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Administrator Guide
Dernière mise à jour : 2023-06-23
Éléments de définition : autorisations de dépense

Éléments de définition : autorisations de dépense

Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la planification de la configuration et de l'utilisation des autorisations de dépense. Elle explique :
  • Pourquoi effectuer cette configuration.
  • Comment cette configuration s'intègre dans Workday.
  • Les impacts en aval, ainsi que les interactions entre produits.
  • Les conditions requises en matière de sécurité et les configurations du processus de gestion.
  • Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant l'implémentation.
Reportez-vous aux instructions détaillées des tâches pour avoir une vision exhaustive de la configuration.

Présentation

Les autorisations de dépense sont des transactions de frais que les bénéficiaires peuvent utiliser pour demander une approbation préalable des dépenses estimées. En fonction des éléments de frais sélectionnés par les bénéficiaires, ils peuvent saisir les éléments suivants :
  • Dates de dépenses prévues.
  • Descriptions.
  • Montants estimés.
  • Lignes d'autorisation de dépense.

Avantages pour l'entreprise

  • Éliminer le besoin de collecter les informations sur les frais en dehors de Workday en ajoutant des questionnaires sur les autorisations de dépense.
  • Prévoir les dépenses futures en utilisant la comptabilité des engagements pour les autorisations de dépense approuvées.
  • Mieux contrôler les dépenses et améliorer l'application des règles en matière de politiques de frais à l'aide d'approbations préalables.
  • Offrir aux bénéficiaires une plus grande flexibilité pour gérer leurs frais de déplacement.
  • Afficher des soldes budgétaires précis en suivant les montants des engagements et les montants des avances restant dus.

Cas d'utilisation

  • Créer des autorisations de dépense pour le compte d'autres employés et de membres de comités externes, tels que des conférenciers.
  • Créer des remboursements d'avances à partir des paiements que les employés soumettent pour rembourser les soldes restant dus.
  • Créer de nouvelles notes de frais à partir d'autorisations de dépense approuvées à déduire des montants approuvés et des avances.
  • Associer les autorisations de dépense avec des avances aux notes de frais.
  • Demander l'approbation des frais de déplacement estimés avant que le déplacement n'ait lieu.
  • Utiliser une autorisation de dépense sur plusieurs notes de frais jusqu'à ce que le solde de l'autorisation de dépense soit égal à zéro.

Questions à se poser

Questions
Quelles sont les informations sur les frais dont vous voulez effectuer le suivi ?
Vous pouvez demander aux employés d'ajouter des lignes à leurs autorisations de dépense pour recueillir des informations supplémentaires sur les frais à des fins d'audit. Sauf si la configuration le prévoit, Workday ne rend pas les lignes d'autorisation de dépense obligatoires.
Vous pouvez également configurer :
  • Des attributs d'élément de frais pour garantir que les bénéficiaires fournissent des informations supplémentaires sur leurs autorisations de dépense.
  • Des éléments de frais basés sur les barèmes pour garantir que les bénéficiaires fournissent les informations que Workday utilise pour calculer les totaux des dépenses engagées.
  • Des questionnaires pour recueillir des données d'enquête personnalisées auprès des bénéficiaires.
Comment voulez-vous contrôler les montants des autorisations de dépense et effectuer leur suivi ?
Pour éviter les dépenses excessives et contrôler la liquidation des montants des autorisations de dépense, vous pouvez configurer :
  • Les contrôles budgétaires pour contrôler les options budgétaires des transactions d'autorisation de dépenses et afficher les résultats du budget. Exemple : vous pouvez empêcher les transactions au-dessus du budget.
  • La comptabilité des engagements pour effectuer le suivi du montant des engagements des autorisations de dépense. Vous pouvez contrôler les dépenses depuis la transaction d'origine jusqu'à l'autorisation de dépense. Vous pouvez également créer des engagements dans leurs livres respectifs.

Recommandations

  • Ajouter des instructions sur les éléments de frais et ainsi fournir des informations supplémentaires aux bénéficiaires des frais pour les aider à remplir leurs autorisations de dépense.
  • Pour calculer automatiquement les déductions ou les montants maximum, configurer des barèmes pour les éléments de frais que vous voulez utiliser dans les autorisations de dépense.
  • Configurer la comptabilité des engagements pour permettre aux employés de demander des avances sur les autorisations de dépense.
  • Configurer la comptabilité des engagements et les dates du budget à afficher dans votre livre des montants réels afin de permettre aux employés de sélectionner une date de budget sur les lignes d'autorisation de dépense.
  • Afficher des attributs d'élément de frais sur les autorisations de dépense ou les rendre obligatoires pour encourager les employés à détailler les informations au niveau de la ligne.

