Créer des paiements de remplacement à la demande
- Consultez les éléments de définition des paies à la demande.
- Dans l'ongletInactif (remplacement à la demande, en cycle standard)de votre catégorie d'exécution, définissez les éléments de paie à calculer pour les paiements de remplacement à la demande.
- (Facultatif) Configurez un traitement décentralisé pour les paies à la demande. Cela permet aux administrateurs autres que les administrateurs de la paie de traiter les paiements finaux pour les employés en fin d'emploi le jour de leur départ.
- Sécurité : domaineProcess: Off Cycle (On Demand)dans le domaine fonctionnel Core Payroll.
Les informations contenues dans cette rubrique s'appliquent uniquement aux pays de la paie suivants :
- Australie
- Canada
- France
- Royaume-Uni
- Les États-Unis
Vous pouvez remplacer le paiement de la paie en cycle standard d'un employé pour les périodes ou sous-périodes dont le statut est
En cours
ou Non commencé
. Exemples :
- Pour Workday Payroll for Australia, le Canada, le Royaume-Uni et les États-Unis :
- Pour effectuer un paiement de fin d'emploi, dans la période de paie en cours ou dans la suivante.
- Pour payer les employés qui n'ont pas de résultats de paie en cycle standard pour la période de paie. Ce cas peut être dû à des feuilles de temps non traitées ou à des résultats que vous avez contrepassés par erreur.
- Pour effectuer un paiement de fin d'emploi pour Workday Payroll for France.
Lorsque vous créez un paiement de remplacement à la demande pour une période ou une sous-période de paie, Workday exclut l'employé du traitement en cycle de paie standard pour cette période. Vous pouvez créer un paiement de remplacement à la demande uniquement pour une sous-période dans laquelle l'employé est éligible au paiement.
Avant de créer un paiement de remplacement à la demande pour la période suivante, vous devez finaliser tous les résultats de la période en cours et des périodes précédentes.
Un employé ne peut bénéficier que d'un seul paiement de remplacement (manuel ou à la demande) pour une période, un lot de paie ou une unité légale à la fois. Si la période de paie comprend des sous-périodes, un employé peut bénéficier de plusieurs paiements de remplacement dans la période, mais d'un seul par sous-période.
Vous pouvez calculer la valeur brute d'une paie à la demande pour un employé.
Lorsque vous finalisez un calcul de la paie rétroactive pour une embauche rétroactive dans une sous-période, Workday crée un résultat de paie égal à zéro pour la sous-période. Par conséquent, vous ne pouvez pas exécuter de paiement de remplacement à la demande pour cette sous-période.
Certaines tâches de paiement hors cycle utilisent les recommandations d'invite du machine learning pour vous aider à exécuter les tâches plus facilement. Voir Concept : recommandations d'invites intelligentes pour la paie.
- Accédez à la tâcheExécuter une paie à la demande pour un employé.
- (Facultatif) Pour la tâche, tenez compte des éléments suivants :
Option Description Période précédenteTraite un paiement pour une période précédente terminée.Période suivanteTraite un paiement pour la période suivante, alors que la période actuelle est toujours en cours. Commence par finaliser les résultats actuels et précédents pour l'employé.EmployéVous ne pouvez pas utiliser la tâcheExécuter une paie à la demande pour un employépour ajouter un paiement pour vous-même. - SélectionnezCréer un paiement de remplacement.
- Pour le champInformations sur le paiement, tenez compte des éléments suivants :
Option Description Code de lotS'affiche si vous importez les informations sur le paiement à l'aide du générateur d'interfaces Entreprise (EIB).À utiliser pour associer un nouveau paiement à la demande à un code de lot que vous avez précédemment importé.Date de paiementDétermine les tables de taxes à appliquer.Workday met à jour les résultats du cumul de la paie et du solde de la paie dans la période ou la sous-période qui inclut la date de paiement.PrioritéDétermine l'ordre de traitement lorsque vous saisissez plusieurs paies à la demande pour le même employé, la même période ou sous-période et le même lot de paie. Saisissez1si l'employé a une seule paie à la demande.Pour ajuster l'ordre de priorité de plusieurs paies à la demande pour un employé, accédez à la tâcheMettre à jour la priorité des paiements hors cycle. - (Facultatif pour Workday Payroll for the US) Remplacez la fréquence à utiliser pour les calculs des taxes et des retenues sur salaire lorsqu'un employé a un salaire beaucoup supérieur ou inférieur à celui généralement reçu dans une période ou une sous-période de paie.Lorsqu'un employé dans un lot de paie hebdomadaire reçoit un paiement de remplacement à la demande incluant deux semaines de congés inutilisés.
