Créer des régimes d'absences effectuant le suivi des soldes

Administrator Guide

Créez des calendriers de périodes et des périodes de soldes.

Créez des absences et des cumuls.

Sécurité : domaines Set Up: Time Off (Calculations - Absence Specific)
et Worker Data: Time Off (Time Off Balances)
dans le domaine fonctionnel Time Off and Leave.

Les régimes d'absences qui effectuent le suivi des soldes identifient les cumuls qui viennent s'ajouter au solde du régime et les absences qui en sont déduites. Ils indiquent l'unité de temps à utiliser pour les demandes d'absence et les cumuls, ainsi que les règles d'éligibilité par défaut que les employés doivent respecter afin de cumuler et de prendre des absences. Les régimes d'absences avec suivi des soldes identifient un calendrier de périodes et la période de solde du régime, et ils peuvent indiquer un report maximum autorisé. Les régimes qui effectuent le suivi des soldes peuvent transmettre les absences à Workday Payroll ou Workday Payroll Interface pour les calculs de la paie.

Tous les cumuls, absences et autres valeurs de calcul associés à un régime d'absences doivent utiliser la même unité de temps.

Accédez à la tâche

Créer un régime d'absences

Saisissez un

Nom

et éventuellement un

Nom d'affichage

Utilisez ces champs pour identifier le régime d'absences pour les administrateurs tout en affichant un nom plus pertinent pour les utilisateurs du libre-service. En l'absence de nom d'affichage, les utilisateurs du libre-service voient le nom du régime d'absences.

Sélectionnez

Fondé sur un poste

pour effectuer le suivi des absences des employés par poste.

Ce paramètre n'est plus modifiable après la création de demandes, de cumuls ou d'autres données d'absences pour le régime.

Workday affiche cette case à cocher si vous configurez votre environnement client pour qu'il prenne en charge plusieurs emplois dans la tâche

Modifier la définition de l'environnement client - HCM

(champ

Options de définition du poste

) pour un ou les deux types d'employé suivants :

Intervenants extérieurs.

Salariés.

Si vous ne sélectionnez pas

Fondé sur un poste

, Workday considère que le régime est fondé sur l'employé. Un employé assujetti à un régime fondé sur l'employé peut quand même saisir son poste dans ses demandes d'absence si vous sélectionnez l'option

"Poste obligatoire dans la demande d'absence"

lors de la création ou de la modification de l'absence. Pour les régimes fondés sur l'employé, Workday se réfère au poste principal de l'employé lors de l'application de règles d'éligibilité et de validation, à moins que vos règles n'indiquent des calculs que Workday applique à tous les emplois.

Si vous sélectionnez

Fondé sur un poste

, vous ne pouvez pas utiliser les cumuls en début de période ou les cumuls fondés sur la date d'effet avec ce régime d'absences, car les étapes de service suivantes ne prennent pas en charge les régimes fondés sur un poste :

Régularisation de cumul automatisée

Régularisation de cumul automatisée en bloc

Toutefois, vous pouvez créer un régime d'absences fondée sur l'employé et sélectionner l'option

Poste obligatoire dans la demande d'absence

dans la configuration des absences. Les régimes d'absences fondés sur l'employé peuvent utiliser des cumuls de début de période ou des cumuls fondés sur la date d'effet.

Sélectionnez un

Calendrier de périodes

Le calendrier de périodes définit les fréquences de cumul (à l'exception des cumuls associés à une fréquence personnalisée) ainsi que les périodes de reporting pour le régime. Les règles d'éligibilité au régime référençant des dates de début ou de fin de période utilisent également le calendrier de périodes.

Par exemple, sélectionnez Mensuel
pour calculer les cumuls, et traiter et effectuer le suivi des demandes et des régularisations sur une base mensuelle.

N'utilisez pas de calendriers de périodes avec fréquence quotidienne dans les régimes d'absences. Workday vous recommande de sélectionner un calendrier hebdomadaire au minimum.

Sélectionnez

Suivi du solde

pour activer le suivi du solde.

(Facultatif) Dans le champ

Nom par défaut sur le bulletin de paie

, saisissez le nom à utiliser pour le régime d'absences sur les bulletins de paie s'il est différent du nom habituel.