Actions requises

  • Configurez les règles d'option de paiement pour les unités légales et les bénéficiaires afin de déterminer comment rembourser les avances aux employés.
  • Configurez la comptabilité des engagements pour générer une comptabilisation lorsque les employés associent les autorisations de dépense aux lignes de frais et liquident des lignes spécifiques de l'autorisation de dépense.
  • Réglez les avances pour permettre aux employés de sélectionner des autorisations de dépense dans les notes de frais.

Limites

  • Les bénéficiaires ne peuvent pas demander des avances et des autorisations de dépense dans des devises différentes de celle de leur remboursement.
  • Pour éviter des erreurs de comptabilisation, vous ne pouvez annuler et fermer les autorisations de dépense que sous certaines conditions. Exemple : vous ne pouvez pas annuler une autorisation de dépense si elle est associée à un lot de règlements
    En cours
     ou
    Finalisé
    .
  • Workday ne génère pas de comptabilisation lorsque vous recevez des remboursements d'avances des employés. Vous devez créer des écritures comptables distinctes à l'aide des dépôts bancaires ou des déductions de la paie.
  • Workday ne prend pas en charge les carnets de déplacement dans les autorisations de dépense. Lorsque vous utilisez des éléments de frais journaliers sur des autorisations de dépense, Workday ne peut pas calculer les montants avec précision.
  • Vous ne pouvez associer des lignes d'autorisation de dépense à des lignes de note de frais que si vous activez la comptabilité des engagements.
  • Vous ne pouvez pas copier les autorisations de dépense pour générer de nouvelles autorisations de dépense. Workday copie uniquement le détail de l'en-tête de l'autorisation de dépense.

Définition de l'environnement client

Vous pouvez utiliser la tâche
Modifier la définition de l'environnement client - Finances
 pour :
  • Configurer des numéros de séquence pour les autorisations de dépense.
  • Permettre aux employés de soumettre des demandes d'avance dans leurs demandes d'autorisation de dépense.
  • Masquer la case
    Facturable
     dans les autorisations de dépense si votre organisation ne facture pas les frais des employés aux clients.
  • Masquer des options d'autorisation de dépense dans les notes de frais si les bénéficiaires ne disposent pas d'autorisations de dépense.

Sécurité

Configurez les domaines de sécurité suivants dans le domaine fonctionnel Expenses :
Domaine
Éléments à prendre en compte
Manage: Expense Advance Repayment
Permet de :
  • Créer des remboursements d'avances.
  • Accéder aux enregistrements des justificatifs d'un remboursement d'avance de frais.
Process: Expense Report Payment/Settlement
Permet de :
  • Accéder aux remboursements des frais et les régler.
  • Afficher les rapports sur les règlements associés.
Process: Spend Authorization
Permet aux utilisateurs ayant des rôles basés sur l'unité légale ou non limités de gérer les autorisations de dépenses et les notes de frais associées.
Vous pouvez également configurer des sous-domaines pour donner aux utilisateurs plus de contrôle sur les actions d'autorisation de dépense.
Process: Spend Authorization Mass Close
Permet de :
  • Fermer plusieurs autorisations de dépense à la fois.
  • Fermer des autorisations de dépense pour éviter toute action ultérieure les impliquant, comme les associer à des lignes de note de frais et liquider des soldes restants.
  • Afficher les rapports associés pour les demandes de fermeture en masse.
Reports: Organization Spend Authorization Reporting
Permet aux utilisateurs avec un rôle fondé sur l'organisation d'afficher les autorisations de dépense et les rapports par ligne d'autorisation de dépense.
Self-Service: Spend Authorization
Permet de :
  • Consulter, modifier et fermer des demandes d'autorisation de dépense.
  • Afficher les notes de frais associées des autorisations de dépense.

