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Dernière mise à jour : 2023-06-23
Publier les formulaires fiscaux de fin d’année en libre-service (É.-U.)

Publier les formulaires fiscaux de fin d’année en libre-service (É.-U.)

  • Sert à afficher les données des formulaires de fin d'année W-2 et des territoires américains.
  • Sécurité : les domaines suivants dans le domaine fonctionnel USA Payroll :
    • Process: US Territory Year End Forms (rapports)
    • Process: Tax Filing/W-2s (Reports) - É.-U.
Publiez les formulaires fiscaux de fin d’année afin que les employés puissent utiliser le libre-service pour les afficher et les imprimer. Cette fonction est disponible pour l'année d'imposition suivante :
  • À compter de 2010 pour les formulaires W-2 et W-2C.
  • À compter de 2018 pour les formulaires W-2PR, W-2CPR, W-2GU, W-2CGU, W-2VI et W-2CVI.
  1. Accédez à la tâche correspondante.
    • Publier les documents fiscaux de fin d'année des É.-U.
    • Publier les documents fiscaux de fin d'année d'un territoire américain
  2. Sélectionnez les sociétés pour lesquelles vous souhaitez publier les formulaires fiscaux de fin d’année.
  3. Entrez les dates auxquelles vous souhaitez que les employés puissent accéder à leurs formulaires. Pour la tâche, tenez compte des éléments suivants :
    Option Description
    Date de disponibilité pour la version électronique seulement
    Les employés qui choisissent de ne recevoir qu’une copie électronique de leur formulaire W-2 pourront accéder à leur formulaire à cette date.
    Date de disponibilité pour les copies électroniques et les copies papier
    Les employés qui choisissent de recevoir à la fois une copie électronique et une copie papier de leur formulaire W-2 pourront accéder à leur formulaire à cette date.
    Si vous n'entrez pas de date dans ce champ, la
    valeur Date de disponibilité pour données électroniques seulement
    sera chargée.
    Vous pouvez mettre à jour ou retirer la date de disponibilité en accédant de nouveau à cette tâche.
    Le
    champ Date de délivrance
     affiche la dernière date à laquelle vous avez extrait les données du formulaire W-2 à l'aide de la tâche correspondante.
    • Créer des données de formulaires W-2
    • Créer des données de formulaires de fin d'année d'un territoire américain
  • Les formulaires sont disponibles en tant qu’action connexe pour un travailleur en sélectionnant
    Paie
    Documents fiscaux
    . En plus du bureau, les travailleurs peuvent afficher et imprimer les formulaires de fin d’année à l’aide de Workday sur Android, iPad et iPhone.
  • Les travailleurs dont l’emploi a pris fin peuvent consulter leurs formulaires W-2 sur appareil mobile en recherchant la tâche
    Mes documents fiscaux
     .
  • Workday affiche un bouton
    Afficher/Imprimer
     dans le profil du travailleur. Si vous préimprimez les formulaires, Workday affiche un lien vers le fichier PDF du W-2 dans le profil du travailleur.
  • Un formulaire W-2 compatible avec les lecteurs accessibles est disponible pour les employés. Les employés peuvent sélectionner le bouton
    Formulaire accessible
     dans la tâche
    Mes documents fiscaux
     . Ce bouton s’affiche lorsque les employés cochent la case
    Vue simplifiée
     dans la tâche
    Changer les préférences
     . (Cette fonction ne s’applique pas aux territoires américains.)
  • Vous pouvez annuler la publication des formulaires dans le libre-service une fois la date de disponibilité passée. Accédez à la tâche correspondante et modifiez la date de disponibilité :
    • Publier les documents fiscaux de fin d'année des É.-U.
    • Publier les documents fiscaux de fin d'année d'un territoire américain
    Workday vous recommande de créer des formulaires de correction plutôt que d’annuler la publication des formulaires, car les employés ont peut-être déjà accédé à leurs formulaires.
  • Vous pouvez planifier la génération des fichiers PDF des formulaires W-2, W-2PR, W-2GU et W-2VI originaux. Accédez à la tâche correspondante :
    • Planifier la préimpression de formulaires W-2
    • Planifier la préimpression de documents fiscaux de fin d'année d'un territoire américain
    La planification de la génération réduit la charge de traitement de votre locataire pendant les heures de pointe et inclut un lien direct vers le PDF du formulaire W-2 dans le profil du travailleur.