Éléments de définition : calculs

Administrator Guide

Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la planification de la configuration et de l'utilisation des calculs dans Workday. Elle explique :

Pourquoi effectuer cette configuration.

Comment cette configuration s'intègre dans Workday.

Les impacts en aval, ainsi que les interactions entre produits.

Les conditions requises en matière de sécurité et les configurations du processus de gestion.

Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant l'implémentation.

Reportez-vous aux instructions détaillées des tâches pour avoir une vision exhaustive de la configuration.

Ce que c'est

Dans Workday, un calcul effectue une opération spécifique et fournit un résultat. Le résultat peut être :

Date.

Valeur numérique.

Réponse booléenne (vrai/faux).

Vous pouvez utiliser les calculs dans Workday pour calculer des valeurs numériques (par exemple, des gains, des déductions, l'ancienneté) ou définir des règles de gestion pour des processus en particulier (par exemple, l'éligibilité d'un employé à une prime ou à une prime par équipe).

Avantages pour l'entreprise

Les calculs Workday vous permettent d'utiliser les données Workday afin de prendre les bonnes décisions, réduisant ainsi le recours à d'autres sources d'informations.

Workday met à votre disposition un grand nombre de calculs standard. Vous pouvez également créer des calculs personnalisés pour traiter les informations en fonction des besoins uniques de votre entreprise.

Dans Workday, les calculs sont transparents. Les administrateurs des calculs peuvent afficher les opérandes et conditions de calcul afin de vérifier le paramétrage.

Cas d'utilisation

Les cas d'utilisation des calculs varient en fonction du type de calcul et des produits Workday que vous utilisez.

Produit	Exemples de cas d'utilisation
Absences	Si vous embauchez un employé pendant ou avant la première période de la période de solde, l'employé cumule 16 heures ; 8 heures supplémentaires. Si le nombre d'années d'ancienneté d'un employé après sa date de début du service continu est : Entre 0 et 5 ans, cumul de 5 jours. Entre 5 et 10 ans, cumul de 10 jours. Plus de 10 ans, cumul de 15 jours. Renvoie VRAI si : Un employé est à temps plein à la date de fin de la période Ou Est à temps plein à la date de début de la période ET son emploi a pris fin au cours de la période.
Paie	Si période de travail = 3, alors taux = (taux horaire + 2) Déterminez si les retenues sur salaire actives incluent la pension alimentaire. Renvoie VRAI si : Un employé était en fin d'emploi à la date de début de la période, ET Il existe une saisie d'élément de paie pour l'employé.
Étudiant	S'il est résident de l'Illinois, alors frais de scolarité = 1 200. Si non-résident, alors frais de scolarité = 1 800. Renvoie VRAI si : Le score ACT d'un élève est supérieur ou égal à 28 ET Sa moyenne générale des admissions est supérieure ou égale à 3,0. Déterminez si une période universitaire correspond au printemps 2021.

Questions à se poser

Question	Éléments à prendre en compte
Combien de calculs devez-vous créer ? À quelle fréquence devez-vous les traiter ?	Workday vous recommande de respecter les instructions suivantes pour optimiser le temps de traitement : Dans un calcul conditionnel contenant plusieurs conditions, classez les conditions de la plus restrictive à la moins restrictive. Dans un calcul logique avec un opérateur ET, mettez l'opérande le moins commun en premier. Avec un opérateur Ou mettez l'opérande le plus commun en premier. Utilisez des tables de recherche avancée lorsque cela est possible. En effet, ces dernières sont optimisées pour la gestion de gros volumes de traitement.
Quels types de données pouvez-vous utiliser comme saisies d'élément de paie dans les calculs ?	Vous pouvez utiliser les champs de rapport prédéfinis par Workday dont l'utilisation autorisée est Moteur de calcul (Paie/Absence) ou d'autres calculs. Vous pouvez utiliser des champs personnalisés en tant qu'opérandes dans les types de calcul suivants uniquement : Calcul de comparaison d'ensembles d'instances. Calculs de valeur d'instance gérés par le client.
Que faire si vous devez modifier un calcul ?	Lorsque les paramètres de calcul ou les opérandes changent, déterminez si vous pouvez remplacer le calcul au lieu de le modifier. Si vous devez modifier un calcul existant, soyez prudent. Les calculs n'ont pas de date d'effet, sauf pour les tables de recherche avancée. La modification de calculs existants peut avoir un impact indésirable sur les calculs qui évaluent des données passées, comme la paie rétroactive dans Payroll et Absence. Les composants qui référencent les calculs, tels que les gains, les déductions, les régimes d'absences et les cumuls, ont une date d'effet. Vous pouvez remplacer les calculs dans les composantes qui les utilisent et créer un nouvel instantané de la date d'effet de la modification. Lorsque vous remplacez un calcul, créez un nouveau calcul en copiant le calcul existant. Nommez les calculs de façon explicite de sorte qu'il soit clair que l'un remplace l'autre.
Quels utilisateurs pourront afficher, modifier et utiliser les calculs ?	Vous pouvez créer un rôle d'administrateur des calculs et affecter des droits à ses utilisateurs pour leur permettre de gérer les calculs. Les calculs peuvent impacter plusieurs produits, et peuvent utiliser et générer des données sensibles et confidentielles. Par conséquent, assurez-vous que les utilisateurs autorisés à modifier les calculs comprennent bien les impacts de leurs modifications.
Utilisez-vous plusieurs produits Workday qui utilisent des calculs ?	Si oui, et que différents employés gèrent les calculs pour différents produits, définissez une sécurité segmentée pour les calculs. La sécurité segmentée peut empêcher les employés d'accéder à des calculs issus d'autres domaines de produit et de les utiliser.