Option Description NuméroSaisissez le nombre de périodes de paie sur lesquelles répartir le paiement lorsque vous déterminez les cotisations à payer.Vous ne pouvez pas définir des remplacements de fréquence de cotisation pour les paiements qui utilisent une catégorie d'exécution non standard ou une imposition supplémentaire aux États-Unis.Périodes de paieExemple : lorsque vous saisissezNombre:2etPériodes de paie:Hebdomadaire, Workday taxe le paiement en fonction de deux périodes hebdomadaires.Les remplacements de fréquence de cotisation que vous définissez s'appliquent à l'ensemble de la paie à la demande, même si le paiement inclut plusieurs éléments de paie. Lorsqu'aucun remplacement de la fréquence de cotisation n'est disponible, Workday utilise la fréquence du lot de paie.Workday affiche leRemplacement de la fréquence de cotisationdans la sectionDétail des paiementsdu rapportAfficher les résultats de paie. - (Facultatif) Sélectionnez unType de paiementdifférent des options de paiement standard de l'employé.Les types de paiement disponibles correspondent à ceux définis :
- Pour la catégorie d'exécution du lot de paie.
- Comme autorisés pour les remplacements de transaction dans la tâcheMettre à jour les règles d'option de paiement.
- (Facultatif) Configurez les worktags.
- (Facultatif) Pour inclure les paiements de la paie rétroactive disponibles pour un employé, développez la sectionRésultats de paie rétroactiveet sélectionnezInclure les différences de paie rétroactive dans le paiement. Ce champ s'affiche uniquement quand il existe des différences de la paie rétroactive à inclure.
- (Facultatif) Cochez la caseCharger ou actualiser les saisies d'élément de paiepour remplacer les valeurs de paiement actuelles dans la sectionSaisie d'élément de paiepar les valeurs saisies pour la période, à l'aide de la tâcheAjouter une saisie d'élément de paie pour un ou plusieurs employés. Vous pouvez ensuite modifier la saisie d'élément de paie, la supprimer ou en ajouter. Exemple : vous pouvez charger des saisies d'élément de paie pour vérifier s'il existe des paiements de prêt en cours ou d'autres transactions à évaluer avant de remplacer le paiement.L'optionCharger ou actualiser les saisies d'élément de paieremplace le détail de la saisie d'élément de paie actuelle. Pour ajouter le détail de la saisie d'élément de paie actuelle aux valeurs de calcul, utilisez le service webImport Payroll Off-Cycle Payment.
- Pour les champs relatifs au paiement de la sectionSaisie d'élément de paie, tenez compte des éléments suivants :
Option Description Date de débutDate de début de la période ou sous-période de paie.Saisie spécialeRemplace les règles de gain ou de déduction. Cochez cette case pour saisir des valeurs pour les gains et les déductions qui n'autorisent pas la saisie d'élément de paie, comme les :- Déductions réglementaires (cotisations).
- Retenues sur salaire (CAN, FRA, USA).
- Décisions judiciaires (GBR).
Élément de paiePour les paiements de remplacement concernant des employés actifs, Workday calcule les mêmes éléments de paie que dans le cadre de l'exécution en cycle standard. Sélectionnez uniquement les gains ou les déductions pour lesquels vous devez :- Soit sélectionner les éléments de paie à calculer, en dehors des saisies Workday pour les heures, les unités ou autres montants qui diffèrent d'une période ou sous-période à l'autre.
- Soit saisir un montant de remplacement ou d'ajustement. Workday applique ces valeurs de remplacement lors du calcul des résultats.
