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Dernière mise à jour : 2024-03-08
Concept : recommandations pour le stockage des soldes d'absences

Concept : recommandations pour le stockage des soldes d'absences

Workday calcule les soldes des régimes d'absences et les montants des cumuls de manière dynamique en fonction des règles des régimes d'absences lorsque les employés accèdent aux tâches et rapports liés aux absences dans votre environnement client. Workday accède en arrière-plan aux rapports qui exécutent des calculs à partir d'un moment donné pour accéder aux valeurs de solde.
Tous les employés possèdent un historique d'absences. Workday intègre de nombreux événements dans leur profil d'employé, notamment les événements d'absence, les cumuls et les reports d'une période de solde à une autre. Workday accède aux mêmes informations à des vitesses différentes, selon que vous configurez Workday pour stocker les soldes :
  • Si vous ne configurez pas l'environnement client pour stocker les soldes, le traitement prendra beaucoup plus de temps. S'il n'existe aucun moment précis à référencer, Workday exécute les calculs à partir du moment où les soldes ont été saisis pour la première fois dans Workday. Workday doit revenir à l'historique initial des employés pour calculer tous les élément d'absence et générer les résultats de leurs soldes d'absences.
  • En revanche, si vous stockez les soldes à intervalles réguliers, lorsque les employés accèdent aux soldes de leurs régimes d'absences, Workday affiche les résultats calculés à partir des soldes stockés les plus récents. Dans la mesure où Workday utilise une date plus récente, la durée de traitement est beaucoup plus courte, ce qui offre une expérience utilisateur meilleure et plus efficace.
Pour optimiser la performance, vous pouvez planifier des processus afin de stocker les soldes régulièrement pour tous les régimes d'absences effectuant le suivi des soldes. Lorsque vous utilisez la tâche
Planifier le traitement du solde calculé des absences
 pour stocker des cumuls et des soldes à 91 jours ou plus, Workday utilise les soldes enregistrés et les montants des cumuls comme point de départ des calculs dynamiques suivants.
Vous pouvez stocker des soldes à compter de la date de début de n'importe quelle période des calendriers de périodes d'un régime d'absences. En revanche, vous ne pouvez pas stocker des soldes pour une date future.
Si vous rencontrez des problèmes de performance liés aux absences, utilisez le rapport
Afficher les planifications pour le traitement du solde calculé des absences
 pour vérifier si vous disposez de calendriers pour le stockage des soldes d'absences. Si ce n'est pas le cas, créez-les.

Bonnes pratiques en matière de performance

Afin de maintenir un niveau minimal de performance, Workday vérifie chaque mois si un régime d'absences dispose de soldes stockés à une date au cours des 13 derniers mois. Si ce n'est pas le cas, Workday stocke automatiquement les soldes de ces 13 derniers mois avant le troisième dimanche du mois en cours. Toutefois, nous vous recommandons de planifier manuellement des processus adaptés à vos régimes d'absences et aux besoins de votre entreprise.
Nous vous recommandons d'effectuer les actions suivantes :
  • Ne stockez pas les soldes à la date du jour.
  • Exécutez la tâche
    Planifier le traitement du solde calculé des absences
     à compter de 91 jours ou plus. Pour stocker les soldes, Workday utilise la date de début de la période, dérivée du calendrier de périodes du régime.
  • N'exécutez pas la tâche
    Planifier le traitement du solde calculé des absences
     à une fréquence supérieure à celle de votre calendrier de périodes. Par exemple, si le calendrier de périodes du régime d'absences est :
    • Toutes les deux semaines : vous pouvez exécuter le traitement toutes les deux semaines, mais pas toutes les semaines.
    • Mensuelle : vous pouvez exécuter le traitement une fois par mois ou moins d'une fois par mois, mais pas toutes les semaines ou toutes les deux semaines.
    • Trimestriel : exécutez le processus tous les 3 mois, mais pas toutes les semaines, toutes les deux semaines ou tous les mois.
    N'exécutez pas le traitement pour la période en cours. Dans le champ
    Nombre de jours avant la date d'exécution
    , définissez une valeur supérieure à zéro. Il est recommandé de définir une valeur de 91 jours minimum. Définir la valeur sur 91 jours ou plus permet de garantir le stockage du cumul par Workday, et donc d'améliorer encore les performances.
  • Modifiez le calendrier de la tâche pour traiter moins de régimes en même temps ou augmenter la fréquence d'exécution.
  • Planifiez une exécution nocturne du traitement.
    Pour les projets de déploiement initiaux de Workday ou pour les fusions et acquisitions, tenez compte de l'ordre des opérations car cela peut affecter les temps de traitement des calculs. Pour des performances optimales, lors du chargement des soldes des employés dont l'emploi a pris fin dans vos environnements clients Workday, Workday vous recommande d'effectuer ces étapes dans l'ordre suivant :
    1. Charger des absences
    2. Stocker les soldes.
    3. Mettre fin à l'emploi d'un employé.
  • Utilisez les services web d'importation pour les transactions d'enregistrement d'absences par gros volume de plus de 2 000 lignes par chargement.
  • Tenez compte des planifications des rapports et de leur synchronisation. Veillez à exécuter les rapports avant d'exécuter le traitement planifié des soldes calculés des absences. Exécutez vos rapports tous les trimestres et calculez les soldes stockés au moins une fois par trimestre. Fournir un point de départ pour calculer les soldes permet au cadre de reporting de se souvenir des informations. Si vous exécutez des rapports trimestriels sur le cumul des absences à l'échelle de l'unité légale, il est préférable de les exécuter à un moment proche de la date de votre récente exécution planifiée des soldes stockés. Les rapports personnalisés et les sources de données indexées, comme Workers for HCM Reporting, sont des éléments essentiels à prendre en compte pour une performance efficace, car ils permettent de reprendre les soldes d'absences stockés de manière plus performante.
  • Si votre organisation compte plus de 100 000 employés HCM actifs, vous devez réviser la performance de votre environnement client en raison du volume de transactions que vous êtes susceptible de rencontrer. En effet, la prise en charge d'un si grand nombre d'employés peut nécessiter une attention supplémentaire pour évaluer la durée d'exécution de l'environnement client et l'expérience de l'utilisateur final.
  • Exécutez le processus
    Planifier le traitement du solde calculé des absences
     une fois que les salariés ont terminé de saisir leurs absences pour la période.
    Par exemple, attendez que les salariés aient saisi leurs absences en fin d'année avant d'exécuter le processus pour le mois de décembre. Cette méthode permet de réduire le nombre de fois où Workday doit recalculer et stocker les soldes suite à des saisies rétroactives.

