Créer des règles d’événement d’inscription

Administrator Guide

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Définissez des événements d’inscription.

Sécurité : domaine Set Up: Benefits
dans le domaine fonctionnel Benefits.

Créez des règles que Workday utilise pour traiter les événements d’inscription. Exemples :

Périodes d’attente.

Dates de début et de fin de la garantie.

Dates de début et de fin de la retenue.

Délais de grâce pour mettre fin à la garantie.

Changements de garantie avec et sans preuve d’assurabilité.

Règles de garantie par défaut.

Remise en service de la garantie d’avantages sociaux.

Associez des règles d’événement à des groupes d’avantages sociaux à l’aide de la tâche

Créer un groupe d’avantages sociaux

Accédez à la tâche

Créer une règle d’événement d’inscription

Pour l’onglet Démarrer la

garantie ou y renoncer

, tenez compte des éléments suivants :

Option	Description
Type de garantie d'avantages sociaux	Sélectionnez tous les types de garanties d’avantages sociaux utilisés par les types d’événements sélectionnés. Workday utilise les types de garanties, tels que configurés dans le type d’événement et la règle d’événement d’inscription, pour déterminer les changements concernant l’admissibilité. En cas de changements, Workday crée un événement d’inscription pour l’employé. Pour les types de garanties sans règles d’événement explicites, Workday utilise Sélection de n’importe quel régime autorisée à partir de l’ invite Changements autorisés pour le régime d’avantages sociaux .
Nombre - Période d’attente et Unité - Période d’attente	Les périodes d’attente s’appliquent aux employés qui sont nouvellement admissibles à un avantage et qui ne bénéficiaient pas d’une garantie du même type avant l’événement d’inscription. Les nouveaux candidats admissibles peuvent provenir d’un événement d’embauche, d’une promotion ou d’un autre événement d’inscription. Workday utilise l’ ordre de calcul de la période d’attente de la tâche Créer un groupe d’avantages sociaux pour déterminer s’il faut ajouter la période d’attente avant ou après la date de début de la garantie .
Ignorer les périodes d’attente	Remplace la période d’attente des types d’événements. Vérifiez si vous devez cocher cette case si vous sélectionnez Premier du mois à compter de la dernière date, soit celle de l’événement, soit celle de la soumission comme Date de début de la garantie .
Date de début de la garantie	Sélectionnez la règle pour déterminer la date de début de la garantie d’avantages sociaux. Vous pouvez préciser une date de début de la garantie pour tous les régimes d’avantages sociaux appartenant à un type de garantie donné, pour les événements qui : Permet aux employés de renoncer à la garantie existante. Entraînent des gains de garantie, tels que des changements liés à l’emploi. Vous pouvez spécifier que la garantie débute le Premier du mois à compter de la dernière date, soit celle de l’événement, soit celle de la soumission . Pour éviter les retards de garantie avec cette option, cochez la case Ignorer les périodes d’attente . Les périodes de paie restantes ne sont pas recalculées. Exemples : Si la date de soumission est le 1er février et que la date de l’événement est le 20 février, la date de début de la garantie est le 1er mars. Si la date de soumission est le 1er avril et que la date de l’événement est le 20 mars, la date de début de la garantie est le 1er avril. Si le processus de gestion Changer les avantages sociaux comporte une étape d’approbation, la date de soumission correspond à la date d’approbation. Vous pouvez également préciser que la garantie débute au début de la période de paie à compter de la dernière date, soit celle de l’événement, soit celle de la soumission . Exemple : les périodes de paie sont du 27 juin au 10 juillet et du 11 juillet au 26 juillet. Si la date de soumission est le 26 juin et que la date de l’événement est le 8 juillet, la date de début de la garantie est le 11 juillet. Il s’agit du début de la période de paie suivant la dernière des deux dates. Cette option et la valeur Plus tard de l’événement ou de la date de soumission ne sont disponibles que pour les types d’inscriptions aux événements de changement de la vie, comme une nouvelle embauche, un changement de statut de famille ou une correction administrative. Workday utilise la date de la signature électronique comme date de soumission. S’il n’y a pas de signature électronique, Workday utilise la date de fin du processus de gestion Changer les avantages sociaux à la suite d’un événement de la vie comme date de soumission. Pour les options qui définissent la date de début de la garantie comme le premier jour de la période de paie du travailleur, Workday utilise le calendrier de périodes de paie associé au groupe de paie lié au poste principal du travailleur. Lors d’un événement lié aux avantages sociaux, Workday met à jour la date de début de la garantie pour un régime d’avantages sociaux d’un travailleur lorsque l’un des éléments suivants change à la suite d’un événement lié aux avantages sociaux : Assurance maladie - Régime d'avantages sociaux et cible de garantie Compte d’épargne santé - Régime d’avantages sociaux et montant de cotisation de l’employé (par montant de chèque de paie) Compte de gestion santé - Régime d’avantages sociaux et montant de cotisation de l’employé (par montant de chèque de paie) Assurance - Régime d’avantages sociaux, niveau de garantie et personnes à charge assurées Épargne-retraite - Régime d’avantages sociaux, Montant, Pourcentage, Pourcentage d’affectation des cotisations de l’employé et Pourcentage d’affectation des cotisations de l’employeur Avantages sociaux supplémentaires - Régime d’avantages sociaux, cible de garantie, montant et pourcentage
Date de début des retenues	Sélectionnez la règle pour déterminer la période de paie sur laquelle appliquer la retenue ou démarrer le crédit.

