Créer des calendriers de facturation consolidée pour des contrats de clients
- Activez la facturation consolidée pour un type de calendrier de facturation.
- Créez et approuvez un contrat de client.
- Configurez le processus de gestionÉvénement lié au calendrier de facturationet la politique de sécurité rattachée dans les domaines fonctionnels Customer Contracts et Project Billing.
- Sécurité :domaine Process: Billing Schedule - Coredans les domaines fonctionnels Customer Contracts et Project Billing.
Vous pouvez créer des calendriers de facturation consolidée afin de préciser l’information sur la facturation pour les lignes de contrat de client de versement, de transaction, de prépaiement et à l’utilisation.
Workday utilise le calendrier de facturation pour déterminer comment facturer aux clients les coûts figurant sur vos lignes de contrat de client. Vous pouvez regrouper :
- Des lignes de contrat de client qui couvrent plusieurs contrats dans le même calendrier de facturation.
- Des projets pour la même entreprise et le même client dans le même calendrier de facturation.
Lorsque vous générez des versements, Workday associe 1 ligne de contrat à chaque ligne de versement.
- Accédez à la tâcheCréer un calendrier de facturation pour un contrat de client.
- Pour la tâche, tenez compte des éléments suivants :
Option Description Type de calendrierSélectionnez un type de calendrier que vous avez activé pour la facturation consolidée dans la tâcheMettre à jour des types de calendriers.Contrats de clientsLorsque vous créez le calendrier de facturation, Workday ajoute les lignes de contrat de client à partir des contrats que vous sélectionnez.Projet facturableSélectionnez le projet facturable associé aux lignes de contrat de client pour lesquelles vous souhaitez créer un calendrier de facturation. - (Facultatif) Dans l’ongletOptions du calendrier, tenez compte des éléments suivants :
Option Description Type de facture réglementaireSélectionnez un type de facture réglementaire que vous avez configuré pour les factures de clients dans le rapportMettre à jour des types de factures par pays. Workday filtre les options qui s’affichent dans cette invite en fonction de la entreprise que vous sélectionnez dans le calendrier de facturation.Workday utilise le type de facture réglementaire pour :- Déterminer la facturation à partir de l’emplacement.
- Chargez le type de facture réglementaire à partir du calendrier de facturation dans la facture de client. Lorsque vous créez une facture de client, vous pouvez changer le type de facture réglementaire pour qu’il soit différent du type de facture réglementaire dans le calendrier de facturation.
Workday ne prend pas en charge les types de factures réglementaires dans les contrats liés à une attribution, les contrats intersociétés ou les contrats d’étudiants.Jour de la facture récurrenteEntrez un jour du mois pour remplacer les dates de facture sur les factures de clients que vous créez à l’aide de ce calendrier de facturation. Les calendriers de facturation consolidée appliquent uniquement les dates de facture au moment de la facturation. - (Facultatif) Pour l’ongletVersement, tenez compte des éléments suivants :
Option Description Fréquence de facturationLorsque vous sélectionnez ces options, les périodes de versements commencent au début de la plage de temps sélectionnée :- Semaine civile
- Mois civil
- Trimestre civil
- Année civile
Lorsque vous sélectionnez ces options, les périodes de versements commencent à ladate de début:- Hebdomadaire
- Mensuel
- Trimestriel
- Annuel
RécurrenceEntrez un nombre pour générer des versements en multiples de la fréquence de facturation.Exemple : lorsque la fréquence de facturation est hebdomadaire, entrez3pour une facturation toutes les 3 semaines.Méthode de calcul au prorataS’affiche lorsque vous sélectionnez la méthode de facturationÉtalement égalet une fréquence de facturation.Sélectionnez :- Jours civils réelspour utiliser le nombre réel de jours dans chaque unité de facturation (28 à 31), années bissextiles incluses.
- Année fixe 365 jourspour un calcul au prorata en utilisant une année fixe de 365 jours (années bissextiles ignorées).
- Mois de 30 jourspour un calcul au prorata en utilisant des mois de 30 jours (année de 360 jours).
- Mensuel + Quotidienpour compter les mois complets comme 1,0 et calculer au prorata les jours tampons en fonction de la durée moyenne du mois (365 ÷ 12).
- Par mois civilpour répartir les segments sur les mois civils et calculer au prorata chacun des jours réels de ce mois.
Vous pouvez utiliser la case à cocher Calculerau prorata les premier et dernier versementsou l’inviteMéthode de calcul au prorata, mais pas les deux. Workday désactive la case à cocher Calculerau prorata les premier et dernier versementslorsque vous sélectionnez une option à partir de cette invite.Pour plus de détails sur les calculs de la méthode de calcul au prorata, voirConcept : méthodes de calcul au prorata pour les calendriers de facturation consolidée .Période de facturationDétermine si la date de versement se situe à l’intérieur ou à l’extérieur de la période de versement. Lorsque vous sélectionnez :- Avances, les dates de versement commencent le dernier jour de la période de versement précédente.
- Arriéré, les dates de versement commencent le premier jour de la période de versement suivante.
- Actuel, les dates de versement commencent le premier jour de la période de versement en cours.
Jour du versementLorsqu’un mois n’a pas la date sélectionnée, Workday utilise le dernier jour du mois. Exemple : lorsque vous sélectionnez30, Workday utilise le 28 pour un versement en février.Lorsque la période de facturation est :- Avances, Workday utilise l’occurrence de ce jour ou de la date la plus proche de la fin de la période de versement précédente.
