Éléments de définition : éléments de frais

Les éléments de frais vous permettent de définir les transactions que les bénéficiaires effectuent sur :

Les autorisations de dépense, lors d'une demande d'approbation préalable de dépenses.
Les notes de frais, lors de la soumission de dépenses engagées.

Vous pouvez associer des barèmes de frais à des éléments de frais afin que Workday puisse calculer automatiquement les montants des transactions de frais. Vous pouvez également associer des éléments de frais entre eux et les organiser dans une hiérarchie. Les bénéficiaires peuvent ensuite utiliser plusieurs éléments de frais au niveau des lignes de frais pour obtenir la décomposition du coût détaillée.

Vous pouvez également configurer les éléments de frais en fonction des besoins spécifiques de votre entreprise, notamment les frais liés à la distance et les exigences en matière de frais journaliers.

Questions	Éléments à prendre en compte
Quelles méthodes utiliser pour calculer les montants des frais ?	Vous pouvez éviter les dépassements de dépense en limitant le montant que les bénéficiaires peuvent saisir pour les éléments de frais en utilisant : Régimes d'indemnités. Différents types de montant, tels que des montants fixes ou maximum. Vous pouvez également permettre aux bénéficiaires de dépasser des : Montants maximum spécifiés. Limites de dépenses des régimes d'indemnités. Pour les frais variables tels que les frais de taxi, vous pouvez autoriser les utilisateurs à indiquer manuellement des montants sur les éléments de frais. Vous pouvez configurer des barèmes de frais et les associer à des éléments de frais pour permettre à Workday de calculer automatiquement les montants des éléments de frais. Vous pouvez baser vos calculs de barème de frais sur des : Montants, tels que les montants maximum autorisés. Pourcentages, qui vous permettent de calculer des montants qui changent par incréments au fil du temps pour des dépenses variables, telles que le kilométrage. Vous pouvez également associer des règles à vos barèmes de frais pour valider les montants de remboursement sur la base d'autres critères, tels que le lieu d'arrivée du déplacement.
Quelles données de frais exigez-vous des employés ?	Vous pouvez ajouter des attributs sur les éléments de frais pour inviter les employés à saisir des données supplémentaires. Vous pouvez utiliser les : Attributs configurables, qui permettent de recueillir des informations sur les frais spécifiques de l'unité légale. Attributs prédéfinis par Workday, qui permettent de capturer des informations de frais plus standard. Vous pouvez également choisir de rendre les attributs d'élément de frais facultatifs ou obligatoires dans les transactions de frais. Vous pouvez associer plusieurs éléments de frais pour former entre eux une relation parent-enfant qui vous permet de saisir une décomposition détaillée des coûts : Au niveau de la ligne détaillée des frais. Dans les carnets de déplacement. Lorsque les employés ne détaillent pas les éléments de frais ou n'utilisent pas de carnets de déplacement, vous risquez d'avoir moins de données de frais pour la génération de rapports.
Qui doit pouvoir accéder aux éléments de frais ?	Vous pouvez utiliser la sécurité segmentée pour autoriser uniquement certains employés à utiliser des éléments de frais particuliers, afin d'éviter toute demande inappropriée et non autorisée.
Quelles dépenses nécessitent une approbation supplémentaire ?	Pour acheminer des transactions avec des éléments de frais spécifiques vers des chargés de la révision et des approbateurs supplémentaires, vous pouvez configurer des approbations supplémentaires dans les processus de gestion suivants : Événement lié à la note de frais Autorisation de dépense Exemple : vous voulez une approbation supplémentaire de la part de la direction lorsque les bénéficiaires déclarent des frais pour des conférences internationales.
Quelles sont vos exigences en matière de frais journaliers ?	Pour répondre à vos exigences en matière de frais journaliers, vous pouvez : Configurer des critères spécifiques dans vos barèmes de frais et règles de barème de frais. Activer la fonctionnalité du carnet de déplacement dans les notes de frais. Vous pouvez également configurer des montants de frais journaliers qui dépassent le minimum légal. Exemple : vous pouvez rembourser un montant de frais journaliers plus élevé lorsque les salariés se rendent dans des villes où le coût de la vie est plus élevé.
Quand effectuer des remboursements partiels de frais journaliers ?	Lorsque vous utilisez des barèmes de base avec des éléments de frais journaliers, vous pouvez utiliser des barèmes d'ajustement pour ajuster les montants de remboursement. Ces ajustements peuvent prendre la forme de montants fixes ou de pourcentages. Exemple : lorsque des salariés bénéficient de repas gratuits lors de leurs déplacements professionnels, vous pouvez déduire 20 % du montant de remboursement standard des frais journaliers.
Quelles incohérences de données votre unité légale constate-t-elle dans les transactions de frais ?	Vous pouvez configurer des attributs spécifiques pour permettre aux bénéficiaires de ne saisir les valeurs qu'une seule fois dans les notes de frais. Ensuite, Workday calcule et renseigne les données correspondantes sur les lignes du carnet de déplacement afin de limiter les incohérences. Exemple : vous incluez l'attribut Nombre d'heures dans un barème de frais et les employés saisissent les heures de départ et d'arrivée sur la ligne de la note de frais. Ensuite, Workday calcule et renseigne le champ Nombre d'heures dans chaque ligne du carnet de déplacement. Vous pouvez également empêcher les employés de modifier les valeurs calculées par Workday dans le champ Nombre d'heures .

