Étapes : transférer des soldes d'absences
Consultez les éléments de définition des soldes d'absences.
Vous ne pouvez transférer des soldes que pour les régimes d'absences qui :
- Autorisent les remplacements.
- Ne sont pas fondés sur un poste.
- Vous n'avez pas configuré de cumuls arrivant à échéance.
- Effectuer le suivi des soldes.
Transférer les soldes d'un régime d'absences à un autre ou payer les soldes des absences (ou les deux) lorsqu'un employé n'est plus éligible à un régime d'absences.
Par exemple, Kristin déménage de New York à Paris. En conséquence, elle perd son éligibilité au régime
d'absences payées USA
et le gain au régime de congés payés FRA
. Vous devez transférer son solde actuel de 80 heures vers son nouveau régime d'absences.
Vous ne pouvez pas transférer des soldes d'absences négatifs.
- Ajoutez les étapes d'action suivantes au processus de gestionChanger d'emploi:
- Mettre à jour les transferts de soldes entre régimes d'absences: cette étape déclenche une révision de la modification des RH et détermine s'il existe des effets sur l'éligibilité aux absences. Par exemple, si une modification liée à emploi est un changement de site et que l'éligibilité au régime est basée sur un pays, Workday envoie une notificationMes tâchesaux groupes de sécurité configurés. La notification inclut le régime d'absences et le solde précédents, ainsi que le nouveau régime auquel l'employé est éligible. S'il n'y a aucun impact sur l'éligibilité au régime d'absences, Workday n'envoie pas de notification.
- Mettre à jour les demandes d'absence: cette étape déclenche une révision de la modification des RH et détermine l'impact sur les demandes d'absence existantes. Si un utilisateur a soumis une demande d'absence postérieure à la date d'effet de la modification des RH, Workday envoie une notification aux groupes de sécurité configurés. La notification inclut une liste des demandes d'absence de sorte que vous puissiez les mettre à jour en conséquence. Si la modification des RH n'affecte aucune demande d'absence, Workday n'envoie pas de notification d'absence.
Vous pouvez ajouter ces étapes dans l'ordre que vous voulez au processus de gestion tant qu'elles ont lieu après l' étape de finalisation (). - (Facultatif) Accédez à la tâcheMettre à jour les calculs de conversion des unités de temps pour les absencessi votre organisation utilise des régimes d'absences avec des unités de temps différentes.Configurez des conversions d'unités lorsque vous transférez les soldes d'un régime d'absences qui utilise une unité de temps différente. Par exemple, convertissez 8 heures en 1 jour.Sécurité : domaineSet Up: Time Off (Calculations - Absence Specific)dans le domaine fonctionnel Time Off and Leave.
- (Facultatif) Mappez les régimes d'absences et les absences par défaut respectivement pour les transferts de soldes et les régularisations de transferts de soldes.
- Accédez à la tâcheCréer un régime d'absences.
- Dans l'ongletSolde, dans l'inviteValeur(s) par défaut de transfert de solde, sélectionnez les régimes d'absences vers lesquels vous souhaitez que les transferts de solde s'effectuent par défaut.Les valeurs sont définies par défaut s'il existe une relation de un à un entre le régime d'absences précédent et le régime que vous sélectionnez ici. Si le régime d'absences précédent comporte un solde en cours et un solde reporté, le solde combiné prend par défaut le solde actuel du régime par défaut de transfert de solde. Il est important d'étudier la façon dont votre organisation configure l'éligibilité aux régimes d'absences. Exemple : votre organisation peut configurer l'éligibilité par site. Les règles d'éligibilité du régime d'absences déterminent quel régime agit par défaut pour le transfert/la mutation.
- Dans l'ongletAbsence, sélectionnez les absences queWorkdayPayroll peut payer à l'employé, le cas échéant, lorsque l'employé n'est pas éligible à un autre régime d'absences.
- (Facultatif) Mettez à jour l'éligibilité pour permettre aux employés d'être éligibles à un régime d'absences, en fonction de la date d'effet du transfert de leur solde, et non des dates de début et de fin de période du régime.
- Accédez à la tâcheModifier un régime d'absences.
- Dans l'ongletÉligibilité, utilisez le calcul logiqueÉligibilité à un régime d'absences impactée en milieu de périodedans une règle d'éligibilité.Voir :Workday vous recommande d'utiliser ce calcul uniquement pour les règles d'éligibilité des régimes d'absences et non pour les calculs des cumuls ou les règles de planification.Pour éviter les erreurs et résoudre le calcul des valeurs nulles lors du transfert de soldes, Workday utilise les valeurs par défaut03/01/0001et02/01/0002comme date d'effet des soldes de transfert.
