Concept : choix liés aux impôts du travailleur (États-Unis)

Administrator Guide

Tâches administratives

Tâches liées aux choix liés aux impôts administratifs: Les administrateurs et les partenaires de la paie peuvent finaliser les choix liés aux impôts des travailleurs à l’aide des tâches administratives suivantes :
Ajouter des choix liés aux impôts (É.-U.) du travailleur
Ajouter les choix liés aux impôts (É.-U.) des travailleurs pour les exonérations venant à échéance
Effectuer les choix de retenues fédérales
Effectuer les choix de retenues locales et d’État pour un travailleur
Copier les choix liés aux impôts des travailleurs; Vous pouvez également inclure les processus de gestion ci-dessous dans les processus de gestion Effectuer un changement lié à l’emploi
, Changer les coordonnées
et Accueil et intégration
:
Effectuer les choix de retenues fédérales
Effectuer les choix de retenues locales et d’État
Workday ne prend pas en charge l'étape de processus de gestion
Effectuer les choix de retenues locales et d'État
pour les travailleurs ayant un poste en affectation à l'étranger aux États-Unis.; Une fois la configuration effectuée, Workday envoie une notification
Mes tâches
aux employés qui pourraient avoir besoin de mettre à jour leurs choix de retenues.
Routage des choix liés aux impôts pour approbation: Utilisez ces champs de rapport comme règles de conditions pour les processus de gestion des choix liés aux impôts afin d’acheminer l’étape d’approbation. Une fois la configuration effectuée, Workday achemine le processus de gestion pour approbation en fonction des règles de conditions que vous avez définies :

Choix liés aux impôts
Champs de rapport

Fédéral

Retenues fédérales : Indicateur d'exonération
Retenues fédérales : Étranger non résident
Retenues fédérales : Nombre de crédits d'impôt

Province/État

Retenues de l'État : Exonéré
Retenues de l'État : Exonération de MSRR
Retenues de l'État : Étranger non résident
Retenues de l'État : Nombre de crédits d'impôt
Administration de l'État de la paie des retenues de l'État
Formulaire d'administration fiscale de la paie de l'État
Pièces jointes aux formulaires de choix de retenues d'impôt de l'État

Choix liés aux impôts	Champs de rapport
Fédéral	Retenues fédérales : Indicateur d'exonération Retenues fédérales : Étranger non résident Retenues fédérales : Nombre de crédits d'impôt
Province/État	Retenues de l'État : Exonéré Retenues de l'État : Exonération de MSRR Retenues de l'État : Étranger non résident Retenues de l'État : Nombre de crédits d'impôt Administration de l'État de la paie des retenues de l'État Formulaire d'administration fiscale de la paie de l'État Pièces jointes aux formulaires de choix de retenues d'impôt de l'État

Définir les déclarations fiscales personnelles d'une société tierce aux États-Unis

Vous pouvez configurer votre société pour permettre aux travailleurs de choisir de transmettre leurs données fiscales personnelles à un fournisseur de production de rapports de tierce partie. Une fois que vous avez défini ce processus, la tâche Employee Self-Service (ESS)

3d Party Personal Automation

permet aux travailleurs de choisir de transmettre leurs données fiscales personnelles. Utilisez la tâche

Modifier les déclarations fiscales personnelles aux É.-U. pour une société tierce

pour :

Définissez une société pour transmettre les données d’impôt à un partenaire fournisseur de services fiscaux de tierce partie.

Permet aux travailleurs de choisir de faire envoyer leurs données fiscales personnelles à un fournisseur de services fiscaux de tierce partie.

Établissez une date de verrouillage à partir de laquelle les travailleurs ne peuvent plus choisir de les utiliser pour l’année d’imposition en cours.

