Éléments de définition : paies à la demande
Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la planification de la configuration et de l'utilisation des paies à la demande. Elle explique :
- Pourquoi effectuer cette configuration.
- Comment cette configuration s'intègre dans Workday.
- Les impacts en aval, ainsi que les interactions entre produits.
- Les conditions requises en matière de sécurité et les configurations du processus de gestion.
- Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant l'implémentation.
Reportez-vous aux instructions détaillées des tâches pour avoir une vision exhaustive de la configuration.
Présentation
Les paies à la demande vous permettent de payer un employé en dehors du cycle de paie standard.
- Les paiements de remplacement à la demande remplacent le paiement en cycle standard d'un employé.
- Les paiements supplémentaires à la demande émettent un paiement en plus de la paie standard de l'employé.
Workday Payroll for Ireland prend uniquement en charge les paiements supplémentaires à la demande.
Avantages pour l'entreprise
Les paies à la demande vous permettent de payer un employé :
- Sans attendre le prochain cycle de paie standard.
- Pour une période précédente.
Pour Workday Payroll for Australia, Canada, Irlande, Royaume-Uni et États-Unis, Workday calcule automatiquement les cotisations patronales et salariales légales et obligatoires pour les paiements à la demande, et met à jour la comptabilité et le livre.
Pour Workday Payroll for France, Workday calcule et déclare les cotisations sociales en même temps que :
- Application des taux et des plafonds de la période initiale
- Calcul des plafonds, SMIC et autres limites dans la période standard
- Calcul et déclaration des taxes et retenues d'impôts sur le revenu en utilisant les taux et limites en vigueur à la date de paiement
Cas d'utilisation
- Dans Workday Payroll for Australia, Canada, France, Royaume-Uni et États-Unis, vous pouvez utiliser les paiements de remplacement à la demande pour :
- Calculer la paie finale d'un employé dont l'emploi a pris fin en milieu de période et qui doit être payé immédiatement.
- Payer un salarié qui n'a pas de résultat de paie standard pour la période. Par exemple : feuille de temps non traitée.
- Corriger une erreur de paie dans Workday Payroll for Australia, Canada, Royaume-Uni et États-Unis
Vous pouvez utiliser les paiements supplémentaires à la demande pour :
- Émettre un paiement unique pour un employé, pour une prime exceptionnelle par exemple.
- Payer un employé pour des heures déclarées après la fin de la période de paie.
- Émettre un paiement complémentaire pour un employé après sa mutation à l'étranger, pour les montants qu'il a gagnés à son poste précédent, pour Workday Payroll for Canada, Irlande, Royaume-Uni et États-Unis.
- Verser une prime ou un autre paiement à un employé dont l'emploi a pris fin.
- Émettre des paiements liés à l'intéressement pour la France.
- Embaucher des employés de manière rétroactive pour Workday Payroll for France.