Ce champ ne s'applique pas à Workday Payroll Interface.

Sélectionnez une

Unité de temps

Un employé peut bénéficier de régimes par heures et par jours, mais chaque régime ne peut utiliser qu'une seule unité de temps.

Toutes les absences, tous les cumuls et les autres valeurs de calcul associés à un régime d'absences doivent utiliser la même unité de temps. Workday ne convertit pas les valeurs horaires en valeurs journalières, et inversement.

Dans l'onglet

Solde

, tenez compte des éléments suivants :

Option	Description
Période de solde	Indiquez la période pour laquelle les soldes doivent être additionnés pour les cumuls, les absences et le solde du régime d'absences (cumuls moins absences). Workday est livré avec la plupart des périodes de solde nécessaires aux régimes d'absences : vous pouvez toutefois en créer vous-même en cas de besoin. Ce champ n'a pas de date d'effet. Si vous modifiez la période de solde, Workday applique la nouvelle période de solde à compter de la date de création du régime d'absences.
Visibilité du solde	Sélectionnez une option de visibilité du solde pour définir si les employés, les responsables et les administrateurs peuvent afficher les soldes des absences. Cette option spécifie également la période de visibilité après la perte d'éligibilité au régime d'un employé : Salarié éligible dans la période de solde (en fonction de la date d'effet) : affichage des soldes si l'employé est éligible à une absence à un moment donné au cours de la période de solde. Le solde reflète la date d'effet saisie par l'utilisateur pour consulter les soldes. Exemple : la période de solde est comprise entre le 1er janvier et le 31 décembre. Sue est éligible à une absence de janvier à mars. Elle peut consulter ses soldes à l'aide d'une date d'effet en juin, mais non pour une date d'effet au 1er février de l'année suivante. Éligible pour la période (en fonction de la date d'effet) : affichage de soldes si l'employé est éligible à un moment donné au cours de la période qui inclut la date d'effet . Par exemple, John perd l'éligibilité aux absences au milieu de la période du 1er au 31 janvier. Il peut consulter ses soldes s'il sélectionne une Date d'effet au 31 janvier, mais pas s'il choisit le 1er février. Éligible pour la période ou les périodes précédentes (en fonction de la date d'effet) : affichage de soldes si l'employé est ou était éligible à une absence à la date d'effet ou à une date antérieure . Les employés qui ne sont plus éligibles peuvent consulter le total des absences et des cumuls pour la dernière période d'éligibilité. Ne jamais afficher le solde . Pour décider si vous souhaitez effectuer le suivi et afficher les soldes des régimes d'absences avec des absences intermittentes. Indiquez si vous utiliserez ces absences intermittentes pour réduire un : Solde de congés. Solde d'absences de longue durée ainsi que le régime d'absences.
Affichage du calendrier	Indiquez si Workday doit afficher le nom du régime d'absences, le nom du type d'absence ou les deux, avec les soldes d'absences de l'employé.
Masquer dans le libre-service de l'employé	Sélectionnez cette option pour que le solde du régime d'absences ne soit pas visible par les employés. Utile pour les soldes que les employés n'ont pas besoin de voir (par exemple, participation à un jury ou deuil).
Remplacements autorisés	Cette option permet d'activer le remplacement des soldes pour la date de début d'une période donnée où l'employé est éligible. Vous pouvez utiliser la tâche Mettre à jour les soldes de remplacement des régimes d'absences pour configurer les remplacements.
Valeur(s) par défaut de transfert de solde	(Facultatif) Sélectionnez les régimes d'absences auxquels Workday transfère les soldes lorsqu'un employé perd son éligibilité à ce régime suite à une modification liée à son emploi. Voir Étapes : transférer des soldes d'absences.

