Créer des fournisseurs
- Configurez le processus de gestionÉvénement fournisseuret la règle de sécurité associée dans le domaine fonctionnel Suppliers.
- Créez des groupes de fournisseurs et des catégories de fournisseur pour faciliter la recherche et le reporting.
- Définissez les conditions de paiement et les types de paiement par défaut.
- Configurez les domainesSet Up: SupplieretSet Up: Supplier Notesdans le domaine fonctionnel Suppliers.
Créez des fournisseurs pour obtenir des biens et des services pour votre organisation. Saisissez les informations requises pour gérer les relations avec les fournisseurs, les conditions de paiement et le reporting.
- Accédez à la tâcheCréer un fournisseur.
- Pour la tâche, tenez compte des éléments suivants :
Option Description Nom du fournisseurSi vous sélectionnez une valeur dans l'inviteCréer un fournisseur à partir d'une entité de gestion, Workday renseigne automatiquement le champNom du fournisseur.Nom phonétiqueEnregistre la prononciation correcte duNom du fournisseuret les informations ci-dessous dans l'ongletCompte bancaire de règlement:- Nom phonétique de la banque
- Nom phonétique de l'agence
- Nom phonétique du titulaire du compte
S'affiche uniquement lorsque :- Vous activez les noms phonétiques dans la tâcheModifier la définition de l'environnement client - global.
- Les utilisateurs sélectionnent les paramètres régionaux et la langue d'affichage dans leurs préférences.
La langue privilégiée du pays du compte bancaire doit correspondre à la langue activée dans la définition de l'environnement client.Créer un fournisseur à partir d'une entité de gestionCréez un fournisseur à partir d'une entité de gestion existante.Workday renseigne automatiquement les champsNom du fournisseuretIdentifiant du fournisseuravec l'entité de gestion que vous sélectionnez. Une fois que vous avez sélectionné une entité de gestion, vous ne pouvez plus la modifier.Numéro DUNSLe cas échéant, saisissez le numéro DUNS (Data Universal Numbering System) du fournisseur.Si vous utilisez des cartes d'achat, l'intégration de votre carte de crédit peut utiliser des numéros DUNS pour rechercher des fournisseurs dans les fichiers de transactions.Catégorie de fournisseurSélectionnez une catégorie de fournisseur.Les catégories de fournisseur permettent de classer les fournisseurs à des fins de reporting et de négociation des prix.Groupe de fournisseursSélectionnez un groupe de fournisseurs.Les groupes de fournisseurs organisent les fournisseurs à des fins de reporting et de négociation des prix.Lien vers le documentCe champ s'affiche lorsque vous définissez un modèle d'identifiant de ressource uniforme (URI) valide, comprenant :- Une URL (Uniform Resource Locator).
- Une ligne vide pour permettre aux utilisateurs de saisir des valeurs sans restriction dans ce champ.
Supplier Document Linkdans l'invite Supplier External URI Link Typede la tâcheMaintain External Link Validation.Workday valide le lien pour s'assurer qu'il possède un URI valide, tel que défini par votre administrateur de sécurité. Ce processus propose une sécurité supplémentaire pour vous aider à éviter les contenus malveillants dans les liens externes.Si vous stockez des pièces justificatives ou des images dans un répertoire externe, saisissez l'URL de cet emplacement. Une fois que vous enregistrez la transaction, Workday affiche l'URL sous la forme d'un hyperlien qui pointe vers l'image. Les approbateurs peuvent référencer ce document avant d'approuver la transaction.Conditions de paiement par défautIndiquez les conditions de paiement dont vous avez convenu avec votre fournisseur.Type de paiementSélectionnez un ou plusieurs types de paiement pour ce fournisseur.Si vous sélectionnez un type de paiement électronique, renseignez les informations dans l'ongletCompte bancaire de règlement. Voir Concept : modes de paiement électronique .Type de paiement par défautSi vous sélectionnezCarte de crédit, vous pouvez sélectionner la carte de crédit d'un employé dans l'inviteCarte de crédit.Type de référence par défautSi votre type de référence nécessite un paiement par facture, vous pouvez définirPaiements distincts uniquement.Carte de créditSi votre organisation utilise des cartes d'achat, sélectionnez la carte d'un employé comme carte de crédit par défaut que le fournisseur peut utiliser pour les bons de commande et les contrats fournisseurs.Devise par défautSélectionnez une devise par défaut pour la renseigner dans les transactions avec ce fournisseur. Lorsque vous créez des transactions, vous pouvez remplacer cette devise par n'importe quelle devise acceptée pour le fournisseur.Lorsque vous ne sélectionnez pas d'option dans cette invite, Workday renseigne la devise par défaut de l'environnement client dans les transactions, même si le fournisseur ne l'accepte pas.Segment de sécurité fournisseurSi votre unité légale exige une sécurité segmentée et que le fournisseur n'appartienne pas à un segment de sécurité via sa catégorie ou son groupe de fournisseurs, créez un segment de sécurité fournisseur. - Pour la sectionDonnées du fournisseur, tenez compte des éléments suivants :