Pour les éléments de frais enfants, utilisez une convention de dénomination incluant le préfixe

z - ne pas sélectionner

dans le nom de l'élément de frais. Exemple :

z - ne pas sélectionner - frais journaliers - repas

. Cette convention de dénomination :

Regroupe tous les éléments de frais enfants à la fin de la liste dans l'invite
Élément de frais
.
Aide les employés à ne pas sélectionner par inadvertance des éléments de frais journaliers enfants.

Pour tous les éléments de frais :

Créez des catégories de dépense avant de créer des éléments de frais.
Ne limitez pas les éléments de frais que vous configurez.

Pour les éléments de frais liés à la distance :

Il se peut que vous deviez effectuer des étapes supplémentaires pour activer cette fonctionnalité en fonction de l'accord de service d'abonnement de votre organisation. Pour plus d'informations, voir cet article de Workday Community .
Définissez les barèmes
Montant
ou
Montant par tranche
qui contiennent vos taux liés à la distance.

Vous ne pouvez pas :

Associer plus d'un élément de frais à chaque régime d'indemnités.
Définir des invites en tant qu'attributs d'élément de frais configurables.
Utiliser plus de cinq types d'attribut de frais configurables fournis par Workday.

Pour les éléments de frais liés à la distance, Workday ne permet pas ce qui suit :

Tenir compte des données de trafic en temps réel lors du calcul des itinéraires.
Afficher des cartes qui présentent vos itinéraires ainsi que vos points de départ et d'arrivée.
Exclure les routes à péage lors du calcul des itinéraires.
Fournir des itinéraires alternatifs, sachant que les employés peuvent saisir manuellement la distance de leurs déplacements.

Les éléments de frais journaliers ne permettent pas ce qui suit :

Configurer des barèmes de frais multidevise.
Faire la distinction entre les montants imposables et non imposables.
Soumettre une note de frais avec des lignes de montant nul.

Dans la section

Options des frais

de la tâche

Modifier la définition de l'environnement client - Finances

, vous pouvez choisir d'activer l'application des valeurs par défaut de la taxe pour que le code de taxe et l'assujettissement aux taxes s'affichent sur les éléments de frais.

Lorsque vous configurez cette fonctionnalité, vous n'avez pas la possibilité de la désactiver.

