Définir des barèmes de frais
- Définissez les règles de la table de taux que vous souhaitez utiliser pour évaluer les éléments de frais.
- Sécurité : domaineSet Up: Expense Itemdans le domaine fonctionnel Expenses.
Vous pouvez utiliser les barèmes de frais afin de déterminer l'admissibilité et le montant des remboursements des éléments de frais des notes de frais.
Exemples :
- Calculez les montants maximum autorisés pour les éléments de frais en fonction de critères spécifiques du lieu.
- Définissez les critères pour les trajets et les montants de remboursement du carburant.
- Définissez l'éligibilité des frais journaliers et spécifiez les déductions.
- Accédez à la tâcheCréer un barème de frais.
- Sélectionnez l'une des options suivantes dans l'inviteType de barème de frais:
Option Description MontantÀ utiliser avec des éléments de frais dont les montants de remboursement peuvent varier. Exemple : pour le remboursement desRepas, spécifiez un montant différent pour chaque pays que vous incluez dans les règles ou les critères des barèmes de frais.Montant par trancheÀ utiliser pour les taux de remboursement fondés sur des fourchettes qui appliquent des montants différents.Par exemple, pour le remboursement des frais kilométriques cumulés depuis le début de l'exercice, spécifiez un montant pour les kilomètres cumulés :- Entre 1 et 50 000 miles, les bénéficiaires reçoivent 0,43c pour chaque mile parcouru.
- De 50 001 à 75 000 miles, les bénéficiaires reçoivent 25c pour chaque mile parcouru.
Pourcentage par trancheÀ utiliser pour les taux de remboursement définis en fonction des différents pourcentages d'un montant admissible pour les tranches que vous définissez.Par exemple, pour le remboursement des frais journaliers en fonction des heures, spécifiez :- 25 % du montant total des frais journaliers entre 1 et 4 heures
- 50 % entre 5 et 6 heures
- 100 % du montant des frais journaliers entre 7 et 24 heures
MaximumÀ utiliser pour spécifier le montant maximum que les employés peuvent dépenser en fonction de critères que vous définissez dans les règles ou les critères des barèmes de frais.Exemple : pour les remboursements d'hébergement basés sur le site, spécifiez un montant maximum autorisé différent pour chaque site d'hébergement que vous définissez. - Indiquez uneDate d'effetpour indiquer à quel moment vous pouvez appliquer le barème à une note de frais ou à une autorisation de dépense.Workday ne renvoie aucune valeur dans le champDate d'effet, si les dates suivantes ne se situent pas dans la fourchette de dates d'effet utilisée par un barème de frais :
- Date de transaction de la ligne de frais.
- Date de début de l'autorisation de dépense.
- Sélectionnez une valeur dans l'inviteAttribut à évaluer.Workday multiplie la valeur d'une note de frais pour calculer son montant et le vérifier par rapport au montant maximum.Exemple : spécifiez le montant maximum de 125 USD pour l'élément de fraisHôtelet sélectionnez leNombre de jourscomme l'attribut à évaluer.
- Dans la grilleBarème de frais, tenez compte des éléments suivants :
Option Description Règle de condition ou critèresSélectionnez unerègle de condition ou des critèrespour évaluer l'élément de frais.La règle de condition ou les critères que vous indiquez déterminent la valeur renvoyée par Workday.Tranches(Montant par trancheetPourcentage par trancheuniquement) Pour cetteLigne du barème de frais, définissez les tranches valides pour l'attribut d'élément de frais.Montant maximumIndiquez un montant maximum pour évaluer un élément de frais.Utilisez un barème lorsqu'il y a des règles de condition ou des critères pour le montant maximum. S'il n'y a aucun autre attribut à évaluer, ajoutez le montant maximum à la tâcheCréer un élément de frais.
Lorsque vous configurez un barème, vous avez la possibilité de créer ou de mettre à jour les éléments de frais. Vous pouvez utiliser le barème de base et tout barème d'ajustement pour :
- Calculer les taux de remboursement.
- Vérifier les montants maximum autorisés pour les frais.
Votre unité légale a besoin de différents taux de remboursement des frais journaliers pour les repas en fonction des pays et des devises. Définissez un élément de frais et un barème pour les
Repas - frais journaliers internationaux
en utilisant le type de barème de la règle Montant
:Règle de condition/Critères | Pays | Montant | Devise |
|---|---|---|---|
Critères | Royaume-Uni | 50 | GBP |
Critères | Allemagne | 60 | EUR |
Critères | Tchéquie | 1 360 | CZK |
Critères | États-Unis | 75 | USD |
Condition | Autres pays | 70 | USD |
- Pour créer des ajustements pour un barème de base, définissez des barèmes d'ajustement dans la tâcheCréerouModifier un élément de frais.
- Pour créer un nouveau barème pour un élément de frais différent nécessitant des règles similaires, sélectionnezCopierdans le menu des actions associées d'un barème de frais.Exemple : vous appliquez un barème de frais complexe pour l'hébergement sur site et votre unité légale ouvre un nouveau bureau international. Copiez le barème de fraisHébergement, indiquez un nom tel queHébergement sur site international, puis sélectionnezEURcommeDevise par défaut. Vous pouvez ensuite modifier les conditions de la règle pour calculer cet élément de frais.
- Chaque barème peut être utilisé pour un seul élément de frais. Cette règle s'applique au barème d'ajustement et au barème de base.