Éléments de définition : notes de frais des étudiants
Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la planification de la configuration et de l'utilisation des notes de frais pour les étudiants. Elle explique :
- Pourquoi continuer.
- Comment cette configuration s'intègre dans Workday.
- Les impacts en aval, ainsi que les interactions entre produits.
- Les conditions requises en matière de sécurité et les configurations du processus de gestion.
- Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant l'implémentation.
Reportez-vous aux instructions détaillées des tâches pour avoir une vision exhaustive de la configuration.
Présentation
Vous pouvez utiliser Workday pour créer et soumettre des notes de frais pour le compte d'étudiants afin de leur rembourser les frais qu'ils engagent.
Avantages pour l'entreprise
- Analyser et générer des rapports sur les frais des étudiants, pour un meilleur contrôle des dépenses.
- Éliminer les solutions de contournement manuelles, telles que les paiements ad hoc et la nécessité d'utiliser des types de bénéficiaire non étudiants.
- Accélérez le remboursement en routant uniquement les notes de frais des étudiants à des évaluateurs et approbateurs spécifiques.
- Réduire la duplication des données en centralisant les frais des étudiants au même endroit.
Cas d'utilisation
- Traitez les notes de frais pour le compte des étudiants externes et inscrits.
- Réaffectez des transactions liées à des cartes de crédit d'entreprise afin de les inclure dans les notes de frais des étudiants.
- Limitez l'accès aux données des étudiants afin que les employés puissent traiter et générer des rapports uniquement sur les frais des étudiants.
Questions à se poser
Questions | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
De quel droit d'accès les employés ont-ils besoin ? | Vous pouvez configurer la sécurité segmentée pour permettre aux employés d'accéder uniquement aux données de frais des étudiants. Lorsque vous activez la sécurité segmentée, les employés disposent de droits différents selon leur niveau de sécurité :
Si vous n'activez pas la sécurité segmentée, tous les employés ont accès aux données de frais de tous les types de bénéficiaire, que leur droit d'accès soit limité ou non. |
De quelles options de paiement les étudiants disposent-ils ? | Vous pouvez uniquement soumettre des notes de frais pour le compte d'étudiants pour lesquels le paiement des frais est inclus dans leurs options de paiement.
Vous pouvez :
Si un étudiant a plusieurs profils Workday et que vous mettez à jour les options de paiement pour l'un d'eux, Workday met automatiquement à jour les autres profils. |
Comment gérez-vous les frais engagés par les étudiants avec des cartes d'entreprise ? | Vous pouvez réaffecter manuellement des transactions par carte de crédit aux étudiants lorsqu'ils engagent des frais avec des cartes de crédit d'entreprise.
Workday affiche alors les transactions réaffectées dans les notes de frais des étudiants afin que vous puissiez les sélectionner. |
Recommandations
- Ajoutez manuellement des worktags aux notes de frais des étudiants pour garantir l'exactitude des transactions financières.
- Réaffectez les transactions par carte de crédit aux étudiants pour que les frais engagés avec des cartes de crédit d'entreprise apparaissent dans les notes de frais des étudiants.
- Si plusieurs étudiants portent le même nom, saisissez des codes étudiants uniques dans les notes de frais pour être certain de déclarer les frais pour le bon étudiant.
- Lorsqu'un étudiant a également un profil de salarié dans Workday, veillez à utiliser son profil d'étudiant pour les frais correspondants, afin d'éviter tout problème de comptabilité et d'approbation.
Actions requises
Pour permettre aux employés avec des droits d'accès limités d'accéder aux données des étudiants, affectez-les aux entités universitaires correspondantes.
Vous pouvez soumettre des notes de frais pour le compte d'étudiants uniquement lorsque vous définissez des remboursements de frais dans leurs options de paiement.
Limites
Les étudiants n'ont pas la possibilité de créer leurs propres notes de frais dans Workday.
Nous ne prenons pas en charge les autorisations de dépense ni les avances pour les étudiants.
Définition de l'environnement client
Aucun impact.
Sécurité
Domaines | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
External Student Data: Student ID dans le domaine fonctionnel Personal Data. |
Permet d'accéder aux identifiants des étudiants externes. |
External Student Data: Student Public Reports dans le domaine fonctionnel Staffing. |
Permet d'accéder aux informations publiques des étudiants externes.