Dans la section

Reports

, tenez compte des éléments suivants :

Option	Description
Date	Indiquez quand réinitialiser les soldes de cumul depuis le début de l'exercice des absences et des cumuls, et quand reporter les soldes de régime d'absences restants : Date de début de la période de solde : reporte les soldes le premier jour de la période de solde du régime d'absences suivante. En règle générale, cette option convient lorsque le calendrier de périodes s'aligne sur le début de la période de solde du régime. Exemple : un calendrier de périodes mensuelles et une période de janvier à décembre. Conditions préalables : sélectionnez une Période de solde avec l'option Choix de la date de référence définie sur Date de fin de la période . Pour vérifier, cliquez sur les actions associées de la période de solde sélectionnée pour afficher le détail. Date de début de la période de solde (première période) : reporte des soldes le premier jour de la première période de la période de solde suivante du régime. Par exemple, les absences ou les cumuls peuvent avoir lieu sur une période qui s'étend sur deux ans. Cette option permet à Workday de mettre à jour le solde pour la nouvelle année. Exemple : la période de solde (année du régime) est comprise entre le 1er janvier et le 31 décembre 2011. Le calendrier de périodes est bimensuel et la période comprise entre le 24 décembre 2011 et le 4 janvier 2012 traverse deux années de régime. Si vous sélectionnez Date de début de la période de solde , le report a lieu le 1er janvier 2012. Si vous sélectionnez Date de début de la période de solde (première période) , le report a lieu le 24 décembre 2011. Le report a lieu avant le cumul lorsque les deux se produisent le même jour.
Limite	Indiquez le nombre maximum d'unités que les employés peuvent reporter d'une période de solde à la suivante. Par exemple, une valeur de constante de 10 jours ou un calcul qui renvoie 50 % du solde de l'année précédente. Pour vous assurer que les soldes reportés expirent, saisissez une valeur. Si les employés peuvent reporter l'intégralité de leurs soldes, saisissez une valeur qu'ils ne peuvent pas atteindre dans le cadre du cumul du régime, par exemple 999 999 999 jours. Les unités dépassant la limite portent la mention Solde reporté perdu dans Workday.
Durée avant expiration	Nombre de jours ou de mois après la date de report où les unités expirent. Sélectionnez une valeur de constante, telle que 15, ou un calcul conditionnel. Ne renseignez pas ce champ si les unités de report des employés n'expirent jamais. Utilisez un calcul conditionnel renvoyant zéro, si les unités de report n'expirent que sous certaines conditions. Exemples : Les unités de report des employés : à temps plein expirent après 30 jours, mais n'expirent jamais pour les employés à mi-temps. Définissez un calcul qui renvoie 30 pour les employés : à temps plein et zéro pour les employés à temps partiel. Les unités de report de la période de solde 2014 n'expirent jamais, mais expirent après 30 jours à compter de la période de solde 2015. Créez un calcul qui renvoie zéro pour la période de solde 2014 et 30 jours pour les périodes suivantes.
Unité de temps (expiration)	Sélectionnez Jours ou Mois comme unité de temps pour déterminer la date d'expiration. Par exemple, si les unités de report expirent deux mois après la date de report, sélectionnez : 2 pour Durée avant expiration . Mois dans Unité de temps (expiration) .
Inclure le report dans le calcul de la limite supérieure du solde de régime d'absences	Cochez la case pour inclure les unités de report dans le calcul de la limite supérieure. Par exemple, vous pouvez configurer un régime d'absences dans lequel le report expire au bout de trois mois et ne force pas le solde de l'employé à dépasser la configuration du régime.
Utiliser le cumul des absences avant le solde reporté	Cochez cette case pour que les demandes d'absence réduisent les absences cumulées d'un employé avant le solde reporté. Si la case n'est pas cochée, les demandes d'absence réduisent le solde reporté avant le cumul.

Utilisez la tâche

Mettre à jour les remplacements de solde reporté de régime d'absences

pour remplacer la règle de report définie pour le régime d'absences d'un employé. Voir :

Dans l'onglet

Calcul

, sélectionnez une option

Fréquence de calcul du cumul pour le régime d'absences

afin d'indiquer à quel moment le cumul doit être ajouté au solde du régime d'un employé :

Début de période
: avant la déduction des absences. Valide pour les cumuls de début de période et les cumuls fondés sur la date d'effet.

Les employés atteignent généralement les limites supérieures plus tôt et les limites inférieures plus tard que si vous sélectionnez Fin de période
.

