Définir les options d’impression des documents fiscaux de fin d’année pour les travailleurs

Administrator Guide

Dans Payroll for the US, configurez votre société pour les déclarations fiscales de Porto Rico, Guam et des Îles Vierges des États-Unis afin de pouvoir sélectionner les options d’impression des formulaires W-2PR, W-2GU et W-2VI. Utilisez la tâche

Modifier les déclarations fiscales de l’État et de la région aux États-Unis d’une société

Sécurité : domaine Set Up: Payroll (Reporting)
dans le domaine fonctionnel Core Payroll.

Les administrateurs de la paie et les travailleurs peuvent afficher et imprimer les formulaires de fin d’année et les corrections à l’aide du libre-service.

Workday permet aux administrateurs de générer et d’imprimer des formulaires de fin d’année et des corrections pour les travailleurs. Vous pouvez :

Donner aux travailleurs la possibilité de choisir s’ils souhaitent recevoir ou non les documents fiscaux imprimés.

Toujours imprimer les formulaires des travailleurs dont l’emploi a pris fin.

Vous pouvez charger en masse dans Workday les options d’impression électronique de fin d’année pour les travailleurs et extraire les options depuis Workday à l’aide des services Web suivants :

Get Quarterly Worker Tax Data
pour les choix d’impression W-2PR, W-2GU et W-2VI.

Obtenir des livraisons de documents fiscaux.

Livraison des documents fiscaux.

Pour le service Web Put Tax Document Delivery :

Entrez É.-U. dans le champ

Groupe de livraison

pour mettre à jour les formulaires W-2 et W-2C.

Entrez 1 dans le champ

Remplacer la livraison par défaut

afin que les travailleurs reçoivent uniquement des copies électroniques, ou zéro pour que les travailleurs reçoivent à la fois des copies papier et électroniques.

Accédez à la tâche

Options d’impression de la paie de la société

Pour Payroll for the US, lorsque vous remplissez l’onglet

Documents fiscaux de fin d’année

, tenez compte des éléments suivants :

Option	Description
Autoriser les travailleurs à choisir de ne pas recevoir la copie papier	Les travailleurs peuvent avoir différents choix d’impression par société.
Toujours imprimer une copie papier pour les travailleurs dont l’emploi a pris fin	Disponible uniquement si vous sélectionnez Autoriser le travailleur à choisir de ne pas recevoir la copie papier . Sélectionnez cette option pour imprimer les documents fiscaux des travailleurs dont l’emploi a pris fin, y compris ceux qui ont choisi de recevoir uniquement des copies électroniques. Lorsque vous générez les formulaires imprimés, Workday identifie les travailleurs dont l’emploi a pris fin.
Toujours imprimer une copie papier pour les travailleurs absents	Disponible uniquement si vous sélectionnez Autoriser le travailleur à choisir de ne pas recevoir la copie papier . Sélectionnez cette option pour imprimer les documents fiscaux des travailleurs absents, y compris ceux qui ont choisi de recevoir uniquement des copies électroniques. Lorsque vous générez les formulaires imprimés, Workday identifie les travailleurs absents.
Tronquer le SSN sur la copie de l’employé des formulaires W-2 et W-2C	Lorsque cette option est sélectionnée, les employés ne voient que les quatre derniers chiffres de leur SSN sur leurs formulaires de fin d’année.
Réinitialiser les choix d’impression des documents fiscaux de fin d’année des travailleurs	Sélectionnez cette option pour retirer des paramètres du travailleur pour qu’il ne reçoive que des copies électroniques. Les travailleurs doivent de nouveau choisir de ne recevoir que des copies électroniques.

Lorsque vous configurez les déclarations fiscales de votre société pour inclure Porto Rico, Guam et les Îles Vierges des États-Unis, sélectionnez les options d’impression dans la section correspondante :

Porto Rico

Guam

Les îles Vierges

Pour Payroll for Canada, lorsque vous remplissez l’onglet

Documents fiscaux de fin d’année

, tenez compte des éléments suivants :