Remplissez l’onglet

Perte de garantie

Pour les événements qui entraînent des pertes de garantie, définissez les éléments suivants :

Date de fin de la garantie

Pour les changements liés à l’emploi, Workday utilise la date d’effet du changement lié à l’emploi comme date de l’événement. Pour les fins d’emploi, Workday utilise la date de l’événement + 1 jour comme date d’effet. Exemple : la date de fin d’emploi est le 1er juillet. La date de l’événement est le 1er juillet, mais la date d’effet de la fin d’emploi est le 2 juillet.

Pour déterminer le mois de la date de l’événement, Workday utilise le mois de la journée précédant la date de l’événement. Exemple : si la date de l’événement est le 1er juillet, Workday utilise le mois de juin. Si la date de l’événement est le 2 juillet, Workday utilise le mois de juillet.

Date de fin des retenues

Nombre - délai de grâce

pour prolonger la garantie au-delà de la date de fin de la garantie pour un type de garantie donné.

Dans l’onglet

Changement de niveau – Garantie actuelle

, créez les règles de traitement des changements de la garantie d’assurance lorsque l’employé est actuellement couvert par une assurance. Pour l’onglet, tenez compte des éléments suivants :

Option	Description
Changement de niveau - Maximum autorisé	Entrez le nombre maximum de niveaux que les employés peuvent choisir pour leur garantie lors de l’inscription pour ce type d’événement. Exemples : Votre régime d’avantages sociaux propose 2×, 3×, 4× et 5× le salaire, et vous entrez 2 dans le champ Changement de niveau - maximum autorisé . Si un employé a une garantie actuelle de 2× le salaire, il peut augmenter sa garantie jusqu’à 4× le salaire. Votre régime d’avantages sociaux propose des niveaux de garantie de 50 000 – 100 000 – 150 000 – 200 000 USD. Vous entrez la valeur 1 dans ce champ. Si un employé a actuellement une garantie de 50 000 USD, il peut augmenter sa garantie à 100 000 USD.
Changement du montant - Maximum autorisé	Entrez le montant maximum que les employés peuvent choisir lors de l’inscription pour ce type d’événement.
Inclure tous les régimes d’avantages sociaux dans le type de garantie pour la preuve d’assurabilité	Sélectionnez cette option pour utiliser l’option de total combiné pour tous les régimes d’avantages sociaux d’un type de garantie afin de déterminer à quel moment exiger une preuve d’assurabilité. Si vous cochez la case, assurez-vous de la sélectionner dans tous les onglets Changement de niveau . Ne sélectionnez pas les régimes d’assurance à inscription automatique.
Changement de niveau - Maximum autorisé sans preuve d’assurabilité	Entrez le nombre maximum de niveaux que les employés peuvent choisir pour leur garantie sans preuve d’assurabilité. Utilisé lorsque vous avez un niveau de souscription garanti qui change selon le type d’événement. Workday utilise le plus petit montant comme montant garanti à la souscription si vous remplissez un ou plusieurs des champs suivants : Montant garanti à la souscription Multiplicateur garanti à la souscription Changement du montant - Maximum autorisé sans preuve d’assurabilité
Changement du montant - Maximum autorisé sans preuve d’assurabilité	Entrez le montant maximum que les employés peuvent choisir pour leur garantie sans preuve d’assurabilité. Utilisé lorsque le montant garanti à la souscription change selon le type d’événement. Workday utilise le plus petit montant comme montant garanti à la souscription si vous remplissez un ou plusieurs des champs suivants : Montant garanti à la souscription Multiplicateur garanti à la souscription Changement du montant - Maximum autorisé sans preuve d’assurabilité Un employé doit fournir une preuve d’assurabilité s’il choisit un montant supérieur au montant garanti à la souscription.
Montant garanti à la souscription	Entrez le montant de la garantie d’assurance perçu par les employés. Workday utilise le plus petit montant comme montant garanti à la souscription si vous remplissez un ou plusieurs des champs suivants : Montant garanti à la souscription Multiplicateur garanti à la souscription Changement du montant - Maximum autorisé sans preuve d’assurabilité Pour appliquer la preuve d’assurabilité en cas de modification, entrez la valeur 1 ou 0,01. Workday ignore une valeur de zéro pour le Montant garanti à la souscription .
