Planifier manuellement le stockage des soldes d'absences
- Configurez les régimes d'absences pour effectuer le suivi des soldes.
- Sécurité : domaineProcess: Calculated Balances (Run)dans le domaine fonctionnel Time Off and Leave.
Vous pouvez planifier manuellement des traitements pour stocker les soldes d'absences et les montants de cumuls des régimes d'absences pour :
- Optimiser les performances des transactions et des rapports d'absence.
- Fournir les soldes pour les processus de la paie des gains mappés aux absences.
Afin de maintenir un niveau minimal de performance, Workday vérifie chaque mois si un régime d'absences dispose de soldes stockés à une date au cours des 13 derniers mois. Si ce n'est pas le cas, Workday stocke automatiquement les soldes de ces 13 derniers mois avant le troisième dimanche du mois en cours. Toutefois, pour des performances optimales, Workday vous recommande vivement de planifier manuellement des traitements adaptés à vos régimes d'absences et aux besoins de votre entreprise.
- Accédez à la tâchePlanifier le traitement du solde calculé des absences.
- Dans le champFréquence d'exécution, indiquez le moment où le traitement doit être exécuté.
- Dans l'ongletRégimes d'absences, tenez compte des éléments suivants :ChampDescriptionNom du traitementExemple :Tous les régimes d'absences avec un calendrier de périodes annuelles.Régimes d'absencesVous pouvez traiter ensemble des régimes avec des calendriers de périodes différentes. Par exemple, des régimes avec un calendrier de périodes mensuelles et des régimes avec un calendrier de périodes trimestrielles.Pour obtenir les meilleures performances, incluez chaque régime dans un seul calendrier.
- Si vous avez sélectionnéExécuter maintenantouExécuter une fois à une date ultérieure, indiquez la période jusqu'à laquelle le stockage des soldes doit remonter.Comptez le nombre de jours entre la date de jour (ou la future date d'exécution) et la période pour laquelle vous souhaitez stocker des soldes. Saisissez le résultat dans le champ Nombrede jours avant la date d'exécution. Workday calcule et stocke les soldes pour la première date de cette période.N'exécutez pas le traitement pour la période en cours ou les périodes à venir. La valeur zéro ne doit pas être affectée à Nombrede jours avant la date d'exécution. Il est recommandé de définir cette valeur sur 91 jours ou plus.Exemple : votre régime d'absences est associé à un calendrier de périodes mensuelles. La date du jour est le 11/11/2020 (date d'exécution) et vous souhaitez stocker les soldes du régime pour la période de décembre 2019. Vous déterminez qu'il y a 315 jours entre le 2019-12-31 et la date du jour et 345 jours entre le 2019-12-01 et la date du jour. Vous saisissez donc un nombre compris entre 315 et 345 dans le champNombre de jours avant la date d'exécution. Lors de l'exécution du traitement, Workday calcule et stocke les soldes pour le 01/12/2019.
- Si vous planifiez une exécution ultérieure du traitement, saisissez des instructions dans l'ongletPlanificationet cliquez surle bouton OK.Le traitement s'exécute alorsimmédiatement, sauf si vous l'avez planifié pour plus tard.
Lorsque le traitement s'exécute, Workday calcule et stocke les soldes mis à jour et les montants de cumuls.
Une fois le traitement terminé, le système recalcule et stocke automatiquement les soldes et les montants de cumuls concernant les transactions rétroactives liées aux absences d'un employé. Par exemple, les absences et demandes d'absence saisies pour des dates situées avant la dernière exécution du processus. Workday ne recalcule pas les soldes et les montants de cumuls dans les cas suivants :
- Modifications liées à l'emploi saisies après le fait.
- Modifications rétroactives de la configuration des absences, des cumuls ou des régimes d'absences.
Par exemple, après que le processus a été exécuté le 1er avril, Kevin saisit une absence pour le 15 mars. Par ailleurs, vous appliquez une augmentation du taux de cumul des vacances de 4 heures par mois pour tous les employés, effective au 1er mars. Workday recalcule et stocke automatiquement les soldes d'absences de Kevin pour tenir compte de son absence du 15 mars. Workday ne recalcule pas les soldes ou les montants de cumuls suite à la modification du cumul.
Les exemples suivants illustrent les options de planification pour le stockage des soldes :
- Exécution annuelle le deuxième vendredi de février.
- Fréquence d'exécution=Récurrence mensuelle
- Mois=février
- Type de récurrence= Jour de la semaine :Deuxième vendredi
- Heure de début=12:30
- Exécution le dernier jour de chaque trimestre civil.
- Fréquence d'exécution=Récurrence mensuelle
- Mois=mars, juin, septembre, décembre
- Type de récurrence= Jour(s) du mois :Dernier jour du mois
- Heure de début=12:30
- Exécution ce soir à minuit pour une période précédente (exécution de rattrapage).
- Vous utilisez trois régimes d'absences mensuels depuis deux ans. Vous n'avez jamais exécuté le traitement. En mesure de rattrapage, vous décidez de stocker les soldes de l'année passée. Saisissez ces valeurs à la première exécution du traitement :
- Fréquence d'exécution=Exécuter une fois à une date ultérieure
- Nombre de jours avant la date d'exécution= 365
- Heure de début=12:00
Exécutez le traitement une fois de plus pour une période plus récente, puis planifiez une exécution récurrente.
- Pour modifier ou supprimer une planification à fréquence récurrente, accédez au rapport Afficherles planifications de traitement du solde calculé des absences.
- Pour annuler une exécution ou supprimer des soldes stockés, utilisez la tâcheAnnuler l'exécution des soldes calculés des absences.Lorsque vous sélectionnez une exécution à annuler, vérifiez la date affichée après le nom du traitement.