Éléments de définition : gains et déductions

Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la planification de la configuration et de l'utilisation des gains et déductions. Elle explique :

Pourquoi les définir ?

Comment cette configuration s'intègre dans Workday.

Les impacts en aval, ainsi que les interactions entre produits.

Les conditions requises en matière de sécurité et les configurations du processus de gestion.

Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant l'implémentation.

Reportez-vous aux instructions détaillées des tâches pour avoir une vision exhaustive de la configuration.

Ce que sont ces tâches

Les gains et les déductions, désignés ensemble par éléments de paie, vous permettent de calculer ce qu'il faut payer ou déduire du salaire lorsque vous traitez la paie. Vous pouvez configurer des gains et déductions pour identifier les employés éligibles et pour différents éléments de traitement de la paie. Exemples :

Le calcul au prorata des gains.

Brut reconstitué.

Planification de la résolution des éléments de paie.

Nouveaux calculs de la paie rétroactive.

Résolution de la période FLSA.

Résolution des taxes pour plusieurs juridictions.

Les limites applicables.

Résolution de la date d'effet.

Application du régime d'avantages sociaux.

Exclusion des éléments de paie dans les régularisations futures.

Périodes de reporting de répartition pour le reporting du relevé d'emploi.

Quels lots de paie et catégories d'exécution peuvent utiliser l'élément de paie ?

À quels groupes d'éléments de paie l'élément de paie vient-il s'ajouter ?

Avantages pour l'entreprise

Les gains et déductions offrent une certaine flexibilité au traitement de votre paie en vous permettant de configurer des calculs de la paie complexes en fonction des besoins de votre entreprise. Vous pouvez configurer Workday Payroll pour récupérer facilement des valeurs d'autres parties de Workday, ce qui réduit le nombre de saisies manuelles et le risque d'erreur associé.

Cas d'utilisation

Pour réduire le risque lié à la conformité et les saisies manuelles, vous pouvez configurer les gains et les déductions pour utiliser les données des domaines suivants afin de traiter la paie :

Rémunération.

Avantages sociaux.

Saisie d'élément de paie.

Absences.

Gestion des temps.

Répartir les gains et les déductions payées par les salariés entre les types d'organisation et les sites. Exemples :

Centres de coûts.

Subventions.

Projets.

Définissez les calculs associés des gains et déductions afin d'indiquer les éléments suivants :

PCGs.

Calculs par défaut.

Calculs de remplacement.

Limites.

Configuration et présentation des bulletins de paie.

Des répartitions par pourcentage s'appliquent-elles ?

S'il faut autoriser les saisies d'élément de paie.

Paramètres de rapport.

Définir les déductions volontaires disponibles dans le libre-service du salarié (ESS), telles que les dons caritatifs.

