Éléments de définition : tables d'absences
Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la planification de la configuration et de l'utilisation des tables d'absences. Elle explique :
- Pourquoi effectuer cette configuration.
- Comment cette configuration s'intègre dans Workday.
- Les impacts en aval, ainsi que les interactions entre produits.
- Les conditions requises en matière de sécurité et les configurations du processus de gestion.
- Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant l'implémentation.
Reportez-vous aux instructions détaillées des tâches pour avoir une vision exhaustive de la configuration.
Présentation
Vous pouvez utiliser les tables d'absences pour regrouper les absences associées. Les employés qui demandent des absences couvrant différents régimes d'absences peuvent demander un seul type d'absence. Workday sélectionne automatiquement l'absence appropriée pour chaque partie de l'absence.
Avantages pour l'entreprise
Les tables d'absences améliorent l'efficacité en :
- Réduisant le nombre de demandes d'absence qu'un employé doit effectuer.
- Regroupant le nombre de types d'absence qu'un employé peut sélectionner.
- Réduisant le nombre d'approbations de demandes d'absence pour les responsables.
Cas d'utilisation
Vous pouvez utiliser les tables d'absences pour gérer les absences soumises à différents taux de rémunération tout au long de leur durée, notamment les éléments suivants :
- Congé parental d'éducation.
- Absence de longue durée.
Les utilisateurs peuvent demander des absences en utilisant des tables d'absences sur l'application mobile. Workday prend en charge les tables d'absences sur Android, iPad et iPhone, ce qui vous permet de gérer les demandes d'absence qui couvrent plusieurs paliers d'absence.
Questions à se poser
Question | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Comment utilisez-vous plusieurs régimes d'absences pour gérer 1 type d'absence ? | Vous pouvez créer une table d'absences pour le type d'absence. Vous pouvez ensuite définir un palier d'absence reposant sur un régime d'absences existant ou sur un nouveau pour gérer le type d'absence. |
Comment définissez-vous les régimes d'absences que les employés peuvent utiliser lorsqu'ils ont épuisé le solde d'un autre régime d'absences ? | Vous pouvez créer une table d'absences avec un palier pour chaque régime d'absences. Vous pouvez affecter une priorité plus élevée au régime d'absences que vous souhaitez que l'employé utilise en premier. Une fois le solde du palier actuel épuisé, la demande passe au palier suivant avec le solde disponible. |
Comment gérez-vous les absences dont les taux de rémunération varient au fil du temps ? | Vous pouvez créer une table d'absences avec un palier pour chaque taux de rémunération. Vous pouvez ensuite configurer votre paie de façon à appliquer le taux de rémunération correspondant à chaque palier d'absence. |
Comment gérez-vous les délais de carence pour maladie ? | Vous pouvez définir des paliers de délai de carence avec des calculs de quantité par occurrence pour garantir qu'une certaine quantité d'unités d'absence pour maladie n'est pas rémunérée ou l'est à un taux de rémunération différent chaque fois qu'il existe une nouvelle occurrence d'absence. |
Comment gérez-vous les futures demandes d'absence à l'aide des paliers d'absence ? | La réévaluation de palier permet à Workday d'évaluer les nouvelles demandes d'absence et de garantir que les soldes par palier diminuent chronologiquement. Workday exécute une tâche de réévaluation qui identifie et corrige automatiquement les enregistrements d'événements de table d'absences à date future, en fonction des événements de table d'absences nouvellement saisis ou corrigés. Workday utilise les soldes des régimes d'absences par palier dans l'ordre de priorité des paliers de la table d'absences.
La tâche de réévaluation se déclenche lorsque les processus de gestion Demander une absence et Corriger les absences se terminent et en réaction à des événements d'absence présents dans des tables d'absences contenant des événements futurs approuvés. Ces événements d'absence incluent les éléments suivants :
Lorsque vous définissez des tables d'absences, vous devez tenir compte des dates d'effet des objets de la table d'absences. Les tables d'absences n'ont pas de date d'effet. Toutefois, les régimes d'absences par palier définis dans une table d'absences incluent les régimes d'absences et événements d'absence à date d'effet. La date d'effet de ces objets peut avoir un impact sur le moment où les paliers associés deviennent effectifs et disponibles pour une utilisation dans les demandes d'absence et la visibilité du solde. |
Quels types d'absence voulez-vous regrouper dans une table d'absences ? | Vous pouvez regrouper les types d'absence utilisant la même unité. Pour demander une absence selon une table d'absences, un employé doit être éligible à au moins un régime par palier. Lorsqu'un employé est éligible à certains paliers seulement, Workday déduit l'absence des paliers auxquels l'employé est éligible. |
Comment souhaitez-vous avertir les employés lorsqu'ils saisissent une demande non valide ? | Vous pouvez créer des messages de validation à afficher lorsque les employés tentent de saisir une absence qui ne respecte pas vos configurations. Vous pouvez ajouter les validations suivantes à vos tables d'absences :
Vous pouvez empêcher les employés de demander des absences non rémunérées en définissant la validation Unités d'absence non rémunérée - maximum autorisé dans chaque palier d'absence. |
Comment les employés saisissent-ils les demandes d'absence pour tous les jours de la semaine ? | Les tables d'absences utilisent la configuration Jours à inclure dans chaque régime d'absences par palier. Exemple : dans le champ Jours à inclure , vous indiquez du lundi au vendredi pour le palier 1 mais tous les jours pour le palier 2. Les demandes qui incluent le samedi utilisent le solde du Palier 2. |
Recommandations
Workday vous recommande de toujours activer Workday pour identifier et corriger automatiquement les événements d'absence. Ainsi, pour toutes les nouvelles tables d'absences que vous créez, la case
Activer la réévaluation
est cochée par défaut. Définissez la
Quantité quotidienne par défaut
dans le régime d'absences du premier palier sur la valeur que vous voulez utiliser dans la table d'absences. Les paliers restants dans votre table d'absences utilisent automatiquement cette valeur.Des limites inférieures et la validation
Unités d'absence non rémunérée - maximum autorisé
permettent de s'assurer que les employés utilisent l'intégralité du solde d'un régime d'absences avant d'en entamer un autre, sauf lorsque vous configurez des valeurs de Quantité par occurrence
. Sélectionnez les régimes d'absences qui utilisent le même calendrier de périodes et la même période de solde.