Option Description Limité aux unités légalesIndiquez les unités légales ou les hiérarchies unité légale à associer au fournisseur.L'inviteFournisseurpour les transactions dans lesquelles vous pouvez sélectionner un fournisseur affiche uniquement les fournisseurs associés à l' unité légale ou à la hiérarchie unité légale sélectionnée.N° de compte clientStockez le numéro de compte que le fournisseur utilise pour identifier votre unité légale.Date du certificat d'assurancePour créer des rapports pour les fournisseurs dont l'assurance doit être renouvelée ou dont le terme est échu, définissez la date du certificat d'assurance du fournisseur. - Pour la sectionDétail du paiement, tenez compte des éléments suivants :
Option Description Exclure de l'escompte sur les factures fournisseursAffiche les frais exclus du calcul de l'escompte sur les factures fournisseurs. Vous pouvez configurer le champ dans la tâcheModifier la définition de l'environnement client - Finances.Lorsque vous créez des factures avec des conditions de paiement avec escompte, vous pouvez afficher le montant de l'escompte reflété dans la colonneEscompte obtenudans :- La tâcheCréer un lot de règlements.
- Le rapportAfficher un paiement fournisseur.
Modifier les exclusions des escomptes sur les factures fournisseursSélectionnez une option pour modifier la définition au niveau de l'environnement client et configurer les options de calcul de l'escompte uniques pour le fournisseur.Paiements distincts uniquementCrée des paiements distincts pour chaque facture fournisseur. Si la case n'est pas cochée, le règlement Workday consolide les factures en un seul paiement.Aucun paiement pendant les mises à jour de compte bancaireSélectionnez cette option pour exclure les factures fournisseurs des lots de règlements dans les cas suivants :- Un processus de gestionÉvénement de changement lié à un fournisseurest en progression pour ce fournisseur, et
- Vous avez sélectionné l'optionCompte bancaire de règlementdans la tâcheCréer un changement lié au fournisseur.
Système d'intégration des versementsPour effectuer des paiements par voie électronique, sélectionnez le système d'intégration qui les génère.Motif du paiement du pays d'origine par défautMotif du paiement du pays destinataire par défautS'affichent lorsque vous activez les codes de motif de paiement.Sélectionnez les codes de motif de paiement par défaut que Workday doit renseigner sur les factures fournisseurs et les ajustements de facture. Voir Concept : codes de motif de paiement . - Pour la sectionNote explicative par défaut pour les paiements fournisseurs, tenez compte des éléments suivants :
Option Description Texte par défautSaisissez le texte de la note explicative pour les paiements par chèque à ce fournisseur.Utiliser la référence du fournisseurLes numéros de référence du fournisseur figurant sur les factures fournisseurs sont imprimés dans le champNote explicativedu chèque.Utiliser la note explicative sur la factureLa valeur que vous saisissez lors de la création des factures fournisseurs s'imprime dans le champNote explicativedu chèque. Si plusieurs factures contiennent des notes explicatives, Workday les concatène sur le chèque.Utiliser la note explicative sur la connexion fournisseurSi vous souhaitez configurer plusieurs connexions fournisseurs pour les règlements, sélectionnez cette option pour utiliser les notes explicatives de paiement que vous définissez dans les connexions pour les règlements. - Dans la sectionHiérarchie de fournisseurs, utilisez l'invite Enfant(s)pour définir une relation fournisseur parent/enfant afin de faciliter le reporting sur les dépenses.
- Pour ces onglets, tenez compte des éléments suivants :CoordonnéesDans le champÀ utiliser pour, indiquez les transactions qui postuler à adresses suivantes :
- Facturation
- Versement
- Expédition
- Gestion des achats
- SélectionnezDéclaration fiscalepour utiliser une adresse différente pour les rapports destinés à l'IRS. Si vous n'utilisez pas d'adresse de déclaration fiscale, Workday utilise l'adresse principale du fournisseur.
- Cochez la casePrincipalen regard d'unE-mailpour émettre les bons de commande à une adresse e-mail spécifique.