Fin de période
: après la déduction des absences. Non valide pour les cumuls de début de période. Valide pour les cumuls fondés sur la date d'effet.

Fréquence personnalisée
: ajoute le cumul aux dates définies dans les trois champs suivants. Non valide pour les cumuls fondés sur la date d'effet ou les cumuls de début de période.

Si vous cochez la case Fréquence personnalisée
comme

Fréquence de calcul du cumul pour le régime d'absences

, définissez-la.

Dans l'onglet

Calcul

, tenez compte des éléments suivants :

Option	Description
Première date de cumul	Sélectionnez le calcul qui renvoie la première date du cumul, comme Employé : Date d'embauche ou Employé : Date d'entrée en service pour les absences , ou créez un calcul pour renvoyer cette date. Par exemple, créez un calcul d'incrémentation/de décrémentation de la date qui renvoie la date d'embauche d'un employé plus 30 jours. Le cumul a lieu le dernier jour du mois, si les deux conditions suivantes sont vérifiées : La date d'embauche tombe le 31 du mois. Le mois suivant compte moins de 30 jours. Les employés doivent tout de même répondre aux critères de planification pour que le cumul ait lieu à cette date.
Répétition du calcul du cumul tous les	Saisissez le nombre d'unités de temps (jours ou mois) récurrentes après la première date de cumul où le traitement doit avoir lieu. Par exemple, saisissez 1 si le cumul a lieu chaque mois à la date anniversaire de la première date de cumul.
Unité de temps de la répétition du calcul du cumul	Indiquez si l'intervalle de répétition représente des jours ou des mois .

Dans l'onglet

Calcul

, tenez compte des éléments suivants :

