Passer au contenu principal
Documentation
Documentation
Administrator Guide
Dernière mise à jour : 2023-06-23
Éléments de définition : frais

Éléments de définition : frais

Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la planification de la configuration et de l'utilisation de Workday Expenses. Elle explique :
  • Pourquoi effectuer cette configuration.
  • Comment cette configuration s'intègre dans Workday.
  • Les impacts en aval, ainsi que les interactions entre produits.
  • Les conditions requises en matière de sécurité et les configurations du processus de gestion.
  • Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant l'implémentation.
Reportez-vous aux :
  • Autres éléments de définition pour plus d'information sur des fonctionnalités spécifiques.
  • Instructions des tâches pour avoir des données détaillées sur une configuration spécifique.

Présentation

Workday Expenses vous permet de gérer et de contrôler les frais de votre unité légale et de ses bénéficiaires.
Avec Workday Expenses, vous pouvez configurer et gérer les éléments suivants :
  • Options de paiement.
  • Barèmes de frais.
  • Éléments de frais.
  • Notes de frais.
  • Autorisations de dépense.
  • Avances.
  • Cartes de crédit.
  • Dossiers de réservation de voyage.
Vous pouvez traiter des frais pour les personnes suivantes :
  • Candidats.
  • Intervenants extérieurs.
  • Membres de comités externes.
  • Candidats en cours d'embauche.
  • Étudiants.
  • Employés.
Workday Expenses propose un
hub Frais
 qui centralise les frais des bénéficiaires afin qu'ils puissent gérer leurs frais rapidement et facilement.

Avantages pour l'entreprise

  • Centraliser les tâches et les rapports pour les utilisateurs du libre-service afin qu'ils puissent gérer efficacement leurs frais.
  • Finaliser rapidement les frais de déplacement pour accélérer le remboursement.
  • Éliminer les traitements manuels sur papier.
  • Activer le machine learning pour identifier les anomalies, les doublons et les inexactitudes dans les notes de frais.
  • Gagner en précision et réduire la saisie manuelle avec le calcul automatique des données de transaction de frais.
  • Gérer les charges de travail en déléguant des tâches.
  • Respecter les règles fiscales et exigences en matière de remboursement au niveau national et international.
  • Fixer des limites de dépenses pour contrôler les coûts de déplacement et de divertissement.
Vous pouvez rapidement échanger des données et générer des rapports sur ces données :
  • Lorsque vous utilisez Workday Expenses avec d'autres produits Workday, tels que Gestion du capital humain (HCM). Exemple : vous pouvez créer des éléments de frais et les associer à des régimes d'indemnités.
  • Avec des analyses et des rapports qui fournissent une vue d'ensemble des dépenses budgétées comparées aux dépenses réelles.

Cas d'utilisation

  • Appliquer un montant maximum par jour pour limiter les dépenses.
  • Contrôler la conformité des notes de frais.
  • Définir des taux pour simplifier le calcul du remboursement.
  • Importer et traiter les données des émetteurs de cartes de crédit et des voyagistes.
  • Traiter les notes de frais multidevises, intercompagnies, de l'unité légale et sur mobile.
  • Suivre, analyser et générer des rapports sur les dépenses de votre unité légale et de ses organisations.
Vous pouvez également gérer et contrôler les dépenses en utilisant les :
  • Régimes d'indemnités, contrôles budgétaires et la comptabilité des engagements.
  • Validations personnalisées, règles de taxe et les worktags.
  • Autorisations de dépense.
Vous pouvez régler et rembourser les frais suivants :
  • Demandes d'avance.
  • Transactions par carte de crédit d'entreprise.
  • Transactions liées aux débours.

