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Dernière mise à jour : 2024-10-04
FAQ : Soldes des absences

FAQ : Soldes des absences

De quels soldes Workday Absence Management peut-il effectuer le suivi ?
Pour les régimes d'absences configurés de façon à effectuer le suivi des soldes, Workday calcule et affiche ces soldes sur des pages et des rapports divers :
Solde
Description
Cumul
Absences cumulées pour la période de solde.
Absences
Absences prises pendant la période de solde.
Régime d'absences
Cumuls moins les absences pour la période de solde.
Reports
Nombre d'heures ou de jours que les salariés ont reportés d'une période de solde du régime d'absences à la suivante.
Vous pouvez indiquer la
période de solde
 dans la tâche
Créer un régime d'absences
.
Comment définir les soldes dans Workday Absence Management ?
Workday crée automatiquement des soldes pour les cumuls, les absences, le régime d'absences et les reports lorsque vous configurez un régime d'absences comme suit :
  • Activez le suivi des soldes dans l'onglet
    Solde
     de la tâche
    Créer un régime d'absences
     ou
    Modifier un régime d'absences
     en :
    • Cochant la case
      Suivi du solde
      .
    • Sélectionnant la période pendant laquelle les soldes sont cumulés dans le champ
      Période de solde
      .
  • Associez les calculs de cumuls et d'absences à ajouter ou à soustraire du solde du régime dans l'onglet
    Calcul
    .
Workday reporte automatiquement le solde inutilisé des régimes d'absences des salariés sur l'année suivante. Vous pouvez restreindre ou interdire les reports en saisissant une
limite
 de report pendant la définition du régime.
Vous pouvez utiliser la tâche
Créer un solde des absences
 pour calculer un solde qui est différent du régime. Par exemple, vous disposez d'une période de solde d'un an pour le régime d'absences, mais souhaitez qu'une des absences puisse avoir une durée d'un mois. La tâche Solde des absences vous permet de définir la période pour calculer un solde.
Comment calculer et afficher les soldes reportés ?
Workday calcule les soldes reportés de manière dynamique lorsque vous accédez à un rapport ou à une page, sauf si la
Limite
 de report définie pour le régime d'absences est nulle. Pour obtenir des performances optimales, utilisez la tâche
Planifier le traitement du solde calculé des
 absences afin de créer un calendrier pour le calcul et le stockage des soldes.
Pour afficher les soldes reportés, utilisez les rapports suivants :
  • Soldes reportés de l'organisation (par employé)
  • Soldes reportés de l'organisation (par date de report)
    N'utilisez pas ces rapports pour les régimes d'absences dont la date de report varie selon le salarié. Exemple : les régimes dont la période de solde est fondée sur la date anniversaire des salariés.
Que deviennent les soldes lorsque l'emploi d'un salarié prend fin ?
Vous pouvez opter pour l'abandon des soldes ou pour leur paiement aux salariés. Pour que Workday crée automatiquement une régularisation suite à une fin d'emploi qui annule le solde du régime d'absences d'un salarié, voir Étapes : activer les régularisations suite à une fin d'emploi pour les régimes d'absences.
Comment définir la période de solde des régimes d'absences, des cumuls et des soldes d'absences ?
Définissez la période de solde d'un régime d'absences sur les tâches
Créer un régime d'absences
 et
Modifier un régime d'absences
. Workday utilise la période de solde d'un régime d'absences comme valeur par défaut pour les calculs de cumuls et d'absences qui sont ajoutés au solde du régime ou en sont soustraits. Par exemple, si la période de solde d'un régime de congés court depuis le début de l'exercice, il en sera de même pour la période des cumuls et des absences associées.
Si vous additionnez les mêmes heures de solde de cumuls, d'absences ou de régime d'absences d'une période différente, utilisez la tâche Créer un solde des absences pour associer les calculs de solde de cumuls, d'absences et de régime d'absences à une période de solde différente. Dans la mesure où Workday ne code pas en dur les périodes de solde dans les calculs, les mêmes calculs peuvent être associés à des périodes de soldes différentes, si nécessaire.
Comment stocker manuellement les valeurs liées aux soldes et aux montants de cumuls ?
Workday vous recommande de stocker les valeurs liées aux soldes et les montants de cumuls en planifiant manuellement des traitements que vous adaptez à vos régimes d'absences et aux besoins de votre entreprise.
Workday stocke automatiquement les soldes régulièrement, mais uniquement pour garantir un niveau de performance minimum. Il est recommandé de configurer manuellement vos propres traitements de stockage des soldes.
