Éléments de définition : finalisation automatique des événements d'affectation de personnel
Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la planification de la configuration et de l'utilisation de la finalisation automatique des processus de gestion d'affectation de personnel. Elle explique :
- Pourquoi effectuer cette configuration.
- Comment cette configuration s'intègre dans Workday.
- Les impacts en aval, ainsi que les interactions entre produits.
- Les conditions requises en matière de sécurité et les configurations du processus de gestion.
- Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant l'implémentation.
Reportez-vous aux instructions détaillées des tâches pour avoir une vision exhaustive de la configuration.
Présentation
Vous pouvez activer la finalisation automatique dans les définitions de processus de gestion suivants afin que les événements d'embauche et les modifications liées à l'emploi lancés à partir de Workday Recruiting soient automatiquement finalisés :
- Ajouter un emploi supplémentaire
- Changer d'emploi
- Embaucher un intervenant extérieur
- Embaucher
Prêt pour l'embauche
, Workday tente de finaliser l'étape de lancement de l'événement et le reste du processus de gestion. Les étapes qui ne peuvent pas se terminer automatiquement sont routées normalement.Avantages pour l'entreprise
Vous pouvez utiliser la finalisation automatique pour simplifier le flux depuis Workday Recruiting jusqu'aux processus de gestion d'affectation de personnel. Cette configuration réduit les interventions manuelles et les erreurs puisque vous n'avez à saisir les informations qu'une seule fois, à l'embauche du candidat.
La finalisation automatique réduit également le nombre de tâches que les responsables et administrateurs doivent effectuer dans Mes tâches en ignorant certaines parties de l'événement parent, notamment les éléments suivants :
- Approbation
- Lot/tâche
- Liste de vérification
- Remplir le questionnaire
- Modifier les données supplémentaires
- Rapport
- Groupe de rapports
- Étape d'action Réviser
- À faire
Lorsque vous activez la finalisation automatique dans une définition du processus de gestion, vous pouvez sélectionner les étapes à router normalement. Les intégrations et les étapes de service sont toujours routées normalement.
Cas d'utilisation
Vous pouvez finaliser automatiquement les embauches externes et internes dans Workday Recruiting. La finalisation automatique vous aide à pourvoir plus facilement les postes qui ne nécessitent généralement pas d'informations ou de saisies manuelles supplémentaires, comme les éléments suivants :
- Embauches en masse.
- Postes d'un commerce de détail.
- Postes saisonniers.
Questions à se poser
Questions | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
De quelles informations avez-vous besoin pour embaucher un employé dans votre organisation ? | La finalisation automatique utilise les champs saisis dans Workday Recruiting ainsi que les valeurs par défaut des champs d'affectation de personnel. Lorsqu'un événement d'embauche nécessite des champs qui ne sont pas renseignés à partir de l'une de ces sources, ce dernier ne peut pas se terminer automatiquement. Dans ce cas, Workday reprend le routage normal configuré dans la définition du processus de gestion d'affectation de personnel.
Vous pouvez créer des règles pour garantir que les champs d'affectation de personnel obligatoires comportent des valeurs lorsque vous activez et configurez la fonctionnalité Valeurs par défaut des champs d'affectation de personnel .Testez de manière approfondie le remplissage des champs afin de vous assurer que les valeurs qu'ils fournissent sont correctes pour les processus de gestion que vous voulez finaliser automatiquement. |
Comment voulez-vous que la finalisation automatique impacte vos sous-processus d'affectation de personnel ? | Vous pouvez activer la finalisation automatique dans les sous-processus suivants d'affectation de personnel :
Tous les autres sous-processus sont routés normalement. Les sous-processus pour lesquels la finalisation automatique est activée tenteront de se terminer automatiquement chaque fois que des données seront disponibles et valides pour tous les champs. Pour empêcher ces sous-processus de se terminer automatiquement, vous pouvez utiliser des définitions du processus de gestion distinctes sans activer la finalisation automatique. Le détail de votre configuration de finalisation automatique dépend du sous-processus. Exemple : vous activez la finalisation automatique dans la définition du processus de gestion Contrat de travail . Pour terminer le sous-processus automatiquement, vous devez également configurer un statut de contrat par défaut pour les processus de gestion parents correspondants. |
Des employés de votre organisation occupent-ils plusieurs emplois ? | Lorsque plusieurs emplois sont activés dans votre environnement client, la finalisation automatique n'ignore pas l'action d'affectation de personnel pour sélectionner Changer d'emploi ou Ajouter un emploi supplémentaire pour les embauches internes. Une fois l'action d'affectation de personnel terminée, le processus de gestion sélectionné tentera la finalisation automatique normalement. |
Voulez-vous vous assurer que seuls certains événements se terminent automatiquement ? | Vous pouvez utiliser les définitions du processus de gestion fondées sur des règles afin de spécifier les événements concernés par la finalisation automatique.
Par exemple, votre détaillant active la finalisation automatique pour l'embauche des caissiers, mais il ne l'active pas pour le poste de vice-président, car ce poste nécessitera probablement des saisies manuelles supplémentaires. |
Utilisez-vous des modèles consolidés pour vos définitions du processus de gestion Changer d'emploi ? | Vous ne pouvez finaliser automatiquement une définition du processus de gestion Changer d'emploi consolidée que lorsque tous les sous-processus consolidés sont également configurés pour se terminer automatiquement.
