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Administrator Guide
Dernière mise à jour : 2024-09-20
Créer des éléments de frais

Créer des éléments de frais

  • Consultez les éléments de définition des éléments de frais.
  • Sécurité : domaine
    Set Up: Expense Item
     dans le domaine fonctionnel Expenses.
Les éléments de frais permettent aux bénéficiaires de fournir des informations spécifiques sur les notes de frais et les autorisations de dépense, telles que les repas, les fournitures de bureau et les événements d'équipe.
Vous pouvez configurer des attributs à ajouter à vos éléments de frais, ce qui vous permet de recueillir des informations supplémentaires auprès des bénéficiaires.
Vous pouvez créer et associer des barèmes de frais aux éléments de frais afin que Workday calcule automatiquement les montants de remboursement pour un meilleur contrôle des dépenses.
Pour répondre aux besoins spécifiques de l'entreprise, vous pouvez configurer des éléments de frais tels que :
  • Éléments de frais liés à la distance, qui calculent automatiquement les montants des remboursements en fonction des distances parcourues par les bénéficiaires.
  • Éléments de frais journaliers, qui permettent aux bénéficiaires de fournir la décomposition détaillée des coûts journaliers pour les déplacements professionnels.
  1. Accédez à la tâche
    Créer un élément de frais
     ou
    Modifier un élément de frais
    .
  2. Pour la section
    Synthèse
    , tenez compte des éléments suivants :
    Option Description
    Mots-clés de recherche
    Saisissez d'autres mots-clés que les bénéficiaires peuvent utiliser pour rechercher des éléments de frais. Veillez à séparer chaque terme par une virgule.
    Groupe de politiques de frais
    Sélectionnez un groupe de politiques de frais (créés dans la tâche
    Mettre à jour les groupes de politiques de frais
    ) pour associer les éléments de frais à des politiques de frais et de déplacement spécifiques. Vous pouvez ensuite affecter des groupes de politiques et leurs éléments à des segments de sécurité afin de restreindre la disponibilité des éléments de frais à des bénéficiaires spécifiques.
    Groupe d'éléments de frais
    Sélectionnez un groupe d'éléments de frais (créés dans la tâche
    Mettre à jour les groupes d'éléments de frais
    ) pour inclure des sous-catégories dans l'invite
    Élément de frais
     des :
    • Notes de frais.
    • Autorisations de dépense.
    Vous pouvez également utiliser des groupes d'éléments de frais pour :
    • Imputer des lignes de frais à des comptes spécifiques.
    • Générer des rapports sur des groupes d'éléments de frais similaires.
    Assujettissement aux taxes par défaut
    Sélectionnez l'assujettissement aux taxes par défaut à associer à l'élément de frais lorsque Workday ne trouve aucune règle de taxe qui correspond. Voir Étapes : définir les taxes pour les notes de frais.
    Masquer le détail
    Sélectionnez cette option pour exclure la ligne détaillée de l'élément de frais. Cette sélection permet de masquer la section de détail sur la ligne de la note de frais pour l'élément de frais associé. Workday recommande de ne pas sélectionner
    l'option Masquer le détail pour les éléments
     suivants :
    • Éléments de frais avec des lignes détaillées mappées ou configurées
    • Élément de frais d'hôtel
    • Carnets de déplacement
    Inactif
    Cochez cette case pour empêcher les bénéficiaires de sélectionner l'élément de frais dans leurs futures notes de frais et autorisations de dépense. Lorsque vous désactivez des éléments de frais, Workday ne les supprime pas des notes de frais et des autorisations de dépense existantes. Exemple : désactivez votre élément de frais
    Kilométrage
     de l'année dernière pour que les bénéficiaires ne l'utilisent pas dans leurs prochaines transactions de frais.
    Si vous configurez des éléments de frais journaliers, tenez compte des éléments suivants :
    Option Description
    Frais journaliers
    Cochez cette case pour identifier des éléments de frais comme éléments de frais journaliers dans vos rapports personnalisés. Si vous cochez cette case, vous pouvez utiliser des validations personnalisées pour informer les bénéficiaires qu'ils utilisent plusieurs fois la même date pour un élément de frais journaliers.
    Workday coche automatiquement cette case lorsque vous activez la fonctionnalité de carnet de déplacement et vous ne pouvez pas la désélectionner.
    Activer le carnet de déplacement
    Sélectionnez cette option pour activer la fonctionnalité de carnet de déplacement lorsque les bénéficiaires sélectionnent l'élément de frais dans les notes de frais.
    Si vous activez cette fonctionnalité, l'élément de frais que vous créez devient un élément de frais parent. Voir Concept : éléments de frais parents et enfants.
    Lorsque les bénéficiaires sélectionnent l'élément parent et qu'ils saisissent des dates de départ et d'arrivée, Workday affiche un carnet de déplacement sur la ligne de frais. Les bénéficiaires peuvent saisir des frais journaliers dans leur carnet de déplacement, que Workday utilise pour calculer les montants de remboursement journaliers.
