Créez des règles d’événement d’inscription
- Définissez des événements d’inscription.
- Sécurité : domaineSet Up: Benefitsdans le domaine fonctionnel Benefits.
Créez des règles que Workday utilise pour traiter les événements d’inscription. Exemples :
- Périodes d’attente.
- Dates de début et de fin de la garantie.
- Dates de début et de fin de la retenue.
- Délais de grâce pour mettre fin à la garantie.
- Changements de garantie avec et sans preuve d’assurabilité.
- Règles de garantie par défaut.
- Remise en service de la garantie d’avantages sociaux.
Créer un groupe d’avantages sociaux
.- Accédez à la tâcheCréer une règle d’événement d’inscription.
- Pour l’ongletDémarrer la garantie ou y renoncer, tenez compte des éléments suivants :
Option Description Type de garantie d'avantages sociauxSélectionnez tous les types de garanties d’avantages sociaux utilisés par les types d’événements sélectionnés. Workday utilise les types de garanties, tels qu’ils sont configurés dans le type d’événement et la règle d’événement d’inscription, pour déterminer les changements d’admissibilité. En cas de changements, Workday crée un événement d'inscription pour l' employé(e).Pour les types de garanties sans règles d’événement explicites, Workday utiliseSélection de n’importe quel régime autoriséeà partir de l’invite Changements autorisés pour le régime d’avantages sociaux.Nombre - Période d’attente et Unité - Période d’attenteLes périodes d’attente postuler aux employés qui sont nouvellement admissibles à un avantage et qui ne bénéficiaient pas d’une garantie du même type avant l’événement d’inscription. Les personnes nouvellement admissibles peuvent être le résultat d’une embauche, d’une promotion ou d’un autre événement d’inscription.Workday utilise l'ordre de calcul de la période d'attentede la tâcheCréer un groupe d'avantages sociauxpour déterminer s'il faut ajouter la période d'attente avant ou après ladate de début de la garantie.Ignorer les périodes d'attenteRemplace la période d’attente des types d’événements. Déterminez si vous devez cocher cette case si vous sélectionnezPremier du mois à compter du, soit la dernière des deux dates, soit celle de l'événement ou celle de la soumission,commedate de début de la garantie :.Date de début de la garantieSélectionnez la règle pour déterminer la date de début de la garantie d’avantages sociaux.Vous pouvez spécifier une date de début de la garantie pour tous les régimes d’avantages sociaux appartenant à un type de garantie donné, pour les événements qui :- Permettre aux employés de renoncer à une garantie existante.
- Entraînent des gains de garantie, tels que des changements emploi .
Vous pouvez préciser que la garantie débute lePremier du mois à compter de la dernière date, soit celle de l'événement, soit celle de la soumission. Pour éviter les retards de garantie avec cette option, cochez la caseIgnorer les périodes d’attente. Les périodes de paie restantes ne sont pas recalculées.Exemples :- Si la date de soumission est le 1er février et que la date de l’événement est le 20 février, la date de début de la garantie est le 1er mars.
- Si la date de soumission est le 1er avril et que la date de l’événement est le 20 mars, la date de début de la garantie est le 1er avril.
Si le processus de gestionChanger les avantagessociaux comporte une étape d’approbation , la date de soumission correspond à la date d’approbation.Vous pouvez également spécifier que la garantie débuteau début de la période de paie ou après la dernière des deux dates, soit celle de l'événement ou celle de la soumission.Exemple : les périodes de paie s’étendent du 27 juin au 10 juillet et du 11 juillet au 26 juillet. Si la date de soumission est le 26 juin et que la date de l’événement est le 8 juillet, la date de début de la garantie est le 11 juillet. Il s’agit du début de la période de paie suivant la dernière des deux dates.Cette option etla date de l'événement ou de la soumission à une date ultérieurene sont disponibles que pour les types d'inscription liés à un changement de la vie, tels qu'une nouvelle embauche, un changement de la statut familiale ou une correction administrative. Workday utilise la date de la signature électronique comme date de soumission. S’il n’y a pas de signature électronique, Workday utilise la date de fin du processus de gestionChanger les avantages sociaux à la suite d’un événement de la viecomme date de soumission.Pour les options qui définissent la date de début de la garantie au premier jour de la période de paie du travailleur, Workday utilise le calendrier de périodes de paie associé au groupe de paie associé au poste principal du travailleur ().Au cours d’un événement lié aux avantages sociaux, Workday met à jour la date de début de la garantie pour le régime d’avantages sociaux d’un travailleur lorsque l’un des éléments suivants change à la suite d’un événement lié aux avantages sociaux :- Assurance maladie - Régime d'avantages sociaux et cible de garantie
- Compte d’épargne santé - Régime d’avantages sociaux et montant de cotisation de l’employé (par montant du chèque de paie)
- Compte de gestion santé - Régime d’avantages sociaux et montant de cotisation de l’employé (par montant du chèque de paie)
- Assurance - Régime d'avantages sociaux, niveau de garantie et personnes à charge assurées
- Épargne-retraite - Régime d’avantages sociaux, montant, pourcentage, pourcentage d’affectation des cotisations de l’employé et pourcentage d’affectation des cotisations de l’employeur.
