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Dernière mise à jour : 2023-06-23
Détailler les frais d'hôtel

Détailler les frais d'hôtel

  • Créez les éléments de frais que vous prévoyez d'utiliser pour le mappage des frais d'hôtel détaillés.
  • Sécurité : domaine
    Set Up: Expense Item
     dans le domaine fonctionnel Expenses.
(Pour Mastercard et Visa) Si vous souhaitez utiliser les données de transaction par carte de crédit de niveau 3 :
Vous pouvez créer des configurations spécifiques sur les éléments de frais pour que Workday détaille automatiquement les frais d'hôtel sur les lignes de note de frais. Exemples : frais Internet, tarif de nuitée et taxe de séjour.
  1. Accédez à la tâche
    Créer un élément de frais
     ou
    Modifier un élément de frais
    .
  2. Dans la grille
    Attributs d'élément de frais
    , ajoutez les attributs
    Date d'arrivée
     et
    Date de départ
    . Lorsque les données de transaction par carte de crédit de niveau 3 ne sont pas disponibles, Workday utilise ces attributs pour calculer le nombre de nuits pour les séjours à l'hôtel.
  3. Cochez les cases suivantes :
    • Note de frais : visible par l'utilisateur
    • Note de frais : obligatoire
  4. Mappez vos éléments de frais à l'aide de l'onglet
    Mappage des frais détaillés
      :
    Option Description
    Frais d'hôtel
    Cochez cette case pour désigner l'élément de frais comme un élément de frais d'hôtel. Lorsque vous cochez cette case, Workday peut détailler automatiquement les données des transactions par carte de crédit sur les lignes des notes de frais.
    Si vous ne cochez pas cette case, Workday ne détaille pas automatiquement les lignes de note de frais contenant des données de transaction par carte de crédit pour les séjours à l'hôtel. Vous ne pourrez pas non plus cocher les cases suivantes :
    • Renseigner automatiquement le détail pour les données de transaction par carte de crédit de niveau 3
    • Est un taux de chambre
    Renseigner automatiquement le détail pour les données de transaction par carte de crédit de niveau 3
    Sélectionnez cette option pour renseigner automatiquement les données de transaction par carte de crédit de niveau 3 sur les lignes détaillées pour les frais d'hôtel.
    Si vous ne cochez pas cette case, vous ne pourrez pas mapper les codes produits à vos éléments de frais.
    Vous devez avoir au moins une ligne de mappage des frais détaillés pour que le travail détaillé automatique fonctionne.
    Élément de frais
    Sélectionnez les éléments de frais que vous souhaitez mapper pour les frais d'hôtel détaillés.
    Détailler les frais par
    Décomposition des frais
     : cochez cette case pour indiquer le montant exact des frais sur la ligne détaillée. Exemple : vous voulez que les bénéficiaires des frais fournissent une décomposition de leurs frais non récurrents, tels que les services de lessing ou les repas.
    Frais journaliers récurrents
    : cochez cette case pour renseigner le montant moyen des frais sur la ligne détaillée. Exemple : le bénéficiaire des frais reste 2 nuits à l'hôtel. Les frais de la première nuit s'élèvent à 200 USD. Les frais pour la deuxième nuit sont de 100 USD. Workday affiche une moyenne quotidienne de 150 USD sur chacune des deux lignes détaillées.
    Est un taux de chambre
    Sélectionnez cette option pour permettre à Workday de générer des frais détaillés qui incluent le taux journalier à partir des données de transaction par carte de crédit de niveau 2. Workday calcule le montant de la note de frais en multipliant le nombre total de jours, en fonction de la
    date d'arrivée
     et
    de la date de départ
    , par le
    taux journalier
    .
    Si vous activez l'utilisation des données de transaction par carte de crédit améliorées de niveau 3, Workday utilise ces données à la place, si les données existent. Lorsque Workday génère automatiquement des frais détaillés et qu'un utilisateur modifie la
    date d'arrivée
    ,
    la date de départ
    ou
    le tarif journalier
     , Workday recalcule le tarif de la nuitée.
    Toujours générer une ligne de détail
    Workday coche automatiquement cette case si vous :
    • Cochez la case
      Renseigner automatiquement le détail pour les données de transaction par carte de crédit de niveau 3
       , et
    • Définissez l'élément de frais comme obligatoire.
    Lorsque cette case est cochée, Workday génère une ligne détaillée, que des données proviennent ou non d'une transaction par carte de crédit.
    Si vous ne cochez pas cette case et qu'il n'existe aucune donnée de transaction par carte de crédit de niveau 3 correspondante, Workday ne génère pas de ligne détaillée.
    Produit Code
    Sélectionnez les codes produit que vous souhaitez mapper à l'élément de frais, ce qui permet à Workday de renseigner automatiquement les éléments de frais sur les lignes détaillées.
    Si vous ne mappez pas les codes de produit et les transactions par carte de crédit, Workday génère des lignes détaillées, mais ne les renseigne pas automatiquement avec des éléments de frais.
Si votre organisation autorise l'utilisation des données de transaction par carte de crédit de niveau 3, Workday affiche une icône en forme de coche verte sur la ligne détaillée et renseigne automatiquement ces lignes avec les données des séjours à l'hôtel. Si vous n'activez pas l'utilisation des données de transaction par carte de crédit de niveau 3, Workday génère automatiquement des lignes détaillées, mais ne les renseigne pas.
Workday ne réorganise pas automatiquement le détail d'une transaction d'hôtel lorsqu'un utilisateur modifie manuellement le détail de l'élément de frais d'un frais d'hôtel détaillé automatiquement. Pour relancer le calcul des frais d'hôtel détaillés, supprimez la ligne de note de frais existante et ajoutez de nouveau la transaction par carte de crédit à la note de frais.
Workday ne détaille pas automatiquement les frais d'hôtel détaillés lorsque vous ajoutez un élément de frais manuellement. Nous vous recommandons de définir l'application des valeurs par défaut des éléments de frais ou le mappage des codes de catégorie de commerçant.
Lorsque les bénéficiaires sélectionnent vos éléments de frais d'hôtel dans leurs notes de frais, Workday affiche une section
Détail
 qui inclut une sous-section
Frais journaliers
 pour les frais journaliers récurrents. Nous affichons également les décompositions des frais dans une sous-section distincte sous la section
Détail
 .