Option	Description
Solde du régime d'absences - limite inférieure	Contrôlez le nombre d'absences à rémunérer lorsque les employés dépassent leur solde disponible. Sélectionnez une valeur de constante, telle que - 40 heures ou 5 jours, ou un calcul permettant de définir la quantité. Workday considère comme non rémunérées les unités d'absence faisant passer le solde en dessous de la limite. Par exemple, le régime de congés comporte une limite inférieure de -16 heures. John utilise tous ses congés (solde = zéro), puis prend 10 heures de plus. Workday paie les 10 heures dans leur intégralité car elles figurent dans la limite inférieure. Toutefois, si John demande 10 heures supplémentaires, Workday rémunère seulement 6 d'entre elles et marque les heures restantes comme non rémunérées. Vous pouvez utiliser des règles de validation pour empêcher les employés de demander des absences non rémunérées. Saisissez zéro pour indiquer que Workday ne doit pas rémunérer les absences lorsque les employés font passer leur solde à zéro. Saisissez une valeur négative pour autoriser les employés à disposer d'absences rémunérées lorsque leur solde passe sous zéro.
Solde du régime d'absences - limite supérieure	Indiquez le nombre maximum d'heures ou de jours que les employés peuvent accumuler dans leur solde de régime d'absences, ou sélectionnez un calcul permettant de renvoyer ce montant. La quantité de solde dépassant la limite porte la mention Solde reporté perdu sur les pages et les rapports Workday.
Quantité quotidienne par défaut	Sélectionnez une valeur par défaut à afficher lorsque vous saisissez des absences dans le cadre de ce régime. Si vous sélectionnez un calcul conditionnel, la quantité par défaut est fondée sur le premier jour demandé. Exemples : Vous pouvez utiliser des calculs qui renvoient les heures prévues d'un employé, ou 8 pour les employés sans calendrier. Jane saisit une demande d'absences personnelles pour lundi, mardi et vendredi. Étant donné qu'il est prévu qu'elle travaille 4 heures lundi, la quantité par défaut pour chaque jour de la demande est 4. Les calculs arithmétiques tels que Scheduling Worker - Scheduled Shift Hours (En fonction de la date d'effet) sans arrondi vous permettent de configurer des valeurs dynamiques pour aider les employés à saisir les valeurs correctes. Pour définir une quantité d'absences par défaut qui remplace celle du régime, utilisez la tâche Créer une absence ou Modifier une absence . Workday génère une erreur si la quantité générée : Dépasse la valeur de validation maximale. Ou entraîne l'échec d'une demande à d'autres validations définies.
Jours à inclure	Workday vérifie automatiquement les jours que vous avez sélectionnés par rapport aux validations d'absences et l'option sélectionnée pour ce champ. Vos sélections, associées à la case à cocher Limiter les demandes d'absence aux jours sélectionnés dans le calendrier , déterminent les jours pour lesquels les employés peuvent saisir des absences. Les options Jours de travail (ouvrables) et Jours de travail (heures de travail dépassant les heures de jour férié) requièrent la définition de calendriers de jours fériés et de travail. Lorsque vous sélectionnez l'option Configurer les jours à inclure , vous pouvez : Sélectionner des jours spécifiques dans l'invite Jours inclus . Workday compte ces jours lorsque les employés demandent une absence. Exemple : le bureau international de Global Modern Services n'applique pas la semaine de travail standard du lundi au vendredi. À l'aide de cette option, la semaine de travail est définie du dimanche au jeudi. Indiquer que les absences sont disponibles un jour férié. Cochez la case Inclure les jours fériés depuis le calendrier de jours fériés .
Utiliser des périodes de travail de planification	Sélectionnez cette option pour déterminer les jours ouvrés dans Workday Scheduling. Lorsque les employés font partie d'une organisation de planification et qu'ils ont un planning publié pour la semaine de leur demande d'absence, Workday utilise le planning publié, sinon Workday tient compte de la configuration Jours à inclure dans le régime d'absences. Workday utilise le calendrier de travail lorsque le champ Jours à inclure indique Jours de travail (ouvrables) . Bien que Workday Scheduling prenne en charge plusieurs postes, vous ne pouvez pas cocher cette case dans les régimes d'absences fondés sur un poste. Toutefois, lorsque vous sélectionnez Utiliser les périodes de travail de planification dans un régime d'absences fondé sur un employé et qu'un employé avec plusieurs postes demande des absences dans le régime, s'il existe un planning publié pour la semaine de l'employé pour l'un ou l'autre des postes, Workday empêche l'employé de demander des temps. Les jours où il est prévu qu'ils travaillent.
Limiter les demandes d'absence aux jours sélectionnés dans le calendrier	S'applique lorsque vous utilisez les tâches Demander une absence et Saisir des absences : Cochez cette case pour limiter les demandes d'absence aux jours indiqués par l'option Jours à inclure . Désactivez cette option pour permettre aux employés de saisir des absences pour n'importe quel jour. Sélectionnez Inclure tous les jours sélectionnés pour inclure des jours autres que ceux sélectionnés dans Jours à inclure .

Dans l'onglet

Cumul

, sélectionnez les cumuls qui s'ajoutent au solde du régime d'absences.

La grille indique si les cumuls sélectionnés sont dotés d'une fréquence, d'une règle d'éligibilité ou d'une limite supérieure qui remplace les règles du régime.

Dans l'onglet

Absences

, associez des absences au régime dans la grille

Soustrait du solde

Les cases à cocher de remplacement permettent de repérer les absences associées à une règle d'éligibilité, une limite inférieure ou une quantité par défaut qui diffère des règles du régime. Les règles de l'absence remplacent celles du régime.

(Facultatif) Dans la section

Paiements de l'absence

, tenez compte des éléments suivants :

Option	Description
Absences à régulariser suite à un transfert de solde	Workday utilise l'absence pour créer une régularisation qui compense le solde du régime lorsqu'un employé perd son éligibilité à son emploi.
Absences à régulariser suite à une fin d'emploi	Workday utilise l'absence pour créer une régularisation qui compense le solde du régime suite à une fin d'emploi.
Absences à régulariser pour abandon	Workday utilise l'absence pour créer des régularisations qui compensent le Type d'absence perdu défini dans l'onglet Options d'abandon de l'absence.

