Éléments de définition : barèmes de frais
Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la planification de la configuration et de l'utilisation des barèmes de frais. Elle explique :
- Pourquoi effectuer cette configuration.
- Comment cette configuration s'intègre dans Workday.
- Les impacts en aval, ainsi que les interactions entre produits.
- Les conditions requises en matière de sécurité et les configurations du processus de gestion.
- Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant l'implémentation.
Reportez-vous aux instructions détaillées des tâches pour avoir une vision exhaustive de la configuration.
Présentation
Les barèmes de frais utilisent des règles, des critères et des tranches pour calculer automatiquement le montant des éléments de frais des documents suivants :
- Notes de frais.
- Autorisations de dépense.
Avantages pour l'entreprise
- Le calcul automatique du montant du remboursement réduit le nombre de tâches manuelles.
- La centralisation des règles de remboursement permet de réduire le temps de révision et de mettre à jour l'historique des données à des fins d'audit.
- Moyen d'empêcher les bénéficiaires de saisir des données de frais erronées qui retardent l'approbation.
- Respect des exigences en matière de conformité des frais journaliers et de votre politique de déplacement et de frais.
Cas d'utilisation
- Appliquer des montants maximum pour éviter que les bénéficiaires ne réclament des montants de frais excessifs.
- Calculer les indemnités journalières pour les bénéficiaires en déplacement professionnel.
- Contrôler la rémunération des dépenses en fonction de la distance, telles que les indemnités de carburant.
- Utiliser les lieux d'arrivée du déplacement pour déterminer les taux de remboursement des frais.
Questions à se poser
Questions | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Comment voulez-vous calculer les taux pour les différents frais ? | Vous pouvez configurer des barèmes de frais pour calculer les taux de remboursement des frais basés sur des pourcentages ou sur des :
En fonction du nombre de barèmes de frais que vous configurez et des types de barème que vous utilisez, vous pouvez avoir des :
Lorsque vous configurez des barèmes de frais pour différents frais, posez-vous la question de savoir si des éléments de frais existants nécessitent des barèmes de frais et si vous devez configurer de nouveaux éléments de frais. Lorsque vous ne configurez pas de barèmes de frais pour vos éléments de frais, Workday ne calcule pas automatiquement le montant des éléments de frais. |
Lesquels de vos éléments de frais utilisent les mêmes taux ? | Vous pouvez utiliser un barème de base avec plusieurs éléments de frais, à condition que ces éléments possèdent les mêmes taux de remboursement.
Si vous n'utilisez pas le même barème de base pour des éléments de frais utilisant les mêmes taux, vous devrez peut-être mettre à jour et créer plusieurs barèmes de frais. |
Dans quelles situations voulez-vous ajuster les taux de base ? | Vous pouvez configurer des barèmes de frais d'ajustement pour augmenter et diminuer les taux de remboursement de base pour les bénéficiaires.
Exemples :
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Quels sont les seuils de dépenses appliqués par votre entreprise ? | Vous pouvez définir des seuils de dépenses à l'aide du type de barème de frais Maximum . Vous pouvez également autoriser les bénéficiaires à dépasser ces seuils afin qu'ils puissent soumettre des dépenses exceptionnelles, telles que des réservations de vol de dernière minute. |
Comment gérez-vous l'évolution des taux ? | Vous pouvez modifier les dates d'effet dans vos barèmes de frais et calculer les taux à l'aide de règles et de critères révisés.
Lorsque vous modifiez les dates d'effet, Workday réalise des instantanés de vos barèmes de frais afin que vous puissiez :
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Recommandations
- Dans chaque barème de frais, classez les lignes en fonction de leur utilisation, de la plus populaire à la moins populaire. Lorsque Workday évalue les lignes du barème de frais, les taux appliqués sont ceux de la première ligne correspondante.
- Pour réduire les efforts de configuration, définissez les attributs d'élément de frais configurables et les règles de barème de frais avant de créer des barèmes de frais.
Pour éviter les erreurs de configuration, révisez vos barèmes de frais pour empêcher :
- L'omission de valeurs dans un ensemble de tranches.
- Le fractionnement des tranches associées entre les différentes lignes de barème de frais.
Lorsque vous importez des données de frais dans Workday, utilisez les services web appropriés dans l'ordre suivant pour réduire le travail de configuration :
- Règles de barème de frais.
- Barèmes de frais.
- Éléments de frais.
Actions requises
- Définissez des éléments de frais pour vos barèmes de frais.
- Activez manuellement les barèmes de frais pour les autorisations de dépense.
- Définissez des tranches pour les taux en utilisant uniquement des valeurs décimales ou entières.
Limites
Workday permet uniquement de modifier des barèmes de frais de 1 000 lignes maximum. Utilisez le service web
Import Expense Rate Table
pour modifier les barèmes de frais de plus de 1 000 lignes.Vous ne pouvez pas :
- Affecter des barèmes d'ajustement des frais à plusieurs éléments de frais.
- Désactiver les barèmes de frais. Vous pouvez regrouper les barèmes de frais inutiles en ajoutant des préfixes à leurs noms, tels quez - ne pas utiliser.
- Utiliser des barèmes de frais multidevises avec des éléments de frais associés à des carnets de déplacement.
Définition de l'environnement client
Aucun impact.
Sécurité
Domaines | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Set Up: Expense Item
| Permet de définir les éléments suivants :
|
View: Expense Item
| Permet d'afficher les éléments de frais, y compris les barèmes de frais associés. |
Processus de gestion
Aucun impact.
Reporting
Rapports | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Afficher le barème de frais
| À utiliser pour :
|
Afficher une règle de barème de frais
| Permet d'afficher, de modifier et de créer des règles de condition dans les barèmes de frais. |
Intégrations
Services web | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Get Expense Rate Tables
Get Expense Rate Table Rules | À utiliser pour extraire les données des barèmes de frais et des règles. |
Import Expense Rate Table
Put Expense Rate Table Rule | À utiliser pour télécharger des données pour les barèmes de frais et les règles. |
Relations et interactions
Vous pouvez utiliser les barèmes de frais pour calculer automatiquement le montant des éléments de frais dans les carnets de déplacement que vous utilisez dans les notes de frais.
Workday propose un kit appelé Touchpoints Kit, qui rassemble plusieurs ressources pour vous aider à mieux comprendre les relations de configuration dans votre environnement client. Pour en savoir plus sur ce kit, visitez notre page Workday Touchpoints Kit sur le site Workday Community.