Questions à se poser

Question	Éléments à prendre en compte
Quels critères d'éligibilité pouvez-vous utiliser pour le traitement des gains et des déductions ?	Vous pouvez utiliser des critères d'éligibilité précis pour rationaliser le traitement de votre paie. Vous pouvez déterminer l'éligibilité à partir des éléments suivants : Catégorie d'exécution. Lot de paie. Employé. Vous pouvez utiliser les critères d'éligibilité prédéfinis par Workday ou personnalisés.
Comment contrôlez-vous la fréquence des gains et des déductions ?	Vous pouvez contrôler à quel moment un élément de paie est calculé à l'aide de critères d'éligibilité. Exemple : Lors de la première période de paie du mois. Lorsque vous saisissez une saisie d'élément de paie. Vous pouvez utiliser un remplacement pour déterminer votre fréquence préférée.
Comment configurer les gains et les déductions des employés occupant plusieurs emplois ?	Lorsque des employés occupent plusieurs emplois, configurez les gains et les déductions comme étant fondés sur le poste plutôt que sur l'employé. Il n'est pas possible de modifier un élément de paie fondé sur un employé de sorte qu'il soit fondé sur un poste. À la place, ajoutez un nouvel élément de paie avec un worktag de poste.
Comment voulez-vous calculer au prorata les gains ou les déductions lorsqu'une modification effectuée en milieu de période a pour effet de créer des sous-périodes ?	Vous pouvez définir des gains et déductions de sorte qu'ils soient calculés au prorata en fonction des jours travaillés, des jours calendaires ou des jours ouvrés annuels. Vous pouvez également choisir de ne pas appliquer de prorata. Si vous calculez un élément de paie au prorata, Workday le traite proportionnellement comme un calcul au prorata du brut au net pour chaque sous-période.
Voulez-vous recalculer des gains ou des déductions lors des calculs de la paie rétroactive ?	Vous pouvez déterminer si Workday recalcule les gains et les déductions lors du calcul de la paie rétroactive. Lorsque vous exécutez des calculs rétroactifs, Workday traite de nouveau uniquement les gains et les déductions associés à des modifications rétroactives prises en charge dans des périodes de paie terminées. Exemple : un employé reçoit une augmentation de paie effective au début de la période de paie précédente. Vous exécutez la paie rétroactive pour recalculer la paie de l'employé pour la période de paie finalisée et prendre en compte la modification de sa paie. Workday calcule et paie la différence lors de la prochaine exécution de la paie.
Comment appliquer une limite ?	Vous pouvez configurer les éléments de paie pour tenir compte des limites de la déduction. Exemple : une déduction avant impôts 401(k) inclut une limite de salaire dans le calcul associé de l'élément de paie pour les montants de base et la cotisation annuelle totale.
Comment appliquer une limite ?	Vous pouvez configurer les éléments de paie pour tenir compte des limites de la déduction. Exemple : la déduction RRP inclut une limite de cotisation annuelle fondée sur l'année civile.
Avez-vous besoin de regrouper plusieurs gains et déductions pour d'autres calculs ?	Vous pouvez affecter le gain ou la déduction à des groupes d'éléments de paie. Chaque groupe sélectionné additionne les valeurs des gains ou des déductions qu'il contient lors du traitement de la paie. Par exemple, Workday utilise les groupes d'éléments de paie pour appliquer les cotisations et déterminer les gains assujettis aux retenues sur salaire ou à d'autres cotisations de santé/prévoyance.
Avez-vous besoin de retenir des taxes sur les gains ?	Vous pouvez ajouter des groupes d'éléments de paie à un gain pour déterminer le mode de calcul de la retenue. Exemple : lorsque vous utilisez le groupe d'éléments de paie Federal Taxable (Do Not Withhold Taxes) [USA] , Workday ajoute le gain aux salaires imposables au niveau fédéral, mais ne prélève pas de taxe dans les calculs de la paie.

Recommandations

Pour améliorer la performance du traitement, créez un nombre minimum de gains et déductions.

Pour optimiser la performance du traitement de la paie, configurez les gains et les déductions à l'aide de critères d'éligibilité spécifiques pour vous assurer que Workday calcule uniquement les catégories d'exécution, les lots de paie et les employés qui les satisfont.

Conditions

Définissez les régimes d'avantages sociaux et de rémunération et Workday Time Tracking, le cas échéant, avant de configurer les gains et les déductions. Lorsque vous utilisez un système externe de gestion des temps, vérifiez qu'il est configuré pour exporter les saisies d'élément de paie vers Workday.

Restrictions

Lorsque vous modifiez un gain ou une déduction après son traitement par Workday dans un calcul de la paie, Workday ne déclenche pas de calcul intelligent (différentiel) ou rétroactif.

Il n'est pas possible de modifier un élément de paie fondé sur un employé de sorte qu'il soit fondé sur un poste. À la place, ajoutez un nouvel élément de paie avec un worktag de poste.

Définition de l'environnement client

Vous pouvez sélectionner une configuration de calcul au prorata pour tout l'environnement client dans la tâche

Modifier la définition de l'environnement client - paie

afin d'activer le calcul au prorata des éléments de paie lorsque les employés partent ou reviennent d'une absence de longue durée au milieu d'une période de paie.