Domaines	Éléments à prendre en compte
Access Expense Item (Segmented) dans le domaine fonctionnel Expenses.	Permet de contrôler qui peut accéder à des éléments de frais spécifiques. Vous pouvez utiliser le groupe de sécurité Tous les utilisateurs pour accorder à tous les employés un accès aux éléments de frais que vous ne sécurisez pas dans les segments de sécurité. Exemple : éléments de frais que tous les employés utilisent pour se faire rembourser les frais de remise en forme.
dans le domaine fonctionnel System.	Permet de limiter ou de ne pas limiter l'accès aux éléments de frais.
Set Up: Expense Item Security Segments dans le domaine fonctionnel Expenses.	Permet de configurer les éléments suivants : Éléments de frais. Politiques et groupes d'éléments de frais. Barèmes de frais. Règles des barèmes de frais.
View Expense Item dans le domaine Expenses.	Permet d'afficher un récapitulatif des éléments de frais.

Aucun impact.

Rapports et tableaux de bord	Éléments à prendre en compte
Rapport Groupe d'éléments de frais	Affiche les groupes d'éléments de frais existants afin que vous puissiez identifier : Les groupes actuellement utilisés. Les éléments de frais qui composent chaque groupe.
Tableau de bord Gestion des frais	Affiche : Les tendances des éléments de frais par période fiscale. Les éléments de frais les plus couramment utilisés. Ces informations peuvent vous aider à établir votre budget et vos dépenses futures.
Rapport Afficher un élément de frais	Affiche les configurations des éléments de frais afin que vous puissiez identifier rapidement les mises à jour que vous voulez effectuer.
Rapport Afficher un segment de sécurité d'élément de frais	Affiche les segments de sécurité pour les éléments de frais et les groupes de politiques de frais.
Rapport Afficher les groupes de politiques de frais	Affiche les groupes de politiques de frais afin que vous puissiez déterminer les politiques actuellement utilisées.

Vous pouvez utiliser la source des données du rapport

Éléments de frais

pour vérifier la configuration de vos éléments de frais, notamment :

Segments de sécurité.
Catégories de dépense.
Types de remboursement.

Vous pouvez utiliser les services web suivants pour télécharger et extraire les données des éléments de frais :

Get Expense Items
Put Expense Item

Vous pouvez utiliser les services web suivants pour télécharger et extraire les données des notes de frais et des autorisations de dépenses, y compris les données des éléments de frais :

Get Expense Rate Tables
Get Expense Reports
Get Spend Authorizations
Import Expense Rate Table
Put Expense Rate Table
Soumettre la note de frais
Soumettre une autorisation de dépense

Vous pouvez également utiliser une intégration qui permet à Workday d'appeler l'API Google Maps pour renseigner les distances estimées sur les lignes de frais et ainsi calculer les montants de remboursement.

Fonctionnalités	Éléments à prendre en compte
Régimes d'indemnités	Vous pouvez associer des éléments de frais spécifiques aux régimes d'indemnités pour éviter les dépassements de dépense. Exemple : une indemnité trimestrielle versée aux salariés pour couvrir leurs trajets domicile-travail.
Projets	Vous pouvez associer des éléments de frais à des projets spécifiques pour effectuer le suivi des : Coûts globaux du projet. Coûts spécifiques au sein des projets. Vous pouvez également utiliser les données des éléments de frais dans les projets pour réduire les dépenses.
Barèmes de frais	Vous pouvez configurer des barèmes pour évaluer les éléments de frais et déterminer les montants de remboursement et l'éligibilité. Vous pouvez également appliquer des règles aux barèmes pour valider les montants de remboursement à l'aide de critères spécifiques, tels que les pays dans lesquels les bénéficiaires se déplacent.

Workday propose un kit appelé Touchpoints Kit, qui rassemble plusieurs ressources pour vous aider à mieux comprendre les relations de configuration dans votre environnement client. Pour en savoir plus sur ce kit, visitez notre page Workday Touchpoints Kit sur le site Workday Community.