Éléments de définition : gestion des frais

Workday Expense Management propose une interface repensée et des workflows automatisés qui utilisent des données en temps réel pour simplifier la création et la soumission des frais. Ces fonctionnalités incluent la création automatique de notes de frais, le rapprochement en temps réel des justificatifs et des transactions par carte de crédit, et des fonctionnalités de reporting en temps réel améliorées.

La gestion des frais

vous permet de :

Rationaliser l'ensemble du processus de création et de soumission des frais du début à la fin.
Économisez du temps et des efforts en créant automatiquement des notes de frais et en associant les justificatifs aux frais par carte de crédit.
Bénéficiez analyses sur les dépenses instantanées en utilisant des données de carte de crédit en temps réel, plutôt que sur des jours d'attente pour que les transactions soient compensées.
Minimiser le risque d'erreurs et de fraude en utilisant le rapprochement automatique pour éviter les paiements en double et les alertes en temps réel.
Obtenir une meilleure précision des données en utilisant le Machine Learning pour classer automatiquement les dépenses en fonction de leur comportement antérieur.
Simplifier le suivi des voyages en regroupant automatiquement les frais liés dans des déplacements spécifiques, ce qui permet aux voyages de s'organiser.
Gardez les collaborateurs informés de leurs rapports en envoyant des notifications instantanées sur mobile dès qu'ils utilisent leur carte.

Question	Élément à prendre en compte
Souhaitez-vous que tous les salariés aient accès aux fonctionnalités de Gestion des frais ?	Vous pouvez toujours déployer Workday Expense Management et gérer les complexités décrites dans la section Limites. Vous pouvez adopter une approche d'interface hybride afin que les utilisateurs puissent toujours accéder à l'interface et aux fonctionnalités des notes de frais pour effectuer des tâches complexes ou des critères qui ne sont pas encore pris en charge par Workday Expense Management. Vous pouvez également utiliser des configurations de groupe de sécurité pour limiter l'interface Gestion des frais à des sous-populations spécifiques, telles que les salariés basés aux États-Unis.
Quels mappages des codes commerçant Category Code) sont les plus critiques pour votre stratégie d'application des valeurs par défaut ?	Workday utilise les mappages de codes MCC (commerçant Category Code) comme disposition de repli lorsque le modèle de Machine Learning ne peut pas renseigner un élément de frais. Un mappage précis garantit une expérience fluide, même lorsque les données historiques sur les transactions sont limitées. Les mappages mal mis à jour vont générer plus de champs vide , ce qui augmentera la charge de travail manuelle de vos utilisateurs.
Quand les titulaires de carte doivent-ils recevoir des notifications push mobile pour leurs dépenses ?	Vous pouvez configurer Workday pour envoyer des notifications immédiatement lorsque la carte est utilisée. Des alertes immédiates invite les utilisateurs à saisir les justificatifs au point de vente, ce qui améliore la précision des données et réduit les délais de soumission. La désactivation de ces options peut entraîner la perte d'un plus grand volume de réceptions et des transactions dissociées.

Workday recommande aux bénéficiaires d'effacer les transactions par carte de crédit obsolètes et les frais express avant de vous abonner à

la Gestion des frais

. Après l'activation, Workday tente automatiquement de mettre en correspondance et de créer des lignes de rapport pour tous les éléments du backlog. La gestion de cette configuration empêche la génération de brouillons de rapports pour des données non pertinentes ou historiques.

Nous vous recommandons également de mettre à jour toutes les notifications existantes à déclencheur en fonction des transactions par carte de crédit en attente plutôt que de nouvelles transactions, car Workday traite automatiquement les transactions par carte de crédit, donc les transactions ne sont plus annulées.

er ont le statut

Nouveau

.

Maintenez à jour vos mappages de codes commerçant Category Code) pour constituer une solution de remplacement fiable. Workday utilise ces mappages pour définir des éléments de frais par défaut lorsque le modèle de Machine Learning ne peut pas fournir de recommandation avec un niveau de confiance élevé.