Multiplicateur garanti à la souscription	Entrez le multiplicateur du salaire utilisé pour calculer le montant de la garantie d’assurance perçu par les employés. Vous pouvez définir le salaire dans le champ Source du salaire des tâches suivantes : Créer une garantie. Modifier une garantie Workday utilise le plus petit montant comme montant garanti à la souscription si vous remplissez un ou plusieurs des champs suivants : Montant garanti à la souscription . Multiplicateur garanti à la souscription . Changement du montant - Maximum autorisé sans preuve d’assurabilité Workday détermine la définition du salaire pour le multiplicateur du salaire à partir de la garantie d’assurance. Exemple : vous avez un régime salarial par incrémentation (de 10 000 CAD à 500 000 CAD par multiples de 10 000). L’employé peut choisir jusqu’à 4 fois le salaire sans déclencher la demande de preuve d’assurabilité. Workday évalue le montant de la garantie d’assurance afin de déterminer comment calculer le salaire de l’employé.
Définir la règle de garantie à la souscription	Sélectionnez la règle qui définit comment appliquer le montant garanti à la souscription ou le multiplicateur lorsque la valeur ne correspond pas aux niveaux de garantie définis. Définissez si l’employé doit automatiquement utiliser les valeurs exactes pour l’un des montants suivants : Montant garanti à la souscription Niveau immédiatement supérieur Niveau immédiatement inférieur Sélectionnez Montant garanti si votre régime d’avantages sociaux ne combine pas les multiplicateurs et les montants de garantie. Si votre régime d’avantages sociaux combine les multiplicateurs et les montants de garantie, déterminez si la souscription garantie doit être la valeur de garantie immédiatement supérieure ou immédiatement inférieure au Montant garanti à la souscription . Exemple : votre régime d’avantages sociaux propose 70 000 – 80 000 – 90 000 – 100 000 – 110 000 – 120 000 avec une garantie à la souscription de 3x le salaire. Un employé perçoit un salaire de 35 000 CAD et choisit 120 000 CAD lors de son inscription. Il a automatiquement une garantie de 110 000 CAD en attente d’une preuve d’assurabilité si vous définissez la souscription garantie avec la valeur Niveau immédiatement supérieur . Si vous définissez la souscription garantie avec la valeur Niveau immédiatement inférieur , la personne aura automatiquement une garantie de 100 000 USD en attente d’une preuve d’assurabilité. Cette règle ne s'applique pas au Montant maximum autorisé . Exemple : si vous définissez le montant maximum à 95 000 $ US, l’employé nouvellement admissible ne reçoit pas automatiquement 95 000 $ US.
Garantie par défaut si en attente de preuve d'assurabilité	Sélectionnez la règle qui définit la garantie d’assurance pour le travailleur en attente de preuve d’assurabilité. Définissez la garantie automatique si l’employé choisit un montant supérieur au Montant garanti à la souscription avec l’une des options suivantes : Montant de garantie actuelle Montant de garantie choisie Montant garanti à la souscription Si vous sélectionnez : Montant de garantie actuelle , la garantie utilise automatiquement le dernier montant de garantie approuvé de l’employé. Montant de garantie choisie , la garantie utilise automatiquement le montant total choisi lors de l’inscription. Montant garanti à la souscription , la garantie utilisée sera automatiquement le Montant garanti à la souscription défini pour l’événement d’inscription.

Dans les

onglets Changement de niveau - Renonciations actuelles

Changement de niveau - Nouvellement admissible

, définissez les règles de traitement de la garantie d’assurance.

Les règles s’appliquent lorsqu’un employé a précédemment renoncé à la garantie ou est devenu admissible à la garantie. Exemples : une nouvelle embauche, un nouveau régime d’avantages sociaux ou une modification de la dotation en personnel qui affecte l’admissibilité.