Choix liés aux impôts dans le libre-service de l’employé

Tâches liées aux choix liés aux impôts en libre-service des employés: Pour des raisons de sécurité, Workday masque automatiquement le numéro de sécurité sociale (SSN) des travailleurs dans tous les choix de retenues d’impôt. Cochez la case
Afficher l’identifiant national
dans la section
Choix de retenues pour les États-Unis et le Canada
de la tâche
Modifier la configuration du locataire - Paie
pour afficher les SSN de tous les travailleurs. Les travailleurs peuvent utiliser l’action connexe à partir de leur page de profil
Données personnelles
Afficher les données sur mes identifiants
Vérifier un identifiant national
pour valider leur SSN. Pour valider leur SSN, les travailleurs doivent avoir accès au domaine Self Service: Verify National ID
dans le domaine fonctionnel Personal Data.; Les employés peuvent utiliser le libre-service pour afficher et mettre à jour les choix liés aux impôts fédéraux, d’État et locaux à l’aide des tâches suivantes :
Effectuer les choix de retenues fédérales
Effectuer les choix liés aux impôts nationaux et d'État
Workday ne prend pas en charge les formulaires de retenue fédéraux, d'États ou locaux pour les travailleurs ayant un poste en affectation à l'étranger aux États-Unis.
Pour ajouter un choix lié aux impôts pour la première fois, les employés peuvent accéder au rapport Choix
de retenues
, si vous avez configuré leurs groupes de sécurité pour l’utiliser. Pour mettre à jour les choix existants, les employés peuvent cliquer sur le bouton
Mettre à jour
dans les onglets
Choix - fédéral, État et local
, à partir du rapport ou de leur profil de travailleur, selon votre configuration. Ils peuvent également ajouter ou mettre à jour les choix liés aux impôts fédéraux, d’États et locaux à l’aide de Workday sur Android, iPad et iPhone.; Pour que les postulants puissent accéder à ces tâches et effectuer les choix de retenues de l’État, configurez les mêmes groupes de sécurité sous la politique d’authentification ainsi que le domaine Manage: Company
.

Exemple : vous entrez les groupes de sécurité Tous les employés
et Tous les employés en préembauche
dans le domaine Manage: Company
sous la tâche
Politiques de sécurité de domaine pour un domaine fonctionnel
. Vous entrez les mêmes groupes de sécurité dans le rapport
Manage Authentication Policies
.; Ils peuvent sélectionner
Choix de retenues
dans le worklet Paie
, puis Mettre
à jour
dans les onglets
Fédéral
,
État
et
Local
.; Pour les choix liés aux impôts dans le libre-service de l’employé, les autorisations suivantes doivent être précisées pour les groupes de sécurité suivants :

Groupe de sécurité
Domaine
Autorisation

Employé pour lui-même
Employé en préembauche pour lui-même

Self-Service: Payroll (My Withholding Elections) - USA
dans le domaine fonctionnel USA Payroll.
Modifier

Tous les employés
Tous les employés en préembauche

Domaine Manage: Company
dans le domaine fonctionnel Organizations and Roles.
Afficher; Workday fournit certains formulaires de choix liés aux impôts de l’État sous forme de pièces jointes, et les travailleurs peuvent en remplir d’autres dans Workday. Consultez la liste des formulaires de choix de retenues dans le libre-service de l’État sur Community.; Pour afficher les formulaires d’État remplis :

Formulaires Workday personnalisés
Formulaires soumis en pièces jointes

À partir du menu des actions connexes du profil du travailleur, sélectionnez
Paie
Afficher les choix liés aux impôts
, puis sélectionnez
Afficher le formulaire rempli
.
Dans le menu des actions associées du profil de l'employé, sélectionnez
Historique du travailleur
Afficher l'historique du travailleur
. Recherchez le
choix lié à l’impôt de l’État
dans le processus de gestion et sélectionnez le formulaire PDF.; Pour afficher les formulaires fédéral complétés, sélectionnez l'action connexe
Historique du travailleur
Afficher l'historique du travailleur
dans le profil de l'employé. Recherchez le
choix lié à l’impôt de l’État
dans le processus de gestion et sélectionnez le formulaire PDF.

Groupe de sécurité	Domaine	Autorisation
Employé pour lui-même Employé en préembauche pour lui-même	Self-Service: Payroll (My Withholding Elections) - USA dans le domaine fonctionnel USA Payroll.	Modifier
Tous les employés Tous les employés en préembauche	Domaine Manage: Company dans le domaine fonctionnel Organizations and Roles.	Afficher

Formulaires Workday personnalisés	Formulaires soumis en pièces jointes
À partir du menu des actions connexes du profil du travailleur, sélectionnez Paie Afficher les choix liés aux impôts , puis sélectionnez Afficher le formulaire rempli .	Dans le menu des actions associées du profil de l'employé, sélectionnez Historique du travailleur Afficher l'historique du travailleur . Recherchez le choix lié à l’impôt de l’État dans le processus de gestion et sélectionnez le formulaire PDF.

