Créer des types d'absence de longue durée

Administrator Guide

Créez des familles d'absences de longue durée.

Créez des règles d'absence de longue durée afin de définir les exigences en matière d'éligibilité des employés ou les validations des demandes d'absence de longue durée.

Sécurité : domaine Set Up: Leave of Absence
dans le domaine fonctionnel Time Off and Leave.

Un type d'absence de longue durée définit l'ensemble des règles qui s'applique à un type particulier d'absence de longue durée (par exemple, participation à un jury ou congés pour événements familiaux). Il identifie :

La famille d'absence de longue durée.

L'unité de temps des demandes d'absence de longue durée.

Les règles d'éligibilité des employés, de validation et d'autres règles.

Si les soldes doivent être suivis.

Si votre environnement client Workday autorise plusieurs emplois, le type d'absence de longue durée indique également si celui-ci est défini par poste.

Vous pouvez associer un type d'absence de longue durée à d'autres types d'absence de longue durée et absences de façon à ce que Workday calcule les soldes combinés des absences.

Accédez à la tâche

Créer un type d'absence de longue durée

Pour la tâche, tenez compte des éléments suivants :

Champ	Description
Type d'absence	Saisissez le nom correspondant au motif de l'absence de longue durée.
Code du type d'absence	L'API de services web et les téléchargements EIB utilisent le code. Si vous ne renseignez pas ce champ, Workday affecte une valeur automatiquement.
Fondé sur un poste	La case à cocher apparaît si votre environnement client Workday est configuré pour prendre en charge plusieurs emplois dans la tâche Modifier la définition de l'environnement client - HCM (champ Options de définition du poste ). Workday vous permet de configurer plusieurs postes pour : Intervenants extérieurs. Salariés. Cochez cette case pour suivre les absences de longue durée des employés par poste. Ce paramètre n'est plus modifiable dès lors qu'il existe une demande d'absence de longue durée ou d'autres données d'absence de longue durée. Lorsqu'un type d'absence de longue durée est défini par poste, vous devez indiquer le poste de l'employé lorsque vous saisissez une demande d'absence de longue durée. Les soldes sont également fondés sur le poste. En général, les règles d'éligibilité, les validations, les données de confirmation et les calculs des droits s'appliquent aussi au poste de l'employé. Toutefois, lorsque vous définissez ces règles, vous pouvez aussi utiliser des champs de rapport ou des champs calculés se rapportant à l'emploi principal ou à tous les emplois. Laissez cette case désélectionnée pour spécifier que le type d'absence de longue durée et les soldes sont fondés sur l'employé. Les règles d'éligibilité, les validations, les données de confirmation et les calculs des droits s'appliquent généralement au poste principal de l'employé, sauf si vous avez défini ces règles pour tous les emplois.
Famille d'absences de longue durée	Spécifiez les types d'absence de longue durée que les employés peuvent sélectionner lorsqu'ils demandent une absence de longue durée.
Inactif	Désactive l'utilisation du type d'absence de longue durée. Lorsque cette case est cochée, les employés ne peuvent pas demander des types d'absence de longue durée inactifs ou y être associés. Les rapports standard continuent d'effectuer le suivi des employés déjà absents et d'afficher le détail du type d'absence.
Type de paiement d'absence	(Facultatif) Associez le type d'absence à un gain prédéfini par Workday pour un type de paiement réglementaire pour permettre à Workday Payroll de traiter les paiements réglementaires sur la base de ce type d'absence. Exemples : Paiement de congé maternité pour Workday Payroll for the UK. Temps partiel thérapeutique ou congé de reclassement pour la France.
Type de visibilité du statut Absent	Lorsqu'un employé est absent, Workday affiche le statut (Absent) en regard de son nom. Choisissez si le statut s'affiche : Toujours. Jamais. Uniquement pour les utilisateurs qui sont autorisés à voir les absences de longue durée de l'employé.

Définissez

les Critères d'éligibilité

pour déterminer si le type d'absence de longue durée peut être sélectionné lors de la saisie d'une demande d'absence de longue durée :

Champ	Description
Pays/Région	Limite les types d'absence de longue durée disponibles aux sites sélectionnés. Au premier jour de l'absence de longue durée, l'adresse professionnelle de l'employé doit correspondre à l'un des sites sélectionnés. Si aucune valeur n'est indiquée, le type d'absence de longue durée est disponible pour tous les sites.
Critères supplémentaires	Sélectionnez des règles d'absence de longue durée qui définissent les critères supplémentaires auxquels les employés doivent répondre au premier jour de l'absence de longue durée. Ils doivent répondre à tous les critères supplémentaires.
Activé pour le type d'employé	Indiquez si le type d'absence de longue durée est disponible pour les salariés, les intervenants extérieurs ou tous les employés.