Questions à se poser
Question | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Votre unité légale traite-t-elle un volume important de paies à la demande ? | Pensez à utiliser le service web Import Payroll Off-Cycle Payment pour importer en masse les données de paie à la demande que Workday utilise pour calculer les paiements. |
Votre unité légale verse-t-elle les primes par intermittence ? | Vous pouvez traiter les primes ponctuelles comme des paiements supplémentaires à la demande. |
Devez-vous payer immédiatement les employés en fin d'emploi ? (AUS, CAN, FRA, UK, USA) | Vous pouvez créer un paiement de remplacement à la demande pour l'employé. Si la date de fin d'emploi tombe :
|
Les administrateurs non associés à la paie de votre unité légale doivent-ils calculer le salaire final des salariés en fin d'emploi à leur date de fin d'emploi (USA) ? | Vous pouvez autoriser les administrateurs non associés à la paie à calculer et générer des chèques de paie le jour de la fin d'emploi en configurant le processus de gestion On Demand Event dans le processus de gestion Fin d'emploi . |
Voulez-vous émettre un chèque pour la paie supplémentaire distinct du chèque de paie standard ? | Un paiement supplémentaire à la demande génère un chèque et un bulletin de paie distincts. Si vous voulez inclure la paie supplémentaire dans le chèque de paie standard d'un employé, optez plutôt pour l'ajout d'une saisie d'élément de paie. |
Voulez-vous empêcher les administrateurs et les partenaires de la paie d'exécuter des paies à la demande pour eux-mêmes ? | Les tâches de l'interface utilisateur empêchent automatiquement tout utilisateur d'ajouter ou de modifier des paiements pour lui-même. Ils peuvent uniquement exécuter des paies à la demande pour eux-mêmes à l'aide d'un service web. Vous pouvez les en empêcher en cochant la case Services web de la paie - Ne pas autoriser l'ajout/la mise à jour pour le rôle Employé (pour lui-même) dans la tâche Modifier la définition de l'environnement client - paie . |
Qu'appelle-t-on les paiements que vous effectuez à des employés transférés à l'étranger (CAN, IRL, UK, USA) ? | Workday désigne ce type de paiement comme "paiement complémentaire" pour les transferts/mutations à l'étranger. Le nom prédéfini pour cette case à cocher est Paie complémentaire, que vous pouvez modifier dans la tâche Mettre à jour les libellés personnalisés . |
Recommandations
Pour Workday Payroll for Canada et les États-Unis, exécutez les paiements manuels plutôt que les paies à la demande pour ajuster les montants de cotisation, car Workday calcule les cotisations patronales et salariales légales et obligatoires pour les paies à la demande.
Pour Workday Payroll for the UK :
- Exécuter les paies à la demande plutôt que les paiements manuels pour ajuster les montants de paiement, car Workday calcule les cotisations patronales et salariales légales et obligatoires pour les paies à la demande et déclare les montants au HMRC.
- Exécuter les paiements manuels plutôt que les paies à la demande dans les situations où vous devez ajuster les montants de cotisation, car Workday ne calcule pas les cotisations patronales et salariales légales et obligatoires pour les paiements manuels. Pensez à exécuter les paiements manuels pour les périodes de paie avant la période de paie précédente, car vous devrez peut-être corriger les montants de taxe. Ajouter manuellement les calculs associés pour les cotisations légales et obligatoires
Finalisez tous les paiements de remplacement à la demande d'un employé avant de le retirer d'une unité légale ou d'un lot de paie.
Pour Workday Payroll for Ireland :
- Traiter uniquement les paiements hors cycle en utilisant une date de paiement comprise dans la fourchette de dates de la période de paie pour laquelle vous traitez le paiement afin de garantir l'exactitude du calcul des cotisations de l'employé.
- Exécuter les paies à la demande plutôt que les paiements manuels pour ajuster les montants de paiement, car Workday calcule les cotisations patronales et salariales légales et obligatoires pour les paies à la demande et déclare les montants dans le compte de résultat.
- Workday vous recommande de ne pas exécuter de paies à la demande pour une période précédente au cours de laquelle l'employé a été transféré en milieu de période. Workday recommande de transférer les employés au début de la période de paie.
Actions requises
Pour garantir l'exactitude du traitement, indiquez les éléments de paie à calculer pour les paies à la demande dans la tâche
Créer une catégorie d'exécution
. Limites
- Vous ne pouvez créer qu'un paiement de remplacement par période, lot de paie et unité légale, pour un employé. Si la période de paie comprend des sous-périodes, vous pouvez créer un paiement de remplacement par sous-période (AUS, CAN, FRA, UK, USA).
- Lorsque vous créez un paiement de remplacement, Workday exclut l'employé du traitement en cycle standard pour cette période ou sous-période (AUS, CAN, FRA, UK, USA).
- Workday n'applique pas de prorata sur les montants des paiements supplémentaires à la demande.
- Vous pouvez uniquement exécuter des paiements de remplacement pour des périodes ou des sous-périodes que vous n'avez pas finalisées (AUS, CAN, FRA, UK, USA).
