Éléments de définition : historique de la paie
Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la planification de la configuration et de l'utilisation de l'historique de la paie. Elle explique :
- Pourquoi effectuer cette configuration.
- Comment cette configuration s'intègre dans Workday.
- Les impacts en aval, ainsi que les interactions entre produits.
- Les conditions requises en matière de sécurité et les configurations du processus de gestion.
- Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant l'implémentation.
Reportez-vous aux instructions détaillées des tâches pour avoir une vision exhaustive de la configuration.
Présentation
L'historique de la paie est un enregistrement des paiements versés à vos salariés avant que vous ne commenciez à utiliser Workday Payroll. Vous chargez ces données dans Workday pour établir les soldes d'ouverture des salariés.
Avantages pour l'entreprise
L'historique de la paie augmente la précision des calculs de paie en vous permettant d'inclure des données de paie antérieures pour vos salariés. Vous pouvez utiliser l'historique de la paie pour intégrer des données issues de sources externes et ainsi offrir davantage de flexibilité à vos calculs de paie.
Cas d'utilisation
Pour garantir l'exactitude des calculs de la paie, vous pouvez charger des données de paie historiques provenant de systèmes externes ou d'anciens systèmes. Exemple : vous commencez à utiliser Workday Payroll au milieu de l'exercice, et vous avez donc besoin de l'historique de la paie pour rapprocher l'exercice fiscal en cours.
Le chargement des données vous permet d'inclure l'historique de la paie dans les calculs du cumul annuel. Pour le Canada, le Royaume-Uni et les États-Unis, Workday vous permet également d'inclure les calculs du cumul trimestriel.
Questions à se poser
Questions | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Combien de fois voulez-vous charger l'historique de la paie ? | Workday recommande de charger l'historique au moins deux fois, par exemple dans un environnement de test, puis dans votre environnement de production dans Workday.
Assurez-vous de bien pouvoir répéter le chargement avec les mêmes paramètres et données à chaque fois pour éviter les erreurs. Chargez l'historique à la situation de votre dernière période de paie dans l'ancien système de paie. |
Faut-il charger un historique si on commence à utiliser la paie au début d'un nouvel exercice fiscal ? | Oui, si vous avez des éléments liés à la paie qui ne tombent pas dans un seul exercice fiscal.
Quelques exemples :
|
Avez-vous des salariés avec plusieurs enregistrements d'historique dans la même unité légale ? | Workday vous recommande d'agréger les données pour chaque salarié à partir de leur dernière période d'emploi pour que le chargement des données se déroule correctement. Fournissez des valeurs cumulées plutôt que des totaux pour chaque exécution de la paie.
Pour Workday Payroll for the UK uniquement, lorsqu'un salarié a plusieurs périodes d'emploi, vous devez charger l'historique cumulé pour chaque période d'emploi. Exemple. Pour un salarié qui a été embauché, dont l'emploi a pris fin et réembauché, chargez deux périodes d'historique. Chaque période d'emploi est associée à son code de paie et à son cumul annuel. |
Pour quelles périodes de paie devez-vous charger l'historique ? | Workday ne vous empêche pas de charger plusieurs périodes. Néanmoins, pour éviter les éventuels manques ou remplacements dans les données, il est conseillé de charger et de calculer l'historique dans l'ordre de la séquence des périodes.