Processus de gestion

Processus de gestion
Éléments à prendre en compte
Contrôle budgétaire (finances)
À configurer pour réviser et approuver les résultats du contrôle budgétaire pour les transactions d'autorisation de dépense telles que les dépassements ou les échecs du contrôle budgétaire.
Événement lié à la note de frais
À configurer pour inclure des règles relatives aux autorisations de dépense lorsque vous voulez demander une approbation supplémentaire pour les montants de dépense.
Exemple : lorsque l'autorisation de dépense estimée est supérieure au montant total indiqué sur la note de frais, vous pouvez demander l'approbation d'un responsable supplémentaire.
Autorisation de dépense
À configurer pour permettre aux salariés, aux spécialistes de la saisie des données et aux partenaires de frais de créer des demandes d'autorisation de dépense.
Vous pouvez configurer ces étapes d'action supplémentaires :
  • Contrôle budgétaire
     , pour vérifier les demandes d'autorisation de dépense par rapport à votre budget.
  • Remplir le questionnaire
    , pour recueillir des informations supplémentaires auprès des salariés avant l'approbation.
  • Proposer l'affectation d'un régime d'indemnités remboursables
     pour proposer un régime d'indemnités aux salariés qui demandent des autorisations de dépense.
Événement de fermeture en masse d'autorisations de dépense
À configurer pour :
  • Permettre aux partenaires de frais de fermer en masse les autorisations de dépense.
  • Exiger des révisions avant d'approuver la demande de fermeture en masse des autorisations de dépense.
  • Envoyer des notifications personnalisées et alerter les bénéficiaires des frais concernant la fermeture d'autorisations de dépense.

Reporting

Rapports
Éléments à prendre en compte
Rapport sur les soldes des budgets
Afficher les engagements d'autorisation de dépense et les montants réels des notes de frais dans vos écritures comptables.
Rechercher des avances
Afficher le détail des avances, notamment :
  • Solde restant dû et solde disponible.
  • Notes de frais associées.
  • Dates et montants du remboursement.
Rechercher des autorisations de dépense
En fonction des dates de début et de fin des dépenses, afficher les données suivantes de l'autorisation de dépense :
  • Soldes restants.
  • Comptabilisation, liquidations et engagements sur les notes de frais associées.
Rechercher des demandes de fermeture en masse d'autorisations de dépense
Afficher toutes les autorisations de dépense et leurs données détaillées dans chaque demande de fermeture en masse.
Vous pouvez utiliser les sources de données de rapport suivantes pour agréger et filtrer d'importants volumes de données :
  • Paiement de l'avance
  • Remboursements d'avances
  • Autorisations de dépense
  • Lignes de l'autorisation de dépense
  • Demande de fermeture en masse d'autorisations de dépense

Intégrations

Services web
Éléments à prendre en compte
Cancel Spend Authorization
Permet d'annuler les autorisations de dépense lorsque vous fournissez un code d'autorisation de dépense.
Get Cash Advance Repayments
Put Cash Advance Repayment
À utiliser pour :
  • Ajouter, mettre à jour ou soumettre des remboursements d'avances.
  • Regrouper les remboursements d'avances soumis.
Get Expense Items
Put Expense Item
À utiliser pour configurer et regrouper les éléments de frais à utiliser dans les autorisations de dépense.
Get Spend Authorizations
Permet de regrouper les autorisations de dépense soumises.
Soumettre une autorisation de dépense
À utiliser pour ajouter, mettre à jour et soumettre des autorisations de dépense.

Relations et interactions

Fonctionnalités
Éléments à prendre en compte
Budgets
Vous pouvez configurer :
  • Les contrôles budgétaires pour contrôler les montants des autorisations de dépense.
  • Les engagements pour les autorisations de dépense.
Lorsque vous utilisez des budgets pour les autorisations de dépense, vous pouvez afficher le détail de la comptabilité et des écritures générées, notamment :
  • Dates de budget.
  • Engagements et montants réels.
  • Montants du budget réservés.
Comptabilité générale
Vous pouvez configurer :
  • Les règles d'imputation comptable pour déterminer des comptes par défaut pour les transactions d'avance.
  • Les règles de worktag de mise en équilibre pour effectuer le suivi des dépenses pour plusieurs centres de coûts ou fonds.
  • Les sources des écritures d'autorisation de dépense et les mapper aux transactions opérationnelles d'autorisation de dépense.
  • La comptabilité des engagements dans les livres pour les transactions d'autorisation de dépense.
Banque et règlements
Vous pouvez :
  • Configurer la catégorie de paiement pour identifier le compte à utiliser pour le paiement des avances.
  • Générer des paiements pour les avances.
Profils de déplacement
Lorsque les utilisateurs configurent un hôtel ou un pays de destination dans leurs profils de déplacement, Workday :
  • Renseigne les lignes d'autorisation de dépense pour les éléments de frais qui nécessitent un hôtel ou un pays de destination.
  • Fournit un dossier
    Privilégié
     pour l'élément de frais lorsque vous sélectionnez l'élément de frais pour l'hôtel ou le pays de destination.
Workday propose un kit appelé Touchpoints Kit, qui rassemble plusieurs ressources pour vous aider à mieux comprendre les relations de configuration dans votre environnement client. Pour en savoir plus sur ce kit, visitez notre page Workday Touchpoints Kit sur le site Workday Community.