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Dernière mise à jour : 2024-10-04
Étapes : créer des avoirs et refacturer des factures clients pour les contrats clients

Étapes : créer des avoirs et refacturer des factures clients pour les contrats clients

Créez les éléments suivants :
  • Contrat client.
  • Transactions facturables.
  • Un échéancier de facturation pour le contrat client.
  • Factures clients à partir de contrats.
Lorsque vous facturez un montant de facture client incorrect et que vous souhaitez créer une facture corrigée, vous pouvez configurer Workday de façon à créditer la facture d'origine et à créer une nouvelle facture pour la refacturation. Workday prend uniquement en charge les ajustements de crédit complets et les échéances complètes.
  1. Des codes de facture uniques vous permettent de vous conformer aux exigences comptables internationales. Lorsque vous activez les codes de facture uniques pour les crédits, les débits et les refacturations, Workday crée et traite un ajustement avec un code de facture unique.
  2. Accédez à la tâche
    Modifier la définition de l'environnement client - Finances
    .
    Dans la section
    Options des contrats clients
     , cochez la case
    Créer et soumettre des échéances pour le crédit et la refacturation
     pour créer et soumettre automatiquement les nouvelles échéances dans l'échéancier de facturation du contrat client lorsque vous créez des ajustements de crédit ou créditez et refacturez des factures clients.
    Sécurité : domaine
    Set Up: Tenant Setup - Financials
     dans le domaine fonctionnel System.
  3. Sélectionnez
    Facture client
    Créer un avoir et refacturer
    dans le menu des actions associées d'une facture client.
    La tâche
    Créer un avoir et refacturer
     est disponible uniquement dans les cas suivants :
    • La ligne de contrat a le statut
      Actif
       et est associée à un échéancier de facturation dont le statut
      est Approuvé
       .
    • La facture client a le statut
      Approuvé
       .
    • La facture client a le statut
      Non payé
       .
    • La facture client n'est pas créée à partir d'exécutions du calcul des intérêts et des frais de retard.
    • La facture client ne correspond pas à une transaction intercompagnies directe.
    • La facture client n'est pas déjà associée à un ajustement de crédit ou à une facture refacturée dont le statut est
      Approuvé
       ou
      En cours
       .
    • Workday n'a pas encore créé de factures clients à partir d'échéances de facturation ou de transactions facturables.
    • Vous cochez la case
      Créer et soumettre les échéances pour le crédit et la refacturation
       dans la tâche
      Modifier la définition de l'environnement client - Finances
       .
    Pour la tâche, tenez compte des éléments suivants :
    Option Description
    Lignes de facture à copier
    (sur la page Créer un avoir et refacturer)
    Lorsque vous choisissez de copier toutes les lignes de facture, vous pouvez supprimer les lignes de facture inutiles sur la refacturation. Lorsque vous ajustez la refacturation, Workday vous recommande de mettre à jour l'échéancier de facturation associé pour s'assurer que les montants restent équilibrés.
    Client facturé
    (sur la page Refacturer)
    Pour empêcher les utilisateurs de modifier le
    Client facturé
    , créez une validation personnalisée.
    Workday ne prend pas en charge le crédit et la refacturation pour les éléments suivants :
    • Contrats d'attribution ou contrats étudiants.
    • Frais de ligne de contrat, engagement minimum, facturation des montants payés d'avance à l'aide d'échéanciers de facturation non consolidées, exécution de commande ou retenue de garantie.
    Configurez le processus de gestion
    Événement de facture client
     et la règle de sécurité associée dans le domaine fonctionnel Customer Accounts.
Workday :
  • Approuve automatiquement le processus de gestion
    Événement d'échéancier de facturation
     pour les échéances de crédit et les échéances refacturées. Vous pouvez également utiliser le champ de rapport Échéance
    refacturée à partir d'un ajustement de crédit
     dans des règles de condition pour définir la façon dont Workday achemine les ajustements de crédit via le processus de gestion
    Événement d'échéancier de facturation
     .
  • Crée et lettre un ajustement de crédit sur la facture d'origine et crée un nouveau document de refacturation. La nouvelle facture de refacturation est soumise au même processus d'approbation que les nouvelles factures.
  • Refacture les factures basées sur des transactions.
Lorsque vous créez un ajustement de crédit ou un crédit et facturer :
  • Une facture, Workday affiche l'ajustement de crédit et la facture de refacturation dans l'onglet
    Factures clients
     de l'échéancier de facturation du contrat client. Vous pouvez afficher l'ajustement de crédit et la facture de refacturation dans l'onglet
    Factures clients
     que vous cochez ou non la
    case Créditer et soumettre les échéances pour le crédit et la refacturation
     dans la tâche
    Modifier la définition de l'environnement client - Finances
     .
  • Une échéance payée d'avance, Workday affiche l'ajustement de crédit et l'échéance de refacturation dans l'onglet
    Payé d'avance
     des échéanciers de facturation du contrat client consolidé.
Lorsque vous affichez l'ajustement de crédit ou la facture de refacturation, Workday établit un lien vers l'échéancier de facturation associé dans le champ
Échéancier de facturation
 .
Si vous avez activé les codes de facture uniques, Workday crée et traite l'ajustement avec un code de facture unique pour se conformer aux exigences comptables internationales. Si vous n'avez pas activé les codes de facture uniques, Workday utilise la convention de dénomination ci-dessous pour faciliter le suivi des factures créditées et refacturées :
  • Pour un ajustement de crédit,
    CR
     est ajouté au numéro de la facture d'origine. S'il y a plusieurs ajustements de crédit, Workday les numérote dans l'ordre. Exemple : 9531CR, 9531CR2, 9531CR3.
  • La facture de refacturation ajoute
    RB
     au numéro de facture d'origine. Exemple : 9531RB. Les documents de refacturation multiples suivent la même convention de dénomination que les ajustements de crédit multiples.