Vous devez souscrire un abonnement

à Gestion des frais

.

Avant d'implémenter, assurez-vous d'activer les fonctionnalités Workday suivantes :

Mappage des codes MCC (Merchant Category Code) pour les transactions par carte de crédit.
Payé avec la fonctionnalité de carte de crédit d'entreprise.
Scan des justificatifs.
Valeurs par défaut des éléments de frais pour les justificatifs.
Valeurs par défaut des éléments de frais pour les transactions par carte de crédit.
Expenses Hub.

Lorsque vous achetez l'abonnement

à Gestion des frais

, vous bénéficiez d'un accès complet à nos fonctions

de gestion des frais

et à nos fonctions initiales de gestion

des frais

.

Vous découvrirez la fonctionnalité

Expenses

initiale lorsque le cas d'utilisation implique :

Frais avec barèmes de frais ou carnets de déplacement.
Plus d'une pièce jointe pour chaque frais.
Régimes indemnités fondés sur une unité.
Données du profil de déplacement par défaut.
Participants par défaut lors de la création de frais.
Déléguer des expériences.
Fonctionnalité liée aux taxes.
Frais journaliers.
Lié à des autorisations de dépense.
Détail automatique des frais manuels.
Alimentation automatique des données des participant .
Ajouter le dossier de réservation de voyage à la ligne de la note de frais .
Spécifier des codes de motif professionnel sur des frais.
Facturer les frais à une autre unité légale.
Facturer les frais au poste secondaire .
Affichage des validations de sortie.

Si une partie de votre salarié est confrontée à l'une des limites répertoriées, vous pouvez toujours déployer

la gestion des frais

et gérer ces limites via un accès à l'interface hybride, dans laquelle les utilisateurs peuvent toujours accéder à la vue originale du rapport de frais pour effectuer des tâches complexes ou des exigences qui ne sont pas encore prises en charge par

les frais. Gestion

ou utilisez les configurations des groupe de sécurité pour limiter la gestion des frais à des sous-populations spécifiques.

Vous devez souscrire un abonnement

à Gestion des frais

.

Domaine	Élément à prendre en compte
Self Service: Automated Expenses	Ce domaine dans le domaine fonctionnel Expenses sécurise l'interface de création automatisée de frais, de suivi des déplacements et de création manuelle de frais.
Configuration des frais tiers	Ce domaine aptitude de configurer et de gérer les webhooks avec des sous-processeurs Workday tels que Astrada. Ceci est obligatoire pour les autorisations de carte de crédit en temps réel.

Vous pouvez utiliser les sources de données de rapport et les champs suivants pour analyser l'activité liée aux frais : La source de données du rapport Autorisations de carte de crédit permet le suivi des dépenses en temps réel à partir des autorisations. Le champ de rapport Expense Report Line Status affiche le statut actuel des lignes sur la page Activité liée aux frais, comme Réviser la correspondance, Informations requises et Prêt à soumettre. Le champ de rapport ML Defaulted Expense Item identifie les lignes pour lesquelles le Machine Learning a défini par défaut l' élément de frais.

Intégration	Élément à prendre en compte
Autorisation de carte de crédit	Vous devez finaliser le processus d'enregistrement du réseau pour recevoir des données d'autorisation de carte de crédit en temps réel pour les transactions Mastercard et Visa.

La gestion des frais interagit avec le sous-processeur Astrada pour importer dans Workday des données d'autorisation de carte de crédit en temps réel pour les transactions Mastercard et Visa.

Workday propose un kit appelé Touchpoints Kit, qui rassemble plusieurs ressources pour vous aider à mieux comprendre les relations de configuration dans votre environnement client. Pour en savoir plus sur ce kit, visitez notre page Workday Touchpoints Kit sur le site Workday Community.