Option	Description
Autoriser les travailleurs à choisir de ne pas recevoir la copie papier : T4A-RCA, relevé 2 et NR4	Sélectionnez cette option pour permettre aux travailleurs de refuser les copies papier des formulaires T4A-RCA, Relevé 2 et NR4 créés pour n’importe quelle année d’imposition. Les travailleurs peuvent avoir différents choix d’impression par société.
Autoriser les travailleurs à choisir de recevoir la copie papier : T4, T4A et relevé 1	Sélectionnez cette option pour fournir à tous les travailleurs une copie électronique seulement de leurs formulaires T4, T4A et relevé 1, à moins qu’ils ne choisissent une autre option.
Toujours imprimer une copie papier pour les travailleurs dont l’emploi a pris fin	Disponible si vous cochez l’une ou l’autre des cases sur les choix d’impression, ou les deux. Sélectionnez cette option pour imprimer les documents fiscaux des employés dont l’emploi a pris fin, y compris ceux qui ont choisi de recevoir uniquement des copies électroniques. Lorsque vous générez les formulaires imprimés, Workday identifie les travailleurs dont l’emploi a pris fin.
Toujours imprimer une copie papier pour les travailleurs absents	Disponible si vous cochez l’une ou l’autre des cases sur les choix d’impression, ou les deux. Sélectionnez cette option pour imprimer les documents fiscaux des travailleurs absents, y compris ceux qui ont choisi de recevoir uniquement des copies électroniques. Lorsque vous générez les formulaires imprimés, Workday identifie les travailleurs absents.
Réinitialiser les choix d’impression des documents fiscaux de fin d’année des travailleurs	Sélectionnez cette option pour retirer des paramètres du travailleur pour qu’il ne reçoive que des copies électroniques.

Pour les travailleurs, le bouton

Modifier

s’affiche dans

Mes documents fiscaux

. L’option

Changement

des choix d’impression de mes documents fiscaux

s’affiche dans le menu des actions connexes du profil du travailleur. Les travailleurs peuvent utiliser l’application mobile pour modifier les options existantes.

Workday affiche le texte de la signature électronique pour les travailleurs lorsqu’ils modifient leurs options d’impression. Utilisez la tâche

Modifier la configuration du locataire - Paie

pour accepter ou remplacer la valeur par défaut de Workday.

Dans Payroll for the US, pour désigner les employés qui reçoivent une copie papier, vous pouvez :

Créez un rapport personnalisé à l’aide de la source de données

Options d’impression des documents fiscaux pour les sociétés américaines

et des champs de rapport suivants :

A choisi de ne pas recevoir la copie papier W-2

Mise à jour du choix d'impression du W-2 par

Date/heure de mise à jour du choix d’impression du W-2

Exécutez l’un des rapports suivants :

Choix

d’impression des documents fiscaux de fin d’année des É.-U.

et cochez la case Afficher

les remplacements d’impression pour les fins d’emploi et les absences de la société

. Le rapport affiche :

Les travailleurs dont les résultats de la paie sont compris dans l’année d’imposition et dans la société que vous précisez.

Choix d’impression de fin d’année dans toutes les sociétés dans lesquelles le travailleur a été.

Pour les travailleurs qui n’ont pas fait de choix, le rapport affiche

Non

dans la colonne

A choisi de ne pas utiliser de papier

et n’inclut pas de données dans les colonnes

Mise à jour du choix d’impression W-2 au plus tard le

Date/heure de mise à jour du choix d’impression W-2

Afficher les choix d'impression des documents fiscaux de fin d'année pour le travailleur

Dans Payroll for Canada, pour désigner les employés qui reçoivent une copie papier, vous pouvez :

Exécuter le rapport

Choix d’impression des documents fiscaux de fin d’année (CAN)

et cocher la case

Afficher les remplacements d’impression pour les fins d’emploi et les absences de la société

Créer un rapport personnalisé à l’aide de la source de données

Options d’impression des documents fiscaux pour les sociétés (CAN)

et des champs de rapport suivants :

Recevra une copie papier du T4/T4A/relevé 1

Mise à jour du choix d’impression du T4/T4A/relevé 1 par

Date/heure de mise à jour du choix d’impression du T4/T4A/relevé 1

Recevra une copie papier du T4A-RCA, relevé 2 et NR4

Mise à jour du choix d’impression T4A-RCA, relevé 2 et NR4 par

Date/heure de mise à jour du choix d’impression du T4A-RCA, du relevé 2 et du NR4

Générer et imprimer des formulaires fiscaux de fin d’année (É.-U.)

Générer et imprimer des formulaires de correction fiscale de fin d’année (É.-U.)

Étapes : définir, auditer et imprimer les formulaires fiscaux de fin d’année (CAN)

Étapes : définir, auditer et imprimer les corrections fiscales de fin d’année (CAN)

Référence : modifier la configuration du locataire - Paie