Questions à se poser

Question
Éléments à prendre en compte
Comment voulez-vous rembourser les bénéficiaires des frais ?
Vous pouvez définir des options de paiement pour :
  • Définir les méthodes de remboursement, par exemple par chèque ou virement automatique.
  • Permettre aux employés de définir leur pays et leur devise privilégiés pour les paiements ou de ventiler le paiement entre plusieurs pays et devises.
Vous pouvez également appliquer des règles aux options avancées de paiement pour déterminer les modes de paiement ou la répartition des paiements.
Comment utilisez-vous les taux pour calculer le remboursement des frais ?
Vous pouvez configurer des barèmes de frais et des règles d'évaluation des éléments de frais pour :
  • Calculer les montants de remboursement.
  • Déterminer l'éligibilité au remboursement.
  • Valider les montants remboursables maximum.
Vous pouvez calculer le remboursement à l'aide de barèmes de frais fondés sur des montants et des pourcentages.
Vous pouvez également utiliser les calculs du cumul des frais pour suivre les augmentations par incrément des éléments de frais au fil du temps, comme les frais liés à la distance.
Quelles informations les bénéficiaires des frais doivent-ils vous transmettre pour obtenir un remboursement ?
Vous pouvez configurer les notes de frais de manière à collecter des informations au niveau de l'en-tête. Exemples : motifs professionnels et notes explicatives.
Vous pouvez également demander ou exiger des détails plus précis au niveau des lignes, concernant les éléments suivants :
  • Notes de frais.
  • Autorisations de dépense.
Vous pouvez utiliser les :
  • Éléments de frais liés à la distance pour calculer le kilométrage.
  • Lignes détaillées pour exiger une décomposition des coûts des dépenses engagées.
  • Éléments de frais journaliers pour répondre aux critères en vigueur dans votre pays.
  • Carnets de déplacement pour détailler les dépenses liées aux déplacements professionnels.
  • Attributs prédéfinis par Workday et les attributs configurables.
Voulez-vous autoriser des employés spécifiques à créer des notes de frais pour le compte d'autres personnes ?
Vous pouvez autoriser des employés à créer des notes de frais pour le compte des personnes suivantes :
  • Candidats.
  • Délégataires.
  • Membres de comités externes.
  • Autres employés.
  • Candidats en cours d'embauche.
  • Étudiants.
Quelles modes de déclaration de frais devez-vous configurer ?
Vous pouvez définir différents modes de déclaration des frais en fonction des besoins de l'entreprise, notamment :
  • Notes de frais avec des montants remboursables négatifs pour les employés qui engagent des dépenses personnelles avec des cartes de crédit d'entreprise.
  • Frais intercompagnies, lorsque votre unité légale a un accord pour ventiler les coûts avec d'autres unités légales.
  • Scan des justificatifs pour accélérer le remboursement des frais que les bénéficiaires soumettent sur des périphériques mobiles.
Quelle présentation souhaitez-vous pour l'impression des notes de frais ?
Vous pouvez utiliser les options prédéfinies par Workday pour imprimer les notes de frais.
Vous pouvez également utiliser Report Designer dans Workday Studio afin de personnaliser les présentations pour l'impression pour ajouter des :
  • Alertes.
  • Pièces jointes.
  • Instructions.
  • Présentations.
  • Logos.
  • Messages.
Comment voulez-vous gérer l'autorisation préalable des dépenses ?
Vous pouvez exiger des employés qu'ils demandent des autorisations de dépense avant d'engager des dépenses.
Vous pouvez également :
  • Approuver les demandes d'avance.
  • Permettre à des employés spécifiques de créer des autorisations de dépense pour le compte de personnes non employées.
  • Geler les autorisations de dépense.
  • Fermer en masse les autorisations de dépense dont vous n'avez plus besoin.
  • Effectuer des contrôles budgétaires sur les autorisations de dépense.
  • Utiliser la comptabilité des engagements pour comptabiliser les frais futurs.
Comment voulez-vous définir les cartes de crédit professionnelles ?
Vous pouvez définir différentes cartes :
  • Cartes logées pour consolider les voyages en avion à l'échelle de l'organisation sur une seule carte de crédit.
  • Cartes de crédit individuelles pour les bénéficiaires des frais.
Vous pouvez spécifier la responsabilité du paiement pour les cartes de crédit professionnelles en utilisant différents types de compte de facturation d'entreprise.
Vous pouvez également permettre aux employés de :
  • Saisir manuellement les données des transactions par carte de crédit.
  • Réaffecter des transactions par carte de crédit d'entreprise entre employés.
  • Soumettre des transactions par carte de crédit avec des montants remboursables négatifs.
Comment les employés peuvent-ils ajouter des données de déplacement dans les notes de frais ?
Vous pouvez télécharger les dossiers de réservation de votre voyagiste et les importer dans Workday.
Lorsque vous importez des dossiers de réservation de voyage, les employés peuvent ajouter les éléments suivants dans leurs notes de frais :
  • Voyages en avion.
  • Location de véhicules.
  • Réservations d'hôtel.
Quelles informations sur les taxes voulez-vous extraire des frais des employés ?
Vous pouvez configurer des règles de taxe et activer les taxes sur les notes de frais. Workday calcule ensuite les taxes sur les éléments de frais, ce qui vous permet de récupérer tout ou partie des montants suivants :
  • Taxe sur les produits et services (TPS).
  • Taxe sur la valeur ajoutée (TVA).

