Éléments à prendre en compte pour la définition : déclaration fiscale de fin d’année (É.-U.)
Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la définition et de l’utilisation de la déclaration fiscale de fin d’année aux États-Unis. Elle explique :
- Les raisons pour lesquelles cette définition est utile.
- Comment cette définition s’intègre dans Workday.
- Les répercussions en aval et les interactions entre les produits.
- Les exigences en matière de sécurité et la configuration des processus de gestion.
- Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant la mise en œuvre.
Consultez les instructions détaillées des tâches pour en savoir plus sur la configuration.
De quoi s’agit-il?
Workday vous permet de créer et de soumettre des données de fin d’année aux fournisseurs de services de production de déclarations de revenus ou aux organismes gouvernementaux à l’aide d’une série de rapports, de tâches et d’intégrations. Workday prend en charge les formulaires fiscaux de fin d’année suivants :
- W-2
- W-2PR
- W-2GU
- W-2VI
Avantages pour l’entreprise
La déclaration fiscale de fin d’année de Workday aux États-Unis facilite le respect des exigences liées à la paie de fin d’année en :
- Mettant à jour les données de traitement de la paie dans un seul système.
- Validant les données de fin d’année conformément aux directives du gouvernement.
- Rationalisant la création des formulaires fiscaux de fin d’année W-2 en offrant un processus de gestion.
- Rationalisant la création des formulaires fiscaux W-2C, W-2PR, W-2GU et W-2VI avec des tâches.
- Vous permettant de vérifier les données des formulaires W-2, W-2C, W-2PR, W-2GU et W-2VI à l’aide de rapports.
- Générant des copies électroniques des déclarations fiscales de fin d’année auxquelles les employés pourront accéder dans le libre-service de l’employé.
- Vous permettant de soumettre les données fiscales de fin d’année à ADP, à MasterTax ou à Ceridian.
- Vous permettant de créer une intégration personnalisée pour soumettre des données d’impôt à des fournisseurs autres qu’ADP, MasterTax ou Ceridian.
Cas d’utilisation
- Affichez un aperçu des formulaires fiscaux de fin d’année avant le processus de fin d’année.
- Auditer les données de fin d’année pour repérer et corriger les écarts entre la société et les employés.
- Donner aux employés la possibilité de ne pas recevoir une copie papier de leurs formulaires fiscaux de fin d’année.
- Corrigez les données fiscales de fin d’année dans Workday.
Questions à se poser
Questions | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Quels sont les formulaires de fin d’année qui s’appliquent à votre organisation? | Mappez et testez chaque formulaire de fin d’année que vous prévoyez utiliser pour cette année d’imposition. Testez les systèmes d’intégration. |
Quels ajustements de fin d’année allez-vous traiter en dehors du traitement de la paie habituelle? | Rassemblez les renseignements pertinents et entrez les ajustements en tant que paiement manuel. Exemple : indemnité de maladie payée par une tierce partie. |
Quelles données souhaitez-vous utiliser pour équilibrer les données des formulaires de fin d’année? | Prévoyez de créer des rapports personnalisés, si nécessaire. |
Avez-vous vérifié que toutes les composantes de la paie sont configurées selon le bon groupe de composantes de la paie? | Les groupes de composantes de la paie contrôlent la façon dont Workday déclare certains montants sur les relevés de fin d’année. Les groupes de composantes de la paie peuvent également contrôler les salaires imposables dans les formulaires de fin d’année. |
Avez-vous changé les groupes de composantes de la paie après avoir finalisé la paie? | Vous pouvez créer des paiements manuels si vous avez besoin d’ajuster les soldes. |
Avez-vous des ajustements fiscaux à effectuer? | Utilisez les paiements manuels pour les ajustements pour lesquels vous avez besoin d’un résultat précis sur le formulaire W-2 aux fins de retenue. Exemple : un trop-perçu lié à une retenue avant impôts ayant atteint sa limite.