Par exemple, vous activez la finalisation automatique pour la définition du processus de gestion Changer d'emploi . Vous décidez de ne pas configurer la finalisation automatique pour le sous-processus Proposer la modification de la rémunération et vous le supprimez donc du modèle consolidé.Lorsque la finalisation automatique échoue pour l'un des sous-processus du modèle consolidé, elle échoue également pour le processus parent. |
Voulez-vous modifier votre chronologie de recrutement pour intégrer la fonctionnalité de finalisation automatique ? | Lorsque vous faites passer le statut d'un candidat à Prêt pour l'embauche , Workday tente instantanément de terminer l'événement. Vous pouvez modifier votre processus de recrutement actuel pour tenir compte de cette modification dans la chronologie de l'embauche.
Par exemple, vous faites passer normalement le statut des candidats sur Prêt pour l'embauche dès que le processus de recrutement est terminé. Pour conserver une certaine flexibilité lorsque vous activez la finalisation automatique, vous modifiez vos processus de manière à faire passer le statut des candidats à Prêt pour l'embauche au cours de la semaine de leur date d'embauche. |
Utilisez-vous le processus de gestion Offre dans votre organisation ? | L'événement d'embauche renseigne le champ Motif de l'embauche à partir des informations saisies dans le processus de gestion Offre . Lorsque vous n'utilisez pas le processus de gestion Offre :
|
Recommandations
- Dans la mesure où la finalisation automatique peut supprimer les approbations et d'autres étapes de vérification, configurez la finalisation automatique uniquement pour les événements qui ne nécessitent aucune information ou saisie manuelle supplémentaire.
- Dans la mesure où les modifications liées à l'emploi requièrent toujours un motif, configurez le processus de gestionOffrede manière à rendre le champMotif de l'embaucheobligatoire. Cette configuration permet de s'assurer que les recruteurs renseignent toujours le champ.
- Si vous ajoutez des emplois supplémentaires à partir de Workday Recruiting, veillez à sélectionnerPlusieurs emploiscomme option de définition de poste dans la tâcheModifier la définition de l'environnement client - HCM.
- Si vous voulez que les étapes ignorées s'exécutent même lorsqu'un événement se termine automatiquement, Workday vous recommande de configurer l'invite Router normalementpour les processus de gestion et de préciser les étapes ignorées que vous souhaitez exécuter.
Actions requises
Pour garantir que les événements d'affectation de personnel contiennent des valeurs pour tous les champs obligatoires, Workday vous autorise à utiliser la finalisation automatique uniquement pour les événements d'affectation de personnel lancés depuis Workday Recruiting.
Limites
La finalisation automatique ne prend pas en charge les renvois.
Même si les étapes de service ne sont jamais ignorées, les notifications pour les étapes de service sont quant à elles toujours ignorées.
Environnement client
La finalisation automatique ne prend pas en charge le champ
Profil d'horaire de travail
dans l'invite Options de définition du poste
de la tâche Modifier la définition de l'environnement client - HCM
car le champ n'est pas disponible dans Workday Recruiting.Sécurité
Pour qu'un événement d'affectation de personnel se termine automatiquement, vous devez définir les groupes de sécurité autorisés à lancer et à terminer l'événement depuis la candidature. Lorsqu'une personne, qui ne dispose pas des droits, fait passer un candidat à la phase
Prêt pour l'embauche
depuis Workday Recruiting, l'événement n'est pas terminé automatiquement.Processus de gestion
Lorsque votre définition du processus de gestion
Prêt pour l'embauche
inclut des étapes Lot/tâche
, cochez la case Don't wait for this step to complete, move immediately to the next step
pour chaque étape Lot/tâche
. Cette configuration garantit que l'événement d'affectation de personnel peut se terminer automatiquement.Workday envoie des notifications de processus de gestion personnalisées pour les processus de gestion qui se terminent automatiquement. Vous pouvez configurer une condition d'étape pour ignorer la notification personnalisée.
Génération de rapports
Si vous souhaitez générer un rapport sur des événements qui se sont terminés automatiquement à l'aide de la fonctionnalité de finalisation automatique, et non via un service web, Workday vous recommande de créer des rapports personnalisés qui incluent les champs Chargement externe et Event Autocompleted.
Vous pouvez définir les paramètres de filtre de ces champs afin qu'ils soient marqués comme suit :
- Faux pour Chargement externe
- Vrai pour Event Autocompleted
Intégrations
Le paramètre de finalisation automatique dans une définition du processus de gestion d'affectation de personnel n'affecte pas les services web.
Lorsque vous activez la finalisation automatique et configurez des notifications personnalisées dans une définition de processus de gestion, Workday crée un enregistrement d'événement et génère une notification personnalisée pour les étapes d'action qui lancent des sous-processus. Toutefois, lorsque vous lancez un processus de gestion qui autorise la finalisation automatique via un service web, Workday crée un enregistrement d'événement mais ne génère pas de notification personnalisée pour les étapes d'action qui lancent des sous-processus.
Relations et interactions
La finalisation automatique des événements d'affectation de personnel interagit avec les modules suivants :
- Workday Compensation.
- Workday Payroll.
- Workday Recruiting.
Workday propose un kit appelé Touchpoints Kit, qui rassemble plusieurs ressources pour vous aider à mieux comprendre les relations de configuration dans votre environnement client. Pour en savoir plus sur ce kit, visitez notre page Workday Touchpoints Kit sur le site Workday Community.