- Avantages sociaux supplémentaires - Régime d'avantages sociaux, cible de garantie, montant et pourcentage
Date de renonciation à la garantieSélectionnez la règle qui précise le calcul de la date à laquelle la garantie d’un travailleur est exclue. Workday utilise cette règle lorsqu’un travailleur renonce complètement à un type de garantie auquel il est toujours admissible lors d’un changement de situation. Cette règle ne postuler à la perte de garantie résultant de la perte d’admissibilité d’un travailleur au type de garantie.Pour les types d'événements d'inscription ouverte, vous ne pouvez pas sélectionner d'autres options que la valeur par défautÀ la date de début de la garantie (). Vous pouvez sélectionner d'autres options de date d'exclusion pour les types d'événements de changement de la vie uniquement.Si vous ne voulez pas configurer une autredate de renonciation à la garantie, conservez l'option par défaut deà la date de début de la garantie, soit le.Workday ne tiendra pas compte de la règleDate de renonciation à la garantieque vous sélectionnez si un travailleur :- Choix d’un régime pour la première fois.
- Sélectionne de nouveau un régime dans un type de garantie auquel il a précédemment renoncé.
- Change de régime dans un type de garantie.
- Modifie les paliers de garantie d’un régime d’assurance maladie choisi.
- Réduit ou augmente la garantie d’un régime d’assurance choisi.
Date de début de la garantie.(Fédéral É.-U.) : Workday recommande aux utilisateurs fédéraux américains de sélectionner l’optionAu début de la période de paie après la dernière des deux dates, soit celle de l’événement ou celle de la soumission,comme obligatoire pour les types de garanties applicables.Exemple : pour un événement de mariage, vous voulez que la garantie nouvelle ou modifiée commence à la date de l’événement, mais que la garantie renoncée s’étend jusqu’à la fin du mois. Pour le type de garantie de soins médicaux de l’événement de mariage, vous sélectionnez l’optionÀ la date de l’événementpour ladate de début de la garantie, et l’optionPremier mois suivant la date de l’événementpour ladate de renonciation à la garantie. Workday calcule ensuite la date de renonciation au premier jour du mois suivant et la date de fin de la garantie au dernier jour du mois en cours.Avec cette définition d’exemple, si une travailleuse se contrats d’assurance maladie le 14 mars, change de régime de soins médicaux et ajoute son nouveau conjoint au nouveau régime de soins médicaux, la date de début de la garantie pour le nouveau choix serait le 14 mars.Si la travailleuse se associe au 14 mars et renonce à sa garantie médicale, car elle a adhéré au régime de son nouveau conjoint, sa garantie actuelle prend fin le 31 mars, car la renonciation entre en vigueur le 1er avril.Date de début des retenuesSélectionnez la règle pour déterminer la période de paie sur laquelle appliquer la retenue ou démarrer le crédit. - Remplissez l’ongletPerte de garantie.Pour les événements qui entraînent des pertes de garantie, définissez les éléments suivants :
- Date de fin de couverturePour les changements emploi , Workday utilise la date d’effet du changement emploi comme date de l’événement. Pour les fins d’emploi, Workday utilise la date de l’événement + 1 jour comme date d’effet. Exemple : la date de fin d’emploi est le 1er juillet. La date de l’événement est le 1er juillet, mais la date d’effet de la fin d’emploi est le 2 juillet.Pour déterminer le mois de la date de l’événement, Workday utilise le mois de la journée précédant la date de l’événement. Exemple : si la date de l’événement est le 1er juillet, Workday utilise le mois de juin. Si la date de l’événement est le 2 juillet, Workday utilise le mois de juillet.
