataire ignore l'étape. Vous pouvez utiliser le champ de rapport
    Étape ignorée
     pour créer une règle de condition afin d'empêcher Workday d'envoyer des notifications pour les étapes ignorées.
    Groupe
    Spécifiez les groupes de sécurité responsables de cette étape. Workday affiche les groupes de sécurité activés par la règle de sécurité. Lorsque l'étape correspond à une étape
    d'Action
     qui lance un autre processus de gestion, les groupes de sécurité disponibles sont définis par la règle de sécurité du sous-processus.
    Vous pouvez router certaines étapes du processus de gestion aux rôles d'organisation de l'organisation actuelle ou d'une organisation proposée.
    Lorsque vous ajoutez une étape de chaîne d'approbation et que vous configurez l'étape pour la router par hiérarchie d'organisations, vous pouvez uniquement sélectionner des groupes de sécurité par rôle limité.
    Modificateur de routage
    Sélectionnez un modificateur de routage. Workday affiche cette colonne uniquement si le processus de gestion comporte des types d'étape qui prennent en charge les modificateurs de routage. Vous pouvez utiliser le routage de groupe spécifique pour n'importe quel type d'étape de processus de gestion si le groupe de sécurité a une organisation hiérarchique activée pour le rôle affectable dans la tâche
    Mettre à jour les rôles affectables
     .
    Toutes
    Sélectionnez cette option lorsque tous les membres de tous les groupes de sécurité définis doivent effectuer l'étape.
    Date d'échéance
    Vous pouvez définir une date d'échéance pour le processus de gestion dans son ensemble ou pour chaque étape de ce processus.
    Définissez une date d'échéance pour l'étape. Il s'agit du temps écoulé entre le début et la fin de l'étape.
    Pour les utilisateurs qui se trouvent dans un fuseau horaire UTC-1 ou supérieur, Workday affiche la date d'échéance de l'étape dans leur fuseau horaire local. Pour déterminer la date d'échéance, nous utilisons la fin de journée (23:59:59) dans le fuseau horaire du Pacifique (UTC-8) du système et convertissons la date d'échéance dans le fuseau horaire local de l'utilisateur.
    Workday affiche le fuseau horaire local de l'utilisateur pour la date d'échéance dans :
    • En attente d'une action de votre
      part sur la page d'accueil de Workday.
    • L'élément Mes tâches.
    • Historique du processus
      d'un élément de Mes tâches.
    • Message
      À venir
      .
    • Vous avez soumis
       la boîte de dialogue.
    • Colonne
      Date d'échéance
       sur la page
      Afficher l'événement
       .
    Cette règle ne s'applique pas aux utilisateurs dont le fuseau horaire est UTC-2 ou inférieur. La date d'échéance s'affiche dans l'heure du Pacifique.
    Pour les dates d'échéance que Workday calcule en unités de jours, Workday utilise les calendriers fondés sur des règles que vous configurez dans la définition du processus de gestion pour calculer la date d'échéance.
    Pour les définitions de processus de gestion qui n'utilisent pas un calendrier fondé sur des règles ou qui ne calculent pas la date d'échéance en unités de jours, Workday calcule les dates d'échéance sur des jours consécutifs.
    Lorsqu'un processus de gestion s'exécute en tant que sous-processus, Workday utilise les calendriers par règles configurés dans la définition du processus de gestion du sous-processus. Il n'utilise pas les calendriers fondés sur des règles dans le processus de gestion parent.
    Date d'échéance fondée sur la date d'effet
    Vous pouvez définir une date d'échéance pour le processus de gestion dans son ensemble ou pour chaque étape de ce processus.
    Cochez cette case pour que Workday calcule la date d'échéance de l'étape en fonction de la date d'effet de cette instance de processus de gestion. Sinon, Workday calcule la date d'échéance à partir du moment où l'étape précédente est terminée.
    Exemple : la date d'effet d'une augmentation de salaire ou la date de début pour un nouveau salarié peut correspondre à des semaines après la fin du processus de gestion.