Pour l’onglet, tenez compte des éléments suivants :

Option	Description
Niveau maximum autorisé	Entrez le niveau de garantie d’assurance maximum que les employés peuvent choisir lors de l’inscription pour ce type d’événement. Exemple : votre régime d’avantages sociaux propose 6 niveaux de garantie (2×, 3×, 4×, 5×, 6× et 7× le salaire). Si vous entrez 4 comme valeur du Niveau maximum autorisé , l’employé peut choisir un niveau de garantie jusqu’à 5 fois le salaire.
Montant maximum autorisé	Entrez le montant maximum de la garantie d’assurance que les employés peuvent choisir. Exemple : si vous entrez 450 000 et que le régime d’avantages sociaux autorise jusqu’à 600 000, l’employé peut uniquement choisir jusqu’à 450 000 pour ce type d’événement lors de l’inscription. Assurez-vous qu’il existe une option de garantie pour ce montant, sinon l’employé ne peut pas sélectionner 450 000.
Inclure tous les régimes d’avantages sociaux dans le type de garantie pour la preuve d’assurabilité	Sélectionnez cette option pour utiliser l’option de total combiné pour tous les régimes d’avantages sociaux d’un type de garantie afin de déterminer à quel moment exiger une preuve d’assurabilité. Si cette case est cochée, vous devez la cocher dans tous les onglets Changement de niveau . Ne sélectionnez pas les régimes d’assurance à inscription automatique.
Niveaux garantis sans preuve d’assurabilité	Entrez le nombre maximum de niveaux que les employés peuvent choisir sans preuve d’assurabilité. Utilisé lorsque vous avez un niveau de souscription garanti qui change selon le type d’événement.
Montant garanti à la souscription	Entrez le montant de la garantie d’assurance perçu par les employés. Utilisé lorsque vous avez un niveau de souscription garanti qui change selon le type d’événement. Entrez ce montant dans les trois onglets Changement de niveau .
Multiplicateur garanti à la souscription	Entrez le multiplicateur du salaire utilisé pour calculer le montant de la garantie d’assurance perçu par les employés. Définissez le salaire dans le champ Source du salaire de la tâche Créer une garantie . Workday détermine la définition du salaire pour le multiplicateur du salaire à partir de la garantie d’assurance. Exemple : vous avez un régime salarial par incrémentation (de 10 000 CAD à 500 000 CAD par multiples de 10 000). L’employé peut choisir jusqu’à 4 fois le salaire sans déclencher la demande de preuve d’assurabilité. Workday évalue le montant de la garantie d’assurance afin de déterminer comment calculer le salaire de l’employé.
Définir la règle de garantie à la souscription	Sélectionnez la règle qui définit comment appliquer le montant garanti à la souscription ou le multiplicateur lorsque la valeur ne correspond pas aux niveaux de garantie définis.
Garantie par défaut si en attente de preuve d'assurabilité	Sélectionnez la règle qui définit la garantie d’assurance pour le travailleur en attente de preuve d’assurabilité.

Dans l’onglet

Règles de garantie

, vous pouvez limiter les changements du régime d’avantages sociaux et de la cible de garantie que les employés peuvent effectuer lors d’un événement d’inscription.

Exemple : vous pouvez autoriser les employés à ajouter de nouvelles personnes à charge suite à une naissance. Toutefois, vous pouvez les empêcher de modifier leur régime de soins médicaux ou d’ajouter des personnes à charge autres que le nouvel enfant.

Vous pouvez définir ces restrictions de manière aussi large ou étroite que vous le souhaitez, en fonction des besoins de votre entreprise. Exemple : appliquez les mêmes restrictions à tous les membres d’un groupe d’avantages sociaux, quels que soient l’événement et le type de garantie. Vous pouvez également définir des restrictions qui varient selon l’événement et le type de garantie.

Pour l’onglet, tenez compte des éléments suivants :

