Éléments de définition : retenues sur salaire (USA)
Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la planification de la configuration et de l'utilisation des retenues sur salaire aux États-Unis. Elle explique :
- Pourquoi effectuer cette configuration.
- Comment cette configuration s'intègre dans Workday.
- Les impacts en aval, ainsi que les interactions entre produits.
- Les conditions requises en matière de sécurité et les configurations du processus de gestion.
- Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant l'implémentation.
Reportez-vous aux instructions détaillées des tâches pour avoir une vision exhaustive de la configuration.
Présentation
Workday vous permet de traiter les types d'accusé de réception de bon de commande suivants en utilisant les règles qui suivent les exigences légales et fédérales nationales :
- Banque
- créancier
- Administration fédérale - saisie-arrêt
- Prêt étudiant fédéral
- Prélèvement d'impôt fédéral
- Prélèvement d'impôt de l'état
- Pension alimentaire (montant forfaitaire compris)
- Affectation de salaire
Avantages pour l'entreprise
Workday facilite la mise en conformité des exigences en matière de retenue sur salaire en :
- Le calcul du montant à retenir sur les gains disponibles du salarié, y compris les arriérés et les éventuels frais d'agence et d'employeur.
- Application des limites de retenue et définition des priorités des retenues.
- Mise à jour des règles de calcul de la retenue sur salaire conformément aux modifications fédérales et nationales.
- Offre une visibilité sur les règles de calcul utilisées par Workday pour calculer les retenues sur salaire, par administration fiscale et type de retenue sur salaire.
- Fourniture d'éléments de paie réglementaire prédéfinis par Workday pour chaque type de retenue.
- Affichant de manière dynamique les champs obligatoires pour chaque type de retenue sur salaire que vous enregistrez.
- Le lancement des déductions automatiques pendant le traitement de la paie une fois que vous avez enregistré la retenue sur salaire.
- Calcul de plusieurs retenues sur salaire en fonction des règles pour ce type de retenue et cet état.
- En regroupant les montants des retenues sur salaire pour éviter de dépasser les limites pour un type de retenue sur salaire.
- En vous permettant de participer au programme eIWO de système-à-système avec l'Office of Child Support Enforcement (OCSE).
Vous pouvez également joindre un document à l'accusé de réception de bon de commande dans Workday, par exemple l'ordre émis pour :
- Éliminer le besoin de papier.
- Offrir la possibilité à plusieurs administrateurs de la paie d'afficher l'ordre émis.
Cas d'utilisation
- Les administrateurs de la paie peuvent consulter les retenues sur salaire actives et inactives directement depuis le profil de l'employé.
- Pour les salariés avec plusieurs retenues sur salaire dont le montant à retenir dépasse la limite maximum, Workday utilise les règles légales pour calculer le montant à retenir par retenue.
- Vous pouvez remplacer l'administration fiscale pour les obligations d'un créancier, d'un prélèvement d'impôt de l'État, d'une pension alimentaire et d'une affectation de salaire.
- Vous pouvez remplacer la priorité de la retenue sur salaire pour les employés ayant plusieurs retenues sur salaire.
- Lorsque vous recevez une confirmation de pension alimentaire officielle pour un employé qui bénéficie déjà d'une pension alimentaire dans Workday, vous pouvez saisir le détail de la prise en charge modifiée avec des dates différentes. Workday crée un nouvel enregistrement pour la retenue modifiée et conserve la retenue initiale à des fins de suivi.
- Lorsque les employés changent d'unité légale ou que vous créez une nouvelle relation d'unité légale, vous pouvez copier leurs retenues sur salaire d'une unité légale à une autre.
Questions à se poser
Questions | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
L'employé a-t-il des montants en retard ? | Lorsque vous enregistrez une pension alimentaire pour un employé, vous pouvez saisir le montant en retard. Dans le détail de l'ordre, enregistrez la pension alimentaire actuelle ou le conjoint ou le montant en retard. Workday calcule le montant maximum disponible pour la retenue et limite la déduction à ce montant. |
Pour les employés faisant l'objet de plusieurs retenues sur salaire, quelle est la priorité la plus élevée ? | Lorsqu'un employé a plusieurs retenues sur salaire, Workday affecte une priorité de traitement à chaque retenue en fonction des règles des organismes émetteurs. Vous pouvez remplacer cette priorité dans le menu des actions associées de la retenue sur salaire, le cas échéant. |
Recommandations
Le cas échéant, assurez-vous que les retenues sur salaire sont valides en contactant le lieu ou l'agence émettrice.
Informez l'employé de la retenue et assurez-vous qu'il comprend bien les conséquences de cette retenue sur son net à payer.
Mettez fin aux retenues sur salaire des salariés dont l'emploi a pris fin après avoir traité leur dernière vérification.
Actions requises
Chargez les retenues sur salaire actives des salariés dans Workday.
Ajoutez les gains et les déductions non réglementaires aux groupes d'éléments de paie utilisés par Workday pour calculer le revenu disponible.
