Concept : attributs des éléments de frais
Vous pouvez ajouter des attributs aux éléments de frais pour inviter les bénéficiaires à fournir des informations supplémentaires sur les notes de frais et autorisations de dépense.
Vous pouvez utiliser des attributs configurables pour recueillir des informations spécifiques de l'unité légale. Vous pouvez également utiliser des attributs prédéfinis par Workday. Vous pouvez d'ailleurs créer des valeurs spécifiques pour certains d'entre eux. Exemple : vous créez une liste de compagnies aériennes pour l'attribut
Compagnie aérienne
. Voir Référence : valeurs des attributs d'élément de frais.Vous pouvez également ajouter des attributs aux barèmes de frais et rendre ces attributs accessibles aux bénéficiaires. Workday utilise les informations fournies par les bénéficiaires dans ces attributs pour calculer le remboursement. Exemple : vous ajoutez l'attribut
Lieu de destination
à votre élément de frais Hôtel
. Lorsque les bénéficiaires sélectionnent une destination, Workday calcule le remboursement compte tenu des taux définis en fonction du lieu dans le barème de frais correspondant.Attributs configurables
Vous pouvez utiliser la tâche
Activer les attributs d'élément de frais configurables
pour personnaliser jusqu'à 5 types d'attribut d'élément de frais parmi les types suivants :
Type d'attribut | Exemple |
|---|---|
Booléen | Vous renommez Booléen configurable 1 en Justificatif manquant que les bénéficiaires peuvent utiliser lorsque des notes de frais n'incluent pas de justificatifs.Ne rendez pas les attributs booléens configurables obligatoires dans les notes de frais. |
Date | Vous renommez Date configurable 1 en Date de paiement que les bénéficiaires peuvent utiliser pour indiquer la date à laquelle ils ont fait l'avance pour un événement d'équipe.Les attributs configurables de type date n'activent pas la fonctionnalité de carnet de déplacement dans les éléments de frais journaliers. Pour générer les carnets de déplacement, utilisez les attributs Date d'arrivée et Date de départ prédéfinis par Workday. |
Numérique | Vous renommez Nombre configurable 1 en Nombre d'invités que les bénéficiaires peuvent utiliser pour indiquer combien de personnes non employées participent à un événement d'équipe. |
Texte | Vous renommez Texte configurable 1 en Identifiant fiscal que les bénéficiaires peuvent utiliser pour fournir des données fiscales supplémentaires. |
Mapper les attributs
Pour renseigner automatiquement les données dans les transactions de frais, vous pouvez mapper des attributs à des codes de commerçant et à des villes de destination issus des :
- Transactions par carte de crédit.
- Dossiers de réservation de voyage.
Grouper les attributs
Vous pouvez utiliser la tâche
Mettre à jour les groupes d'attributs d'élément de frais
pour regrouper les valeurs d'attributs d'élément de frais. Workday affiche alors les valeurs regroupées dans les invites d'attribut des transactions de frais. Exemples :
- Vous créez un groupe d'attributsVoyage en Francepour les attributs que les bénéficiaires doivent sélectionner lorsqu'ils se rendent en France.
- Votre unité légale négocie le tarif des nuitées auprès de plusieurs chaînes d'hôtels. Vous créez un groupe d'attributsHôtels privilégiés par l'unité légaleque les bénéficiaires peuvent sélectionner dans leurs notes de frais.
Supprimer les attributs
Vous pouvez utiliser la tâche
Modifier un élément de frais
pour supprimer des attributs d'éléments de frais existants. Dans la tâche, désélectionnez la case Note de frais : visible par l'utilisateur
et Autorisation de dépense : visible par l'utilisateur
de manière à supprimer les attributs dans les futures transactions de frais. Lorsque vous supprimez des attributs, Workday ne supprime pas les valeurs de ces attributs dans les transactions de frais existantes.