Définition de l'environnement client

Révisez la façon dont le worklet Absences affiche les soldes. Si vous remarquez que leur chargement est long ou que le worklet met beaucoup de temps à afficher les données, accédez à la tâche
Modifier la définition de l'environnement client - HCM
 et accédez à la section
Absences
. Sélectionnez l'option
Désactiver les soldes dans le worklet Absences
. Les employés peuvent continuer à afficher leurs soldes dans le calendrier lorsqu'ils consultent leurs absences ou demandent une absence.
Révisez les paramètres de votre environnement client pour la paie. Accédez à la tâche
Modifier la définition de l'environnement client - paie
, puis à la section
Bulletins de paie
 et activez les options
Rendre persistants les soldes des absences
 afin d'améliorer les performances des bulletins de paie et du service web
Get Payroll Payslips
. La persistance a lieu entre le calcul de la paie et la finalisation de la paie. Workday examine les données d'absences persistantes à partir du résultat de la paie, sauf lorsque la paie a été finalisée avant l'activation de l'option.

Impact sur les performances

Les facteurs suivants contribuent à la complexité des calculs de soldes d'absences. Déterminez si vous devez exécuter le processus plus fréquemment pour certains régimes ou pour tous :
  • Fréquence du calendrier de périodes. Exemple : hebdomadaire ou mensuelle. N'utilisez pas de calendriers de périodes avec une fréquence quotidienne dans les régimes d'absences. Workday vous recommande de sélectionner au minimum un calendrier hebdomadaire.
  • Limites : supérieures, inférieures et reports.
  • Plusieurs cumuls associés au solde.
  • Plusieurs absences associées au régime.
  • Solde du régime dépendant d'un autre solde de régime.
  • Nombre de périodes traitées dans le calendrier de périodes.
  • Nombre de salariés éligibles au régime. Configurez l'éligibilité des pays dans les régimes d'absences ou les calendriers de jours fériés.
  • Volume de remplacements et de régularisations.
  • Volume de demandes d'absence avec des calculs des temps saisis via Workday Time Tracking.
  • Volume d'absences et de corrections chargées par l'intermédiaire des services web.
Quelques recommandations générales :
  • Incluez chaque régime dans un seul calendrier.
  • Envisagez de stocker les soldes pour les cumuls complexes et pour ceux qui utilisent des cumuls mobiles. Si vous ne le faites pas, cela peut avoir un impact négatif sur les résultats de l'environnement client et les délais d'exécution.
  • Assurez-vous que les calendriers de périodes sont limités à la durée nécessaire pour charger les soldes des employés. Si vous créez des calendriers de périodes trop éloignés dans le passé et que vous ne stockez pas ces soldes régulièrement, Workday prend plus de temps à calculer les soldes de manière dynamique.
  • Veillez à utiliser des calculs de table de recherche avancés.
  • Lorsque vous utilisez des calculs associés d'élément d'absence de type
    Time Off Paid
    , ceux-ci doivent évaluer d'autres calculs, tels que la limite inférieure, pour renvoyer une valeur. Souvent, il n'est pas nécessaire d'utiliser ces calculs associés d'élément d'absence si le régime utilise une limite inférieure et la validation
    Unités d'absence non rémunérée - maximum autorisé
    . Si possible, utilisez plutôt le calcul associé d'élément d'absence
    Time Off Total
    , car il n'a pas besoin d'évaluer d'autres calculs.
  • Révisez vos configurations de sécurité. Les configurations complexes dans les domaines liés aux absences et les règles de sécurité des processus de gestion peuvent affecter l'accès aux tâches et aux processus de gestion.

Intégrations

De nombreuses intégrations utilisent la structure de reporting pour récupérer des données pour les services web externes. Si les soldes ne sont pas stockés et que le service web s'exécute, cela peut affecter les délais d'exécution des intégrations planifiées. Tenez compte de l'impact sur les performances de l'environnement client lors du transfert ou de l'extraction des informations pour les transactions entrantes et sortantes.
Pour les transactions sortantes, vérifiez si l'intégration accède aux soldes en fonction d'une période. La quantité de données et la période peuvent avoir un impact sur les performances. Si possible, essayez de limiter ces périodes. Si vous savez qu'une intégration met beaucoup de temps à s'exécuter, envisagez de l'exécuter à un autre moment, ou vérifiez si le stockage des soldes peut accélérer l'intégration.