Dans la section

Incidences de l'absence de longue durée

, précisez dans quelle mesure une absence de longue durée affecte les modules autres que Workday Absence Management.

Exemples :

Pour interrompre la rémunération des employés associés à cette absence de longue durée, sélectionnez

Incidence sur la paie

. Si vous utilisez Workday Payroll, vous pouvez continuer à rémunérer les employés absents selon les critères de catégorie d'exécution.

Pour ajuster le calcul de l'ancienneté dans Workday Payroll for France, sélectionnez

Incidence sur le cumul du service continu

. Vous pouvez mapper le type d'absence à un congé parental ou une valeur de présence parentale dans la tâche

Mettre à jour le mappage des absences - Paie France

. Workday déduit la moitié du nombre de jours d'absence, arrondie par défaut au jour entier le plus proche, du calcul de l'ancienneté ajustée.

Dans l'onglet

Validations/données de confirmation

, sélectionnez les règles de validation à appliquer aux demandes d'absence de longue durée :

Champ	Description
Règle d'absence de longue durée	Lorsqu'un employé soumet une demande ou l'enregistre pour plus tard, Workday : Applique les règles à chaque jour de l'absence de longue durée demandée. Émet un avertissement si une demande n'est pas valide. Achemine les demandes avec avertissement pour révision. Workday génère des erreurs ou des avertissements lorsque les demandes d'absence de longue durée ne satisfont pas aux conditions de validation.
Ne pas autoriser la demande	Cochez cette case pour émettre un message d'erreur en cas de demande non valide, plutôt qu'un avertissement. Workday n'autorise pas que les demandes et demandes erronées conservent le statut Enregistrer pour plus tard en attendant d'être supprimées ou corrigées. Si vous ne cochez pas cette case, un avertissement est émis en cas de demande non valide mais celle-ci est quand même autorisée.
Autoriser le remplacement de la saisie pour le compte de l'employé	Permet aux employés qui font une demande pour le compte d'un autre employé de saisir la demande malgré la condition d'erreur. Dans ce cas, les erreurs et les avertissements s'affichent tous les deux comme des avertissements.

Identifiez les

Données de confirmation

que les employés peuvent voir sur la page de confirmation de la demande ou lors de la révision de la demande.

Il s'agit d'informations pertinentes sur la demande qui peuvent aider les employés à comprendre le motif d'un avertissement ou d'une erreur. Elles peuvent également aider les responsables à déterminer les motifs d'approbation ou de refus des demandes.

Champ	Description
Valeur à afficher	Identifie le type de données à afficher, comme : Les mois d'ancienneté de l'employé. Les heures réellement travaillées. Les soldes des absences disponibles au premier jour de l'absence de longue durée. Dans les champs de rapport ou dans les champs calculés, sélectionnez l'objet de gestion Employé , Type d'absence de longue durée , Événement de demande d'absence de longue durée ou Poste . Workday récupère les données de confirmation de l'employé au premier jour de l'absence de longue durée. Si le type d'absence de longue durée est associé à d'autres types d'absence de longue durée ou d'absence, vous pouvez afficher le solde combiné des droits pour les absences de longue durée et les absences associées.
Remplacement de libellé	Saisissez le texte à afficher à la place du nom du champ de rapport ou du champ calculé que vous avez sélectionné dans le champ Valeur à afficher .
Masquer dans le libre-service de l'employé	Cette option empêche l'affichage des données de confirmation sur les pages en libre-service.

Dans l'onglet

Solde/absences de longue durée prises

, configurez les options de suivi du solde.

Indiquez les informations nécessaires pour que Workday calcule les soldes par rapport aux absences de longue durée prises :

Champ	Description
Suivi du solde	Sélectionnez cette option pour suivre les soldes des absences de longue durée des employés. Si le suivi des soldes n'est pas applicable, renseignez uniquement les champs suivants : Unité de temps Jours à inclure
Date de début du calendrier des soldes d'absences Date de fin du calendrier des soldes d'absences	Sélectionnez les champs calculés qui définissent les dates de début et de fin du calendrier des absences.
Unité de temps	Sélectionnez Jours ou Heures comme unité de temps pour les demandes d'absence de longue durée et le solde des droits.
Affichage du calendrier	Sélectionnez l'une des options suivantes pour indiquer comment afficher les soldes des droits aux absences dans le calendrier : Ne pas afficher le solde Famille et type Type