Pour gérer les options de paiement des étudiants externes, utilisez ce domaine et le domaine Manage: Payment Election . |
Manage: Payment Election dans le domaine fonctionnel Expenses. |
Permet de gérer les options de paiement pour le compte des étudiants externes.
Pour gérer les options de paiement des étudiants externes, utilisez ce domaine et le domaine External Student Data: Student Public Reports .
Utilisez ce domaine lorsque vous n'utilisez pas Workday Student Financials. |
Manage: Student Payment Elections dans le domaine fonctionnel Student Financials. | Permet de gérer les options de paiement pour le compte des étudiants inscrits.
Utilisez ce domaine lorsque vous utilisez Workday Student Financials. |
Process: Expense Reports dans le domaine fonctionnel Expenses. | Permet de gérer les notes de frais et les rapports associés.
Vous pouvez configurer la sécurité segmentée sur ce domaine pour que les employés aient uniquement accès aux données des étudiants dans les rapports et les tâches liés aux frais. |
Self-Service: Student Financials dans le domaine fonctionnel Student Financials. |
Permet aux étudiants de gérer leurs options de paiement. |
Student Data: Student ID dans le domaine fonctionnel Student Core. |
Permet d'accéder aux identifiants des étudiants dans Workday. |
Student Data: Student Profile dans le domaine fonctionnel Student Core. |
Permet d'accéder aux informations des étudiants dans Workday. |
Processus de gestion
Vous pouvez configurer le processus de gestion
Événement lié à la note de frais
afin d'acheminer les notes de frais des étudiants pour révision et approbation.
Vous pouvez utiliser le champ de rapport
Expense Report Pay To is Student
pour acheminer uniquement les notes de frais des étudiants vers des chargés de révision et des approbateurs spécifiques.Reporting
Rapports | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Rechercher des transactions par carte de crédit
| Permet d'afficher les transactions par carte de crédit que vous réaffectez aux étudiants. |
Rechercher des notes de frais
| Permet d'afficher les notes de frais que vous créez pour le compte des étudiants. |
Rechercher des lignes de note de frais pour l'organisation
| Permet d'afficher les lignes des notes de frais des étudiants par organisation. |
Rechercher des notes de frais avec un montant remboursable négatif
|
Permet d'afficher les notes de frais qui incluent des montants remboursables négatifs pour les étudiants qui engagent des dépenses personnelles avec des cartes d'entreprise. |
Rechercher des paiements
| Permet d'afficher les remboursements de frais des étudiants :
|
Lorsque vous activez la sécurité segmentée, vous pouvez utiliser les sources de données de rapport suivantes pour créer des rapports personnalisés portant uniquement sur les données de frais des étudiants :
- Expense Reports for Company
- Lignes et détail des notes de frais
- Expense Report Lines for Company
Intégrations
Services web | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Get Expense Reports
| Permet de récupérer les données des notes de frais des étudiants.
Lorsque vous activez la sécurité segmentée, vous pouvez utiliser ce service web pour récupérer les données de frais des étudiants uniquement. |
Get Payments
| Permet de récupérer les données relatives aux remboursements des frais des étudiants. |
Get Settlement Run Custom Filters
Put Settlement Run Custom Filter | Permet de télécharger et de récupérer les données correspondant aux filtres personnalisés que vous créez pour les lots de règlements des étudiants. |
Soumettre une note de frais pour une personne non employée
| Permet de télécharger des données afin de soumettre les notes de frais des étudiants.
Lorsque vous activez la sécurité segmentée, vous pouvez utiliser ce service web afin de télécharger les données de frais des étudiants uniquement. |
Submit Settlement Run
| Permet de télécharger des données afin de régler et de rembourser les frais des étudiants. |
Relations et interactions
Fonctionnalités | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Comptabilisation | Workday génère automatiquement un worktag Étudiant dans les écritures comptables associées aux notes de frais approuvées. |
Options de paiement | Pour soumettre des notes de frais pour le compte d'étudiants, ajoutez les remboursements de frais dans leurs options de paiement. |
Règlements | Vous pouvez créer :
|
Workday propose un kit appelé Touchpoints Kit, qui rassemble plusieurs ressources pour vous aider à mieux comprendre les relations de configuration dans votre environnement client. Pour en savoir plus sur ce kit, visitez notre page Workday Touchpoints Kit sur le site Workday Community.