Créer des éléments de frais journaliers pour les carnets de déplacement
- Consultez les éléments de définition des éléments de frais.
- Définissez des barèmes de base et des barèmes d'ajustement des frais pour votre élément de frais enfant.
- Sécurité : domaineSet Up: Expense Itemdans le domaine fonctionnel Expenses.
Vous pouvez appliquer une configuration spécifique aux éléments de frais de manière à les désigner comme éléments de frais journaliers et ainsi répondre aux exigences locales en matière de frais journaliers.
Pour utiliser des éléments de frais journaliers dans les notes de frais, vous devez créer deux éléments de frais et les associer. L'un des éléments de frais fait office d'élément parent. C'est cet élément que vous sélectionnez au niveau de la ligne de frais. L'autre élément de frais fait office d'élément enfant. Ses attributs s'affichent dans une section du carnet de déplacement sur la ligne de frais.
Les bénéficiaires peuvent utiliser les carnets de déplacement pour saisir la décomposition du coût de leurs frais de déplacement quotidiens. Workday utilise alors les données de frais saisies par les bénéficiaires et les éventuels barèmes de frais correspondants pour calculer automatiquement les remboursements de frais journaliers.
- Accédez à la tâcheCréer un élément de frais.
- Dans l'inviteNom de l'élément, saisissez un nom qui dissuade les bénéficiaires de sélectionner l'élément de frais enfant au niveau de la ligne de frais. Exemple :z - ne pas sélectionner - Élément du carnet de déplacement - France.
- Dans la sectionTraitement, sélectionnez les options suivantes :
- Montant fixe
- Utiliser un barème de frais
- Ne cochez pas les cases suivantes :
- Frais journaliers
- Activer le carnet de déplacement
- Dans la grilleAttributs d'élément de frais, ajoutez les attributs que vous souhaitez afficher dans la sectionCarnet de déplacementdes notes de frais.Les éléments de frais enfant doivent inclure tous les attributs que vous avez définis dans les barèmes de frais correspondants. Assurez-vous également de définir ces attributs comme obligatoires.Pour s’assurer que Workday peut calculer automatiquement les montants de frais journaliers, ajoutez les attributs suivants aux éléments de frais parents, le cas échéant, mais pas aux éléments enfants :
- Date d'arrivée
- Heure d'arrivée
- Date de départ
- Heure de départ
- Dans l'ongletBarèmes de frais, sélectionnez le barème de base que vous souhaitez associer à votre élément de frais enfant. Vous pouvez également associer des barèmes d'ajustement des frais à votre barème de base.
- Accédez de nouveau à la tâcheCréer un élément de frais.
- Lorsque vous configurez votre élément de frais parent, veillez à sélectionner :
- La case à cocherActiver le carnet de déplacement.
- Votre élément de frais enfant dans l'inviteÉlément du carnet de déplacement.
- Un type de carnet de déplacement dans l'inviteConfiguration du carnet de déplacement.
- Une option d'arrondi dans l'inviteOptions d'arrondi pour les heures.
- Dans la sectionTraitement, cochez la caseQuantité et montant unitaire non disponiblespour désactiver les champs correspondants dans les notes de frais. Ces options ne s'appliquent pas aux éléments de frais parents.
- Dans la grilleAttributs d'élément de frais, ajoutez les attributsDate d'arrivéeetDate de départ.
Workday génère une section
Carnet de déplacement
sur la ligne de la note de frais lorsque les bénéficiaires :- Sélectionnent l'élément de frais parent.
- Saisissent les dates de départ et d'arrivée.
Dans le carnet de déplacement, nous affichons les attributs que vous configurez pour l'élément de frais enfant, mais pas l'élément enfant en tant que tel. Lorsque les bénéficiaires renseignent ces attributs, Workday calcule automatiquement le montant des remboursements.
Configurez une sécurité segmentée de sorte que seuls les bénéficiaires identifiés accèdent aux éléments de frais journaliers.