Recommandations

  • Définissez des instructions concernant vos notes de frais afin d'aider les employés à respecter les politiques de frais.
  • Contactez Workday Professional Services ou votre consultant pour effectuer l'intégration avec les émetteurs de cartes de crédit ou les voyagistes.
  • Activez la comptabilité des engagements pour les transactions d'autorisation de dépense pour éviter toute dépense excessive.
  • Vérifiez et normalisez les politiques de frais de votre unité légale avant de configurer Workday Expenses, pour contribuer à garantir leur conformité.
  • Utilisez une configuration qui rationalise le processus de remboursement pour rembourser rapidement les bénéficiaires. Exemple : vous pouvez autoriser les employés à déclarer des frais express sur des périphériques mobiles.

Actions requises

Pour permettre aux employés de soumettre des notes de frais, définissez au moins un élément de frais et un type de remboursement.

Limites

Vous pouvez uniquement :
  • Activer le scan des justificatifs mobiles pour les employés basés dans des pays spécifiques.
  • Définir une règle de préférence pour le paiement des frais.
Nous ne prenons pas en charge le stockage des documents certifiés pour les justificatifs et les pièces jointes des notes de frais.

Définition de l'environnement client

Vous pouvez utiliser la tâche
Modifier la définition de l'environnement client - Finances
 pour configurer les options à l'échelle de l'environnement client pour Workday Expenses.
Vous pouvez configurer la section
Options des frais
 pour :
  • Facturer aux clients les lignes de la note de frais dont le statut est
    Approuvé
    .
  • Contrôler l'application des valeurs par défaut des taxes pour les frais à l'international.
  • Désactiver les taxes dans les notes de frais.
  • Permettre aux employés de demander des avances.
  • Vous assurer que votre organisation ne facture pas les frais des employés aux clients.
  • Inclure dans une note de frais les voyages réservés avant la date de fin du voyage.
  • Empêcher les employés de sélectionner des worktags de projet spécifiques.
  • Indiquer le nombre d'années pendant lesquelles vous souhaitez conserver les données financières des employés dont les données ont été purgées.
Vous pouvez également utiliser cette tâche pour :
  • Indiquer si vous voulez imputer les montants par rapport à la date de la note de frais ou à la date de la ligne de frais, pour la budgétisation. Exemple : pour éviter que les lignes de frais ne s'étendent sur plusieurs périodes comptables, vous pouvez imputer les montants à la date de la note de frais globale.
  • Définir des identifiants séquentiels pour les notes de frais et les autorisations de dépense.