    Élément du carnet de déplacement
    Sélectionnez l'élément de frais enfant à associer à l'élément de frais parent. Workday affiche alors tous les attributs de l'élément de frais enfant dans le carnet de déplacement, mais n'affiche pas l'élément enfant en tant que tel.
    Configuration du carnet de déplacement
    Périodes de 24 heures
     : calcule les remboursements de frais journaliers sur une période de 24 heures, à partir de l'heure de début du déplacement. Exemple : un voyage qui commence à 11:00, heure indiquée dans la première ligne du carnet de déplacement, se termine à 10:59 le lendemain.
    Jours calendaires
     : calcule les remboursements de frais journaliers à partir de minuit à la date du calendrier sélectionnée, jusqu'à minuit le lendemain.
    Options d'arrondi pour les heures
    Indiquez si vous souhaitez arrondir les heures à la hausse ou à la baisse ou au demi supérieur ou inférieur pour que Workday puisse calculer les montants de remboursement des frais journaliers.
    Nombre d'heures non modifiables
    Sélectionnez cette option pour empêcher les bénéficiaires de modifier le champ
    Nombre d'heures
     sur les lignes du carnet de déplacement.
    Ne cochez pas cette case si vous voulez autoriser les bénéficiaires à modifier le nombre d'heures de leur déplacement. Exemple : les bénéficiaires qui prennent une demi-journée de congé au cours de leur voyage.
  3. Pour la section
    Traitement
    , tenez compte des éléments suivants :
    Option Description
    Type de montant d'élément de frais
    Montant réel
     : permet aux bénéficiaires de saisir manuellement des montants dans les lignes de frais.
    Fondé sur le régime d'indemnités
     : permet d'associer des éléments de frais au régime d'indemnités du salarié. Voir Étapes : gérer les comptes remboursables.
    Montant maximum de la ligne
     et
    Montant maximum par jour
     : définissez un montant maximum autorisé pour l'élément de frais de chaque ligne de frais, ou un montant maximum autorisé par jour. Si vous sélectionnez ces options conjointement avec l'option :
    • Utiliser un montant fixe/maximum
      , le montant maximum par ligne ou par jour s'applique à tous les bénéficiaires, quel que soit le scénario.
    • Utiliser un barème de frais
      , Workday utilise les règles et les critères du barème de frais correspondant pour calculer les montants. Exemple : vous saisissez 100 EUR dans un élément de frais lié à un déplacement et sélectionnez l'Italie comme destination. Cependant, le barème de frais correspondant autorise un maximum de 80 EUR pour les bénéficiaires qui se rendent en Italie.
    Montant fixe
     : définit un montant fixe non modifiable pour l'élément de frais lorsque les bénéficiaires sélectionnent cet élément sur les lignes de frais. Si vous utilisez cette option conjointement avec l'option :
    • Utiliser un montant fixe/maximum
      , le montant fixe associé à la ligne est toujours identique.
    • Utiliser un barème de frais
      , Workday utilise les règles du barème correspondant pour calculer le montant non modifiable.
    Calcul des éléments de frais
    Sélectionnez la méthode à utiliser pour calculer les types de montant que vous sélectionnez dans la section
    Type de montant d'élément de frais
    .
    Vous pouvez sélectionner les options
    Utiliser un barème de frais
     et
    Utiliser un montant fixe/maximum
     uniquement avec les options suivantes :
    • Montant fixe
    • Montant maximum par jour
    • Montant maximum de la ligne
    Vous pouvez sélectionner l'option
    Aucune des options ci-dessus
     uniquement avec les options suivantes :
    • Montant réel
    • Fondé sur le régime d'indemnités
    Activer des barèmes pour les autorisations de dépense
    Cochez cette case pour activer le barème associé à l'élément de frais lorsque les bénéficiaires sélectionnent cet élément dans des autorisations de dépense.
    En cochant cette case, vous prenez le risque de limiter le montant que les bénéficiaires peuvent soumettre dans leurs autorisations de dépense. Exemple : vous avez défini un montant maximum de 800 USD dans votre barème, alors que le bénéficiaire saisit une dépense qu'il estime à 1 000 USD dans son autorisation de dépense.
    Cochez la case
    Autoriser l'excédent
     pour autoriser les bénéficiaires à soumettre des autorisations de dépense avec des montants supérieurs aux montants maximum définis par vos soins.
    Multiplier les frais journaliers par le nombre de jours de l'autorisation de dépense
    Ne cochez cette case qu'à la demande expresse des services professionnels.
    Quantité et montant unitaire non disponibles
    Cochez cette case pour désactiver les champs
    Quantité
     et
    Montant unitaire
     de l'élément de frais, ce qui peut contribuer à garantir l'exactitude des données de frais.
    Exemple : cochez cette case pour votre élément de frais
    Conférence
     pour empêcher les bénéficiaires de saisir les coûts de plusieurs conférences dans une même ligne de frais.
    Autoriser l'excédent
    Cochez cette case pour autoriser les bénéficiaires à soumettre des montants supérieurs au montant maximum défini pour l'élément de frais.