- Vous pouvez uniquement exécuter la paie complémentaire pour la période actuelle ou suivante. Workday ne prend pas en charge les paiements complémentaires pour les employés en détachement à l'international ou occupant plusieurs emplois dans la période actuelle ou précédente (CAN, IRL, UK, USA).
- Vous pouvez appliquer une imposition supplémentaire aux paiements de remplacement à la demande uniquement pour les catégories d'exécution non standard que vous avez définies pour appliquer une imposition non standard (USA).
- Lorsque vous finalisez une paie rétroactive pour une embauche rétroactive dans une sous-période, Workday crée un résultat de paie égal à zéro pour la sous-période. Par conséquent, vous ne pouvez pas exécuter de paiements de remplacement à la demande pour cette sous-période (AUS, CAN, FRA, UK, USA).
- Workday ne récupère pas les soldes d'arriérés disponibles pour les paiements supplémentaires à la demande (AUS, CAN, IRL, UK, USA).
- Vous ne pouvez pas ajouter des pièces jointes à une saisie d'élément de paie qui est directement saisie dans une paie à la demande.
Définition de l'environnement client
Vous pouvez utiliser la tâche
Modifier la définition de l'environnement client - paie
afin de déterminer s'il convient :
- D'utiliser la date de fin de période ou de paiement comme date comptable des paiements hors cycle.
- De prendre en compte les paiements supplémentaires à la demande finalisés pour déterminer les périodes de traitement de la paie rétroactive.
- D'empêcher les utilisateurs d'exécuter des paies à la demande pour eux-mêmes lorsqu'ils utilisent un service web.
Sécurité
Domaines | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Custom Label Management dans le domaine fonctionnel System. | Permet de personnaliser les libellés pour la paie complémentaire. |
Process: Off Cycle (On Demand) dans le domaine fonctionnel Core Payroll. | Permet de créer des paies à la demande. |
Processus de gestion
Vous pouvez ajouter une paie à la demande à un processus de gestion sous forme d'étape
À faire
(exemple : Ajouter/Mettre fin à l'emploi supplémentaire d'un salarié
, Accueil et intégration
, Modification de la rémunération
ou encore Événement d'absence
).Génération de rapports
Rapports ou sources de données | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Rapport Saisies d'élément de paie hors cycle pour un groupe d'employés
| Révisez les paies à la demande par lot de paie et période ou sous-période. |
Rapport sur le traitement du calcul de la paie
| Effectuez l'une des actions suivantes sur les paies à la demande :
|
Source de données du rapport Payroll Off-cycle Payments for Group of Worker
| Utilisez cette source de données pour créer un rapport personnalisé qui répertorie les informations sur les paies à la demande. |
Rapport FRA Journal de paie par unité légale (FRA)
Rapport FRA Journal de paie par établissement | Affiche une vue agrégée des résultats de paie en fonction de la configuration des bulletins de paie.
Vous pouvez également filtrer les résultats de paie en cycle standard ou à la demande par date de paiement :
|
Rapport Résultats du calcul de la paie (FRA) - vue des bulletins de paie (FRA) | Afficher les résultats de paie pour plusieurs employés dans une présentation similaire à un bulletin de paie. Vous pouvez filtrer les résultats de paie par date comptable. |
Intégrations
Workday recommande d'utiliser le service web
Import Payroll Off-Cycle Payment
lorsque vous chargez en masse des paies à la demande. Relations et interactions
Fonctionnalités | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Saisies d'élément de paie | Vous pouvez charger des saisies d'élément de paie pour créer des paies à la demande. |
Calcul de la paie rétroactive | Vous pouvez charger les différences de paie rétroactive comme saisies d'élément de paie pour les paies à la demande. |
Workday propose un kit appelé Touchpoints Kit, qui rassemble plusieurs ressources pour vous aider à mieux comprendre les relations de configuration dans votre environnement client. Pour en savoir plus sur ce kit, visitez notre page Workday Touchpoints Kit sur le site Workday Community.