Sécurité

Vous pouvez accéder au rapport
Règles de sécurité des domaines par domaine fonctionnel
 pour afficher tous les domaines de sécurité pour Workday Expenses.
Vous pouvez notamment configurer les domaines de sécurité suivants :
Domaines
Éléments à prendre en compte
Set Up: Payment Election
 dans le domaine fonctionnel Expenses.
Permet de définir les données de traitement des options de paiement.
Set Up: Expense Item
 dans le domaine fonctionnel Expenses.
Permet de définir les éléments de frais que les employés peuvent utiliser dans leurs transactions de frais.
Access Expense Item (Segmented)
 dans le domaine fonctionnel Expenses.
Permet de configurer la sécurité par segment pour contrôler l'accès aux éléments de frais.
Exemple : vous souhaitez afficher un ensemble d'éléments de frais uniquement pour les salariés du service commercial.
Self-Service: Expense Report
 dans le domaine fonctionnel Expenses.
Permet de finaliser et de soumettre des notes de frais.
Self-Service: Spend Authorization
 dans le domaine fonctionnel Expenses.
Permet de soumettre les demandes d'autorisation de dépense avant d'engager des frais.
Process: Expense Report Work Area
 dans le domaine fonctionnel Expenses.
Permet de mettre à jour des notes de frais en attente d'une action dans le
rapport Espace de travail des notes de frais
 .
Set Up: Tenant Setup - Financials
 dans le domaine fonctionnel System.
Permet d'accéder au sous-domaine
Set Up: Tenant Setup - Financials
 que vous pouvez utiliser pour configurer les options à l'échelle de l'environnement client pour Workday Expenses.

Processus de gestion

Processus de gestion
Éléments à prendre en compte
Événement lié à la note de frais
À utiliser pour :
  • Contrôler la conformité des notes de frais par rapport aux politiques de déplacement et de frais.
  • Recueillir du feedback en incluant des questionnaires dans les notes de frais.
  • Contrôler les budgets.
  • Confirmer l'exactitude des taxes dans les notes de frais.
  • Récupérer les données des notes de frais à des fins de reporting.
  • Renvoyer les lignes de frais pour correction.
  • Effectuer le suivi des projets.
Événement intercompagnies lié à une note de frais
À utiliser pour :
  • Lancer le processus d'approbation pour les unités légales sur les lignes et le détail des notes de frais.
  • Conserver l'unité légale affiliée indiquée sur les lignes et éléments de détail de la note de frais responsable des dépenses des employés.
Autorisation de dépense
À utiliser pour :
  • Ajouter des régimes d'indemnités pour les salariés qui demandent des autorisations de dépense.
  • Contrôler les budgets.
  • Autoriser les demandes d'avance.
  • Inclure des questionnaires dans les autorisations de dépense.
Événement de fermeture en masse d'autorisations de dépense
Permet de fermer plusieurs autorisations de dépense inutilisées lorsque votre organisation n'a plus besoin de traiter les notes de frais s'y rapportant.

Reporting

Rapports et tableaux de bord
Éléments à prendre en compte
Rapport
Espace de travail d'audit des frais
.
Permet d'afficher les frais par catégorie de paiement et catégorie de reporting et d'utiliser les rapports et les graphiques pour analyser les dépenses.
Rapport
Espace de travail des notes de frais
.
Permet d’afficher les notes de frais avec des actions en attente. Vous pouvez utiliser ce rapport pour réviser, renvoyer et approuver des notes de frais.
Tableau de bord Gestion des frais
Permet d'afficher des informations telles que les :
  • Tendances des éléments de frais.
  • Totaux de la note de frais.
  • Principaux éléments de frais.
Vous pouvez également :
  • Accéder aux tâches et aux rapports liés aux frais fréquemment utilisés.
  • Afficher et analyser les informations sur les frais.
Rapport
Frais dépassant le montant maximum autorisé
.
Permet d'afficher les lignes et le détail de la note de frais qui dépassent le montant maximum défini pour l'élément de frais, à l'exclusion des lignes et des éléments de frais identifiés comme des dépenses personnelles.
Worklet
Hub Frais
.
Permet d’afficher et d’accéder aux tâches et rapports liés aux frais à depuis un seul endroit.
Rapport
Aucune note de frais soumise
.
Permet d'afficher la liste des employés qui n'ont pas soumis de note de frais :
  • Dans une période donnée.
  • Dont les dates coïncident à la période de reporting indiquée.
Vous pouvez accéder au rapport
Rapports standard Workday
 pour afficher tous les rapports de Workday Expenses.
Vous pouvez également créer des rapports personnalisés en utilisant des sources de données de rapport, telles que :
  • Expense Reports for Company
    , qui permet d'afficher les notes de frais pour une unité légale ou une hiérarchie d'unités légales.
  • Tax Rate Application
    , qui permet d'afficher les notes de frais marquées pour les taxes.