Sécurité

Domaine	Éléments à prendre en compte
Domaine Set Up: Payroll (Calculations - Payroll Specific) dans le domaine fonctionnel Core Payroll.	Permet de créer et de modifier des gains et déductions.
Set Up: Calculations - Generic dans le domaine fonctionnel Core Payroll.	Permet d'exécuter des rapports sur les données de calcul de la paie..
Worker Data: Payroll (Limit Overrides) dans le domaine fonctionnel Core Payroll.	Permet d'afficher et de mettre à jour les remplacements de limites de la paie.
Domaine Set Up: Payroll (FLSA) - USA dans le domaine fonctionnel USA Payroll.	Permet de définir et de modifier les calendriers de périodes de travail, les événements de calendrier, les règles et les types de FLSA.

Processus de gestion

Aucun impact.

Reporting

Rapports	Éléments à prendre en compte
Toutes les déductions	Permet de vérifier les configurations des déductions. Exemples : Si la déduction est prédéfinie par Workday ou par l'environnement client. Quels groupes d'éléments de paie incluent la déduction. Les critères de déduction, notamment les formules d'éligibilité à la catégorie d'exécution, d'éligibilité de l'employé et de planification. Le détail du calcul, notamment les formules de calcul, les worktags de remplacement et de calcul, et les calculs associés. Régimes d'avantages sociaux référencés. L'exclusion des régularisations futures. Options de l'ESS de l'employé.
Tous les gains	Permet de vérifier la configuration des gains. Exemples : Si le gain est prédéfini par Workday ou par l'environnement client. Les groupes d'éléments de paie incluant le gain. Les critères de gain, notamment les formules d'éligibilité à la catégorie d'exécution, d'éligibilité de l'employé et de planification. Le détail du calcul, notamment les formules de calcul, les worktags de remplacement et de calcul, et les calculs associés. Les éléments de rémunération et le calcul au prorata. Les limites du gain.
Tous les calculs associés	Permet de vérifier les configurations des calculs associés pour les gains et les déductions. Exemples : Valeur par défaut. Méthode de calcul au prorata.
Tous les calculs associés d'élément de paie	À utiliser pour vérifier : Calculs associés utilisés dans les gains et les déductions. La valeur de remplacement.
Audit des mappages ambigus de gains et de rémunération	Permet de vérifier le mappage de la rémunération aux gains. Par exemple, les gains mappés à : Des plans de rémunération de types différents. 2 ou plusieurs régimes horaires. 2 ou plusieurs plans de rémunération fondés sur un pourcentage. 2 ou plusieurs plans de rémunération fondés sur une unité.

Intégrations

Aucun impact.

Relations et interactions

Interaction	Éléments à prendre en compte
Gestion des temps	Lorsque vous saisissez des worktags de saisie des temps, vous remplacez toutes les répartitions des coûts par défaut définies pour le niveau de gain dans Workday Payroll.
Rémunération	Les plans de rémunération sont liés aux éléments de rémunération, eux-mêmes liés ensuite aux gains de la paie. Si la configuration n'est pas correcte, les montants de la rémunération ne sont pas transférés du compte Rémunération vers le compte Paie. Les plans de rémunération, avec leurs montants respectifs, sont associés aux salariés. Workday transmet ces informations de la rémunération à la paie pour traitement. Vérifiez que vous avez correctement configuré les règles d'éligibilité aux plans. Vous pouvez configurer les gains de façon à inclure plusieurs éléments de rémunération, mais vous ne pouvez affecter chaque élément de rémunération qu'à un seul gain. La seule exception à cette règle est l'élément de rémunération Salaire de base.
Avantages sociaux	Workday associe les gains et les déductions aux régimes d'avantages sociaux et transmet les montants et les codes associés des avantages sociaux à Workday Payroll pour traitement.

Workday propose un kit appelé Touchpoints Kit, qui rassemble plusieurs ressources pour vous aider à mieux comprendre les relations de configuration dans votre environnement client. Pour en savoir plus sur ce kit, visitez notre page Workday Touchpoints Kit sur le site Workday Community.