Éléments de définition : limites des gains et des déductions
Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la planification de la configuration et de l'utilisation des limites des gains et des déductions. Elle explique :
- Pourquoi effectuer cette configuration.
- Comment cette configuration s'intègre dans Workday.
- Les impacts en aval, ainsi que les interactions entre produits.
- Les conditions requises en matière de sécurité et les configurations du processus de gestion.
- Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant l'implémentation.
Reportez-vous aux instructions détaillées des tâches pour avoir une vision exhaustive de la configuration.
Bien qu'il soit possible d'utiliser les limites d'un gain et d'une déduction dans Workday Payroll for France, celles-ci sont peu utilisées en France.
Présentation
Les limites vous permettent de définir à quel moment Workday cesse de traiter les gains et les déductions en fonction d'une valeur maximum que vous pouvez configurer.
Avantages pour l'entreprise
Limites :
- Faciliter la mise en conformité aux obligations légales en bloquant automatiquement les cotisations, comme les déductions de retraite ou d'épargne santé.
- Réduire l'effort manuel requis pour ajuster le net à payer des employés en fonction de ces exigences en vous permettant de configurer les limites de l'employeur et du salarié.
- Vous offre un meilleur contrôle et une plus grande flexibilité en vous permettant de les appliquer à un ou plusieurs éléments de paie.
Cas d'utilisation
Vous pouvez configurer les limites des éléments de paie, notamment :
- Cotisations caritatives (CAN, UK, USA).
- Montants combinés des cotisations patronales et salariales.
- Cotisations de compte de frais flexibles (CAN, USA).
- Cotisations au compte épargne santé (HSA) (États-Unis).
- Remboursements de prêt.
- Cotisations de régime de retraite de type 401(k) (USA) et RRSP (CAN).
- Remboursement de transport.
Vous pouvez également configurer des limites pour les calculs associés, par exemple :
- Une limite de salaire de 415 pour les comptes de retraite (USA).
- Pour les gains de redondance imposables et non imposables (GBR).
- pour le maximum des gains ouvrant droit à pension (CAN) pour l'année.
Questions à se poser
Questions | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Quels types de gain et de déduction devez-vous limiter ? | Pour Workday Payroll for Canada, Royaume-Uni et États-Unis, Workday fournit des limites réglementaires dans les tables d'impôts que vous pouvez utiliser lors de la configuration des gains et des déductions. Exemples :
Vous pouvez également utiliser ces calculs pour créer vos propres limites, par exemple pour traiter les rapprochements des cotisations patronales pour les comptes de retraite. Les éléments de paie inactifs et les paiements manuels ne contribuent pas aux limites. Les limites des éléments de paie fondés sur le poste s'appliquent à chaque poste. |
Combien de gains ou de déductions voulez-vous limiter ? | Vous pouvez configurer des limites qui prennent en compte un gain, ou plusieurs en utilisant des cumuls de paie.
Exemple : vous pouvez créer des limites sur une déduction de régime de retraite pour tenir compte des éléments suivants :
Vous pouvez également configurer des limites sur les calculs associés, par exemple pour définir des limites de salaire. |
À quelles périodes voulez-vous appliquer les limites ? | Les limites s'appliquent toujours à une période de solde, telle que le cumul depuis le début de l'exercice. Vous pouvez utiliser les périodes de solde prédéfinies par Workday ou créer les vôtres pour définir des limites sur des périodes de paie spécifiques. Exemple : vous pouvez utiliser une période de solde pour l'année en cours fondée sur des dates de paiement pour les limites réglementaires qui sont réinitialisées à chaque exercice fiscal.