Recommandations

Avant de créer des calculs, définissez une convention de dénomination appropriée. Assurez-vous que le nom reflète la fonction du calcul, afin de faciliter la sélection de celui qui convient lors de vos recherches. Vous pouvez également utiliser le champ

Commentaires

pour renseigner l'objet et la logique du calcul.

Avant de créer un nouveau calcul, vérifiez systématiquement qu'il n'existe pas déjà.

Pour optimiser la performance et la maintenance, évitez autant que possible de créer de gros volumes de calculs imbriqués.

N'utilisez pas de calcul personnalisé dans plusieurs domaines de produit. Les modifications que vous apportez pour un produit peuvent ne pas être appropriées pour les autres. Aussi, créez des calculs distincts pour chaque produit.

Modifiez le nom des calculs inactifs afin qu'il soit clair qu'ils ne sont plus utilisés.

Si vous prévoyez d'utiliser des champs personnalisés dans les calculs, vérifiez les conditions d'utilisation associées.

Workday prend en charge les champs personnalisés dans les calculs uniquement dans certaines conditions. Voir Concept : conditions requises pour les champs personnalisés dans les calculs.

Pour les calculs de gestion de la paie : lorsque vous testez des calculs personnalisés dans un environnement bac à sable (sandbox), vérifiez qu'ils fonctionnent à la fois pour les calculs de la paie en cycle standard et les calculs de la paie rétroactive.

Conditions

Affectez chaque calcul spécifique de votre unité légale à une ou plusieurs catégories propres à un produit. Utilisez la catégorie pour identifier les produits Workday qui utilisent le calcul. La catégorie peut être utilisée pour limiter l'accès aux calculs.

Restrictions

Vous ne pouvez pas modifier, copier ou supprimer les calculs prédéfinis par Workday.

Vous ne pouvez pas combiner les conditions Et et Ou dans un même calcul logique. À la place, vous pouvez imbriquer des calculs en sélectionnant un calcul logique comme opérande d'un autre.

Définition de l'environnement client

Aucun impact.

Sécurité

Domaine	Éléments à prendre en compte
Set Up: Calculations - Generic dans le domaine fonctionnel Core Payroll. Domaine Set Up: Time Off (Calculations - Generic) dans le domaine fonctionnel Time Off and Leave.	Les utilisateurs ayant accès à ces domaines peuvent créer, afficher et modifier des calculs.
Domaine Access Calculation (Segmented) dans les domaines fonctionnels Core Payroll, Implementation, Payroll Interface et Time Off and Leave	Les utilisateurs peuvent configurer l'accès aux calculs à l'aide des groupes de sécurité par segment.
Set Up: Student Interim Calculation dans le domaine fonctionnel Financial Aid.	Les utilisateurs ayant accès à ce domaine peuvent créer, afficher et modifier des calculs intermédiaires.
Calculation: Delete dans les domaines fonctionnels suivants : Rémunération principale Core Payroll Aide financière Absences et absences de longue durée	Les utilisateurs ayant accès à ce domaine peuvent supprimer les calculs qui ne sont pas en cours d'utilisation.