Définissez un compte auprès de l'OMS pour participer au programme eIWO de rapprochement entre systèmes.
Limites
Les employés ne peuvent pas afficher leurs retenues sur salaire dans Workday.
Vous ne pouvez pas supprimer les retenues sur salaire que Workday calcule dans le cadre d'une paie, même si le calcul de la paie n'est pas encore terminé. Vous pouvez désactiver la retenue à la place.
Définition de l'environnement client
(Facultatif) Définissez des identifiants pour les bénéficiaires de déduction que Workday utilisera lors du traitement et avec les intégrations dans la tâche
Modifier la définition de l'environnement client - Finances
. Sécurité
Domaines | |
|---|---|
Worker Data: Payroll (Income Withholding Orders) dans le domaine fonctionnel Core Payroll. | Permet d'enregistrer les données du bénéficiaire de la déduction d'un système tiers dans Workday, d'afficher les retenues sur salaire par employé et de remplacer la priorité des retenues sur salaire pour les employés ayant plusieurs retenues sur salaire. |
Set Up: Payroll (Calculations - Payroll Specific) dans le domaine fonctionnel Core Payroll. | Permet de définir des groupes d'éléments de paie pour calculer le revenu disponible. |
Worker Data: Payroll (Income Withholding Orders) - USA dans le domaine fonctionnel USA Payroll. | Permet d'enregistrer, de modifier, de résilier et d'afficher les retenues sur salaire aux États-Unis. |
Reports: Results for Worker (Pay Calculation) - USA dans le domaine fonctionnel USA Payroll. | Permet de réviser les résultats de paie, et de générer un audit sur les résultats de retenue sur salaire. |
Set Up: Payroll (Income Withholding Orders) dans le domaine fonctionnel Core Payroll. | Permet d'afficher les données et la répartition des retenues sur salaire. |
Process: Payroll (Income Withholding Orders) - USA dans le domaine fonctionnel USA Payroll.
Security Configuration dans le domaine fonctionnel System. | Permet de finaliser et de soumettre une candidature de profil à l'OCSE pour approbation de votre participation au programme eIWO de système à système et du processus eIWO. |
Setup: Payroll (Income Withholding Orders) dans le domaine fonctionnel USA Payroll. | Permet de remplacer la règle de retenue sur salaire par défaut affectée à Workday. |
Processus de gestion
Vous pouvez utiliser les processus de gestion suivants pour copier des retenues sur salaire pour un ou plusieurs employés :
- Copy Withholding Orders for Worker
- Copy Withholding Orders for Workers
Reporting
Rapports | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Toutes les données de retenue sur salaire
| Affiche les règles de calcul pour le calcul des retenues sur salaire par administration fiscale et type de retenue sur salaire. Inclut des informations sur :
|
Afficher les données de retenue sur salaire
| Affiche un aperçu des informations sur les retenues sur salaire gérées par Workday, notamment :
|
Retenues sur salaire d'un employé
| Permet de modifier, supprimer, modifier la priorité de traitement et afficher l'historique des déductions d'une retenue sur salaire. |
Résultats du calcul de la paie - registre des déductions
| Affichez les déductions de retenue sur salaire d'une ou plusieurs périodes, groupes d'exécution de la paie ou lots de paie. |
Vous pouvez créer des rapports personnalisés à partir des sources de données de rapport suivantes :
- Toutes les règles d'administration fiscale de retenue sur salaire
- Toutes les retenues sur salaire
- Données du formulaire de prélèvement à la source pour le système BIRT
Intégrations
Vous pouvez utiliser les services web suivants lors de la création d'une intégration personnalisée pour le traitement des retenues sur salaire depuis ou vers une application tierce :
- Put Deduction Recipientscharge les informations du bénéficiaire de la déduction dans Workday.
- Get Deduction Recipients, à l'inverse, récupère ces informations dans Workday.
Utilisez les services web suivants pour l'intégration avec les fournisseurs tiers qui gèrent les retenues sur salaire et pour remplacer la règle de retenue sur salaire par défaut affectée à Workday :
- Soumettre une retenue sur salaire involontaire
- Demander les retenues sur salaire involontaires
Utilisez les intégrations suivantes pour récupérer les fichiers eIWO depuis le portail web COS et y répondre :
- Electronic Income Withholding Order Inboundimporte des fichiers eIWO au format XML et sous forme de PDF prêts pour l'image.
- La sortie d'une retenue sur salaire électroniquegénère des enregistrements d'accusé de réception de retenue sur salaire et les envoie au portail OCSE.
Relations et interactions
Créez et configurez des comptes bancaires pour payer les bénéficiaires de déduction tiers.
Enregistrez un identifiant fiscal
de numéro d'entreprise
pour l'unité légale de l'employé.Workday propose un kit appelé Touchpoints Kit, qui rassemble plusieurs ressources pour vous aider à mieux comprendre les relations de configuration dans votre environnement client. Pour en savoir plus sur ce kit, visitez notre page Workday Touchpoints Kit sur le site Workday Community.
Autres impacts
Aucun impact.