- Date de fin des retenues
- Nombre – délai de grâcepour prolonger la garantie au-delà de la date de fin de la garantie pour un type de garantie donné.
- Dans l’ongletChangement de niveau – Garantie actuelle, créez les règles de traitement des changements de la garantie d’assurance lorsque l’ employé(e) est actuellement couvert par une assurance. Pour l’onglet, tenez compte des éléments suivants :
Option Description Changement de niveau - Maximum autoriséEntrez le nombre maximum de niveaux que les employés peuvent choisir lors de l’inscription pour ce type d’événement.Exemples :- Votre régime d’avantages sociaux propose 2×, 3×, 4× et 5× le salaire, et vous entrez 2 dans lechamp Changement de niveau - Maximum autorisé: Si un employé(e) a une garantie actuelle de 2× le salaire, il peut augmenter sa garantie jusqu’à 4× le salaire.
- Votre régime d’avantages sociaux propose des niveaux de garantie de 50 000 – 100 000 – 150 000 – 200 000 CAD. Vous entrez la valeur 1 dans ce champ. Si un employé(e) a actuellement une garantie de 50 000 CAD, il peut augmenter sa garantie à 100 000 CAD.
Changement du montant - Maximum autoriséEntrez le montant maximum que les employés peuvent choisir lors de l’inscription pour ce type d’événement.Inclure tous les régimes d'avantages sociaux dans le type de garantie pour la preuve d'assurabilitéSélectionnez cette option pour utiliser l’option de total combiné pour tous les régimes d’avantages sociaux d’un type de garantie afin de déterminer à quel moment exiger une preuve d’assurabilité.Si vous cochez la case, assurez-vous de la sélectionner dans tous les ongletsChangement de niveau.Ne sélectionnez pas les régimes d’assurance à inscription automatique.Changement de niveau - Maximum autorisé sans preuve d'assurabilitéEntrez le nombre maximum de niveaux que les employés peuvent choisir pour leur garantie sans preuve d’assurabilité. Utilisé lorsque vous avez un niveau de souscription garanti qui change selon le type d’événement.Workday utilise le plus petit montant comme montant garanti à la souscription si vous chargez au moins un des champs suivants :- Montant garanti à la souscription
- Multiplicateur garanti à la souscription
- Changement du montant - Maximum autorisé sans preuve d'assurabilité
Changement du montant - Maximum autorisé sans preuve d'assurabilitéEntrez le montant maximum que les employés peuvent choisir pour leur garantie sans preuve d’assurabilité. Utilisé lorsque le montant garanti à la souscription change selon le type d’événement.Workday utilise le plus petit montant comme montant garanti à la souscription si vous chargez au moins un des champs suivants :- Montant garanti à la souscription
- Multiplicateur garanti à la souscription
- Changement du montant - Maximum autorisé sans preuve d'assurabilité
Montant garanti à la souscriptionEntrez le montant de la garantie d’assurance perçu par les employés.Workday utilise le plus petit montant comme montant garanti à la souscription si vous chargez au moins un des champs suivants :- Montant garanti à la souscription
- Multiplicateur garanti à la souscription
- Changement du montant - Maximum autorisé sans preuve d'assurabilité
Pour appliquer la preuve d’assurabilité en cas de modification, entrez la valeur 1 ou 0,01. Workday ignore la valeur zéro pourle Montant garanti à la souscription.Multiplicateur garanti à la souscriptionEntrez le multiplicateur du salaire utilisé pour calculer le montant de la garantie d’assurance perçu par les employés. Vous pouvez définir le salaire dans le champSource du salairedes tâches suivantes :- Créer une garantie d'assurance
- Modifier une garantie d'assurance
Workday détermine la définition de salaire pour le multiplicateur de salaire à partir de la garantie d’assurance. Exemple : vous avez un régime salarial par incrémentation (de 10 000 CAD à 500 000 CAD par multiples de 10 000). L’ employé(e) peut choisir jusqu’à 4 fois le salaire sans déclencher la demande de preuve d’assurabilité. Workday évalue le montant de la garantie d’assurance afin de déterminer comment calculer le salaire de l’employé.Workday utilise le plus petit montant comme montant garanti à la souscription si vous chargez au moins un des champs suivants :- Montant garanti à la souscription.