Compte bancaire de règlementAjoutez un ou plusieurs comptes bancaires de règlement pour les paiements électroniques aux fournisseurs.Workday achemine les paiements fournisseurs vers le bon compte bancaire de règlement par type de paiement et devise. Sélectionner :- Types de paiement pour restreindre le compte à ces types de paiement uniquement.
- Devises acceptées, pour restreindre le compte à ces devises uniquement lors du règlement des paiements électroniques sans connexion pour les règlements.
Cochez la casePour les connexions fournisseurs uniquementpour :- Créer plusieurs comptes bancaires avec les mêmes combinaisons de types de paiement et de devises acceptées.
- Activer n'importe quelle combinaison de types de paiement acceptés et de comptes bancaires de règlement.
Cliquez surComptes bancaires intermédiairespour associer les comptes bancaires de règlement qui nécessitent des intermédiaires aux comptes bancaires intermédiaires.Informations sur les taxes- Indiquez leType de formulaire de l'administration fiscaledu fournisseur :
- 1042-Spour un étranger non-résident soumis à une retenue à la source aux États-Unis.
- 1099 MISCpour déclarer les revenus divers à l'IRS.
- TDSpour identifier les taxes déduites à la source pour les fournisseurs non résidents.
- Sélectionnez uneDate du document fiscalpour remarque à quel moment vous avez reçu le document fiscal. Vous pouvez utiliser les dates des documents fiscaux dans :
- Processus de gestion pour router les fournisseurs à des fins de révision et d'approbation.
- Rapports personnalisés pour identifier les anciens documents qui doivent être mis à jour.
- Générer le rapport 1099-MISC avec le parentPour les types 1099 TIN, consolidez les rapports 1099 MISC pour les fournisseurs parents et enfants. Veillez à supprimer les entrées des champsType de NIFetIdentifiant fiscale.Pour déterminer si le contribuable a besoin d'un rapport 1099 MISC, additionnez tous les paiements pour leur identification de bénéficiaire. Workday vous permet de consolider les rapports 1099 dans une structure parent/enfant.L'IRS exige que tous les paiements pour l'identification d'un bénéficiaire particulier soient agrégés.
- Code de taxe par défautWorkday renseigne automatiquement le code de taxe par défaut sélectionné dans l'en-tête de la facture fournisseur lorsque vous sélectionnez un fournisseur.
- Code de taxe retenue à la source par défautWorkday renseigne automatiquement le code de taxe retenue à la source sélectionné dans l'en-tête de la facture fournisseur lorsque vous sélectionnez un fournisseur.
- LOI FATCACochez cette case pour activer la case FATCA filing critère dans le formulaire 1099 MISC. Cette configuration prend en charge les exigences de déclaration FATCA de certains établissements financiers étrangers.
Indiquez les numéros d'identification fiscale de ce fournisseur.Activez la règle de sécurité du domaine Set Up: Supplier Settlement Bank pour que Workday affiche le numéro Identifiant fiscale de transaction d'un fournisseur.- Type d'identifiant fiscalSélectionnez un type Identifiant fiscal applicable au pays.
- Nº d'identifiantPour effectuer une déclaration auprès de l'IRS, saisissez le numéro d'identification fiscale du fournisseur.
- Identifiant fiscal pour la taxe sur les transactionsSélectionnez l' Identifiant fiscal pour la taxe sur les transactions utilisé pour enregistrer la taxe sur les transactions pour le pays donné.
- Identifiant fiscal principalSélectionnez un Identifiant fiscal unique lorsque vous gérez plusieurs identifiants pour un fournisseur.
Indiquez les statuts de taxe pour ce fournisseur.- Statut de la taxe sur les transactionsSélectionnez le statut de la taxe sur les transactions pour le pays.
- Statut de la taxe retenue à la sourceSélectionnez le statut de la taxe retenue à la source pour le pays.
Autres nomsPour utiliser un autre nom dans les documents et les fichiers, saisissez un nom différent du nom du fournisseur dans le champNom. Ensuite, sélectionnez le type d'utilisation de cet autre nom dans l'inviteUtilisation de l'autre nom.Pour utiliser plusieurs autres noms pour un seul fournisseur dans les connexions fournisseurs, sélectionnez l'option L'optionAutre connexion fournisseurde l'invite Utilisation de l'autre nom.Dans une connexion fournisseur, l'utilisation de l'Autre connexion fournisseur remplace les utilisations du Nom de l'avis de versement et celle du Bénéficiaire du versement. Workday ignore l'utilisation de l'Autre connexion fournisseur lorsque vous ne l'utilisez pas spécifiquement pour une connexion fournisseur.Exemples :- Identifiez les intervenants extérieur portant le même nom en incluant leurs sites entre parenthèses. Pour imprimer le nom légal sur les formulaires 1099 MISC, saisissez le nom légal comme Autre nom. Sélectionnez ensuite1099 MISC Recipientdans l'invite Utilisation de l'autre nom.
