Éléments de définition : traitement des notes de frais intercompagnies
Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la planification de la configuration et de l'utilisation du traitement intercompagnies des notes de frais. Elle explique :
- Pourquoi effectuer cette configuration.
- Comment cette configuration s'intègre dans Workday.
- Les impacts en aval, ainsi que les interactions entre produits.
- Les conditions requises en matière de sécurité et les configurations du processus de gestion.
- Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant l'implémentation.
Reportez-vous aux instructions détaillées des tâches pour avoir une vision exhaustive de la configuration.
Présentation
Avec la prise en charge du traitement intercompagnies des notes de frais, dans Workday vous pouvez :
- Passer en charge des lignes spécifiques ou des lignes détaillées de frais sur des unités légales différentes de l'unité légale indiquée dans l'en-tête des notes de frais.
- Faire régler des notes de frais par plusieurs unités légales.
Avantages pour l'entreprise
- Rationalise la création, la soumission et le règlement des notes de frais.
- Évite d'avoir à créer des notes de frais pour chaque unité légale.
Cas d'utilisation
Lorsque vous configurez le traitement intercompagnies des notes de frais :
- Les salariés peuvent inclure des frais facturés à plusieurs unités légales dans une seule note de frais.
- Les directeurs commerciaux peuvent ventiler leurs frais entre les différentes unités légales qu'ils ont visitées lors d'un déplacement professionnel dans une seule note de frais.
- Les praticiens hospitaliers et universitaires peuvent inclure les frais à facturer aux deux unités légales dans une seule note de frais.
- Les salariés d'une université composée de plusieurs campus, où chaque campus correspond à une unité légale distincte, peuvent facturer les transactions à chaque unité légale.
Questions à se poser
Questions | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Voulez-vous générer une comptabilisation entre les unités légales au niveau des transactions ou des contrats ?
Des contrats intercompagnies directs sont-ils configurés pour votre unité légale ? | Si votre unité légale a défini des contrats intercompagnies directs, vous pouvez continuer à utiliser votre configuration pour générer la comptabilisation en fonction des contrats. En revanche, si vous souhaitez générer une comptabilisation entre les unités légales au niveau des transactions à partir des frais, vous pouvez configurer le traitement intercompagnies des notes de frais. |
Est-il nécessaire de déclarer les charges liées à la TVA entre les unités légales d'un même groupe TVA ? | Vous pouvez configurer vos groupes de taxes en fonction des critères de votre déclaration fiscale afin que les unités légales d'un même groupe puissent avoir une relation intercompagnies. Workday permet ensuite aux employés de choisir entre des unités légales au sein d'un même groupe TVA.
Si les unités légales n'exigent pas la déclaration de la TVA sur les frais, les employés peuvent choisir parmi les unités légales ayant un accord intercompagnies. |
Recommandations
- Pour éviter les erreurs de comptabilisation, ne supprimez ni ne modifiez les profils intercompagnies lorsque la note de frais est en cours d'approbation ou de règlement.
- Pour permettre aux employés de choisir entre des unités légales au sein d'un même groupe TVA, configurez les groupes TVA et les dates d'effet.
Actions requises
Aucun impact.
Limites
Si votre unité légale utilise les :
- Autorisations de dépense : Workday ne prend pas en charge le traitement intercompagnies dans les notes de frais lorsque vous associez les autorisations de dépense aux lignes de frais et lignes détaillées.
- Cartes de crédit : Workday vous permet uniquement de choisir entre l'unité légale indiquée dans l'en-tête de la note de frais et l'unité légale de la carte de crédit indiquée sur les lignes de frais et lignes détaillées.
Définition de l'environnement client
Aucun impact.
Sécurité
Configurez le domaine
Set Up: Company General
dans le domaine fonctionnel Common Financial Management pour les employés qui doivent :
- Configurer les options de frais pour chaque unité légale.
- Afficher les rapports par unité légale.
Domaines | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Business Process Administration et Manage: Business Process Definition dans le domaine fonctionnel System | Les utilisateurs peuvent configurer la définition du processus de gestion Événement lié à la note de frais pour inclure le processus de révision intercompagnies. |
Set Up: Company General dans le domaine fonctionnel Common Financial Management | Les utilisateurs peuvent :
|
Processus de gestion
Ajoutez l'étape d'action
Lancer un événement intercompagnies de note de frais
dans le processus de gestion Événement lié à la note de frais
pour :
- Bloquer l'unité légale affiliée indiquée sur les lignes de frais et lignes détaillées de la note de frais responsable des dépenses des employés.
- Exécuter le processus d'approbation pour l'unité légale associée aux lignes de frais ou lignes détaillées de la note de frais pour signaler les dépenses.
Si l'approbateur intercompagnies refuse les lignes intercompagnies, il refuse l'intégralité de la note de frais.
Reporting
Aucun impact.
Intégrations
Intégrations | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Put Company
| Permet d'activer ou de désactiver le traitement des notes de frais intercompagnies dans les options de l'unité légale. |
Soumettre la note de frais
| Permet de soumettre des notes de frais pour les notes de frais intercompagnies. |
Relations et interactions
Fonctionnalité | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Comptabilité générale | Workday traite et génère la comptabilisation de la note de frais intercompagnies, y compris les unités légales avec des worktags de mise en équilibre configurés.
Workday utilise votre configuration de worktag de mise en équilibre pour garantir les soldes de comptabilisation générés par worktag pour les transactions de frais applicables. |
Taxe sur les transactions financières | Vous pouvez facturer des frais entre des unités légales appartenant au même groupe TVA dans les notes de frais intercompagnies. |
Projets | Vous pouvez :
|
Règlements | Vous pouvez régler et traiter les notes de frais intercompagnies. |
Workday propose un kit appelé Touchpoints Kit, qui rassemble plusieurs ressources pour vous aider à mieux comprendre les relations de configuration dans votre environnement client. Pour en savoir plus sur ce kit, visitez notre page Workday Touchpoints Kit sur le site Workday Community.