Définissez les options

de Droit aux absences

Champ	Description
Droits par événement	Accordez aux employés la totalité des droits de chaque demande de ce type, indépendamment du moment des demandes. Lorsque vous sélectionnez cette option, vous pouvez associer plusieurs demandes de ce type d'absence de longue durée dans le même calendrier d'absences afin que les demandes soient déduites du même solde.
Unités de droits aux absences	Sélectionnez l'une des options suivantes pour indiquer si un nombre maximum de jours ou d'heures est disponible pour les employés pour ce type d'absence : Numérique : saisissez une valeur numérique littérale. Calcul : sélectionnez un champ calculé à partir de l'objet Employé ou Poste . Aucune des options ci-dessus .

Identifier

les jours à inclure

Ce champ détermine les jours à compter comme jours d'absence de longue durée pris dans chaque demande d'absence de longue durée et, pour les absences de longue durée suivies en heures, il détermine le nombre d'heures à compter pour chaque jour pris en fonction du poste ou des horaires hebdomadaires prévus de l'employé. Ce champ ne s'applique pas aux autres absences de longue durée de la même famille ou aux absences identifiées dans le champ

Absences intermittentes

. La valeur

Jours à inclure

du régime d'absence détermine le traitement des absences intermittentes.

Cochez la case

Configurer les jours à inclure

pour afficher la case à cocher

Inclure les jours fériés depuis le calendrier de jours fériés

et le champ

Jours inclus

Le cas échéant, identifiez les types d'absence de longue durée et les absences coordonnées.

Workday soustrait du solde de ce type d'absence de longue durée les unités utilisées pour les types d'absence de longue durée et les absences sélectionnées.

Si votre environnement client Workday est configuré pour prendre en charge plusieurs emplois, les règles suivantes s'appliquent :

Si le type d'absence de longue durée est défini par poste et qu'une absence de longue durée ou une absence coordonnée est définie par employé, les unités utilisées pour les absences de longue durée par employé sont déduites du solde des absences de longue durée de chaque poste de l'employé.

Si le type d'absence de longue durée est défini par employé et qu'une absence de longue durée ou une absence coordonnée est définie par poste, les unités utilisées pour chaque poste sont déduites du solde des absences de longue durée de l'employé.

Champ	Description
Inclure tous les types d'absence par famille d'absences de longue durée	Cette option permet d'inclure dans la même famille les unités utilisées pour tous les autres types d'absence de longue durée comme s'il s'agissait d'unités utilisées pour ce type d'absence de longue durée. Peuvent être sélectionnées les familles qui incluent tous les types d'absence de longue durée utilisant la même unité de temps que le type d'absence de longue durée que vous êtes en train de définir.
Autres types d'absence de longue durée	Sélectionnez les autres types d'absence de longue durée à compter comme unités utilisées pour ce type d'absence de longue durée. Configurez tous les types d'absence de longue durée que vous sélectionnez dans ce champ pour référencer le type d'absence de longue durée que vous êtes en train de définir.
Absences intermittentes	Sélectionnez toutes les absences à compter comme unités utilisées pour ce type d'absence de longue durée. Vous ne pouvez associer une absence qu'à un seul type d'absence de longue durée. Les règles d'éligibilité et de validation définies pour les absences de longue durée s'appliquent également aux absences. Les absences intermittentes sont soustraites du solde des absences de longue durée via le processus de gestion Demander une absence de longue durée sans que le salarié soit pour autant en congé.

(Facultatif) Cochez la case Calculer

au prorata du pourcentage d'absence de longue durée

pour activer le calcul au prorata des unités d'absence de longue durée dans les demandes d'

absence de longue durée en fonction du champ supplémentaire Pourcentage d'absence

de longue durée dans le type d'absence de longue durée. Workday réduit le droit au solde du montant calculé au prorata lorsque les employés partent d'une absence de longue durée qui n'est pas à temps plein.

Vous devez configurer le calendrier des absences si vous activez le calcul au prorata.

(Facultatif) Pour que la fin d'absence d'un employé déclenche une demande pour un autre type d'absence, sélectionnez

Type d'absence suivant

dans l'onglet

Absence en cascade

Par exemple, si vous définissez un type d'absence de courte durée et que vous voulez le faire suivre d'un type d'absence de longue durée, sélectionnez un type d'absence de longue durée. Par exemple, sélectionnez

Handicap > USA Long Term Disability

Votre sélection dépend du type d'absence de longue durée, à savoir s'il est défini par employé ou par poste.

