Créer des calendriers de facturation de versements ou de transactions pour des contrats de clients
- Créez et approuvez un contrat de client.
- Configurez leprocessus de gestion Événement lié au calendrier de facturationet la politique de sécurité rattachée dans les domaines fonctionnels Customer Contracts et Project Billing.
- Sécurité :domaine Process: Billing Schedule - Coredans les domaines fonctionnels Customer Contracts et Project Billing.
Vous pouvez créer un calendrier de facturation de versements ou de transactions afin d’indiquer l’information de facturation pour vos contrats de clients. Workday utilise le calendrier de facturation pour déterminer comment facturer aux clients les coûts figurant sur vos lignes de contrat de client. Vous pouvez regrouper :
- Des lignes de contrat de client qui couvrent plusieurs contrats dans le même calendrier de facturation.
- Des projets pour la même société et le même client dans le même calendrier de facturation.
Lorsque vous générez des versements, Workday associe une ligne de contrat à chaque ligne de versement.
- Accédez à latâche Créer un calendrier de facturation pour contrat de client.
- Pour cette tâche, tenez compte des éléments suivants :
Option Description Type de facturationSélectionnez :- Versementpour les types de lignes de contrat à montant fixe.
- Transactionpour les types de lignes de contrat À l’utilisation ou Heures et frais liés à un projet.
MilestoneSélectionnez des jalons pour l’ensemble du calendrier de facturation. Les jalons doivent être terminés pour que le processus de facturation ait lieu pour un versement.Indique :- Toutes les tâches de tous les niveaux de phase pour le projet facturable.
- Lorsque vous sélectionnezVersementdans l’inviteType de facturation.
Type de facture réglementaireSélectionnez un type de facture réglementaire que vous avez configuré pour les factures de clients dans le rapportMettre à jour des types de factures par pays. Workday filtre les options qui s’affichent dans cette invite en fonction de la société que vous sélectionnez dans le calendrier de facturation.Workday utilise le type de facture réglementaire pour :- Déterminer la facture à partir de l’emplacement.
- Chargez le type de facture réglementaire à partir du calendrier de facturation vers la facture de client. Lorsque vous créez une facture de client, vous pouvez modifier le type de facture réglementaire pour qu’il soit différent du type de facture réglementaire dans le calendrier de facturation.
Workday ne prend pas en charge les types de factures réglementaires dans les contrats liés à une attribution, les contrats intersociétés ou les contrats d’étudiants.Type de livraisonChamp en lecture seule qui affiche le mode de livraison de documents indiqué dans le profil du client.Remplacement du type de livraisonSélectionnez une option de livraison de documents pour un versement ou une transaction de facturation en particulier. Cette valeur remplace les valeurs de type de livraison de documents par défaut définies dans le profil de client.Méthode de facturationLorsque vous sélectionnezVersement défini, vous pouvez préciser des montants pour les premier et dernier versements. Workday répartit le reste entre les autres versements.Nombre de versementsLorsque vous précisez le nombre de versements, Workday détermine les dates de versement en fonction de la méthode de facturation.Options liées à la date de la factureÀ l’aide de l’information sur les dates de versement, Workday recule de 1 mois, puis applique l’option que vous sélectionnez pour la date de la facture.Exemple : si vous sélectionnez lafréquence de facturationMensuel, le 2020-07-01 commeDate de débutet le 15 comme date de facturation, la date du premier versement sera le 2020-06-15.Régénérer automatiquement les versementsSélectionnez cette option pour générer de nouveaux versements lorsque vous modifiez le montant des lignes dans le contrat de client.S’affiche lorsque vous sélectionnezÉtalement égaldans l’inviteMéthode de facturation.Soumettre automatiquement le calendrier au moyen de la modification de contratSélectionnez cette option pour soumettre de nouveaux versements aux fins d’approbation. Workday ne met pas à jour les versements lorsqu’un processus de gestion est en cours pour des modifications de contrat.S’affiche lorsque vous cochez la caseRégénérer automatiquement les versements. - Pour la création ou la modification d’un brouillon de calendrier de facturation, tenez compte des éléments suivants :
Option Description Définir des montants de versementsCliquez sur cette option afin d’entrer pour chaque ligne de contrat de client les montants de versements suivants :Normal,PremieretDernier.S’affiche lorsque vous sélectionnezVersementdans l’inviteType de facturation.Gérer les jalonsCliquez sur cette option pour définir l’information sur les jalons.Workday affiche :- Toutes les tâches de tous les niveaux de phase pour le projet facturable dans l’invite Jalon pour le calendrier de facturation des transactions.
- Seulement les phases de plus haut niveau pour le projet facturable dans l’inviteLimiter le jalon à la phase/aux phases.
S’affiche lorsque vous sélectionnezTransactiondans l’inviteType de facturation. - (Facultatif) Pour l’ongletVersements, tenez compte des éléments suivants :
Option Description StatutLorsque vous créez des ajustements de crédit ou des factures de clients qui sont créditées et refacturées, Workday fait passer le statut du versementterminéàCrédité.Quand :- Annulez le calendrier de facturation, Workday supprime uniquement les versements dont le statutest Disponible.
- Modifier le calendrier de facturation, vous ne pouvez pas modifier les versements dont le statutest Crédité.
FactureWorkday ajoute des identifiants aux ajustements de crédit et aux factures de clients qui sont créditées et refacturées à l’aide des générateurs d’identifiants personnalisés que vous configurez pour les tâches suivantes :- Modifier des définitions d'identifiants de société
- Modifier la configuration du locataire - Gestion financière
Exemple : vous pouvez configurer ces identifiants personnalisés pour qu’ils s’affichent sur les factures d’ajustement de crédit et de crédit et de refacturation :- 9874CT - Crédit
- 9875RB - Rebill
Workday achemine le calendrier de facturation vers le processus de gestion
Événement lié au calendrier de facturation
pour révision et approbation.Lorsque vous créez un ajustement de crédit ou un ajustement de crédit et une refacturation de facture de client, Workday affiche l’ajustement de crédit et la facture refacturée dans l’onglet
Factures de clients
du calendrier de facturation du contrat de client. Vous pouvez afficher l’ajustement de crédit et la facture refacturée dans l’onglet Factures de clients,
que vous ayez ou non coché la case Créer et soumettre un versement pour le crédit et la refacturation
dans la tâche Modifier la configuration du locataire - Gestion financière
. Lorsque vous affichez l’ajustement de crédit ou la facture refacturée, Workday crée un lien vers le calendrier de facturation associé dans le champ Calendrier de facturation
.Créez des factures pour les versements aux fins de facturation.