Lorsque vous utilisez la période actuelle comme période de solde, Workday applique tous les montants à la limite de la période. Exemple : vous configurez une limite par période sur un gain. Un employé a des différences de paie rétroactive traitées dans la paie actuelle pour le même gain. Workday applique à la fois le gain rétroactif et le gain actuel dans la limite. |
À qui voulez-vous appliquer les limites ? | Lorsque vous configurez les limites, elles s'appliquent à tous les employés éligibles pour le gain, la déduction ou le calcul associé. Vous pouvez définir des valeurs de remplacement pour les employés et les éléments de paie pour :
Exemple : vous embauchez un employé en milieu d'année et vous voulez tenir compte de ce qu'il a déjà cotisé à son compte de retraite dans son emploi précédent. Vous pouvez configurer un remplacement pour cet employé afin d'ignorer la limite appliquée à tous les autres employés et utiliser une déduction "mémo" à la place. Lorsque vous configurez plusieurs limites sur des éléments de paie, Workday applique le remplacement à toutes les limites. Exemple : vous configurez une limite annuelle de report volontaire et une limite de cotisation annuelle sur la déduction de retraite d'un salarié. Lorsque vous définissez une limite de remplacement pour un employé qui bénéficie de cette déduction, Workday remplace les deux limites de calcul associées. |
Utilisez-vous Workday Benefits ? | Vous pouvez configurer certaines limites dans Workday Benefits ou Workday Payroll en fonction de la manière dont vous implémentez les régimes d'avantages sociaux :
|
Recommandations
- Utilisez les calculs prédéfinis par Workday comme limites avant de créer les vôtres, car Workday gère les montants réglementaires prédéfinis, par exemple pour les éléments suivants :
- Périodes de solde.
- Limites des régimes de retraite (CAN, UK, USA).
- Utilisez des tables de recherche pour stocker et mettre à jour les limites afin de réduire les mises à jour manuelles.
- Configurez une nouvelle date d'effet lors de la mise à jour des limites sur les éléments de paie, car les limites sont propres à des périodes. Si vous n'ajoutez pas de nouvelle date d'effet, Workday applique la limite à la période de paie en cours. Exemple : la période de paie actuelle est le mois de décembre et vous souhaitez configurer une limite à compter de l'année suivante. Si vous n'ajoutez pas de nouvelle date d'effet et que vous traitez la paie pour le mois de décembre, Workday applique la limite au mois de décembre.
- Créer des calculs sur les éléments de paie plutôt que d'utiliser des limites afin que Workday évalue séparément les résultats en cycle standard, hors cycle et rétroactifs dans la période actuelle.
Actions requises
Pour Workday Payroll for Canada et les États-Unis, mappez les gains et les déductions aux régimes et à d'autres sources, tels que les régimes de rémunération ou d'avantages sociaux, ou aux totaux de la gestion des temps. Lorsque vous avez plusieurs régimes d'avantages sociaux avec des limites différentes, ne mappez pas les régimes d'avantages sociaux à la même déduction. Le mappage d'un régime à une déduction garantit l'exactitude des calculs de limite. Permet de vérifier l'exactitude de vos calculs légaux, car Workday ne propose pas toutes les limites réglementaires. Exemples :
- Pour Workday Payroll for Canada, Workday fournit des limites pour les régimes de retraite Régime de cotisations rétroactives, mais pas de limites pour les dons en nature que les employés peuvent recevoir au cours d'une année.
- Pour Workday Payroll for the US, Workday fournit des limites pour les régimes de retraite 401K, mais pas les limites de transit de l'IRS.
Pour Workday Payroll for the UK, mappez les gains et les déductions aux régimes ou à d'autres sources pour la valeur calculée par l'élément de paie, comme les régimes de rémunération ou d'avantages sociaux.
Limites
Workday ne prend pas en charge tous les types de données d'employé dans les calculs personnalisés de la paie. Vous ne pouvez donc pas configurer de limites en fonction de ces types. Exemple : vous ne pouvez pas configurer de limites fondées sur des types d'affiliation à un syndicat.
Pour Workday Payroll for Canada, lorsque des unités légales fusionnent ou effectuent des acquisitions, Workday ne reporte pas les montants contribuant aux limites réglementaires. Vous pouvez saisir ces montants manuellement.
Pour Workday Payroll for the US, Workday ne propose pas de calculs de limite pour les cotisations au compte épargne santé qui sont calculés au prorata pour un passage en milieu d'année de la garantie familiale à la garantie unique. Vous pouvez configurer des remplacements de limites de la paie pour tenir compte du calcul au prorata.