Workday génère une demande d'affectation de l'employé au prochain type d'absence de longue durée à la fin de l'absence de longue durée en cours si :

Le processus de gestion Demander une absence de longue durée
est configuré pour les absences en cascade.

Le salarié satisfait aux critères d'éligibilité du prochain type d'absence de longue durée.

Workday Payroll for the UK ne prend pas en charge les types d'absence en cascade associés à des paiements réglementaires, à l'exception de l'indemnité légale de maladie (Statutory Sick Pay).

(Facultatif) Dans l'onglet

Champs supplémentaires

, configurez :

Champ	Description
Motifs d'absence de longue durée	Cochez la case Motif de l'absence de longue durée obligatoire si les employés doivent sélectionner un motif lors de la saisie d'une demande. L' Identifiant de motif est utilisé dans les téléchargements EIB et l'API de services web des demandes d'absence de longue durée. Workday met à jour le Nombre d'utilisations chaque fois qu'une absence de longue durée est demandée pour ce motif. Lorsque vous désactivez un motif, il se trouve masqué sur les demandes en attente d'approbation.
Champs supplémentaires	Sélectionner des champs supplémentaires à afficher sur les demandes d'absence de longue durée. Par exemple, sélectionnez : Pourcentage d'absence de longue durée pour permettre aux employés de saisir un pourcentage d'unités d'absence de longue durée. Workday utilise cette valeur si vous activez le calcul au prorata dans l'onglet Solde/absences de longue durée prises . La date de naissance de l'enfant ou la date prévue d'accouchement pour permettre aux employés de fournir les informations requises pour un congé maternité ou paternité. Par exemple, en Angleterre, lorsqu'une employée fait une demande de congé légal de maternité, elle doit déclarer la date prévue d'accouchement. Si vous ne trouvez aucun champ obligatoire, vous pouvez créer un champ supplémentaire personnalisé à l'aide de la tâche Mettre à jour des champs supplémentaires . Une fois créé, vous pouvez sélectionner le champ personnalisé dans la grille Champs supplémentaires . Sécurité : domaine Set Up: Maintain Additional Fields dans le domaine fonctionnel System. Vous pouvez également utiliser les informations saisies dans ces champs pour créer des règles d'absence de longue durée : Pour les validations et les données de confirmation. Pour déterminer l'éligibilité ou les soldes. En outre, les champs de rapport permettent de créer des règles de condition dans le processus de gestion Demander une absence de longue durée afin de router les demandes d'absence de longue durée pour approbation en fonction des informations fournies dans ces champs. Saisissez un Remplacement de libellé si vous souhaitez afficher un nom différent pour le champ supplémentaire dans la tâche Demander une absence . Workday affiche le remplacement du libellé du champ dans l'événement d'absence de longue durée plutôt que le nom du champ. Sélectionnez Obligatoire si l'employé doit saisir une valeur pour soumettre une demande d'absence de longue durée. Si vous ajoutez un champ obligatoire ou transformez un champ facultatif (vide) en champ obligatoire alors que des demandes d'absence de longue durée sont en attente d'approbation ou associées au statut Enregistrer pour plus tard , vous ne pourrez pas soumettre ou approuver ces demandes sans les données manquantes. Sélectionnez Masquer dans le libre-service du salarié pour que les employés ne puissent pas voir le champ lorsqu'ils saisissent leurs demandes. Lorsqu'un chargé de révision vérifie la demande, Workday affiche les champs masqués. Si le champ masqué requiert une valeur, la personne chargée de la révision doit saisir cette dernière. Les champs supplémentaires s'affichent sur les demandes d'absence de longue durée selon un ordre prédéfini. Lorsque vous enregistrez le type d'absence, Workday affiche les champs dans l'ordre où ils apparaissent sur les demandes. Les informations saisies dans ces champs sont répercutées sur l'absence de longue durée suivante, si : Ce type d'absence fait partie d'une séquence de types d'absence en cascade. Le type d'absence suivant contient les mêmes champs supplémentaires.

Champ

Description

Motifs d'absence de longue durée

Cochez

la case Motif de l'absence de longue durée obligatoire

si les employés doivent sélectionner un motif lors de la saisie d'une demande.

Identifiant de motif

est utilisé dans les téléchargements EIB et l'API de services web des demandes d'absence de longue durée.

Workday met à jour le

Nombre d'utilisations

chaque fois qu'une absence de longue durée est demandée pour ce motif. Lorsque vous

désactivez

un motif, il se trouve masqué sur les demandes en attente d'approbation.

