Étapes : créer des retenues
- Pour les retenues fondées sur le poste, configurez votre locataire Workday pour qu’il prenne en charge des emplois multiples.
- Sécurité : domaineSet Up: Payroll (Calculations - Payroll Specific)dans le domaine fonctionnel Core Payroll.
Une retenue est un type de composante de la paie qui vous permet de déduire du salaire lorsque vous traitez la paie. Vous pouvez définir des retenues pour récupérer des valeurs telles que :
- Retenues d’absences.
- Cotisations de l’employé au régime 401(k) (É.-U.).
- Cotisations à l’assurance maladie ou invalidité de l’employé et de l’employeur (FRA).
- Cotisations médicales des employés (CAN, R.-U., É.-U.).
- Retenues sur les prêts (AUS).
- Valeurs entrées à l’aide des données entrantes de la paie.
- Retenues d’impôts (CAN, R.-U., É.-U.).
- Accédez à la tâcheCréer une retenue.
- Entrez les informations d’identification de la retenue :
Option Description NomEntrez la façon dont la retenue s’affiche dans les résultats de la paie.CodeEntrez un code de 20 caractères maximum pour pouvoir l’utiliser avec d’autres applications Workday. Exemple : vous configurez des intégrations dans HCM pour importer des données de la paie.Nom par défaut pour la fiche de paieEntrez le nom de la retenue à afficher sur les configurations de fiche de paie. Vous pouvez remplacer ce champ dans la tâcheMettre à jour la configuration des fiches de paie.Dans Payroll for France :Lorsque vous utilisez le rapport standardFiche de paie pour impression - FRApour créer une disposition de fiche de paie, vous pouvez afficher les composantes de la paie agrégées sur la fiche de paie.Pour configurer une ligne agrégée, définissez unnom par défaut pour la fiche de paiequi :- Est identique pour toutes les composantes de la paie à agréger.
- Contient des caractères entre crochets.
- Précisez lepayspour lequel vous pouvez utiliser la retenue.Lorsque vous laissez ce champ vide :
- Vous pouvez utiliser la retenue dans n’importe quel pays.
- Workday utilise la devise du groupe de paie pour effectuer les calculs.
- Workday affiche toutes les options pour les pays inclus dans votre configuration de locataire.
- Set Up Pay Component Eligibility.Définissez les critères d’admissibilité pour déterminer à quel moment Workday calcule la retenue. Exemple : limitez la retenue à certains travailleurs ou à certaines catégories d’exécution.
- Enter Earning or Deduction Calculations.Définissez le calcul qui renvoie les valeurs de retenue finales.
- Dans l’ongletAvec date d’effet, tenez compte de ces fonctions facultatives, qui requièrent une configuration supplémentaire.
Option Description Calcul au prorataDétermine comment calculer la retenue au prorata lorsqu’un événement en milieu de période entraîne plusieurs sous-périodes.Calcul de la paie rétroactivePermet de configurer si Workday recalcule la retenue pendant les calculs rétroactifs.Travail dans plusieurs compétences législativesPour Payroll the US, ce champ détermine s’il faut fractionner le calcul des retenues en fonction des pourcentages d’affectation des impôts définis pour différentes juridictions de travail.Worktag de calculPermet de marquer la retenue avec des informations supplémentaires telles que la société, le poste, l’emplacement ou le numéro de prêt. Vous pouvez ensuite référencer le worktag pour :- Guider le calcul des composantes de la paie.
- Associer les valeurs des composantes de la paie à des fins de regroupement ou de comptabilité.
- Limiter les valeurs affichées pour :
- Accumulation.
- Production de rapports
- (Facultatif) Dans la sectionWorktag de calcul, ajoutez des worktags d’informations supplémentaires comme la société, le poste ou l’emplacement. Pour la section, tenez compte des éléments suivants :
Option Description Worktag de calculLorsque vous configurez une retenue avec un worktag de calcul, Workday vous oblige également à entrer le worktag dans les données entrantes de la paie.Dans Payroll for Canada and the US, sélectionnez le worktagPostepour créer une retenue fondée sur le poste pour des emplois multiples ou pour des affectations à l’étranger aux États-Unis.Vous ne pouvez pas changer le worktag de calcul après avoir :- Inclus la retenue dans un calcul de la paie ou dans un calcul de la paie rétroactive.
- Ajouté des données entrantes de la paie pour la retenue.
Inclure les données entrantesCochez cette case pour calculer la retenue chaque fois que Workday traite les données entrantes de la paie pour le worktag associé. - Set Up Pay Component Related Calculations.Vous pouvez configurer Workday pour calculer automatiquement les calculs associés faisant partie d’une retenue.
- (Facultatif)Set Up Earning or Deduction Limits .Définissez les limites du calcul de la retenue.
- Add Earnings or Deductions to Pay Component Groups.Ajoutez des retenues à un groupe de composantes de la paie, que vous pouvez ensuite utiliser dans des catégories d’exécution ou dans d’autres configurations. Exemple : définissez les composantes de la paie qui s’ajoutent à la paie brute.
- Dans l’ongletSans date d’effet, tenez compte de ces fonctions facultatives.
Option Description Avantages sociauxPermet d’associer une retenue à un régime d’avantages sociaux.Vous pouvez ensuite définir des règles d’événement d’inscription dans HCM pour préciser quand commencer ou terminer les retenues sur la paie en fonction du régime d’avantages sociaux.Voir :- Map Pay Components to Benefit Plans.
Imputation des coûtsVous permet de préciser comment affecter toutes les instances d’une retenue pour l’intégralité des employés, et ce, dans l’ensemble des éléments suivants :- Centres de coûts.
- Projets.
- Subventions.
- Autres types d’organisations et emplacements.
VoirSet Up Cost Allocations for Employee Deductions .Relevé d’emploiDans Payroll for Canada :Vous pouvez utiliser ces champs pour déterminer la période de déclaration associée à l’affectation pour la production de relevés d’emploi.Période de déclaration associée à l’affectation: pour inclure les montants de la retenue de toutes les retenues que vous configurez avec un groupe de composantes de la paie AE – Imposable, tel que AE – imposable [CAN], sélectionnezPériode de gainouPériode de paiement.Période de déclaration associée à l’affectation pour la paie rétroactive: Workday entre automatiquement la même valeur que celle du champ Période de déclaration associée à l’affectation.
La retenue est disponible pour le traitement de la paie à compter de la date d’effet. Vous pouvez également la définir comme retenue volontaire pour le libre-service des employés.
Si vous souhaitez que votre retenue soit inscrite dans un compte de grand livre résultant, vous devez mettre à jour votre règle d’inscription comptable
propre aux retenues sur la paie
. Pour mettre à jour cette règle :
- Accédez au rapportAfficher un ensemble de règles d’inscription comptable.
- Sélectionnez la règleRetenues sur la paie.
- Cliquez surModifier la règle d’inscription.
Dans la page
Modifier une règle d’inscription comptable
, vous pouvez :
- Modifier le compte de grand livre par défaut.
- Ajoutez la composante de la paie qui contient votre retenue à une règle d’inscription.
- Tester la règle d’inscription modifiée.