Définition de l'environnement client
Pour Workday Payroll for the US, vous pouvez accéder à la tâche
Modifier la définition de l'environnement client - HCM
afin d'inclure des options cible de garantie du compte épargne santé supplémentaires. Vous pouvez ensuite sélectionner la limite pour la famille ou le salarié comme limite de l'IRS pour ces cibles supplémentaires.Aucun impact sur Workday Payroll for Australia, Canada, France ou Royaume-Uni.
Sécurité
Domaines | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Set Up: Payroll (Calculations - Payroll Specific)
| Permet aux utilisateurs de créer et de modifier des éléments de paie, et d'accéder aux rapports pour consulter les éléments suivants :
|
Set Up: Payroll (Taxes View)
| Permet aux utilisateurs d'afficher les données de cotisation prédéfinies par Workday, notamment :
|
Worker Data: Payroll (remplacements de limite)
| Ce domaine permet aux utilisateurs d'afficher et de mettre à jour les remplacements de limites de la paie pour les employés. |
Processus de gestion
Aucun impact.
Reporting
Rapports | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Toutes les périodes de solde
| Permet d'afficher les soldes prédéfinis par Workday que vous pouvez utiliser pour créer des limites. |
Tous les calculs
| Permet d'afficher les calculs que vous pouvez utiliser avant de créer des limites personnalisées. |
Toutes les déductions
| Permet d'afficher les limites configurées pour chaque déduction. |
Tous les gains
| Permet d'afficher les limites configurées pour chaque gain. |
Tous les cumuls de paie
| Permet d'afficher les limites configurées pour chaque cumul de la paie. |
Tous les calculs associés d'élément de paie
| Vous permet d'afficher les limites configurées pour chaque calcul associé d'élément de paie. |
Toutes les données de cotisation
| Pour Workday Payroll for Canada et les États-Unis :
Permet d'afficher les salaires et les limites de paiement réglementaires prédéfinis par Workday. |
Toutes les données de retenue sur salaire
| Permet d'afficher les règles de calcul prédéfinies par Workday pour le calcul des retenues sur salaire, notamment les éléments suivants :
|
Intégrations
Vous pouvez utiliser les services web suivants pour charger ou récupérer en masse des remplacements de limite :
- Get Payroll Limit Overrides
- Put Payroll Limit Override
Relations et interactions
Fonctionnalités | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Avantages sociaux | Vous pouvez mapper les régimes d'avantages sociaux à des éléments de paie, ce qui vous permet de configurer des limites sur les éléments de paie mappés. Workday transfère uniquement les informations des avantages sociaux vers la paie et non l'inverse.
Collaborez avec votre service des avantages sociaux pour garantir la cohérence avec les limites et éviter les dépassements de cotisation. |
Historique de la paie | Lorsque vous exécutez la tâche Exécuter l'historique du calcul de la paie , Workday calcule les montants brut et net et ignore les limites. |
Calculs de la paie rétroactive | Vous pouvez limiter les calculs de la paie rétroactive en fonction des éléments suivants :
Lorsque vous calculez la paie pour une période cible, Workday inclut les différences de paie rétroactive dans le gain ou la déduction actuel. Lorsque les différences dépassent une limite que vous avez configurée dans les éléments de paie, Workday réduit le total des différences de paie rétroactive pour les périodes recalculées à cette limite. Lorsque vous suspendez les résultats de paie rétroactive, Workday applique toujours ces résultats dans les limites que vous recalculez pour les périodes précédentes dans la paie rétroactive, y compris les résultats des calculs du Fair Labor Standards Act pour la paie aux États-Unis. Vous pouvez créer des éléments de paie "mémo" pour compenser les résultats que vous voulez suspendre afin de résoudre les incohérences. entre les résultats de paie rétroactive et les résultats de paie. Lorsque vous suspendez les résultats de paie rétroactive, Workday applique toujours ces résultats dans les limites que vous recalculez pour les périodes précédentes dans la paie rétroactive. Vous pouvez créer des éléments de paie "mémo" pour compenser les résultats que vous voulez suspendre afin de résoudre les incohérences entre les résultats de paie rétroactive et de paie. |
Workday propose un kit appelé Touchpoints Kit, qui rassemble plusieurs ressources pour vous aider à mieux comprendre les relations de configuration dans votre environnement client. Pour en savoir plus sur ce kit, visitez notre page Workday Touchpoints Kit sur le site Workday Community.