- Multiplicateur garanti à la souscription.
- Changement du montant - Maximum autorisé sans preuve d'assurabilité
Définir la règle de garantie à la souscriptionSélectionnez la règle qui définit comment appliquer le montant garanti à la souscription ou le multiplicateur lorsque la valeur ne correspond pas aux niveaux de garantie définis.Définissez si l’ employé(e) doit automatiquement utiliser les valeurs exactes pour l’un des montants suivants :- Montant garanti à la souscription
- Niveau immédiatement supérieur
- Niveau immédiatement inférieur
SélectionnezMontant garantisi votre régime d’avantages sociaux ne combine pas les multiplicateurs et les montants de garantie.Si votre régime d'avantages sociaux combine les multiplicateurs et les montants de garantie, déterminez si la souscription garantie doit être la valeur de garantie immédiatement supérieure ou immédiatement inférieure auMontant garanti à la souscription. Exemple : votre régime d’avantages sociaux propose 70 000 – 80 000 - 90 000 – 100 000 – 110 000 – 120 000 avec une garantie à la souscription de 3x le salaire. Un employé(e) perçoit un salaire de 35 000 CAD et choisit 120 000 CAD lors de son inscription. Il a automatiquement une garantie de 110 000 CAD en attente d’une preuve d’assurabilité si vous définissez la souscription garantie avec lavaleur Niveau immédiatement supérieur. Si vous définissez la souscription garantie avec lavaleur Niveau immédiatement inférieur, la personne aura automatiquement une garantie de 100 000 CAD en attente d’une preuve d’assurabilité.Cette règle ne postuler auMontant maximum autorisé. Exemple : si vous définissez le montant maximum à 95 000 CAD, l’ employé(e) nouvellement admissible ne reçoit pas automatiquement 95 000 CAD.Garantie par défaut si en attente de preuve d'assurabilitéSélectionnez la règle qui définit la garantie d’assurance pour le travailleur en attente de preuve d’assurabilité.Définissez la garantie automatique si l’ employé(e) choisit un montant supérieur auMontant garanti à la souscriptionavec l’une des options suivantes :- Montant de garantie actuelle
- Montant de garantie choisie
- Montant garanti à la souscription
Si vous sélectionnez :- Montant de garantie actuelle, la garantie utilisée sera automatiquement le dernier montant de garantie approuvé de l'employé.
- Montant de garantie choisi, la garantie utilisée est automatiquement le montant total choisi lors de l'inscription.
- Montant garanti à la souscription, la garantie utilisée sera automatiquement leMontant garanti à la souscriptiondéfini pour l’événement d’inscription.