Pour Workday Payroll for the US uniquement, Workday recommande de charger l'historique de la paie pour l'exercice fiscal en cours uniquement. Pour les trimestres terminés, chargez l'historique par trimestre. S'il s'agit de trimestres partiels, chargez l'historique par période de paie. Pour Workday Payroll for Canada, France et Royaume-Uni, en raison du temps et des efforts potentiels nécessaires pour extraire, charger et rapprocher l'historique de la paie, Workday recommande de charger un enregistrement d'historique par période d'emploi. Chaque enregistrement inclut des valeurs de cumul annuel couvrant les périodes fiscales dans cette période d'emploi, au lieu de charger les enregistrements d'historique pour chaque période de paie dans l'exercice fiscal. |
Dans Workday Payroll for Australia, traitez-vous les calculs de la paie qui nécessitent l'exactitude de l'historique de la paie de l'employé ? | Chargez le cumul annuel des employés pour :
Si vous ne chargez pas l'historique de paie complet du cumul annuel, pensez à utiliser les gains "mémo" pour charger les montants du cumul annuel, afin d'éviter tout impact sur la génération de rapports STP. |
Pour Workday Payroll for Australia, comment garantirez-vous que vos chiffres du cumul annuel transférés ne génèrent pas de rapports STP en double ? | En raison du temps et des efforts potentiels nécessaires pour extraire, charger et rapprocher l'historique de la paie et le mappage des éléments de paie existants par rapport à la catégorie dans Workday, Workday vous recommande de charger uniquement les éléments de paie ne pouvant pas faire l'objet d'un signalement, nécessaires pour prendre en charge les calculs s'appuient sur l'historique de la paie. .
Si vous décidez de charger l'historique des éléments à déclarer STP :
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Recommandations
Pour améliorer la performance et limiter le nombre de vérifications à faire après le chargement des données, Workday recommande de charger uniquement l'historique des données nécessaire aux calculs et aux rapports sur la paie actuelle.
Pour s'assurer que toutes les données historiques ayant une incidence sur la paie actuelle sont disponibles, Workday recommande de charger l'historique des paiements de la paie avant d'exécuter votre premier calcul de la paie. Exemple : remboursement de prêts aux salariés pour les prêts qui comportent encore des soldes à reverser.
Lorsque vous chargez l'historique dans le cadre d'une acquisition :
- Pour Workday Payroll for Australia, Canada, France et les États-Unis, créez un lot de paie distinct pour les salariés payés par l'organisation acquise. Ce lot de paie vous permet de garder les salariés séparés à des fins d'audit jusqu'à ce que vous ayez vérifié que toutes leurs données historiques sont correctement chargées dans Workday. Une fois leur historique de la paie chargé, transférez-les dans le lot de paie auquel ils appartiennent au sein de la nouvelle organisation.
- Pour Workday Payroll for the UK uniquement, lorsque vous chargez l'historique dans le cadre d'une acquisition, utilisez l'aperçu de votre sandbox pour tester et rapprocher l'historique de la paie. Après avoir vérifié que toutes les données sont correctement chargées, reproduisez vos actions dans votre environnement client de production Workday.
Pour éviter les erreurs ou les omissions dans les rapports de rapprochement de lot de paie, chargez l'historique de la paie avant d'enregistrer une fin d'emploi ou de saisir une absence de longue durée pour les salariés.
Après avoir chargé vos données historiques, auditez les enregistrements des salariés pour vous assurer que leur date de fin de période est postérieure à leur date d'embauche.
Après le chargement, auditez les salariés pour vous assurer qu'ils sont dans l'environnement client. Exemple : comparez les noms/matricules à leur Matricule du salarié à l'aide d'un rapport sur l'environnement client.
Actions requises
Avant d'exécuter le calcul de la paie dans Workday pour la première fois :
- Pour Workday Payroll for the US uniquement, si vous commencez en milieu de trimestre ou en milieu d'année, chargez l'historique des paiements de votre système de paie externe ou de votre ancien système de paie.
- Pour Workday Payroll for Canada, France et Royaume-Uni, si vous commencez en milieu d'année, chargez l'historique des paiements à partir de vos systèmes externes ou de vos anciens systèmes.
Pour chaque code de paie que vous chargez d'un système externe ou d'un ancien système, vous devez affecter un identifiant Workday, tel qu'un matricule, pour pouvoir exécuter un historique de paiement pour le salarié.
Limites
Vous pouvez ajouter ou corriger l'historique de la paie à tout moment. Toutefois, l'ajout ou la modification de l'historique des résultats d'un salarié peut affecter les calculs et les résultats qui utilisent leurs historiques des soldes.
Pour Workday Payroll for Australia, la modification de l'historique des résultats d'un salarié peut entraîner des erreurs lors de la génération du rapport STP.