- (Facultatif) Accédez au rapportSolde des absencespour un employé afin de consulter les soldes de ses régimes d'absences :
- Réviser chaque régime d'absences auquel l'employé est éligible. Dans l'ongletSoldede chaque régime d'absences, remarque si des régimes d'absences sont répertoriés dans la colonneValeurs par défaut de transfert de soldes. Tout transfert de solde à partir du régime peut passer par défaut à l'un de ces régimes, selon l'éligibilité. Sélectionnez l'ongletÉligibilitépour réviser les règles.
- Dans l'ongletAbsences, remarque s'il existe des absences dans la colonneAbsences à régulariser suite à un transfert de solde. Si vous décidez de payer ce régime lors d'une mutation, Workday utilise cette absence pour remettre à zéro le solde du régime dans le cas d'une modification liée à emploi . S'il existe une absence dans la colonneAbsences à régulariser suite à une fin d'emploi, Workday utilise ce régime pour payer les employés en cas de fin d'emploi.
- Transférez le solde actuel d'un employé vers les nouveaux régimes auxquels il est éligible, payez le solde (ou les deux).Vous pouvez réviser les tâches de l' étape d'actionMettre à jour les transferts de soldes entre régimes d'absencesdansMes tâcheslorsqu'un employé n'est plus éligible à un régime d'absences. Si leurs régimes d'absences ont des valeurs de transfert de solde par défaut, celles-ci s'affichent par défaut dans la tâcheMettre à jour les transferts de soldes entre régimes d'absences. Workday affiche les plans de l'employé dans le panneau de gauche et le détail du plan que vous mettez en surbrillance dans la partie droite. Dans :
- Dans la section Source du transfert, remarque le régime d'absences précédent et les unités.
- Dans la section Destination du transfert, remarque le nouveau régime d'absences par défaut et indiquez si Workday a converti les unités d'absence.
- Dans la sectionRégularisation des paiements, remarque le plan pour payer un solde lorsque l'employé n'est éligible à aucun régime par défaut de transfert de solde.
Lorsque vous remplacez manuellement le montant du transfert par un montant supérieur à la limite supérieure du régime d'absences, Workday affiche un message d'erreur. Vous devez réviser la limite supérieure du régime d'absences et ajuster le montant du transfert avant de pouvoir le modifier. Soumettre. - Modifiez les demandes d'absence de l'employé de façon à remplacer les absences par des absences compatibles avec le nouveau régime d'absences auquel il est éligible.Vous pouvez réviser les tâches pour l' étape d'actionMettre à jour les demandes d'absencedansMes tâches. Si un employé a demandé des absences pour des jours postérieurs à la date d'effet de la modification de l'éligibilité au régime d'absences, la tâche vous invite à mettre à jour les futures demandes d'absence.
Lorsqu'un employé n'est plus éligible à un régime d'absences, Workday affiche automatiquement des événements dans
Mes tâches
qui vous invitent à :
- Transférer les soldes du régime d'absences de l'employé.
- Mettre à jour ses demandes d'absence.
Réviser les transferts de soldes
dans Mes tâches
pour les groupes de sécurité configurés pour approbation. Une fois le transfert de solde terminé avec succès, vous pouvez voir le solde mis à jour dans toutes les tâches ou tous les rapports qui l'affichent.Cet exemple montre comment utiliser le calcul logique
Éligibilité à un régime d'absences impactée en milieu de période
dans une règle d'éligibilité pour les tâches suivantes :
- Créer un régime d'absences
- Modifier un régime d'absences
- Régime d'absences Californie bimensuel (fondé sur l'employé)
- Régime d'absences Massachusetts bimensuel (fondé sur l'employé)
Pays/Région
dans l'onglet Éligibilité
des régimes d'absences sur Californie
et Massachusetts
, respectivement. Dans le Régime d'absences Massachusetts bimensuel (fondé sur l'employé)
, vous ajoutez un calcul logique à la grille Éligibilité de l'employé
avec :
Opérateur | Calcul |
|---|---|
OU | Éligibilité à un régime d'absences impactée en milieu de période
|
Alex Jones a quitté le lieu de emploi de San Francisco pour prendre un poste à Boston le 29/12/2015. Vous pouvez saisir une demande d'absence sous
le Régime d'absences Massachusetts mensuel (fondé sur l'employé)
pour Alex pour le 25/12/2015 et le 02/01/2016, car il a changé emploi en milieu de période, mais pas pour le 10/12/2015.Vous pouvez également utiliser la tâche
Mettre à jour les soldes de remplacement des régimes d'absence
pour afficher ou modifier le solde de l'employé associé au nouveau régime d'absences ou au régime précédent. Vous pouvez également utiliser la tâche Mettre à jour les régularisations/remplacements de cumuls et d'absences
pour consulter ou modifier les régularisations de paiement, le cas échéant. Toutes les modifications que vous apportez à ces tâches remplacent celles effectuées dans la tâche Mettre à jour les transferts de soldes entre régimes d'absences
.