Les prélèvements d’impôt fédéral bloquent les choix liés à l’impôt fédéral en libre-service: Workday coche automatiquement la case
Bloquer le changement des choix liés aux impôts dans le libre-service de l’employé
lorsque les travailleurs ont un prélèvement d’impôt fédéral. Les employés peuvent cesser d’utiliser la tâche en libre-service Ajouter des choix de retenues fédérales
. Les modifications apportées aux choix liés aux impôts peuvent modifier les calculs des revenus disponibles. Toutefois, les administrateurs peuvent toujours utiliser la tâche
Ajouter des choix liés aux impôts du travailleur
pour effectuer des mises à jour.

Choix liés aux impôts manquants ou expirés

Calculs: Lorsqu’un travailleur n’a pas de choix liés aux impôts, Workday utilise les choix de retenues par défaut et l’état matrimonial pour calculer les retenues d’impôt fédéral et provincial. Voir le rapport
Valeurs par défaut des administrations fiscales de la paie
.
Rapports: Vous pouvez utiliser ces rapports pour repérer les travailleurs dont les choix liés aux impôts sont manquants ou venant à échéance, par exemple :

Un travailleur est muté d’une société à une autre.
Une nouvelle année civile commence.
Le service militaire actif prend fin pour un conjoint.

Rapport
Description

Afficher les travailleurs dont les choix liés aux impôts aux É.-U. sont manquants

À utiliser par les administrateurs et les partenaires de la paie de l’organisation de supervision du travailleur. Répertorie les travailleurs d’une société pour lesquels il manque des choix liés aux impôts fédéraux ou d’État à la fin de la période sélectionnée. Les colonnes de rapport affichent une valeur lorsque les choix liés aux impôts sont manquants et sont laissés en blanc lorsqu’il existe des choix.

Choix liés aux impôts avec exonération venant à échéance

Affiche la liste des employés qui sont exonérés des retenues d’impôt fédéral, de l’État ou locales à la date que vous entrez dans le champ
Date de référence des choix d’exonération
.
Prend en charge les choix d’exonération locales pour :
Michigan
New York
Pennsylvanie - Taxe sur les services locaux

Exclut les employés qui :
Faites l’objet d’un prélèvement d’impôt fédéral actif ou d’une lettre de correctif.
Sont transférés hors de la société.

Dans le rapport, vous pouvez choisir d’inclure ou d’exclure :
Les travailleurs dont l’emploi a pris fin.
Les travailleurs ayant un choix MSRR.

Rapport	Description
Afficher les travailleurs dont les choix liés aux impôts aux É.-U. sont manquants	À utiliser par les administrateurs et les partenaires de la paie de l’organisation de supervision du travailleur. Répertorie les travailleurs d’une société pour lesquels il manque des choix liés aux impôts fédéraux ou d’État à la fin de la période sélectionnée. Les colonnes de rapport affichent une valeur lorsque les choix liés aux impôts sont manquants et sont laissés en blanc lorsqu’il existe des choix.
Choix liés aux impôts avec exonération venant à échéance	Affiche la liste des employés qui sont exonérés des retenues d’impôt fédéral, de l’État ou locales à la date que vous entrez dans le champ Date de référence des choix d’exonération . Prend en charge les choix d’exonération locales pour : Michigan New York Pennsylvanie - Taxe sur les services locaux Exclut les employés qui : Faites l’objet d’un prélèvement d’impôt fédéral actif ou d’une lettre de correctif. Sont transférés hors de la société. Dans le rapport, vous pouvez choisir d’inclure ou d’exclure : Les travailleurs dont l’emploi a pris fin. Les travailleurs ayant un choix MSRR.

Étapes : définir les impôts de la paie (É.-U.)

Copier les choix liés aux impôts d’un travailleur (É.-U.)

Copier les choix liés aux impôts pour plusieurs travailleurs (É.-U.)

Étapes : ajouter des choix liés aux impôts du travailleur (É.-U.)

Étapes : définir la sécurité pour l’accueil et l’intégration

Référence : afficher les données des administrations fiscales (États-Unis)