Option	Description
Changements autorisés pour le régime d’avantages sociaux	Sélection de n’importe quel régime autorisée : sélectionnez n’importe quel régime inclus dans les types de garanties d’avantages sociaux indiqués, y compris l’option de renoncer. Workday peut créer un événement lié aux avantages sociaux pour un changement lié à l’emploi qui ne permet pas de sélectionner des avantages sociaux. Vous devrez peut-être changer cette sélection par un choix plus restrictif si cela se produit. Régime actuel seulement : changez uniquement les détails des régimes d’avantages sociaux auxquels des travailleurs adhèrent actuellement. N’inclut pas l’option de renoncer. Permet d’ajouter ou de supprimer des personnes à charge. Régime actuel ou possibilité de réduire : (compte de gestion santé ou compte d’épargne santé uniquement) réduisez les cotisations ou conservez-les au niveau actuel. N’autorise pas les augmentations. Régime actuel ou possibilité d’augmenter : (compte de gestion santé ou compte d’épargne santé uniquement) augmentez les cotisations ou conservez-les au niveau actuel. N’autorise pas les diminutions. Régime actuel ou possibilité de renonciation : changez uniquement le détail des régimes d’avantages sociaux auxquels des travailleurs adhèrent actuellement, y compris la possibilité de renoncer. Permet d’ajouter ou de supprimer des personnes à charge. Seulement en cas de changement de l’admissibilité : modifiez uniquement en cas d’admissibilité à un nouveau régime d’avantages sociaux ou de perte d’admissibilité à un régime d’avantages sociaux précédemment choisi. Aucun changement autorisé
Changements autorisés pour les personnes à charge	Personnes à charge supplémentaires autorisées : ajoutez ou supprimez de nouvelles personnes à charge pour les types de garanties sélectionnés. Exemple : vous pouvez donner aux employés nouvellement mariés la possibilité d’ajouter leur conjoint(e) à leur régime d’avantages sociaux. Poursuivre avec les personnes à charge actuelles : masque l’option de renonciation. Empêche les travailleurs d’ajouter ou de retirer des personnes à charge. Exemple : pour certains changements de dotation en personnel, autorisez les employés à passer de HMO à PPO, mais pas de changer les personnes à charge assurées. Retrait de personne à charge autorisé : l’employé peut retirer des personnes à charge des types de garanties sélectionnés. N’autorise pas les augmentations. Exemple : dans le cadre d’un événement de la vie comme un divorce, vous pouvez demander aux employés de retirer leur conjoint(e) de la liste des personnes à charge assurées.
Types de personnes à charge	Obligatoire si vous avez sélectionné Personnes à charge supplémentaires autorisées ou Retrait de personne à charge autorisé dans le champ Changements autorisés pour les personnes à charge .
Règles propres aux valeurs par défaut	Pour les régimes d’assurance maladie , d’assurance , d’avantages sociaux supplémentaires et d’épargne-retraite uniquement. Sélectionnez la règle que Workday utilise pour charger les régimes d’avantages sociaux et les choix par défaut dans les pages d’inscription d’un employé. En outre, Workday applique automatiquement les régimes par défaut sélectionnés par ces règles aux employés qui ne soumettent pas leurs choix d’avantages sociaux. Les options disponibles sont : Par défaut : choix actuels, garantie prioritaire ou renonciation . Par défaut : choix actuels ou renonciation . Par défaut : fournisseur actuel/classification actuelle ou renonciation . Par défaut : garantie prioritaire ou renonciation . Par défaut : renonciation . Rétablir les choix précédents, garantie prioritaire ou renonciation . Rétablir les choix précédents ou renonciation . Workday tente d’appliquer chaque composante dans l’option sélectionnée, dans l’ordre dans lequel elle s’affiche, jusqu’à ce que l’une d’elles soit acceptée. En cas d’échec d’une composante, Workday évalue la composante suivante. Ce processus se répète jusqu’à ce que Workday puisse appliquer une composante. Par défaut : choix actuels : si l’employé est admissible à ses choix actuels, reportez-les. Si un régime comporte un montant annuel, le montant annuel est reporté. Garantie prioritaire : affectez les régimes d’assurance maladie et d’assurance tels que définis dans la tâche Mettre à jour les valeurs par défaut des avantages sociaux lorsque, à la fois : L’employé a perdu son admissibilité à ses choix actuels. L’employé n’a pas renoncé à ses choix. Sélection par défaut du fournisseur actuel et de la classification actuelle : si un employé et ses personnes à charge sont admissibles au régime actuel, reportez le régime. S’ils deviennent admissibles à Medicare, transférez-les à un régime Medicare équivalent. S’ils se sont inscrits à un régime Medicare et qu’ils perdent leur admissibilité, transférez-les à un régime équivalent. Rétablir les choix précédents : si l’employé est admissible à ses options précédentes, rétablissez-les. Renoncer : réglez le choix à Renoncer.

Affichez des informations détaillées sur une règle particulière à l’aide du rapport

Règle d’événement d’inscription

Associez la règle d’événement à un ou à plusieurs groupes d’avantages sociaux à l’aide de la tâche

Créer un groupe d’avantages sociaux

Référence : règles de date de début des retenues des avantages sociaux

Référence : règles de date de fin des retenues des avantages sociaux

Étapes : définir des événements et des règles d’inscription

Résolution des problèmes : événements d’inscription

The Next Level: Troubleshooting Benefits

2022R2 What's New Post: Enrollment Event Rules for Coverage Begin Dates