Dans l'onglet

Éligibilité

, tenez compte des éléments suivants :

Option	Description
Régime actif pour l'éligibilité selon le type d'employé	Indiquez si le régime d'absences est disponible pour les salariés, les intervenants extérieurs ou tous les employés.
Pays/Région	Sélectionnez les pays ou régions dans lesquels le régime d'absences s'applique. Ce paramètre limite le nombre de règles d'éligibilité que Workday doit évaluer pour un employé. Il filtre les régimes d'absences par pays ou par région avant d'évaluer d'autres critères d'éligibilité : Les régimes d'absences fondés sur le poste évaluent le site associé à chacun des postes d'un employé. Les régimes d'absences fondés sur l'employé évaluent le site associé au poste principal de l'employé. Les régimes d'absences évaluent le site à la date de début ou de fin de la période. Si les règles d'éligibilité de votre pays sont plus spécifiques, vous devez définir d'autres règles d'éligibilité. Par exemple, les employés doivent vivre dans un pays spécifique à la date de fin de la période. Vous pouvez définir la valeur du champ Pays/Région pour tout ou partie des régimes d'absences via la tâche Mettre à jour l'éligibilité de la région/du pays à un régime d'absences .
Pays/Région activés pour tous les postes	(Facultatif) Disponible uniquement pour les régimes d'absences fondés sur un employé. Workday remplace ce paramètre lorsque vous sélectionnez également Poste obligatoire dans la demande d'absence dans les absences du régime. Sélectionnez cette option pour permettre aux employés détachés à l'international de sélectionner les régimes d'absences pour leur affectation actuelle. Vous pouvez sélectionner cette option si vous activez les valeurs Pays/Région pour le pays de l'employé. Par exemple, Marc travaille à Toronto, mais il est détaché en Chine. Il devient éligible au régime de congés chinois , mais n'a plus accès à ce régime lorsqu'il demande des absences. L'administrateur a activé le régime de congés chinois dans le champ Pays/région . Cependant, pour que Marc puisse sélectionner le régime de congés chinois , vous devez cocher la case Pays/région activés pour tous les postes . Workday recherche automatiquement les régimes par pays ou région auxquels Marc est éligible.
Éligibilité de l'employé	Sélectionnez d'autres critères d'éligibilité au régime d'absences. Ces règles d'admissibilité s'appliquent à toutes les absences que vous associez au régime. Vous pouvez toutefois définir d'autres règles pour une absence particulière.

Incidence de l'option Jours à inclure : Limiter les demandes d'absence aux jours sélectionnés dans le calendrier: Cynthia souhaite prendre des
congés vendredi et le lundi suivant. Sur le calendrier, elle sélectionne la fourchette de dates de vendredi à lundi.
L'option
Jours à inclure
pour le régime Congés
a pour valeur Jours de semaine (lun - ven)
.

Workday traite les demandes d'absence différemment selon la valeur de la case à cocher
Limiter les demandes d'absence aux jours sélectionnés dans le calendrier
. Si vous :
Vous cochez la case, Workday considère que Cynthia demande 2 jours d'absence.
Vous la désélectionnez, Workday affiche la case à cocher
Inclure tous les jours sélectionnés
lorsque les employés saisissent des absences. Si Cynthia coche cette case, Workday considère qu'elle demande 4 jours d'absence.
Incidence de l'option Jours à inclure : Configurer les jours à inclure: Workday traite les demandes d'absence différemment selon la valeur de la case à cocher
Inclure les jours fériés depuis le calendrier de jours fériés
et du champ
Jours inclus
. Lorsque vous :
Vous cochez la case
Inclure les jours fériés depuis le calendrier de jours fériés
, Workday inclut uniquement les jours fériés que vous sélectionnez dans l'invite
Jours inclus
.
Vous la désélectionnez, Workday n'inclut pas les jours fériés sélectionnés dans l'invite
Jours inclus
.
En tant qu'administrateur RH pour Global Modern Services, vous cochez la case
Inclure les jours fériés depuis le calendrier de jours fériés
. Un jour férié tombe un vendredi. Toutefois, comme vous avez sélectionné uniquement Samedi
et Dimanche
dans l'invite
Jours inclus
, Workday n'inclut pas le vendredi lors du traitement d'une demande d'absence pour le vendredi, le samedi et le dimanche.