Une fois que vous avez terminé l'historique de la paie, vous pouvez modifier manuellement l'historique terminé salarié par salarié. Si vous avez besoin de corriger les données de plusieurs salariés après le chargement de l'historique, vous pouvez charger un fichier d'historique des corrections. Le fichier de corrections contient les différences entre le fichier d'historique original de la paie finalisée, et les valeurs correctes qui doivent être conservées dans Workday.
Avant de modifier l'historique de la paie d'un salarié, utilisez
Exécuter l'historique des paiements d'un employé
:
- Pour Workday Payroll for Australia, affectez un lot de paie AUS avant de charger un code de paie et d'exécuter l'historique de paiement.
- Pour Workday Payroll for the UK, affectez un lot de paie au Royaume-Uni avant de charger un code de paie et d'exécuter l'historique des paiements.
Définition de l'environnement client
Aucun impact.
Sécurité
Domaines | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Pay Calculation (History): Ad Hoc Actions dans le domaine fonctionnel Core Payroll. | Permet d'enregistrer ou de corriger l'historique de la paie pour un salarié. |
Process: Load, Calculate, Cancel, Complete History dans le domaine fonctionnel Core Payroll. | Permet de charger en masse l'historique de la paie des salariés. |
Worker Data: Payroll (Company Specific) - UK dans le domaine fonctionnel UK Payroll. | Pour Workday Payroll for the UK uniquement, permet de charger l'historique des éléments suivants :
|
Processus de gestion
Aucun impact.
Reporting
Exécutez le
Rapport sur le traitement du calcul de la paie
pour traiter l'historique des paiements. Vous pouvez utiliser les facettes de recherche pour filtrer et appliquer les actions en masse suivantes à l'historique des résultats de paiement sélectionnés dans le rapport :
- Annuler
- Terminer
- Recalculer
Intégrations
Vous pouvez utiliser les services web suivants pour charger et récupérer en masse l'historique de la paie des salariés :
- Get_Payroll_History_Payments
- Import_Payroll_History_Payment
- Put_Payroll_History_Payment
Pour Workday Payroll for the UK uniquement, vous pouvez également utiliser les services web suivants :
- Get_Payroll_Holiday_Pay_History
- Get_Payroll_SSP_History
- Get_Pensions_Auto_Enrolment_External_Assessment_History
- Import_Payroll_Holiday_Pay_History
- Put_Payroll_SSP_History
- Put_Pensions_Auto_Enrolment_External_Assessment_History
Relations et interactions
La paie est en relation avec plusieurs autres domaines dans Workday. Selon les modules de Workday que vous utilisez, vous devez contrôler ou définir des données dans différents domaines lorsque vous chargez un historique de la paie.
Interaction | Élément à prendre en compte |
|---|---|
Absences | Vérifiez :
|
Régimes d'avantages sociaux | Pour permettre à Workday de traiter les cotisations et les paiements via le traitement de la paie, mappez tous les régimes d'avantages sociaux existants aux gains et déductions de la paie.
Vérifiez les règles d'inscription qui contrôlent les dates de début et de fin de déduction et assurez-vous qu'elles sont synchronisées avec la paie. |
Rémunération | Vérifiez votre liste d'éléments de rémunération pour vous assurer qu'ils sont mappés aux gains.
Assurez-vous qu'il existe des éléments et des plans de rémunération pour tous les gains que le traitement de la paie s'attend à gérer via la rémunération plutôt que par saisie d'élément de paie. |
Gestion du capital humain (HCM) | Vérifiez tous les processus de gestion HCM pour déterminer si des étapes de paie doivent être :
|
Gestion des temps | Associez des marqueurs de calcul des temps à des gains ou déductions pour utiliser des tranches horaires approuvées comme saisies lors du paiement des salariés. |
Workday propose un kit appelé Touchpoints Kit, qui rassemble plusieurs ressources pour vous aider à mieux comprendre les relations de configuration dans votre environnement client. Pour en savoir plus sur ce kit, visitez notre page Workday Touchpoints Kit sur le site Workday Community.