Si vous ajoutez des calculs de quantité par occurrence à des tables d'absences existantes dont les occurrences d'absence ne sont pas encore activées, ajoutez les calculs avant d'activer les tables pour les occurrences. Cette approche permet d'éviter de recalculer inutilement de nouvelles occurrences.
L'ajout de valeurs de quantité par occurrence dans les tables d'absences déjà associées à des saisies d'absence ne modifie pas le fractionnement existant par palier. Workday applique les valeurs uniquement aux nouvelles saisies d'absence dans la table d'absences ou lors de l'exécution de la réévaluation de la table.
Actions requises
Définissez des régimes d'absences ou réutilisez des régimes existants pour chaque palier de votre table d'absences. Chaque régime d'absences doit :
- Effectuer le suivi des soldes.
- Utiliser la même unité de temps.
Limites
- Vous ne pouvez pas saisir des heures de début et de fin pour des demandes de table d'absences dans les calendriers existants des absences et des absences. Vous devez définir l'expérience du calendrier des absences pour activer les heures de début et de fin dans les tables d'absences.
- Vous ne pouvez pas ajouter des absences intermittentes dans une table d'absences. Les absences intermittentes sont soustraites du solde des absences de longue durée via le processus de gestionDemander une absence de longue duréesans que le salarié soit pour autant en congé. Lorsque vous créez ou modifiez des tables d'absences, Workday assure une validation qui vous empêche d'ajouter des absences intermittentes. Lorsque vous créez ou modifiez des types d'absence de longue durée, Workday assure une validation qui vous empêche d'ajouter des absences en tant qu'absences intermittentes si elles sont déjà utilisées dans une table d'absences.
- Les validations d'une absence distincte ne s'affichent pas si vous utilisez cette dernière dans une table d'absences, à l'exception de la validationUnités d'absence non rémunérée - maximum autorisé.
- Les calculs fondés sur la période ne sont pas disponibles pour les validations dans les tables d'absences.
- Vous ne pouvez pas utiliser de dates d'effet avec des tables d'absences. Vous pouvez saisir des dates d'effet dans les régimes d'absences par palier.
- Les employés ne peuvent pas effectuer une demande en utilisant un type d'absence une fois que vous l'avez ajouté à une table d'absences. Leurs demandes d'absence suivantes se font en fonction de la table d'absences. Vous pouvez remplacer l'ordre des paliers des demandes d'absence.
Définition de l'environnement client
Accédez à la tâche
Modifier la définition de l'environnement client - HCM
pour activer la quantité par occurrence dans les paliers de la table d'absences.Sécurité
Les utilisateurs ayant accès au domaine
Set Up: Time Off (Calculations - Absence Specific)
dans le domaine fonctionnel Time Off and Leave peuvent afficher, modifier et créer des tables d'absences. Processus de gestion
Vous pouvez mettre à jour les règles de condition d'exécution que vous utilisez pour les validations du processus de gestion de façon à inclure le champ de rapport
Absence Table or Time Off for Time Off Event
.Génération de rapports
Rapports | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Toutes les tables d'absence
| Permet d'afficher toutes les tables d'absences de votre environnement client et les régimes d'absences associés. |
Détail des saisies d'absence par palier
| Permet d'afficher l'utilisation des paliers d'absence par demande d'absence. Vous pouvez également utiliser ce rapport pour vous assurer que la priorité du palier fonctionne correctement. Le rapport indique les événements réévalués. |
Afficher une table d'absences
| Permet d'afficher des informations détaillées sur une table d'absences spécifique, y compris les paliers et validations qui y sont associés. |
Vous pouvez ajouter le champ de rapport
Table d'absences
à partir de l'objet de gestion Coordinated Time Off Entry
dans vos rapports personnalisés existants pour afficher l'utilisation d'une table d'absences.Intégrations
Vous pouvez utiliser les services web suivants pour ajouter, régulariser ou charger en masse des demandes d'absence dans des tables d'absences :
- Régulariser les absences
- Saisir les absences
- Import Time Off Request Event Batch
Relations et interactions
Produit | Interaction |
|---|---|
Workday Payroll | Créez des gains et déductions distincts pour chacun des régimes d'absences que vous utilisez dans votre table d'absences. |
Workday propose un kit appelé Touchpoints Kit, qui rassemble plusieurs ressources pour vous aider à mieux comprendre les relations de configuration dans votre environnement client. Pour en savoir plus sur ce kit, visitez notre page Workday Touchpoints Kit sur le site Workday Community.