Étapes : définir les taxes pour les notes de frais
- Consultez les éléments de définition des règles de taxe sur les transactions.
- Configurez les taxes sur les transactions. Si vous utilisez une configuration avec taxe sur la valeur ajoutée, définissez les catégories de taxes, les taux de taxe, l'assujettissement aux taxes et les pourcentages de récupération de taxes.
Vous pouvez paramétrer le code de taxe et l'assujettissement aux taxes de façon à les renseigner automatiquement sur les notes de frais. Vous pouvez également définir la récupération des taxes par défaut pour les taux de taxe associés à un code de taxe. Workday utilise ces valeurs pour calculer le montant des taxes sur les lignes de frais. Les comptables peuvent ensuite vérifier les notes de frais soumises pour s'assurer de l'exactitude de la saisie et de la comptabilisation des taxes, en particulier lorsque les taxes sont soumises à des niveaux de récupération différents. Vous pouvez également configurer les notes de frais pour y indiquer la taxe.
- Accédez à la tâcheModifier la définition de l'environnement client - Finances.Cochez la caseMasquer la case à cocher Taxe sur la note de fraispour empêcher la saisie des taxes ; désélectionnez-la pour rendre la saisie possible.Sécurité : domaineSet Up: Tenant Setup - Financialsdans le domaine fonctionnel System.
- Pour chaque Catégorie de dépense , définissez un assujettissement aux taxes par défaut et indiquez s'il faut réimputer les frais aux lignes.
- Définissez les éléments de frais pour les taxes.Dans la tâcheCréer un élément de frais, tenez compte des éléments suivants :
Option Description Assujettissement aux taxes par défautWorkday utilise l'assujettissement aux taxes par défaut lorsqu'il ne trouve aucune règle de taxe correspondante pour l'élément de frais.Attributs d'élément de fraisPour les éléments avec une taxe récupérable ou partiellement récupérable, incluez lePays de destinationlors de la création des lignes de note de frais avec cet élément. Cochez les casesNote de frais : visible par l'utilisateuretNote de frais : obligatoirelorsque vous définissez les attributs des éléments de frais. Workday utilise le pays de destination et les règles fiscales pour déterminer les valeurs du code de taxe et d'assujettissement aux taxes par défaut.Pour renseigner le code de taxe sur une note de frais, l'élément de frais doit comporter l'attributPays de destination.Sécurité : domaineSetup: Expense Itemdans le domaine fonctionnel Expenses. - Indiquez un pays de destination dans le profil de déplacement des employés lorsqu'ils ont des notes de frais avec des éléments de frais récupérables.Dans la tâcheCréer un profil de déplacement, tenez compte des éléments suivants :
Option Description Pays de destinationSélectionnez le pays où l'employé engage la plupart de ses dépenses de sorte que ce pays soit toujours renseigné sur les lignes des notes de frais. Cette règle vaut pour les éléments de frais configurés avec l'attributPays de destination.Sélectionnez plusieurs pays pour fournir à l'employé une liste limitée, tout en lui permettant de sélectionner n'importe quel pays.Sécurité : domaineProcess: Expense Reports – Otherdans le domaine fonctionnel Expenses. - Ajoutez l'étape d'actionRéviser les taxesau processus de gestionÉvénement lié à la note de frais.Cette étape d'action permet aux chargés de la révision de confirmer que les informations de taxe sur toutes les lignes et lignes détaillées de la note de frais sont correctes. Au vu du justificatif, les chargés de la révision peuvent mettre à jour les éléments suivants :
- Code de taxe.
- Montant de la taxe.
- Assujettissement aux taxes.
- Récupération des taxes.
- Créez des règles définissant la manière de renseigner les codes de taxe avec la récupération de taxes et l'assujettissement aux taxes pour les éléments de frais.Les règles suivantes s'appliquent lorsque vous :
- Cochez la caseActiver l'application des valeurs par défaut de la taxe pour les frais à l'internationalde la tâcheModifier la définition de l'environnement client - Finances.
- Définissez une règle de taxe sur les transactions pour un pays.
Workday renseigne le code de taxe et l'assujettissement aux taxes sur la ligne de la note de frais en fonction du pays de destination sélectionné par l'employé.Workday renseigne automatiquement le pourcentage récupérable dans la ligne de transaction en fonction de l'assujettissement aux taxes et du code de taxe définis. Vous pouvez remplacer les options sélectionnées. Lorsque vous définissez la récupération de taxes, Workday applique le pourcentage récupérable et la méthode de répartition aux montants dont les taux de taxe sont associés à un code de taxe.Les chargés de la révision de la note de frais peuvent mettre à jour l'assujettissement aux taxes, les codes de taxe et la récupération de taxes à l'étapeRéviser la note de fraisdu processus de gestion. - Créez des règles pour définir la manière de renseigner les codes de taxe avec la récupération de taxes et l'assujettissement aux taxes à l'aide de worktags sur les lignes de frais et le détail des frais.
- Les employés peuvent créer des notes de frais avec des taxes et sélectionner un élément de frais qui a été configuré de manière à enregistrer le pays de destination. Workday affiche le pays de destination avec une valeur sur la ligne de frais ou le détail, le cas échéant.En fonction de l'élément et du pays de destination sélectionné, Workday utilise les règles de taxe pour déterminer les valeurs du code de taxe et d'assujettissement aux taxes par défaut et calculer le montant de la taxe. Les employés peuvent modifier le code de taxe pour que le montant de la taxe corresponde au justificatif. Si le montant de la taxe ne correspond toujours pas, les employés ne peuvent pas modifier ce montant, seuls les chargés de la révision peuvent le mettre à jour lorsqu'ils révisent la note de frais.
- Une fois que les employés soumettent les notes de frais, le processus de gestionÉvénement lié à la note de fraislance l'étapeRéviser les taxes. Les chargés de la révision peuvent alors vérifier l'exactitude des informations sur les taxes avant l'approbation.
- À la fin de l'événement, les taxes récupérables et non récupérables sur les transactions de frais sont affichées dans le rapportTaxe à payer sur les transactions.