Utilisez les paiements sur demande pour les ajustements pour lesquels vous n’avez pas besoin d’un résultat précis sur le formulaire W-2 aux fins de retenue. Exemple : contrepassations de chèques. |
Voulez-vous que les employés puissent choisir de ne pas recevoir les copies papier de leurs formulaires de fin d’année? | Vous pouvez définir des options pour l’impression des formulaires de fin d’année pour les employés qui souhaitent modifier leurs choix d’impression. |
Imprimez-vous et envoyez-vous par la poste les formulaires de fin d’année W-2 ou utilisez-vous un fournisseur de services de production de déclarations? | Si vous allez imprimer et envoyer par la poste des formulaires de fin d’année, classez les formulaires et les enveloppes en fonction du nombre estimatif de formulaires W-2. Workday vous recommande ce qui suit :
|
Comment déclarerez-vous les données de déclaration fiscale aux organismes gouvernementaux? | Si vous utilisez des fournisseurs de services de production de déclarations fiscales ADP, MasterTax ou Ceridian :
Si vous n’utilisez pas ces fournisseurs de services de production de déclarations de revenus, prévoyez des ressources pour déterminer comment vous déclarerez vos données de déclaration fiscale aux organismes gouvernementaux. |
Voulez-vous masquer le numéro de contrôle aux employés? | Dans certains cas, vous souhaiterez peut-être masquer les numéros de contrôle aux employés. Exemple : un fournisseur de services de production de déclarations de revenus attribuera des numéros de contrôle aux formulaires de fin d’année. |
Voulez-vous inclure l’indemnité de maladie payée par une tierce partie dans les formulaires W-2? | Vous pouvez modifier la déclaration fiscale fédérale de la société pour indiquer qu’une tierce partie fournira le formulaire W-2 pour l’indemnité de maladie. |
Comment déclarerez-vous les données de fin d’année à l’Agence de la sécurité sociale (SSA)? | Pour déclarer les données de fin d’année directement à l’Agence de sécurité sociale, créez une intégration personnalisée. |
Recommandations
En prévision du processus de fin d’année, Workday vous recommande ce qui suit :
- Exécuter l’aperçu et les rapports d’audit sur les formulaires W-2 et les territoires américains pour les formulaires fiscaux de fin d’année chaque trimestre.
- Créer des fichiers d’intégration de test pour les données de fin d’année chaque trimestre.
Exigences
Pour générer des rapports de fin d’année précis, vous devez mettre à jour vos données d’impôt et de traitement de la paie tout au long de l’année.
Au début de l’année d’imposition :
- Définissez les exercices pour prendre en charge l’ensemble de l’année d’imposition.
- Définissez le calendrier de périodes pour la paie et les absences. Validez les dates de paiement pour l’année à venir par rapport aux jours fériés.
- Développer des calendriers FLSA.
- Vérifiez que le nouvel exercice et les nouvelles périodes du grand livre ont le statut Ouvert.
- Mettez à jour ou ajoutez des taux de cotisation pour l’employé et l’employeur. Exemple : taux d’assurance-chômage de l’État.
- Consultez le rapportChoix liés aux impôts avec exonération venant à échéancepour les communiquer aux travailleurs concernés.
- Accédez au rapportAdd Workers US Tax Election Expiring Exemptpour créer de nouveaux choix liés aux impôts par défaut pour les travailleurs.
Au besoin, tout au long de l’année d’imposition :
- Passez en revue les exigences de déclaration fiscale pour l’année d’imposition en cours.
- Exécutez des rapports d’audit et des aperçus de fin d’année.
- Mettez à jour la configuration des taxes fédérales, locales et d’État pour votre société.
- Mettez à jour les lieux de travail secondaire et de traitement des travailleurs.
Vers la fin de l’année d’imposition :
- Assurez-vous que vous avez mappé les composantes de la paie avec précision, car cela dépend de la déclaration fiscale W-2 dans Workday. Utilisez les rapportsAfficher la configuration des cases du formulaire W-2etAfficher la configuration des cases des formulaires de fin d’année d’un territoire américain.
- Finalisez toutes les paies de l’année de déclaration, y compris tous les ajustements hors cycle et manuels.
- Vérifiez les adresses, les numéros d’identification fiscale et le nom de la société.
- Révisez les revenus et les retenues avec des limites annuelles.
- Tester et imprimer les données du formulaire W-2 avant la fin de l’année.
- Tester les intégrations ADP, Ceridian et MasterTax.
Limites
Workday ne prend pas en charge la soumission des données de fin d’année directement aux organismes gouvernementaux. Soumettez les données de fin d’année aux fournisseurs de services de production de déclarations de revenus à l’aide d’intégrations, créez une intégration personnalisée ou imprimez des formulaires de fin d’année pour les soumettre aux organismes gouvernementaux.
Workday crée des données de fin d’année pour tous les travailleurs, et non pour chaque travailleur. Pour fournir des données de fin d’année pour un travailleur individuel :
- Exécutez le rapportAperçu des formulaires de fin d’année W-2/territoires des É.-U.
- Utilisez le rapport pour créer le formulaire manuellement à l’aide des fichiers PDF fournis par le gouvernement.