Processus de gestion

Aucun impact.

Reporting

Vous pouvez utiliser la source de données de rapport

All Calculations by Category

pour créer des rapports personnalisés sur les calculs.

Rapports ou tableaux de bord	Éléments à prendre en compte
Tous les calculs	Permet de réviser les calculs par catégorie et par type. Vous pouvez afficher les calculs prédéfinis par Workday, les calculs personnalisés, ou les deux.
Tous les calculs [type de calcul]	Permet de réviser le détail des calculs, comme les opérandes, les conditions et les commentaires. Vous pouvez afficher les calculs prédéfinis par Workday, les calculs personnalisés, ou les deux.
Audit des exceptions de calcul	Permet de rechercher les calculs qui : Ne sont pas utilisés dans Workday. Contiennent des erreurs ou des avertissements.
Évaluer le calcul des étudiants	Permet de tester et de réviser le détail des calculs dans la catégorie Étudiant ou Commun.
Tenant Analyzer	Permet d'identifier et de corriger les calculs de la paie et des absences qui ne sont pas conformes aux recommandations de Workday.

Intégrations

Services web	Éléments à prendre en compte
Extraire des tables de recherche avancée	Récupère des informations concernant les tables de recherche avancée.
Insérer une table de recherche avancée	Télécharge les données de la table de recherche avancée. Vous pouvez également mettre à jour ou supprimer des données dans les tables de recherche avancée existantes.

Relations et interactions

Fonctionnalités	Éléments à prendre en compte
Absences	Régimes d'absences, cumuls et absences. Indiquez les critères d'éligibilité au régime d'absences. Calculez le montant des provisions. Calculez le nombre maximum d'unités autorisées par absence. Soldes d'absences. Calculez des valeurs sur une période donnée (par exemple, cumul annuel), pour les éléments suivants : Soldes de régimes d'absences. Montants cumulés. Nombre d'absences prises.
Champs personnalisés	Lorsque cette option est configurée, vous pouvez utiliser des champs personnalisés comme saisies d'élément de paie dans les calculs.
Paie	Gains et déductions. Calculez le montant du gain ou de la déduction. Indiquez les critères d'éligibilité de l'employé à l'élément de paie. Définissez des calculs associés pour récupérer des valeurs à partir d'autres domaines de Workday. Exemples : avantages sociaux, rémunération, absences, gestion des temps, retenue à la source. Cumuls de paie. Calculez un total en ajoutant ou soustrayant les valeurs des éléments suivants : Gains et déductions. Autres cumuls de paie. Groupes d'éléments de paie. Calculs associés d'élément de paie. Soldes de paie. Calculez des valeurs sur une période donnée (par exemple, cumul annuel), pour les éléments suivants : Gains et déductions. Cumuls de paie. Groupes d'éléments de paie. Calculs associés d'élément de paie. Groupes d'éléments de paie. Calculez un total en ajoutant les valeurs d'un ensemble de gains et déductions dans une période de paie. Pour réaliser une soustraction, utilisez un cumul de la paie ou un calcul arithmétique.
Aide financière	Calculez les montants suivants : Éléments de bourse étudiante. Éléments de coût pour les étudiants : calcul des coûts et base de coûts Pell à temps plein toute l'année. Indiquez l'éligibilité des éléments suivants : Éléments de bourse étudiante. Affectations des éléments de coût des étudiants. Affectations de stratégies de conditionnement des besoins pour les étudiants. Affectations de stratégies de conditionnement au mérite pour les étudiants. Calculez la moyenne générale cumulée minimum pour une progression universitaire satisfaisante.
Workday Student Financials	Calculez les montants suivants : Éléments de frais étudiants. Éléments d'exonération de frais étudiants. Groupes de frais étudiants : montant des frais de cours et montant des frais supplémentaires. Contrats de l'organisme de financement étudiant : montants des décaissements. Indiquez l'éligibilité des éléments suivants : Éléments d'exonération de frais étudiants. Contrats de l'organisme de financement étudiant : éligibilité aux décaissements. Affectations d'éléments de frais étudiants. Affectations des frais fondées sur l'inscription des étudiants.

Workday propose un kit appelé Touchpoints Kit, qui rassemble plusieurs ressources pour vous aider à mieux comprendre les relations de configuration dans votre environnement client. Pour en savoir plus sur ce kit, visitez notre page Workday Touchpoints Kit sur le site Workday Community.