- Arriéré, Workday utilise l’occurrence la plus proche du début de la période de versement suivante.
- Actuel, Workday utilise l’occurrence la plus proche du début de la période de versement en cours.
Calculer au prorata les premier et dernier versementsS’affiche lorsque vous sélectionnez la méthode de facturationÉtalement égalet l’une des fréquences de facturation suivantes :- Semaine civile
- Mois civil
- Trimestre civil
Sélectionnez cette option pour calculer au prorata les premier et dernier versements lorsque les versements ne couvrent pas une période de versement complète.Exemple : lorsque la fréquence de facturation estSemaine civileet que laDate de débutest un jeudi, le premier versement aux fins de facturation couvre 4 jours au lieu d’une semaine civile complète.Lorsque les premier et dernier versements correspondent à des périodes partielles, utilisez les calculs suivants :- Premier versement = (Nombre de jours à facturer ÷ Nombre total de jours dans la période) × (Montant total à facturer ÷ Nombre de versements)
- Dernier versement = (Nombre de jours à facturer ÷ Nombre total de jours dans la période) × ((Montant total à facturer - Montant du premier versement) ÷ Nombre de versements))
- Autres versements = (Montant total à facturer - Montant du premier versement - Montant du dernier versement) ÷ (Nombre de versements - 2)
Lorsque le premier ou le dernier versement correspond à une période partielle et que l’autre versement correspond à une période complète, utilisez les calculs suivants :- Versement partiel = (Nombre de jours à facturer ÷ Nombre total de jours dans la période) × (Montant total à facturer ÷ Nombre de versements)
- Autres versements = (Montant total à facturer - Montant du versement partiel) ÷ (Nombre de versements - 1)
Vous pouvez utiliser la case à cocher Calculerau prorata les premier et dernier versementsou l’inviteMéthode de calcul au prorata, mais pas les deux. Workday désactive l’inviteMéthode de calcul au proratalorsque vous cochez cette case.Régénérer automatiquement les versementsSélectionnez cette option pour générer de nouveaux versements lorsque vous modifiez le montant des lignes dans le contrat de client. Lorsque vous activez le calcul au prorata pour les premier et dernier versements, Workday met à jour les calculs au prorata en conséquence.Soumettre automatiquement le calendrier au moyen de la modification de contratS’affiche lorsque vous sélectionnez la case à cocherRégénérer automatiquement les versements.Sélectionnez cette option pour soumettre de nouveaux versements aux fins d’approbation. Workday ne met pas à jour les versements lorsqu’un processus de gestion de modification de contrat est en cours.StatutLorsque vous créez des ajustements de crédit ou créditez et refacturez des factures de clients, Workday fait passer le statut du versementeffectuéàCréditéà .Lorsque vous :- Annulez le calendrier de facturation, Workday supprime uniquement les versements dont le statutest Disponible.
- Changez le calendrier de facturation, vous ne pouvez pas modifier les versements dont le statutest Crédité.
FactureWorkday ajoute des identifiants aux ajustements de crédit et aux factures de clients pour le crédit et la refacturation à l’aide des générateurs ID personnalisés que vous configurez pour les tâches suivantes :- Modifier des définitions d'identifiants de société
- Modifier la configuration du locataire - Gestion financière
Exemple : vous pouvez configurer les identifiants personnalisés suivants pour qu’ils s’affichent sur les factures de clients pour l’ajustement de crédit et le crédit et la refacturation :- 9874CT - Crédit
- 9875RF - Refacturation
- (Facultatif) Dans l’ongletTransaction, sélectionnez uneDéfinition de récapitulatif de données de facturation de projetpour regrouper les transactions liées aux heures plutôt que d’afficher des lignes individuelles.Vous pouvez créer des définitions de récapitulatif de données de facturation de projet dans la tâcheMettre à jour des définitions de récapitulatifs de données de facturation de projet.
- (Facultatif) Pour l’ongletMontant prépayé, tenez compte des éléments suivants :
Option Description Facturer les versements de prépaiement avec d'autres types de transactionsS’affiche lorsque vous créez un contrat de client avec au moins 1 type de ligneMontant prépayéet 1 autre type de ligne.Workday coche automatiquement cette case et facture les versements de prépaiement sur la même facture que les autres versements et transactions lorsque vous créez des factures de clients.Lorsque la sélection de cases à cocher que vous configurez dans le calendrier de facturation est différente de la sélection dans latâche Modifier la configuration du locataire - Gestion financière, Workday utilise la sélection dans le calendrier de facturation pour facturer les versements de prépaiement.Mappage de prépaiementMappez les lignes de contrat de client de prépaiement aux lignes de type versement ou transaction.VersementsDéfinissez des versements de prépaiement pour chaque mappage de prépaiement. Pour supprimer une ligne de montant prépayé avec un solde prépayé du calendrier de facturation, créez un versement négatif pour remettre à zéro le solde prépayé.Vous pouvezbloquerdes versements de prépaiement, mais vous ne pouvez pas les facturer ou les utiliser. Vous ne pouvez pas non plus annuler des calendriers de facturation comportant des soldes prépayés.Lorsque vous créez un ajustement de crédit ou un crédit et refacturez un versement de prépaiement, Workday affiche l’ajustement de crédit et le versement refacturé. - (Facultatif) SélectionnezGérer les pièces jointesà partir du menuPlusafin d’ajouter des pièces jointes.
Workday achemine le calendrier de facturation vers le processus de gestion
Événement lié au calendrier de facturation
pour révision et approbation.Créez des factures de clients à partir de contrats.