Quand Workday stocke-t-il automatiquement les soldes ?
Workday exécute automatiquement un traitement pour stocker les soldes le troisième dimanche du mois à 01:00:00 dans votre fuseau horaire local.
En fonction de la dernière date de stockage du solde du régime d'absences, Workday procède comme suit :
  • Moins de 13 mois avant la date d'exécution : Workday ne stocke pas les soldes pour ce régime d'absences au cours de cette exécution.
  • Plus de 13 mois avant la date d'exécution de ce traitement en arrière-plan : Workday stocke les soldes des 13 mois précédant la date d'exécution et les montants des cumuls des 6 mois précédant la date de stockage du solde.
Pourquoi le traitement automatique stocke-t-il les soldes sur les 13 mois précédant la date d'exécution ?
La période de 13 mois permet les modifications rétroactives. Workday ne recalcule pas automatiquement les soldes pour les modifications qui sont effectives avant la dernière date de stockage du solde des absences de l'employé, notamment :
  • Modifications rétroactives liées à l'emploi.
  • Configuration liée aux absences. Exemple : modifications des taux de cumul.
Pourquoi le traitement automatique dure-t-il plus longtemps que prévu ?
Le stockage des soldes peut durer plus longtemps que prévu si vous augmentez le volume ou la complexité des données à traiter par Workday.
Par exemple, vous ajoutez des régimes d'absences à un grand nombre d'employés et vous ne planifiez pas manuellement des traitements visant à stocker leurs soldes. La durée du traitement automatique peut s'en trouver considérablement plus élevée.
Est-ce que je vais constater un changement si j'utilise Workday pendant l'exécution du traitement automatique ?
Non, le traitement automatique s'exécute en arrière-plan et ne devrait pas ralentir le système Workday.
Que se passe-t-il en cas d'échec du traitement automatique ?
Workday effectue le contrôle permanent du traitement automatique. En cas d'échec du traitement, Workday :
  • Vérifie qu'il n'existe pas de problèmes internes avant d'étudier la configuration de votre environnement client.
  • Vous informe des modifications à apporter à votre configuration, le cas échéant.
Workday régularise-t-il les soldes calculés pour les modifications rétroactives ?
Cela dépend du type de modification rétroactive et si la modification a pris effet avant ou après la dernière date de stockage du solde de l'employé :
Type de modification rétroactive
Prend effet avant la dernière date de stockage du solde de l'employé
Prend effet après la dernière date de stockage du solde de l'employé
Modifications liées à l'emploi ou apportées à la configuration des absences, des cumuls ou des régimes d'absences.
Non, vous devez manuellement supprimer les soldes stockés après la modification et recalculer les soldes à une date antérieure à la modification.
Par exemple, vous modifiez rétroactivement le taux de cumul de Kevin, avec une date de prise d'effet au 15 février. Le dernier stockage par Workday des soldes de son régime d'absences date du 1er mars. Par conséquent, vous devez manuellement supprimer les soldes datant du 1er mars et recalculer ses soldes à une date antérieure au 15 février.
Oui
Transactions liées aux absences, telles que les demandes ou corrections d'absence.
Oui.
Non applicable. Dans ce cas, Workday n'a pas besoin de recalculer les soldes. Workday prend en compte la modification rétroactive lors du calcul des soldes à partir de la dernière date stockage.
Comment savoir si les performances de mon environnement client sont affectées en termes de calcul et de chargement des soldes des absences ?
Vous remarquerez peut-être que les pages de destination, les rapports et les tâches liés aux absences prennent trop de temps à charger ou à s'exécuter. Exemple :
  • Afficher les soldes des absences à partir de votre profil d'employé.
  • Demander une absence.
  • Exécuter les calculs de la paie.
  • Générer des bulletins de paie qui référencent les soldes des absences.
  • Exécuter des intégrations, des générateurs d'interfaces Entreprise (EIB) ou des services web qui référencent les soldes des absences.
Vous pouvez également rencontrer des erreurs d'expiration pour les tâches liées aux absences.
Lorsque vous accédez aux rapports qui génèrent les soldes des absences, si le traitement prend trop de temps, Workday vous demande d'exporter les résultats dans votre Drive.
Si vous rencontrez des problèmes de performance liés aux absences, utilisez le rapport
Afficher les planifications pour le traitement du solde calculé des absences
 pour vérifier si vous disposez de calendriers pour le stockage des soldes d'absences. Si ce n'est pas le cas, créez-les.