- Dans lesonglets Changement de niveau - Renonciations actuellesetChangement de niveau - Nouvellement admissible, définissez les règles de traitement de la garantie d’assurance.Les règles s’appliquent lorsqu’un employé(e) a précédemment renoncé à la garantie ou est devenu admissible à la garantie. Exemples : une nouvelle embauche, un nouveau régime d’avantages sociaux ou une modification de la dotation en personnel qui affecte l’admissibilité.Pour l’onglet, tenez compte des éléments suivants :
Option Description Niveau maximum autoriséEntrez le niveau de garantie d’assurance maximum que les employés peuvent choisir lors de l’inscription pour ce type d’événement.Exemple : votre régime d’avantages sociaux propose 6 niveaux de garantie (2×, 3×, 4×, 5×, 6× et 7× le salaire). Si vous entrez 4 comme valeur duNiveau maximum autorisé, l’ employé(e) peut choisir un niveau de garantie jusqu’à 5 fois son salaire.Montant maximum autoriséEntrez le montant maximum de la garantie d’assurance que les employés peuvent choisir.Exemple : si vous entrez 450 000 et que le régime d’avantages sociaux autorise jusqu’à 600 000, l’ employé(e) peut uniquement choisir jusqu’à 450 000 pour ce type d’événement lors de l’inscription. Assurez-vous qu’il existe une option de garantie pour ce montant, sinon l’ employé(e) ne peut pas sélectionner 450 000.Inclure tous les régimes d'avantages sociaux dans le type de garantie pour la preuve d'assurabilitéSélectionnez cette option pour utiliser l’option de total combiné pour tous les régimes d’avantages sociaux d’un type de garantie afin de déterminer à quel moment exiger une preuve d’assurabilité.Si cette case est cochée, vous devez la cocher dans tous les ongletsChangement de niveau.Ne sélectionnez pas les régimes d’assurance à inscription automatique.Niveaux garantis sans preuve d'assurabilitéEntrez le nombre maximum de niveaux que les employés peuvent choisir sans preuve d’assurabilité. Utilisé lorsque vous avez un niveau de souscription garanti qui change selon le type d’événement.Montant garanti à la souscriptionEntrez le montant de la garantie d’assurance perçu par les employés. Utilisé lorsque vous avez un niveau de souscription garanti qui change selon le type d’événement.Entrez ce montant dans les trois ongletsde changement de niveauMultiplicateur garanti à la souscriptionEntrez le multiplicateur du salaire utilisé pour calculer le montant de la garantie d’assurance perçu par les employés.Définissez le salaire dans le champSource du salairede la tâcheCréer une garantie.Workday détermine la définition de salaire pour le multiplicateur de salaire à partir de la garantie d’assurance. Exemple : vous avez un régime salarial par incrémentation (de 10 000 CAD à 500 000 CAD par multiples de 10 000). L’ employé(e) peut choisir jusqu’à 4 fois le salaire sans déclencher la demande de preuve d’assurabilité. Workday évalue le montant de la garantie d’assurance afin de déterminer comment calculer le salaire de l’employé.Définir la règle de garantie à la souscriptionSélectionnez la règle qui définit comment appliquer le montant garanti à la souscription ou le multiplicateur lorsque la valeur ne correspond pas aux niveaux de garantie définis.Garantie par défaut si en attente de preuve d'assurabilitéSélectionnez la règle qui définit la garantie d’assurance pour le travailleur en attente de preuve d’assurabilité. - Dans l’ongletRègles de garantie, vous pouvez limiter les changements du régime d’avantages sociaux et de la cible de garantie que les employés peuvent effectuer lors d’un événement d’inscription.Exemple : vous pouvez autoriser les employés à ajouter de nouvelles personnes à charge suite à une naissance. Toutefois, vous pouvez les empêcher de modifier leur régime de soins médicaux ou d’ajouter des personnes à charge autres que le nouvel enfant.Vous pouvez définir ces restrictions de manière aussi large ou étroite que vous le souhaitez, en fonction des besoins de votre société. Exemple : appliquez les mêmes restrictions à tous les membres d’un groupe d’avantages sociaux, quels que soient l’événement et le type de garantie. Vous pouvez également définir des restrictions qui varient selon l’événement et le type de garantie.Pour l’onglet, tenez compte des éléments suivants :
Option Description Changements autorisés pour le régime d'avantages sociaux- Sélection de n’importe quel régime autorisée :sélectionnez n’importe quel régime inclus dans les types de garanties d’avantages sociaux indiqués, y compris l’option de renoncer.Workday peut créer un événement lié aux avantages sociaux pour un changement lié à emploi qui ne permet pas de sélectionner des avantages sociaux. Vous devrez peut-être changer cette sélection par un choix plus restrictif si cela se produit.
- Régime actuel seulement :changez uniquement le détail des régimes d’avantages sociaux auxquels des travailleurs adhèrent actuellement. N’inclut pas l’option de renoncer. Permet d’ajouter ou de supprimer des personnes à charge.
- Régime actuel ou possibilité de réduire :(compte de gestion santé ou compte d’épargne santé uniquement) réduisez les cotisations ou conservez-les au niveau actuel. N’autorise pas les augmentations.
- Régime actuel ou possibilité d’augmenter :(compte de gestion santé ou compte d’épargne santé uniquement) augmentez les cotisations ou conservez-les au niveau actuel. N’autorise pas les diminutions.
