Créer des validations d'absences

Administrator Guide

Créez une absence.

Sécurité : domaine Set Up: Time Off (Calculations - Absence Specific)
dans le domaine fonctionnel Time Off and Leave.

Définir des règles pour avertir les utilisateurs en cas de demandes d'absence non valides ou pour empêcher les employés d'en saisir.

Workday définit sur En cours
les demandes affichant les avertissements que les employés soumettent via le calendrier des absences.

Les demandes d'absence intermittente sont soumises aux règles de validation concernant l'absence et l'absence de longue durée associée. Les validations d'absences s'appliquent lors de la saisie. Les validations d'absences de longue durée s'appliquent lors de la soumission d'une demande d'absence ou de son enregistrement pour plus tard. Workday enregistre automatiquement les demandes dont la validation d'absence de longue durée échoue.

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Modifier une absence

Dans l'onglet

Validations

, ajoutez une ligne dans le tableau

Validation des données saisies

pour chaque validation dont vous avez besoin.

Les valeurs saisies doivent être compatibles avec l'unité de temps définie pour le solde du régime d'absences.

Renseignez les champs concernant la règle de validation. Le tableau répertorie les champs applicables à toutes les règles en dernier.

Champ	Description
Nombre maximum de jours consécutifs et Nombre minimum de jours consécutifs	Pour la valeur, indiquez les éléments suivants : Le nombre maximum de jours consécutifs d'absence qu'un employé peut prendre. Le nombre minimum de jours consécutifs que les employés doivent saisir dans une seule demande. Indiquez un nombre positif ou un calcul qui évalue à un nombre positif. Pour exiger un nombre exact de jours consécutifs d'absences, combinez la validation du Nombre maximum de jours consécutifs avec la validation du Nombre minimum de jours consécutifs qui présente la même valeur. Ces validations : Référencent l'option Jours à inclure dans le régime d'absences lorsque vous définissez les jours consécutifs. Exemple : lorsque la valeur du champ Jours à inclure est : Tous les jours et qu'un employé s'absente les jeudi, vendredi, lundi et mardi, Workday évalue l'absence comme deux ensembles de deux jours consécutifs, et non comme quatre jours consécutifs. Jours de semaine (lun - ven) et qu'un employé prend les mêmes jours d'absence, Workday évalue l'absence comme quatre jours consécutifs. Ne tiennent pas compte de la case Inclure tous les jours sélectionnés . Workday utilise ces validations pour évaluer les absences de courte durée. Si vous définissez un nombre minimum ou maximum supérieur à 30 jours, cela risque de ralentir la performance de la gestion des absences. Le Nombre minimum de jours consécutifs n'est pas disponible pour les absences saisies via Workday Time Tracking.
Incréments	Indiquez les incréments de saisie des absences. Par exemple, sélectionnez une valeur de constante, telle que 4 heures ou 0,5, ou un calcul renvoyant des valeurs différentes pour les employés à temps plein ou à temps partiel.
Maximum	Indiquez le nombre maximum d'absences que les employés peuvent demander. Par exemple, sélectionnez une valeur de constante, telle que 8 heures ou 1 jour, ou un calcul renvoyant des limites différentes selon le calendrier de travail ou le calendrier de jours fériés de l'employé, ou les deux. Vous pouvez définir des limites de manière dynamique sur le nombre d'heures que l'employé est censé travailler à la date de l'absence. Exemple : 8 heures les lundi, mardi, mercredi et jeudi ; 12 heures le vendredi, et 0 heure les jours fériés. Exemple : vous pouvez utiliser le calcul de valeur d'instance Publié pour tous les postes pour un jour calendaire (Workday Scheduling) dans une validation Maximum d'une absence telle que des congés dans le cadre d'un calcul pour renvoyer 0 si les heures publiées de l'employé sont supérieur à 0. Cela permet d'éviter ou de avertir l'employé qu'il demande une absence planifiée pour un jour où il est prévu qu'il travaille. Indiquez si le maximum s'applique : À chaque demande (Saisie d'absence distincte ). À toutes les saisies d'absence pour une même date. Aux demandes pour une même date des absences sélectionnées dans le champ Jeu de validation des absences . Si l'absence appartient à un régime d'absences fondé sur un poste, vous pouvez appliquer le maximum à la totalité ou à une sélection des saisies d'absences pour ce poste et à cette date.