Pour les paiements de remplacement concernant des employés inactifs, Workday calcule les éléments de paie configurés dans l'onglet de la catégorie d'exécutionInactif (remplacement à la demande, en cycle standard).Workday calcule automatiquement les cotisations légales et obligatoires (patronales et salariales) ainsi que les frais de retenue sur salaire pour les paies à la demande. Si vous saisissez un montant de cotisation, Workday annule et remplace le montant calculé.PosteS'affiche si votre environnement client Workday autorise plusieurs emplois.Obligatoire pour les éléments de paie fondés sur le poste. Choisissez parmi les postes qui sont actifs à la date cible de la sous-période.Workday inclut le worktag de poste dans les lignes d'écriture.Pour ajuster les salaires et taxes fondés sur le poste pour Workday Payroll for the US, comme l'OASDI, après qu'un salarié a changé de poste, assurez-vous de sélectionner le bon poste.Unité légaleS'applique aux éléments de paie propres à l'employé traités dans le cadre d'un paiement de remplacement. Workday résout la saisie d'élément de paie uniquement pour l'unité légale sélectionnée.Vous pouvez sélectionner toute unité légale associée à un moment donné au salarié.Si vous ne sélectionnez aucune unité légale, Workday calcule l'élément de paie pour chaque unité légale traitée pour l'employé à l'exception des éléments suivants :- Déductions de retenue sur salaire (AUS, CAN, FRA, USA). Si vous sélectionnez une déduction de retenue sur salaire sans sélectionner l'unité légale, Workday la calcule seulement pour l'unité légale associée au worktag de numéro de dossier de retenue sur salaire.
- Déductions sur décision judiciaire (GBR). Si vous sélectionnez une déduction de décision judiciaire sans sélectionner l'unité légale, Workday la calcule uniquement pour l'unité légale associée au worktag de numéro de dossier de retenue sur salaire.
Workday ne traite aucune saisie d'élément de paie si l'Unité légaleest différente de celle indiquée dans la sectionWorktags de remplacement.Remplacement/AjustementSélectionnezRemplacementpour saisir un montant pour l'élément de paie ou les calculs associés qui remplacent le montant de la paie en cycle standard. Exemple : pour déduire 100 au lieu de la déduction normale de 500, saisissez une valeur de remplacement égale à 100.SélectionnezAjustementpour saisir un montant d'ajustement positif ou négatif. Exemple : pour déduire le montant normal de 300 plus un montant supplémentaire de 50, saisissez un ajustement égal à 50.Unité légale de répartition des coûtsPermet d'imputer l'élément de paie à une unité légale différente de l'unité légale par défaut de l'employé. Cette colonne est disponible si vous activez la comptabilisation intercompagnies dans votre environnement client.DeviseS'applique uniquement si la devise est différente de celle du lot de paie.Détail de la saisie d'élément de paie - TypeType de valeur, tel queMontantou un calcul associé.Pour les cotisations légales et obligatoires, saisissez uniquement les montants, y compris :- Salaires assujettis et bases soumises aux cotisations Workday Payroll for Canada, Royaume-Uni et États-Unis
- Salaires bruts et bases soumises aux cotisations pour Workday Payroll for Australia.
Pour les gains et les déductions volontaires dans Workday Payroll for Australia, Canada, Royaume-Uni et États-Unis, sélectionnezMontantou n'importe quel calcul associé d'élément de paie configuré pour autoriser la saisie d'élément de paie. Exemple : si un élément de paie est défini commeMontant = Taux x Heures, vous pouvez sélectionnerTaux,HeuresetMontant.Exemple pour Workday Payroll for France : pour un élément de paie défini commeMontant = Taux x Heures, vous pouvez sélectionnerTaux,HeuresetMontant.Pour modifier les cotisations légales dans Workday Payroll for France, Workday vous recommande de créer un paiement de remplacement pour les déductions "mémo" pour les cotisations légales au lieu de la déduction de la cotisation. Lorsque vous remplacez le montant des calculs associés de l'élément de paie de la déduction "mémo", les plafonds et les salaires bruts restent cohérents dans les calculs de cotisations associés. Exemple : pour modifier la valeur des cotisations AGIRC-ARRCO, créez un paiement de remplacement pour laDéduction "mémo" - valeurs de référence AGIRC-ARRCO [FRA]et remplacez les montants pour les plafonds et les salaires bruts.Pour que Workday calcule les cotisations des employés avec plusieurs juridictions du travail permanentes pour Workday Payroll for the US, saisissez un calcul associé, par exempleHeures (sans prorata).Pour un gain brut reconstitué dans Workday Payroll for Canada, France, Royaume-Uni et les États-Unis, sélectionnezMontant net (pour calcul du brut reconstitué)pour la saisie d'élément de paie.Pour éviter des résultats inattendus lors de la déclaration fiscale de Workday Payroll for the US, ne saisissez pas de valeur dans lechamp Salaire brutlorsque la date de paiement est antérieure au 01/01/2013.Détail de la saisie d'élément de paie - ValeurMontant de l'élément de paie et, le cas échéant, valeurs des calculs associés qui donnent le montant.
Workday calcule un paiement de remplacement pour l'employé.
Recalculez tous les paiements en cycle standard
En cours
.Finalisez le paiement de remplacement à la demande.