    Si une étape de processus de gestion est configurée avec une
    Date d'échéance
     et que la case
    Date d'échéance fondée sur la date d'effet
     est également cochée au niveau de l'étape ou de la définition du processus de gestion dans son ensemble, Workday peut ajouter 1 jour à la date d'échéance en fonction de la façon dont la case est cochée. le système conserve la date d'effet du processus de gestion.
    Ne pas faire avancer
    Cochez cette case pour marquer certaines étapes des types de processus de gestion pouvant être avancés manuellement comme
    Ne pas faire avancer certaines étapes
    . Si cette option est sélectionnée, un événement ne peut pas être avancé depuis ou jusqu'à une étape marquée
    Ne pas faire avancer
    . Vous pouvez utiliser cette fonctionnalité pour réduire le risque de problèmes du fait que les utilisateurs avancent manuellement les étapes à l'étape de finalisation. Remarque : cette fonctionnalité est disponible uniquement pour les étapes que vous pouvez affecter à un groupe de sécurité. Les étapes que vous ne pouvez pas affecter à un groupe de sécurité, à l'exception de l'étape
    de rapport
     , ne peuvent pas être marquées de l'option
    Ne pas faire avancer
     .
Les modifications que vous apportez à la définition du processus de gestion d'une organisation parent affectent toutes les organisations subordonnées qui n'ont pas leur propre définition de processus de gestion personnalisée.
Lorsque vous modifiez une définition de sous-processus, les modifications ne s'affichent pas dans le
rapport de piste d'audit
 du processus de gestion parent. Toutefois, lorsque vous désélectionnez ou cochez la case
Utiliser la date de lancement du sous-processus
 dans une définition du processus de gestion marquée pour audit, des entrées supplémentaires peuvent s'afficher dans le
rapport de piste d'audit
.
Une fois que vous avez fini de modifier le processus de gestion, vous pouvez personnaliser sa définition, en configurant notamment les éléments suivants :
  • Routage avancé aux étapes des processus de gestion
    Approbation
    ,
    Approbation groupée
    et
    À faire
     . Dans le menu des actions associées de l'étape, sélectionnez
    Processus de gestion
    Mettre à jour le routage avancé
    .
  • Le routage par organisation aux étapes
    Chaîne d'approbation
     et
    Chaîne d'approbation groupée
     . Dans le menu des actions associées de l'étape, sélectionnez
    Processus de gestion
    Mettre à jour le routage avancé
    . Ensuite, cochez la case
    Routage basé sur l'organisation
     .
  • Report d'étape sur les étapes du processus de gestion. Dans le menu des actions associées de l'étape, sélectionnez
    Processus de gestionMettre
    à jour le report d'étape
    .
  • Une étape
    d'Action
     pour déclencher des conditions de validation lorsque les évaluateurs ajoutent des approbateurs supplémentaires à l'étape du processus de gestion. Dans le menu des actions associées d'une étape
    Action
     , sélectionnez
    Processus de gestionMettre
    à jour les conditions des étapes
    . Ensuite, cochez la case Activer
    les conditions de validation pour Ajouter des approbateurs
     .
  • Une étape comme étape
    de finalisation
     . Dans le menu des actions associées de l'étape, sélectionnez
    Processus de gestion
    Définir comme étape de finalisation
    . Nous affichons
    Oui
     dans la colonne
    Terminé
     de la définition du processus de gestion.
  • Notifications personnalisées qui se déclenchent à n'importe quelle étape du processus de gestion ou selon le statut du processus de gestion dans son ensemble. Vous pouvez également différer l'envoi d'une notification personnalisée en configurant un report de notification dans vos processus de gestion. Dans le menu des actions associées d'une définition de processus de gestion, sélectionnez
    Processus de gestion
    Ajouter une notification
    .
  • Masquez le détail de l'historique du processus de gestion à la personne associée à celui-ci, par exemple un salarié interne. Accédez à la règle de sécurité du processus de gestion et cochez la case
    Masquer l'historique du processus à la personne
     . Activez ensuite la modification de la règle de sécurité en attente.
    La fonctionnalité de masquage de l'historique du processus de gestion ne fonctionne pas avec les processus de gestion de composant de modèle que vous créez dans Workday Extend.