Champs supplémentaires

Sélectionner des champs supplémentaires à afficher sur les demandes d'absence de longue durée. Par exemple, sélectionnez :

Pourcentage d'absence de longue durée
pour permettre aux employés de saisir un pourcentage d'unités d'absence de longue durée. Workday utilise cette valeur si vous activez le calcul au prorata dans l'onglet

Solde/absences de longue durée prises

La date de naissance de l'enfant
ou la date prévue d'accouchement
pour permettre aux employés de fournir les informations requises pour un congé maternité ou paternité. Par exemple, en Angleterre, lorsqu'une employée fait une demande de congé légal de maternité, elle doit déclarer la date prévue d'accouchement.

Si vous ne trouvez aucun champ obligatoire, vous pouvez créer un champ supplémentaire personnalisé à l'aide de la tâche

Mettre à jour des champs supplémentaires

. Une fois créé, vous pouvez sélectionner le champ personnalisé dans la grille

Champs supplémentaires

Sécurité : domaine Set Up: Maintain Additional Fields
dans le domaine fonctionnel System.

Vous pouvez également utiliser les informations saisies dans ces champs pour créer des règles d'absence de longue durée :

Pour les validations et les données de confirmation.

Pour déterminer l'éligibilité ou les soldes.

En outre, les champs de rapport permettent de créer des règles de condition dans le processus de gestion Demander une absence de longue durée
afin de router les demandes d'absence de longue durée pour approbation en fonction des informations fournies dans ces champs.

Saisissez un

Remplacement de libellé

si vous souhaitez afficher un nom différent pour le champ supplémentaire dans la tâche

Demander une absence

. Workday affiche le remplacement du libellé du champ dans l'événement d'absence de longue durée plutôt que le nom du champ.

Sélectionnez

Obligatoire

si l'employé doit saisir une valeur pour soumettre une demande d'absence de longue durée.

Si vous ajoutez un champ obligatoire ou transformez un champ facultatif (vide) en champ obligatoire alors que des demandes d'absence de longue durée sont en attente d'approbation ou associées au statut Enregistrer pour plus tard
, vous ne pourrez pas soumettre ou approuver ces demandes sans les données manquantes.

Sélectionnez

Masquer dans le libre-service du salarié

pour que les employés ne puissent pas voir le champ lorsqu'ils saisissent leurs demandes. Lorsqu'un chargé de révision vérifie la demande, Workday affiche les champs masqués. Si le champ masqué requiert une valeur, la personne chargée de la révision doit saisir cette dernière.

Les champs supplémentaires s'affichent sur les demandes d'absence de longue durée selon un ordre prédéfini. Lorsque vous enregistrez le type d'absence, Workday affiche les champs dans l'ordre où ils apparaissent sur les demandes.

Les informations saisies dans ces champs sont répercutées sur l'absence de longue durée suivante, si :

Ce type d'absence fait partie d'une séquence de types d'absence en cascade.

Le type d'absence suivant contient les mêmes champs supplémentaires.

Vous pouvez utiliser :

Le rapport

Afficher un type d'absence

pour vérifier le détail d'un type d'absence.

Les rapports suivants, pour voir quels types d'absence de longue durée appartiennent à chaque famille et connaître le détail de chaque type d'absence :

Afficher une famille d'absences de longue durée

Toutes les familles d'absences de longue durée

Le champ de rapport Calcul

au prorata par pourcentage d'absence de longue durée

dans l'objet de gestion Événement d'absence de longue durée
des rapports personnalisés et règles de condition pour déterminer le prorata de toutes vos demandes d'absence de longue durée.

Créer des régimes d'absences effectuant le suivi des soldes

Créer des types de congé statutaire pour la paie GBR

Étapes : définir les congés de reclassement (FRA)

Étapes : déclarer un temps partiel thérapeutique dans la DSN (FRA)

Étapes : définir la génération de la DSN (FRA)

Étapes : définir un calcul d'ancienneté ajustée (FRA)

Étapes : définir le calendrier des absences

Référence : incidences de l'absence de longue durée

Référence : champs supplémentaires pour les types d'absence de longue durée

Remarque sur la version 2024R2 : Calcul au prorata des unités d'absence en fonction du pourcentage

Niveau suivant : nouveau calendrier des absences

Niveau suivant : utiliser les absences pour enregistrer des absences de longue durée.

Le niveau suivant : points de contact PTT avec affectations

Exemple : définir des absences en cascade