- Le nom du fournisseur est trop long pour être imprimé sur un chèque. Pour imprimer un nom plus court, saisissez un Autre nom plus court. Sélectionnez ensuiteBénéficiaire du versementetDestinataire du versement 1dans l'invite Utilisation de l'autre nom.
Options d'achatOptions de facturation- Facturer n'importe quel fournisseurSélectionnez cette option pour indiquer que ce fournisseur peut facturer n'importe quel fournisseur.
- Autoriser les modifications de taxes dans le portail fournisseursSélectionnez cette option pour permettre aux fournisseurs de modifier les informations sur les taxes des factures dans le portail fournisseurs. Ensuite, lorsque les fournisseurs créent des factures à partir de bons de commande, ils peuvent modifier les champs suivants :
- Option de taxe
- Montant de la taxe
- Assujettissement aux taxes
- Récupération de taxes
- Article d'achat par défautSélectionnez cette option pour permettre aux fournisseurs de modifier les informations sur les taxes des factures dans le portail fournisseurs. Ensuite, lorsque les fournisseurs créent des factures à partir de bons de commande, ils peuvent modifier les champs suivants :
- Description de l'article
- Catégorie de dépense
- Informations sur les taxes
- Unité de mesure
- Coût unitaire
- Worktags associés
- Catégorie de dépense par défautVous pouvez sélectionner une catégorie de dépense par défaut pour les transactions fournisseurs.
Options générales- Activer le code lieu-fonction (GLN)Sélectionnez cette option pour indiquer que ce fournisseur peut utiliser des codes lieu-fonction (GLN). Les fournisseurs utilisent des GLN pour les différents sites d'expédition et de livraison figurant sur les documents d'achat. Les fournisseurs envoient ensuite ces documents par échange de données informatisées (EDI) et impriment les bons de commande.
Options relatives aux bons de commande- Option d'émission
- EDI/XML: lorsque vous émettez des bons de commande, Workday envoie une version EDI ou XML à votre fournisseur ou réseau de fournisseurs.
- EDI/XML auto: lorsque vous émettez des bons de commande, Workday génère une version EDI ou XML du bon de commande. Workday l'envoie ensuite au fournisseur lorsque l'administrateur approuve le bon de commande.
- E-mail: lorsque vous spécifiez un e-mail principal, vous pouvez émettre un bon de commande au format PDF. Cette option nécessite une présentation pour l'impression du bon de commande. Si vous ne spécifiez pas d'option d'émission, Workday utilise l'option Impression.
- Impression :sélectionnez cette option pour émettre des bons de commande imprimés. Cette option nécessite une présentation pour l'impression du bon de commande. Si vous ne spécifiez pas d'option d'émission, Workday utilise l'option Impression.
- Portail fournisseursSélectionnez cette option pour émettre des bons de commande dans le portail fournisseurs uniquement.
- E-mail d'émission de bon de commande par défautSélectionnez une ou plusieurs adresses e-mail que vous pouvez définir par défaut lors de l'émission des bons de commande aux fournisseurs par e-mail. Vous pouvez uniquement sélectionner des adresses e-mail si vous sélectionnez Achats dans l'invite À utiliser pour de l'onglet Coordonnées.
- Lien fournisseur multifournisseur pour l'émission du bon de commandeSi vous sélectionnezXMLouXML auto, sélectionnez le lien multifournisseur privilégié à utiliser lors de l'émission des bons de commande pour le fournisseur. Vous pouvez également utiliser la tâcheMettre à jour les liens fournisseurspour inclure ce fournisseur en tant que multifournisseur.
- Désactiver le changement de commandeSélectionnez cette option si ce fournisseur n'accepte pas les changements de commande.
- Option d'émission du changement de commandeCochez cette case si l'option d'émission du changement de commande est différente de l'option d'émission par défaut.
- Conditions d'expéditionetMode d'expéditionDéfinissez ces valeurs pour le fournisseur.