Unités d'absence non rémunérée - maximum autorisé	Saisissez la quantité maximum d'absences non rémunérées autorisée pour un employé à un moment quelconque. Doit être un nombre positif. S'applique uniquement aux régimes d'absences assurant le suivi des soldes et ayant une limite inférieure, ou une valeur de remplacement de la limite d'absences. Pour interdire les absences non rémunérées, saisissez 0 (zéro).
Minimum	Indiquez le nombre minimum d'absences que les employés peuvent demander pour chaque saisie d'absence. Par exemple, sélectionnez une valeur de constante, telle que 4 heures ou 0,5, ou un calcul renvoyant des valeurs différentes pour les employés à temps plein ou à temps partiel.
Plusieurs demandes d'absence non autorisées pour une même date	Indiquez si la règle s'applique : À toutes les saisies d'absence pour une même date. Aux demandes pour une même date des absences sélectionnées dans le champ Jeu de validation des absences . Si l'absence appartient à un régime d'absences fondé sur un poste, vous pouvez appliquer la règle à la totalité ou à une sélection des saisies d'absences pour ce poste et à cette date.
Date d'absence antérieure à la date de remplacement du solde la plus récente non autorisée	Empêche la saisie de demandes d'absence pour les dates antérieures à la Date de remplacement du solde la plus récente de la tâche Mettre à jour les soldes de remplacement des régimes d'absences . (S'applique uniquement aux régimes d'absences assurant le suivi des soldes.) Par exemple, si la Date de remplacement du solde la plus récente tombe le 1er janvier 2016, les employés ne peuvent pas saisir de demande pour des dates antérieures.
Ne pas autoriser la demande	Afficher un message d'erreur lorsqu'une demande échoue à la validation. Selon le type de validation, vous pouvez désélectionner la case à cocher pour générer un message d'avertissement à la place. Par exemple, désélectionnez cette case pour une validation Unités d'absence non rémunérée - maximum autorisé afin d'autoriser les employés à soumettre des demandes d'absence non rémunérée. Un responsable ou un administrateur peut refuser la demande. S'applique à toutes les règles de validation.
Autoriser le remplacement de la saisie pour le compte de l'employé	Autorisez les responsables ou les administrateurs à remplacer la règle de validation lorsqu'ils saisissent, rectifient ou corrigent des absences pour le compte d'employés. Un avertissement s'affiche lorsque des responsables, des administrateurs ou des partenaires saisissent des demandes non valides. S'applique à toutes les règles de validation.
Texte personnalisé	Sélectionnez le message qui s'affiche après le message d'erreur ou l'avertissement standard, sauf si vous avez sélectionné Afficher d'abord le texte personnalisé . Il ne s'affiche pas sur les périphériques mobiles. Utilisez la tâche Mettre à jour le texte personnalisé de validation des données d'absence pour définir ce texte. S'applique à toutes les règles de validation.
Masquer le texte de validation par défaut	Sélectionnez cette option pour masquer le texte de validation par défaut lorsqu'un employé saisit une demande d'absence si un texte personnalisé est défini dans la validation. Workday affiche les validations à partir de l'instantané à date d'effet du régime d'absences au moment où l'employé a saisi sa demande d'absence. Les mises à jour des instantanés suivants ne s'affichent pas.

Cet exemple décrit comment appliquer les règles de validation. Sondra saisit une demande de 4 heures de jour férié flottant, et une seconde demande de 5 heures de congé pour le 7 juin.

Si vous limitez les demandes de congé à 8 heures maximum et sélectionnez Toutes les saisies d'absence de l'employé pour une même date
dans le champ

Saisies d'absence à inclure

, Workday refuse la seconde demande de Sondra car elle dépasse le maximum pour toutes les saisies d'absence pour cette date. date.

Si c'est la règle Plusieurs demandes d'absence non autorisées pour une même date
qui est en vigueur et que le jeu de validation inclut Congé flottant et Prime, Workday accepte la seconde demande de Sondra, car il n'existe aucune restriction pour les demandes de congé payé.

(Facultatif) Accédez à la tâche

Mettre à jour le texte personnalisé de validation des données d'absence

pour afficher un message personnalisé.