Étapes : définir, auditer et imprimer les formulaires fiscaux de fin d’année (É.-U.)
- Consultez les éléments à prendre en compte pour la définition des déclarations fiscales de fin d’année aux États-Unis.
- Configurez la case 13 pour les employés qui n’ont pas choisi le régime de retraite de la société (ne s’applique pas à Porto Rico).
- Mappez les revenus et les retenues aux cases du formulaire de déclaration fiscale de fin d’année. Vous êtes responsable du mappage de la plupart des données sur le formulaire; Workday mappe certaines données, mais vous devez tout de même les vérifier.
Exécutez au moins une paie avant de créer des formulaires fiscaux de fin d’année. Lorsque vous avez finalisé toutes les paies, y compris tous les paiements hors cycle, vous pouvez créer, afficher et imprimer les formulaires de fin d’année. Si vous avez défini la paie aux États-Unis pour inclure les travailleurs en affectation à l’étranger aux États-Unis, Workday génère des formulaires W-2 pour ces travailleurs.
Workday charge les formulaires de fin d’année en combinant les données des travailleurs et le mappage des composantes de la paie. Workday mappe certaines données sur le formulaire de fin d’année, mais vous êtes responsable du mappage du reste des données.
- (Facultatif) Masquez le numéro de contrôle pour les employés.Accédez au rapport correspondant et sélectionnez :
- Afficher la configuration des cases du W-2(à partir de 2017).
- Afficher la configuration des cases des formulaires de fin d’année d’un territoire américain(à partir de 2017 pour Guam et les îles Vierges des États-Unis, et à partir de 2018 pour Porto Rico.
Workday n'affichera plus les numéros de contrôle sur les formulaires PDF du formulaire W-2 dans le libre-service de l'employé. - Pour les travailleurs de Porto Rico, accédez à la tâcheModifier les déclarations fiscales locales et d’État d’une sociétépour configurer les numéros de contrôle des formulaires fiscaux de fin d’année.Dans l’ongletFin d’année, entrez les numéros de contrôle.Sécurité :domaine Process: US Territory Year End Forms (Run)dans le domaine fonctionnel USA Payroll.Vous pouvez utiliser les services Web suivants pour attribuer des numéros de contrôle de Porto Rico au formulaire W-2PR :
- Get W-2PR Control Numbers (service Web)
- Put W-2PR Control Numbers (service Web)
Vous devez exécuter la tâcheCreate US Territory Year End Form Dataavant d’utiliser les services Web pour mettre à jour les numéros de contrôle de Porto Rico.Sécurité :domaine Process: US Territory Year End Forms (Reports)dans le domaine fonctionnel USA Payroll.Workday attribue un numéro de contrôle unique à chaque formulaire W-2PR lorsque vous exécutez la tâcheCreate US Territory Year End Form Data. - Auditez les données de fin d’année d’une ou de plusieurs sociétés afin de vous assurer qu’elles sont exactes avant de créer des données pour un lot d’impression. Accédez au rapport correspondant :
- Audit des formulaires W-2 de la société
- Audit des formulaires de fin d'année d'une société pour un territoire américain
Permet de passer en revue les données fiscales de fin d’année récapitulatives d’une ou de plusieurs sociétés.Lorsqu’une tierce partie fournit des formulaires fiscaux de fin d’année et des formulaires fiscaux pour l’indemnité de maladie, le rapport inclut un récapitulatif des paiements et des taxes/impôts (ne s’applique pas aux territoires américains).Pour les travailleurs de Porto Rico, confirmez la plage de numéros de contrôle.Sécurité : les domaines suivants dans le domaine fonctionnel USA Payroll :- Process: Tax Filing/W2s (Reports) - É.-U.
- Process: US Territory Year End Forms (rapports)
- Désignez les employés pour lesquels il y a des erreurs de formulaire de fin d’année avant un lot d’impression :Accédez au rapport correspondant :
- Afficher les erreurs du formulaire W-2
- Afficher les erreurs des formulaires de fin d'année d'un territoire américain
Si vous le souhaitez, utilisez le champType d’erreurpour filtrer les éléments du rapport afin d’améliorer la performance. Lorsque vous ne sélectionnez pas de types d’erreurs, Workday renvoie toutes les erreurs du formulaire W-2 (ne s’applique pas aux territoires américains).Sécurité : les domaines suivants dans le domaine fonctionnel USA Payroll :- Process: Tax Filing/W-2s (Reports) - USA Payroll
- Process: US Territory Year End Forms (rapports)
- Affichez un aperçu des données fiscales de fin d’année des employés d’une ou plusieurs sociétés avant un lot d’impression.Accédez au rapport correspondant :
- Aperçu des formulaires W-2
- Aperçu des formulaires de fin d'année d'un territoire américain
Sécurité : les domaines suivants dans le domaine fonctionnel USA Payroll :- Process: Tax Filing/W-2s (Reports) - É.-U.