- Activer la sélection d'articles sur des accusés de réception de bon de commandepour activer la comparaison automatique des articles pour ce fournisseur à partir d'un accusé de réception de bon de commande. Lorsque vous sélectionnez cette option, les finalisations d'articles éligibles de ce fournisseur seront traitées. Si vous ne sélectionnez pas cette option, Workday empêchera la création de changements de commande pour les articles de ce fournisseur. Pour créer un changement de commande à partir d'un accusé de réception de bon de commande, vous devez exécuter ou planifier via la tâchePlanifier les mises à jour automatiques à partir d'accusés de réception de bon de commande.
- Accusé de réception prévuSélectionnez cette option lorsque vous attendez des fournisseurs qu'ils envoient des accusés de réception des bons de commande que vous émettez. Cette configuration est importante lorsque vous utilisez des intégrations EDI 850 et EDI 855. Lorsque vous cochez cette case, Workday définit le segment ISA14 sur1lorsque vous émettez des fichiers EDI 850 pour le fournisseur. Cela permet d'informer le fournisseur que vous attendez un accusé de réception.
Options liées aux avis préalables d'expédition- Activer les avis préalables d'expéditionSélectionnez cette option pour activer les avis préalables d'expédition pour ce fournisseur.
- Avis préalable d'expédition à échéance dans joursLorsque vous activez les avis préalables d'expédition, saisissez le nombre de jours pour indiquer à quel moment l'acheteur peut s'attendre à recevoir des avis d'expédition du fournisseur.
DélaiIndiquez une valeur pour le nombre de jours entre laDate de documentdu bon de commande et la date de livraison prévue.- Workday utilise leDélaiplusla Date du documentpour calculer laDate d'échéancesur le bon de commande.
- Lorsqu'il existe plusieurs recommandation , Workday les sélectionne en fonction de ces recommandation , par ordre de priorité. Délai indiqué :
- L'article fournisseur ou l'article sur catalogue.
- Le fournisseur.
- L'environnement client.
Remarque : si aucune date d'échéance n'est renseignée sur les lignes de biens, Workday utilise laDate d'échéance de l'en-têtedes bons de commande pour renseigner les lignes de biens correspondantes.Worktags associésPour renseigner les worktags associés sur les lignes de facture fournisseur sans bon de commande, sélectionnez les valeurs applicables dans les invitesWorktags autorisésetWorktag par défaut.Vous pouvez définir des types de worktag pour les fournisseurs dans le rapportMettre à jour l'utilisation des worktags associés.ClassificationsPour associer ce fournisseur à des codes de classification d'achat, sélectionnez des catégories de dépense et des hiérarchies.Pour vous conformer aux exigences des administrations fédérales, nationales ou locales, ajoutez les classifications de votre fournisseur.Options relatives aux intervenants extérieursSi le fournisseur saisit des notes de frais dans Workday pour un intervenant extérieur embauché, sélectionnezNe pas rembourser les notes de frais des intervenants extérieurs.Lorsque vous ne remboursez pas les notes de frais des intervenants extérieur , vous pouvez créer des factures manuelles pour rembourser leurs frais.Pièces jointesJoignez des pièces justificatives pour le fournisseur.Workday prend en charge les types de fichier répertoriés dans la tâcheModifier la définition de l'environnement client - systèmepour les pièces jointes.RemarquesIncluez les remarques du fournisseur. Workday enregistre laPersonnequi saisit des remarques et la Datede création.
Vous pouvez utiliser les fournisseurs dans les documents d'achat et les transactions après approbation.
- Configurez le processus de gestionÉvénement de changement lié à un fournisseur.
- Définissez le statut du fournisseur .
- Créez des motifs pour les changements de statut du fournisseur.
- Pour mettre à jour les fournisseurs approuvés, accédez à la tâcheCréer un changement lié au fournisseurdans le menu des actions associées d'un fournisseur.
- Si votre fournisseur utilise des catalogues, créez-les.
- Créez des bons de commande et des contrats fournisseurs.
- Pour afficher la liste des rapports prédéfinis par Workday et leur description, accédez au rapportRapports standard Workdayet sélectionnezComptes fournisseurs.
- (Facultatif) Accédez au rapportRechercher des doublons de fournisseurspour détecter et afficher les doublons potentiels de dossiers fournisseurs.
- (Facultatif) Créez des rapports personnalisés à l'aide de champs personnalisés.
- (Facultatif) Configurez les catégories de pièce jointe de dépense pour les objets fournisseurs.
- Pour limiter l'accès aux informations de taxes du fournisseur, définissez le domaineView: Supplier Tax Informationdans le domaine fonctionnel Suppliers.