Intégrations

Vous pouvez utiliser des services web pour importer les données à utiliser avec Workday Expenses. Exemples :
  • Import Credit Cards
  • Import Credit Card Transactions
  • Import Expense Rate Tables
  • Put Expense Item
  • Put Expense Rate Table Rule
  • Put Payment Election Rule
Reportez-vous au répertoire des services web sur Workday Community pour plus d'informations sur les services web.
Vous pouvez utiliser les intégrations pour importer les données de carte de crédit des émetteurs suivants, ce qui permettra aux employés d'inclure les données de ces cartes de crédit dans leurs notes de frais :
  • American Express (AMEX).
  • Mastercard.
  • Visa.
Vous pouvez importer les données des dossiers de réservation de voyage dans Workday pour que les employés les intègrent dans leurs notes de frais, en utilisant :
  • Le service web
    Import Travel Booking Records
     pour créer des intégrations personnalisées.
  • Le connecteur entrant pour les réservations de voyage.

Relations et interactions

Fonctionnalités
Éléments à prendre en compte
Budgets
Vous pouvez utiliser les contrôles budgétaires pour :
  • Vérifier automatiquement les transactions de frais par rapport aux budgets.
  • Empêcher les dépenses excessives pour maintenir les budgets tout au long de l'exercice.
Comités
Lorsque vous définissez des comités dans Workday, vous pouvez créer des notes de frais et des autorisations de dépense pour le compte de personnes non employées afin de rembourser des frais.
Rémunération
Vous pouvez créer des régimes d'indemnités remboursables et les associer à des éléments de frais afin que les salariés puissent demander le remboursement de leur abonnement à une salle de sport par exemple.
Comptabilité générale
Vous pouvez effectuer le suivi des éléments suivants :
  • Projets d'investissement et budgets associés.
  • Notes de frais avec des montants remboursables négatifs.
  • Liquidations pour les autorisations de dépense.
  • Engagements liés aux dépenses.
Mobile
Vous pouvez activer Workday Expenses sur mobile afin que les employés puissent effectuer les opérations suivantes :
  • Saisir des frais express.
  • Finaliser et soumettre des notes de frais.
  • Scanner des justificatifs pour renseigner les dates et les montants sur les notes de frais.
HCM
Workday Expenses utilise les données de l'unité légale et des salariés de Workday HCM, dont les données des :
  • Profils d'emploi.
  • Niveaux managériaux.
  • Modèles d'affectation de personnel.
  • Employés.
Vous pouvez également créer des notes de frais pour le compte des candidats afin de leur rembourser les frais engagés pendant le processus d'entretien.
Paie
Vous pouvez utiliser les options de paiement de l'unité légale ou de l'employé pour déterminer comment rembourser les frais.
Projets
Vous pouvez utiliser le suivi de projet avec les frais pour permettre aux employés d'effectuer les opérations suivantes :
  • Accéder aux heures et aux frais liés à des projets spécifiques et les consigner.
  • Déclarer des frais liés à un projet dans des fourchettes de dates spécifiques.
Règlements
Vous pouvez régler les frais du bénéficiaire manuellement ou planifier Workday de manière à créer et exécuter automatiquement les règlements pour les éléments suivants :
  • Avances.
  • Transactions par carte de crédit.
  • Notes de frais.
  • Frais intercompagnies.
  • Autorisations de dépense.
Student
Vous pouvez autoriser les employés à accéder aux données des étudiants pour leur permettre d'effectuer les opérations suivantes :
  • Créer et soumettre des notes de frais pour le compte des étudiants.
  • Utiliser ces données pour les rapports personnalisés et standard.
Vous pouvez également configurer la sécurité segmentée pour permettre aux employés d'accéder uniquement aux données de frais des étudiants.
Workday propose un kit appelé Touchpoints Kit, qui rassemble plusieurs ressources pour vous aider à mieux comprendre les relations de configuration dans votre environnement client. Pour en savoir plus sur ce kit, visitez notre page Workday Touchpoints Kit sur le site Workday Community.