Éléments de définition : cartes logées
Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la planification de la configuration et de l'utilisation d'un programme de carte logée. Elle explique :
- Pourquoi effectuer cette configuration.
- Comment cette configuration s'intègre dans Workday.
- Les impacts en aval, ainsi que les interactions entre produits.
- Les conditions requises en matière de sécurité et les configurations du processus de gestion.
- Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant l'implémentation.
Reportez-vous aux instructions détaillées des tâches pour avoir une vision exhaustive de la configuration.
Présentation
Le programme de carte logée centralise les dépenses liées aux voyages en avion dans une carte logée unique, également appelée carte de paiement virtuel, pour des organisations individuelles plutôt que pour des employés individuels. Lorsque vous importez des transactions par carte logée pour des dépenses liées à des voyages en avion dans Workday, Workday affecte automatiquement les transactions aux employés pour qu'ils les incluent dans les notes de frais.
Avantages pour l'entreprise
Avec les cartes logées, vous pouvez :
- Consolider les frais et les voyages en avion pour votre unité légale.
- Avoir une vue précise des dépenses liées aux voyages en avion pour votre unité légale.
- Suivre et analyser les dépenses liées aux voyages en avion pour votre unité légale de manière efficace.
- Améliorer la politique de déplacement et négocier de meilleures conditions tarifaires et ainsi optimiser vos flux de trésorerie.
- Réduire le risque financier en masquant le numéro de la carte logée aux salariés.
- Réduire les créations de frais et limiter la saisie manuelle lorsque vous importez les transactions par carte logée via une intégration de carte de crédit.
- Éviter aux salariés d'avoir à régler des frais professionnels importants avec leur carte de crédit personnelle.
Cas d'utilisation
Lorsque vous configurez la fonctionnalité de carte logée :
- Les bénéficiaires de frais peuvent soumettre des frais payés avec des cartes de crédit d'entreprise et des cartes logées dans une même note de frais.
- Les responsables de centres de coûts et les responsables de déplacement peuvent consulter toutes les dépenses liées aux déplacements dans un seul endroit, ce qui facilite l'analyse des dépenses.
- Les organisations peuvent affecter un rôle Détenteur dédié pour gérer les transactions non affectées et les affecter au bénéficiaire des frais approprié.
Questions à se poser
Comment créez-vous les cartes logées ?
Pour minimiser les erreurs de données, vous pouvez créer des cartes logées manuellement avant le chargement du fichier des transactions pour :
- AMEX.
- Mastercard.
- Visa.
Recommandations
- Créez les cartes logées avant de charger les fichiers de transactions pour éviter les erreurs de chargement des données et supprimer les solutions de contournement manuelles.
- Créez un jeton sécurisé pour le numéro de la carte logée non masquée pour garantir que les cartes que vous créez manuellement ont un numéro de carte de crédit sécurisé.
- Configurez des alertes personnalisées pour aider les rôles Détenteur à identifier et affecter les transactions par carte logée non affectées pour que les employés puissent les inclure dans leurs notes de frais.
Actions requises
Pour importer des transactions par cartes logées Visa et Mastercard, rapprochez-vous :
- De votre réseau de carte de crédit et de l'établissement financier afin d'inclure les transactions par carte logée dans votre fichier d'intégration VCF4 ou CDF3.
- De votre agence de voyage pour vérifier qu'un identifiant unique (par exemple,Matricule du salarié) pour désigner les bénéficiaires des frais est inclus dans les fichiers d'intégration. Workday utilise l'identifiant unique pour affecter les transactions par carte logée au bénéficiaire des frais.
Pour importer des transactions par carte logée AMEX :
- Identifiez le type de fichier d'intégration à utiliser pour la carte logée en fonction de la zone géographique. Pour les États-Unis et le Canada, demandez un fichier avec la spécificationWorkday AMEX Central Travel Dataau format texte délimité par des tabulations. Pour la région EMEA, demandez un fichier AMEX avec la spécificationGlobal TMKDau format texte de longueur fixe pour l'option D.
- Rapprochez-vous de votre responsable de compte AMEX pour ouvrir un ticket Technology Enablement Engagement afin d'obtenir le fichier des données de carte logée.
- Rapprochez-vous de vos agences de voyage pour inclure un identifiant unique dans le fichier d'intégration. Exemple : le champREF_5du fichierGlobal TMKDet le champ dematricule du salarié Workdaydu fichierWorkday AMEX Central Travel Data.
- Créez manuellement les cartes logées AMEX dans Workday.
Limites
Workday n'affecte automatiquement que les transactions par carte logée liées aux frais de voyage en avion aux salariés. Pour les achats réalisés avec une carte logée concernant des frais d'hôtel et de réservation par exemple, vous devez affecter les transactions manuellement. Pour l'instant, Workday ne prend pas en charge la réception d'identifiants uniques pour les transactions autres que celles liées aux voyages en avion.
Définition de l'environnement client
Aucun impact.
Sécurité
Domaine | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Organization: Manage Central Travel Card Transactions dans le domaine fonctionnel Expenses. | Les utilisateurs, tels que les rôles Détenteur, peuvent gérer les transactions par carte logée pour les organisations configurées dans le compte de facturation pour carte de crédit d'entreprise. |
Set Up: Credit Card dans le domaine fonctionnel Common Financial Management. | Les utilisateurs peuvent créer et gérer des cartes de crédit pour leur unité légale. |
Processus de gestion
Aucun impact.
Reporting
Rapports ou tableaux de bord | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Rechercher des fichiers de transactions par carte de crédit
| Utiliser ce rapport pour identifier les erreurs générées lors du chargement du fichier. |
Rechercher des transactions par carte de crédit
| Afficher la liste des transactions par carte de crédit, notamment les transactions par carte logée pour analyser les dépenses liées à l'employé. |
Rechercher des cartes de crédit
| Rechercher les cartes de crédit que vous créez manuellement ou via l'intégration. Permet d'afficher le détail des comptes de carte de crédit d'un salarié, notamment les cartes logées. |
Rechercher des transactions par carte logée non affectées
| Afficher toutes les transactions par carte logée non affectées liées à votre organisation et les affecter au bénéficiaire qui convient pour les inclure dans une note de frais. |
Intégrations
Vous pouvez configurer vos intégrations pour importer et affecter automatiquement les cartes logées aux employés pour l'inclusion des frais.
Services web | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Get Expense Credit Card Transactions
Import Credit Card Transactions | À utiliser pour charger et extraire les transactions par carte de crédit ou carte logée. |
Assign Expense Central Travel Card Transaction
| À utiliser pour affecter les transactions par carte logée aux bénéficiaires des frais. |
Modèles d'intégration | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Import AMEX Central Travel Data File (Masked)
| Utilisez ces modèles pour importer des transactions par carte logée masquées depuis AMEX. |
Import MasterCard CDF3File Masked
| Pour Mastercard, utilisez ces modèles pour importer :
|
Import Visa VCF4 Scrubbed
| Pour Visa, utilisez ces modèles pour importer :
|
Relations et interactions
Workday propose un kit appelé Touchpoints Kit, qui rassemble plusieurs ressources pour vous aider à mieux comprendre les relations de configuration dans votre environnement client. Pour en savoir plus sur ce kit, visitez notre page Workday Touchpoints Kit sur le site Workday Community.