  4. Pour la section
    Attributs d'élément de frais
     , reportez-vous à Concept : attributs des éléments de frais, et tenez compte des éléments suivants :
    Option Description
    Afficher la date d'arrivée avant la date de départ
    Cochez cette case pour veiller à ce que les bénéficiaires saisissent la date de début de leur déplacement dans le champ
    Date d'arrivée
     et la date de fin de leur déplacement dans le champ
    Date de départ
    .
    Nombre de jours non modifiables
    Cochez cette case pour empêcher les bénéficiaires de modifier le champ
    Nombre de jours
     sur les lignes du carnet de déplacement.
    Ne cochez pas cette case si vous voulez autoriser les bénéficiaires à modifier le nombre de jours de leur déplacement. Exemple : les bénéficiaires qui effectuent des déplacements professionnels de plusieurs jours et qui prennent des absences au cours de leur voyage.
    Note de frais : obligatoire
    Autorisation de dépense : obligatoire
    Cochez ces cases pour obliger les bénéficiaires à fournir des informations dans vos attributs d'élément de frais.
    Ne cochez pas ces cases pour les attributs booléens configurables.
  5. Dans l'onglet
    Worktags associés
    , vous pouvez ajouter des worktags aux éléments de frais afin de recueillir des données supplémentaires au niveau des lignes de frais.
  6. Dans l'onglet
    Barèmes de frais
    , vous pouvez ajouter des barèmes et des calculs de cumul aux éléments de frais pour calculer les montants de remboursement en fonction de taux.
    Nous réinitialisons le montant cumulé sur un élément de frais lorsque vous modifiez l'attribut à évaluer dans le barème qui lui est associé. Lorsque vous voulez modifier l'attribut à évaluer, nous vous recommandons de créer un nouvel élément de frais plutôt que de modifier un élément existant qui utilise un calcul du cumul.
  7. Dans l'onglet
    Mappage des frais détaillés
     , vous pouvez configurer le détail des éléments de frais pour obtenir des décompositions de coûts plus détaillées.
  8. Pour l'onglet
    Calcul de la distance
    , tenez compte des éléments suivants :
    Il se peut que vous deviez effectuer des étapes supplémentaires pour activer cette fonctionnalité en fonction de l'accord de service d'abonnement de votre organisation. Pour plus d'informations, voir cet article de Workday Community .
    Option Description
    Adresse de départ
    Adresse de destination
    Distance estimée du trajet en voiture
    Activez ces options pour autoriser les bénéficiaires à saisir les adresses de départ et de destination de leurs trajets en voiture dans les notes de frais et autorisations de dépense. Pour garantir l'exhaustivité et l'exactitude des données de frais liés à la distance, ces attributs ne peuvent être activés qu'ensemble.
    Lorsque les bénéficiaires saisissent les adresses, Workday utilise Google Maps pour évaluer la distance et l'indiquer dans la ligne de frais. Workday utilise ensuite la distance estimée et les taux du barème de frais correspondant pour calculer les montants de remboursement.
    Vous ne pouvez utiliser que les types de barèmes de frais
    Montant
     et
    Montant par tranche
     avec des éléments de frais liés à la distance.
    Distance du voyage avec les déviations
    Activez cette option pour autoriser les bénéficiaires à saisir des distances différentes de celles estimées par Google Maps. Exemples : lorsque les bénéficiaires empruntent un autre itinéraire pour cause de déviations routières ou pour éviter les routes à péage.
    Lorsque vous activez cet attribut avec d'autres attributs liés à la distance, Workday y indique automatiquement la distance estimée sur les lignes de frais, sachant que les bénéficiaires peuvent modifier cette valeur.
    Si vous n'acceptez pas les éléments de frais liés à la distance, vous pouvez néanmoins activer l'attribut
    Distance du voyage avec les déviations
     en tant qu'attribut autonome, pour que les bénéficiaires puissent saisir eux-mêmes la distance de leurs voyages.
    Distance du trajet quotidien (aller)
    Activez cette option pour que les distances des trajets quotidiens soient soustraites des distances des trajets ou des distances estimées.
    Vous ne pouvez utiliser cet attribut que si l'un des deux attributs suivants au moins est activé :
    • Distance estimée du trajet en voiture
    • Distance du voyage avec les déviations
    Aller-retour
    Activez cette option pour désigner les déplacements comme des allers-retours sur une seule ligne de frais, ce qui permet de doubler la distance à inclure dans la note de frais.
    Vous ne pouvez utiliser cet attribut que si l'un des deux attributs suivants au moins est activé :
    • Distance estimée du trajet en voiture
    • Distance du voyage avec les déviations
    Distance à inclure dans la note de frais
    Calcule la distance à inclure dans la note de frais après avoir soustrait la distance du trajet quotidien. Lorsque vous désignez un déplacement comme aller-retour, Workday double automatiquement la distance à inclure dans la note de frais.
    Vous ne pouvez pas activer cet attribut manuellement. Workday ajoute l'attribut à votre élément de frais lorsque vous sélectionnez au moins l'un des deux attributs suivants :
    • Distance du trajet quotidien (aller)
    • Aller-retour
Configurez les droits d'accès pour vos éléments de frais.