- Process: US Territory Year End Forms (rapports)
- Créez des données de formulaires de fin d’année à l’aide de la tâche correspondante :
- Créer des données de formulaires W-2
- Créer des données de formulaires de fin d'année d'un territoire américain
- Pour les travailleurs de Porto Rico, accédez à la tâcheAttribuer un numéro de confirmation W-2PR/W-2CPR.Enregistrez les numéros de confirmation que vous recevez du Department of Treasury de Porto Rico.Sécurité :domaine Process: US Territory Year End Forms (Run)dans le domaine fonctionnel USA Payroll.
- Accédez au rapport correspondant pour afficher les salaires et les montants d’impôts des employés et vous assurer qu’ils sont corrects :
- Afficher les données des formulaires W-2
- Afficher les données des formulaires de fin d'année d'un territoire américain
Sécurité : les domaines suivants dans le domaine fonctionnel USA Payroll :- Process: Tax Filing/W-2s (Reports) - É.-U.
- Process: US Territory Year End Forms (rapports)
- Reports: Pay Calculation Results for Worker (formulaires de fin d’année d’un territoire américain)
- Créez des formulaires fiscaux de fin d’année en utilisant la tâche correspondante :
- Créer des formulaires W-2
- Créer des formulaires de fin d'année d'un territoire américain
À l’exception des territoires américains, lorsqu’une tierce partie fournit des formulaires W-2 pour l’indemnité de maladie, Workday inclut un récapitulatif de l’indemnité de maladie de tierce partie.Sécurité : les domaines suivants dans le domaine fonctionnel USA Payroll :- Process: Tax Filing/W-2s (Reports) - É.-U.
- Process: US Territory Year End Forms (rapports)
- (Facultatif) En cas d’erreurs dans les données extraites sur les salaires et les impôts, annulez les données et corrigez les erreurs. Accédez à la tâche correspondante :
- Annuler des données de W-2
- Annuler des données de formulaires de fin d'année d'un territoire américain
Si vous avez créé des données de formulaires W-2C, vous ne pouvez pas annuler les données de formulaires W-2. Vous devez d'abord annuler les données du formulaire W-2C.Sécurité : les domaines suivants dans le domaine fonctionnel USA Payroll :- Process: Tax Filing/W-2s (Exécution) - É.-U.
- Process: US Territory Year End Forms (exécution)
- Planifier à quel moment Workday génère des fichiers PDF des formulaires W-2 au niveau de la société afin de réduire la charge de traitement de votre locataire pendant les heures de pointe. Non disponible pour les formulaires de correction.Accédez à la tâche correspondante :
- Planifier la préimpression de formulaires W-2
- Planifier la préimpression de documents fiscaux de fin d'année d'un territoire américain
Nom de la demandeque vous saisissez s'affiche dans la colonneDemandedu rapportConsole des traitements.Sécurité : domaineProcess: W-2 Bulk Printdans le domaine fonctionnel USA Payroll.Workday affiche un lien vers le fichier PDF du W-2 dans les profils de l'employé au lieu duAfficher/imprimerbouton. Les employés ne peuvent pas accéder à ce lien tant que vous n’avez pas publié leurs formulaires fiscaux de fin d’année dans le libre-service de l’employé.(Facultatif) Lorsqu’une tierce partie fournit des formulaires W-2 pour l’indemnité de maladie, cette tâche génère également un récapitulatif de l’indemnité de maladie de la tierce partie (ne s’applique pas aux territoires américains). - (Facultatif) Démarrer une intégration .Lancez une intégration de déclarations fiscales préconfigurée pour envoyer les données d’impôt annuelles de Workday Payroll à votre fournisseur de services de production de déclarations fiscales.Sécurité : autorisations d’intégrationGetetPutpour les domaines suivants dans le domaine fonctionnel USA Payroll :
- Process: Tax Filing/W-2s (Reports (USA))
- Process: US Territory Year End Forms (rapports)
Préparez-vous pour l'année prochaine :
- Définissez des calendriers de périodes pour la paie.
- Créez de nouvelles périodes de grand livre et définissez le statut àOuvert.