Pour les travailleurs ayant un poste en affectation à l’étranger aux États-Unis, Workday ne prend pas en charge la modification des choix d’impression des documents fiscaux au moyen de la tâche
Mes documents fiscaux
dans le libre-service de l’employé.Configuration du locataire
Workday utilise le texte de la signature électronique pour les employés qui modifient les options d’impression des formulaires fiscaux de fin d’année. Vous pouvez configurer les options de texte de la signature électronique dans la tâche
Modifier la configuration du locataire - Paie
. Sécurité
Domaines | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Business Process Administration et Manage: Business Process Definitions dans le domaine fonctionnel System. | Permet de définir le processus de gestion pour les formulaires fiscaux de fin d’année W-2. |
Management Dashboard: Payroll Year End dans le domaine fonctionnel USA Payroll. | Permet d’utiliser et de configurer le tableau de bord Fin d’année de la paie . |
Integration Build , Integration Event et Integration Debog dans le domaine fonctionnel Integration. | Permet de définir les systèmes d’intégration pour soumettre les données d’impôt à ADP, à Ceridian et à MasterTax. |
Les domaines suivants dans le domaine fonctionnel USA Payroll :
| Les utilisateurs ayant accès à ces domaines peuvent :
Cet accès concerne les formulaires originaux, corrigés et modifiés. |
Process: W-2 Bulk Print dans le domaine fonctionnel USA Payroll. | Permet de générer des formulaires fiscaux de fin d’année au format PDF pour une société. |
Processus de gestion
Vous pouvez utiliser le processus de gestion
Processus de fin d’année W-2 (par défaut)
pour créer des formulaires fiscaux de fin d’année W-2. Vous pouvez accéder au processus de gestion à partir du tableau de bord Fin d’année de la paie
. Production de rapports
Rapports ou tableaux de bord | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Rapports personnalisés | Vous pouvez créer des rapports personnalisés à partir de sources de données de rapport rattachées aux objets de gestion suivants aux fins de sécurité :
Utilisez le champ de rapport Numéro de sécurité sociale tronqué pour vérifier un travailleur dans un rapport sans divulguer ses renseignements personnels. |
Conformité de la paie - Tableau de bord | Passer en revue les mises à jour fournies par Workday pour se conformer aux exigences gouvernementales. |
Fin d'année de la paie - Tableau de bord | Utilisez le tableau de bord pour accéder aux formulaires W-2 ci-dessous sous forme de worklets :
Cette fonction ne prend pas en charge les territoires américains, les formulaires W-2C et les liens avec des sociétés. |
Profil Tenant Analyzer
| Vérifiez que les composantes de la paie se trouvent dans le groupe de composantes de la paie approprié. Vous pouvez utiliser le rapport PCGs for Payroll Calculations dans le groupe de profil Payroll . |
| Utilisez ces rapports pour vérifier les données de fin d’année. |
Données trimestrielles sur les déclarations fiscales par société
Données trimestrielles sur les déclarations fiscales par travailleur | Vous pouvez utiliser les rapports suivants pour créer ces formulaires manuellement :
|
Intégrations
Intégrations | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Service de déclarations fiscales ADP - Par trimestre
Service de déclarations fiscales MasterTax - Trimestriel Service de déclarations fiscales de Ceridian - Annuel | Lance une intégration de déclarations fiscales préconfigurée pour envoyer les données de fin d’année de Workday Payroll à votre fournisseur de services de production de déclarations fiscales. |
TurboTax Integration
| Depuis le 2023-12-01, Intuit® ne prend plus en charge la réception des formulaires W-2 dans Taxe à l’aide de cette intégration. Vos employés peuvent importer ou téléverser manuellement leur formulaire fiscal W-2 dans TurboTax®. Pour toute question, veuillez communiquer avec votre représentant Workday. |
Services Web | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Permet d'obtenir les données de déclarations de fin d'année des travailleurs EFW2
Permet d'obtenir les données de déclaration de fin d'année de l'employeur - EFW2 | Permet de créer des intégrations avec l’administration de la sécurité sociale (SSA) ou d’autres fournisseurs de services de production de déclarations fiscales. Lorsque vous créez une intégration Studio, utilisez les deux services Web.
Le service Web Get EFW2 Year End Worker Filing Data vous permet de combiner les impôts gagnés de l’État et les impôts locaux par identifiant pour les sociétés ayant des liens communs avec les payeurs. |
Livraison des documents fiscaux
Put Tax Document Delivery Charger les choix d'impression du formulaire W-2 W-2C | Permet de charger les choix d’impression de fin d’année pour les travailleurs. |
Put Payroll Off-Cycle Payment
| Permet de charger les paiements hors cycle pour les travailleurs. |
Get W-2PR Control Numbers (service Web)
Put W-2PR Control Numbers (service Web) | Permet de charger les numéros de contrôle de Porto Rico dans les formulaires W-2PR et W-2CPR. |
Connexions et interactions
Assurez-vous de fournir toutes les données de fin d’année obligatoires sur les travailleurs, notamment :
- Coordonnées, telles que les adresses de domicile, les codes postaux et les numéros de sécurité sociale.
- Lieu de travail principal ou secondaire ou emplacement de l’emploi du poste.Workday détermine l’État d’emploi de l’employé à partir de ces renseignements.
Workday offre la trousse Touchpoints Kit, qui contient des ressources pour vous aider à comprendre les relations de configuration dans l’ensemble de votre locataire. Pour en savoir plus sur la trousse Workday Touchpoints Kit, visitez le site Workday Community.