- Régime actuel ou possibilité de renonciation :changez uniquement le détail des régimes d’avantages sociaux auxquels des travailleurs adhèrent actuellement, y compris la possibilité d’y renoncer. Permet d’ajouter ou de supprimer des personnes à charge.
- Seulement en cas de changement de l’admissibilité :modifiez uniquement en cas d’admissibilité à un nouveau régime d’avantages sociaux ou de perte d’admissibilité à un régime d’avantages sociaux précédemment choisi.
- Aucun changement autorisé
Changements autorisés pour les personnes à charge- Personnes à charge supplémentaires autorisées :ajoutez ou supprimez de nouvelles personnes à charge pour les types de garanties sélectionnés.Exemple : vous pouvez donner aux employés nouvellement mariés la possibilité d’ajouter leur conjoint(e) à leur régime d’avantages sociaux.
- Poursuivre avec les personnes à charge actuelles :masque l’option de renonciation. Empêche les travailleurs d’ajouter ou de supprimer des personnes à charge.Exemple : pour certains changements de dotation en personnel, autorisez les employés à passer de HMO à PPO, mais pas de changer les personnes à charge assurées.
- Retrait de personne à charge autorisé :l’ employé(e) peut retirer des personnes à charge des types de garanties sélectionnés. N’autorise pas les augmentations.Exemple : dans le cadre d’un événement de la vie, comme un divorce, vous pouvez demander aux employés de retirer leur conjoint(e) de la liste des personnes à charge assurées.
Types de personnes à chargeObligatoire si vous avez sélectionnéPersonnes à charge supplémentaires autoriséesouRetrait de personne à charge autorisédans le champChangements autorisés pour les personnes à charge.Règles propres aux valeurs par défautPour les régimes d'assurance maladie,d'assurance,d'avantages sociaux supplémentairesetd'épargne-retraiteuniquement.Sélectionnez la règle que Workday utilise pour charger les régimes d’avantages sociaux et les options par défaut dans les pages d’inscription d’un employé. En outre, Workday applique automatiquement les régimes par défaut sélectionnés par ces règles aux employés qui ne soumettent pas leurs choix d’avantages sociaux. Les options disponibles sont :- Par défaut : choix actuels, garantie prioritaire ou renonciation.
- Par défaut : choix actuels ou renonciation).
- Par défaut : fournisseur actuel/classification actuelle ou renonciation.
- Par défaut : garantie prioritaire ou renonciation.
- Par défaut : renonciation.
- Rétablir les choix précédents, garantie prioritaire ou renonciation.
- Rétablir les choix précédents ou renonciation.
Workday tente d’appliquer chaque composante dans l’option sélectionnée, dans l’ordre dans lequel elle s’affiche, jusqu’à ce que l’une d’elles soit acceptée. En cas d’échec d’une composante, Workday évalue la composante suivante. Ce processus se répète jusqu’à ce que Workday puisse appliquer une composante.- Par défaut : choix actuels :si l’ employé(e) est admissible à ses choix actuels, reportez-les. Si un régime comporte un montant annuel, le montant annuel est reporté.
- Garantie prioritaire :affectez les régimes d’assurance maladie et d’assurance tels que définis dans la tâcheMettre à jour les valeurs par défaut des avantages sociauxlorsque, à la fois :
- L’ employé(e) a perdu son admissibilité à ses choix actuels.
- L’ employé(e) n’a pas renoncé à ses choix.
- Sélection par défaut du fournisseur actuel et de la classification actuelle :si un employé(e) et ses personnes à charge sont admissibles au régime actuel, reportez le régime. S’ils deviennent admissibles à Medicare, transférez-les à un régime Medicare équivalent. S’ils se sont inscrits à un régime d’assurance maladie (Medicare) et perdent leur admissibilité, transférez-les à un régime équivalent.
- Rétablir les choix précédents :si l’ employé(e) est admissible à ses options précédentes, rétablissez-les.
- Renoncer :réglez le choix à Renoncer.
- Affichez des informations détaillées sur une règle particulière à l’aide du rapportRègle d’événement d’inscription.
- Associez la règle d’événement à un ou à plusieurs groupes d’avantages sociaux à l’aide de la tâcheCréer un groupe d’avantages sociaux.